PM: 50%-kal nagyobb hatékonyság a projekt kezdetétől

Hogyan használja a vállalat a PlanRadar-t a felügyelt projektek minőségének teljes körű ellenőrzésére?

A PM – Inwestor Zastępczy egy projektmenedzsment cég, amely a projekt minden szakaszában tanácsadást nyújt ügyfeleinek és koordinálja a tevékenységeket: a beruházásról való döntéstől az üzembehelyezésig.

Artur Roszkowski, a PM projektfelügyeleti részlegének vezetőjének már volt alkalma alvállalkozóként dolgozni a PlanRadarral a HB Reavis projekt során, ahol műszaki ellenőrként tevékenykedett. Elégedett volt a platform által a munkájába hozott fejlesztésekkel, valamint az intuitív és egyszerű használhatóságával, ezért úgy döntött, hogy saját vállalatának is ajánlani fogja. A kommunikáció, a jelentéskészítés és a hibák nyomon követésének megkönnyítése mellett az ügyfél arra is vágyott, hogy megcáfolhatatlan bizonyítékokat tudjon bemutatni az elvégzett munkáról.

“A PlanRadarnak köszönhetően a termelékenységünk 50%-kal nőtt. A helyszínen lévő papír mennyiségét is 80%-kal tudtuk csökkenteni.” – hangsúlyozta Artur Roszkowski.

A CTPark Warsaw West egy raktár- és ipari komplexum. A létesítmény elsősorban Lengyelország legfontosabb közlekedési csomópontjainak központi pontján való elhelyezkedése miatt játszik kulcsszerepet. Varsó és Łódź között, a fővárostól 50 kilométerre található, közel a stratégiai infrastruktúrához, mint például a repülőterek, az A2-es autópálya és az S8-as autópálya.

A PM műszaki ellenőrként jár el, és gondoskodik a komplexum bővítésének minőségellenőrzéséről. Az építési munkálatok 2023. szeptember 25-én kezdődtek és a tervek szerint 2024 októberében fejeződnek be. Az ingatlanfejlesztő új raktár- és gyártócsarnokokat ad át közösségi és irodai létesítményekkel, műszaki infrastruktúrával együtt, összesen 113 000 négyzetméteres területen. Összességében a CTPark Warsaw West több mint 243 000 négyzetméter bérelhető területet kínál majd.

A probléma: hagyományos, telefonhívásokon és e-maileken alapuló kommunikáció

A múltban a PM hagyományos módon működött, digitális tervek helyett papíralapú terveket használt, és főként telefonon és e-mailben kommunikált.

Ez a hagyományos megközelítés számos problémát okoz. Az elavult tervmódosítások alapján történő munkavégzés hibákat eredményezhet az építési folyamat során, ami költséges és időigényes utómunkához vezethet. Ráadásul a fontos hibák gyakran elkerülik a figyelmet egyik telefonhívásról a másikra, ami az információk megismétlésének szükségességét és időveszteséget eredményez. Ráadásul egy nagy építkezésen egy papírdokumentumokkal teli köteggel sétálni igencsak kényelmetlen, lapozgatni, megkeresni a releváns terveket, majd aprólékosan feljegyezni a hibákat azokon. A műszaki ellenőr sok órát tölt az irodában azzal, hogy az összes észrevételt egyetlen jelentésbe foglalja. Ez a folyamat nemcsak időigényes és nem hatékony, hanem megnehezíti a munkálatok előrehaladásának átlátható dokumentálását is.

Megoldás: Digitális megoldások használata a minőségellenőrzéshez, a projektmenedzsmenthez és a munkák dokumentálásához.

A PM-nál a PlanRadar célja az volt, hogy racionalizálja az építkezésen végzett tevékenységek nyomon követésének, irányításának és dokumentálásának folyamatait, valamint egyszerűsítse a projektben érintettek közötti kommunikációt: a beruházótól, a felügyelőtől és a fővállalkozótól az alvállalkozókig. A platform célja továbbá az volt, hogy segítse a projekt minőségének ellenőrzését.

“A PlanRadar nagyban megkönnyítette a munkámat. Tudtam, hogy a kollégáimnak is segíteni fog a feladataikban. Arra is rájöttem, hogy ez egy olyan megoldás lehet, amely az új ügyfelek megnyerése során előnyére válik. A PlanRadar lehetővé teszi a munkálatok kivitelezésének dokumentálását, ami hasznos, amikor ingatlanfejlesztőkkel és befektetőkkel tárgyalunk.”

Ugyanakkor a platform egyik legfontosabb feladata az volt, hogy az ügyfél számára megdönthetetlen bizonyítékot szolgáltasson az elvégzett munkáról, lehetővé téve a projekt előrehaladásának, illetve a problémák hatékony megoldásának átlátható bemutatását.

Ahhoz, hogy elmagyarázzuk, hogyan működik a PlanRadar, és megtanítsuk egy három műszaki ellenőrből álló csapatnak, valamint a fővállalkozó és a beruházó egy tucatnyi alkalmazottjának, hogyan kell használni a platform funkcióit, elég volt egy képzés. “A workshop nagyon érdekes volt” – mondja Agata Klimkiewicz, a PM – Inwestor Zastępczy mérnöke. “Egy szimulációt végeztünk az építkezésen. A PlanRadar szakértője megmutatta, hogyan kell regisztrálni egy hibát, majd én beírtam a feladatot, a fővállalkozó felolvasta és válaszolt. Ez az egy tréning elég volt ahhoz, hogy a csapat önállóan folytassa a platform üzemeltetését.”

Az eredmény: 50%-kal nagyobb hatékonyság és 90%-kal kevesebb papír

A csapat a CTPark Warsaw West projekt legelején döntött a PlanRadar használata mellett. Ebben a kezdeti fázisban a platformot arra használják, hogy mind a csapat, mind a beruházó nyomon kövesse a munkálatok előrehaladását, hogy a projekt minden résztvevője naprakész legyen, és egy helyet használjon a kommunikációra. Ez jelentősen csökkenti annak kockázatát, hogy egy probléma figyelmen kívül maradjon” – mutat rá Agata Klimkiewicz. Az alkalmazásban minden probléma és hiba regisztrálásra kerül. A platform világosan mutatja, hogy egy feladat milyen stádiumban van, lezárható-e, vagy további intézkedéseket igényel az ellenőr részéről. A projekt előrehaladtával Artur Roszkowski azt jósolja, hogy a PlanRadar használata fokozódni fog, és a munka utolsó 20%-ánál éri el a csúcspontját.

Az platform ésszerűsítette nagymértékben megkönnyítette a műszaki ellenőrök napi munkáját. Az automatikusan frissülő digitális terveknek köszönhetően az egész csapat mindig hozzáférhet a terv legfrissebb változatához, és reagálni tud, ha a munkát egy korábbi iteráció szerint végzik. Minden észlelt hiba azonnal rögzítésre kerül a PlanRadarban, egy fotóval és a hiba helyének megjelölésével együtt a terven. A problémák helyszíni offline rögzítése, a fényképek és jegyzetek összegyűjtése egyszerűsítette a hibaelhárítást, és jelentősen lerövidítette a jelentéskészítési folyamatot. A jelentéseket nem csak az előrehaladás bemutatására használják a befektető számára, hanem a csapat belsőleg is: munkaszervezésre és minőségellenőrzésre.

A digitális tervek használatának további előnye, hogy egyszerűsíti az alvállalkozók tájékoztatását a megoldandó problémákról. A hagyományos megközelítésben a probléma összetettségétől függően ez több percet is igénybe vehet. A PlanRadar segítségével csak egy fényképet kell készíteni, a digitális tervhez tűzni, és hozzáadni egy megjegyzést – az egész eljárás mindössze egy pillanatot vesz igénybe.

A befektető azonnal felismerte a PlanRadar által nyújtott hozzáadott értéket. “Nem tartott sokáig meggyőzni a CTP-t a megoldás használatáról. Azt is látjuk, hogy szívesen követi a munka előrehaladását, és az alkalmazás használatával aktívan részt vesz a munka minőségének folyamatos ellenőrzésében.”

A befektetővel folytatott megbeszélések során a PM – Inwestor Zastępczy munkájának eredményeit világos és pontos jelentések formájában mutatja be. Mivel minden ellenőrzésről és az összes feltárt hibáról nyilvántartást vezetnek, az mászaki ellenőröknek vitathatatlan bizonyítékuk van a munka minőségéről. Ez azért fontos, – ahogy Artur Roszkowski említi – mivel a műszaki ellenőrök által végzett feladatok gyakran láthatatlanok. Egy épület ellenőrzésekor nem látható az összes probléma, amelyet a projekt kezdete óta megoldottak – de ezek PlanRadarban történő rögzítésével a PM teljes körű jelentést tud adni a beruházónak az összes elvégzett munkáról. Ez nemcsak azt igazolja, hogy mennyi erőfeszítés és elkötelezettség ment az építkezés minőségének javításába, hanem a projektmenedzsment csapat szorgalmát és szakmaiságát is kiemeli. Ez segít tartós üzleti kapcsolatok kialakításában a befektetőkkel, akik értékelik a vállalat pénzügyi gondosságát és munkájának magas színvonalát.

A PlanRadar használatával a projektmenedzsment jelentős versenyelőnyre tett szert. A hatékonyabb ellenőrzési és hibakezelési folyamatnak köszönhetően a vállalat könnyebben tudja végezni a tevékenységét, új ügyfeleket vonzani és nagyobb projekteket megvalósítani. Emellett az a képesség, hogy a befektetők számára világos és pontos jelentéseket tud biztosítani, lehetővé tette a vállalat számára, hogy megbízható partnerként építse ki hírnevét az iparágban. A PlanRadar segítségével a vállalat jobban tudja ellenőrizni a munka minőségét a helyszínen, és képes gyorsan reagálni az esetleges problémákra, ami elégedettebb ügyfeleket és nagyobb nyereséget eredményez.