Egy létesítmény vezetése – legyen az bármilyen – sohasem egyszerű. Számtalan dologra oda kell figyelni annak érdekében, hogy egy létesítmény hatékonyan tudjon működni, hiszen már csak az üzemeltetés is rengeteg erőforrást igényel.
De ezen kívül a vezető felelőssége az, hogy:
- Rendelkezésre álljanak a megfelelő anyagi források.
- A dolgozók és az alkalmazottak elégedettek legyenek.
- A megfelelő technikai, műszaki feltételek biztosítva legyenek.
- Minden a jogszabályoknak megfelelően zajlódjon.
A helyzet nehézsége és komplexitása pedig csak fokozódik akkor, ha több létesítmény vezetéséről van szó.
Hogyan lehet mégis a lehető legsikeresebben megugrani ezt a kihívást?
A következőkben ehhez adunk néhány tanácsot, amelyeket, ha megfogadsz, elképesztő mértékben növelheted a hatékonyságod!
- Dokumentálj és szabványosíts, amit csak lehet!
Ha több létesítményt vezetsz egyszerre, akkor kulcsfontosságúvá válik, hogy ami csak lehetséges, dokumentálva legyen. Ez persze nem egyedül a Te feladatod, elengedhetetlen, hogy ebből a munkatársaid is kivegyék a részüket. Ugyanis, amennyiben ez nincs meg, szinte biztos, hogy bele fogsz kavarodni az egyes létesítmények ügyeibe és, ha bármilyen gond adódik, nem fogod tudni, kit kérhetsz számon.
Ehhez kapcsolódóan, érdemes mindenre szabványokat kialakítani, hogy meglegyen az egyes dokumentációknak a pontos menete.
- Kérd ki a pénzügyekkel kapcsolatban szakértői véleményt!
Még ha szakértő is vagy a pénzügyekben, több létesítmény vezetése közben, valószínűleg már nincs időd arra, hogy azon is órákat gondolkozz, miként lehetne optimalizálni a költségeket és esetleg még többet kihozni a forrásokból. Ezért érdemes külső segítséget kérned, így nem csak hatékonyabban fogod tudni felhasználni a pénzt, hanem új lehetőségekről is értesülhetsz – például valamilyen pályázatról -, amikről másképp nem szereztél volna tudomást.
- Szánj elég időt a csapatod felépítésére!
A létesítmények üzemeltetéséhez emberek kellenek, ez evidens. Azonban mégis sokan erre alig szentelnek időt, pedig hidd el: Ha nem megfelelő embereket alkalmazol, akkor hiába tökéletesek a folyamatok, újra és újra problémákba fogsz ütközni. Ebből kifolyólag, a siket egyik esszenciája az, hogy motivált, megbízható és kompetens embereket gyűjts magad mellé.
Persze tisztában vagyunk azzal, hogy egyszerűen nem elvárható, hogy még a takarítót is több körös interjú után vedd fel. Viszont, ha magas pozícióról van szó, menj biztosra és csak olyat vegyél fel, akire rá mersz majd bízni feladatokat.
- Delegáld a feladatokat!
Vezetőként valószínűleg mindent kézben akarsz tartani, de a létesítmények sikere érdekében, muszáj, hogy másokra is merj támaszkodni! Talán teljesen egyértelműnek tűnik, mégis sok vezető bukik bele abba, hogy túl sok terhet rak magára, amit már nem bír.
Több létesítmény esetében, fizikailag nem lehetséges az, hogy mindenhol is ott legyél – ennek okán, kellenek olyan emberek, akik ilyenkor helyetted ellenőrzik a folyamatokat, hoznak döntéseket.
- Használj ingatlan- és vagyonkezelő szoftvert!
Ma már számtalan szoftver található a piacon, amivel elképesztően megkönnyítheted a saját és az összes alkalmazott munkáját is! Ilyen például a PlanRadar is, amivel:
- A produktivitás elképesztő mértékű növekedésnek indulhat és az állásidő minimalizálódhat.
- Optimalizálható a működés, hiszen egyetlen platformon keresztül felügyelheted a folyamatokat, ütemezhetsz be feladatokat és reagálhatsz a történésekre.
- Többé semmi sem fog feledésbe merülni, ugyanis a szoftvernek hála, minden visszakereshető lesz.
- Javulhat a csapatmenedzsment, a jogosultságoknak hála, az egyes emberek csak azt fogják látni, ami rájuk vonatkozik, nem fognak elkavarodni.
- Csökkenhet a papírmunka és az ellenőrzések szabványosíthatóvá válhatnak.
Valóban ennyire hasznos a PlanRadar? Nézzük meg mindezt egy valós példán keresztül!
Az Emerald Hotel Managment Kft. Magyarország egyik legmeghatározóbb ingatlanfejlesztő csoportjának, A Biggeorge Property Zrt.-nek leányvállalata, melyben jelenleg egy 99 szobás hotel, 7 üzlethelység és több mint 100 lakás üzemeltetésén dolgoznak. A cég elsősorban az újonnan épült szállodájuk, az Emerald Hotel & Suites létesítménygazdálkodási feladatainak elvégzésére keresett digitális megoldást.
Céljuk az volt, hogy az állásidőt csökkentsék és felgyorsítsák a csapatok közötti kommunikációt.
Ugyanis a folyamatokat emailben és üzenetváltó csoportokon keresztül követték, amelyekbe percenként körülbelül 20 üzenet érkezett. Ez már önmagában is rengeteg, de ezeknek a többsége teljesen célzatlanul jelölte meg az elvégzendő feladatokat. Így nem meglepő módon, a feladatok és a hibák azonosítása is több percbe tellett az adott személynek, azt megérteni pedig további idő volt. Tehát az információk áramlása szinte folyamatos káoszba torkollott.
Emiatt látták be, hogy segítségre van szükségük és hosszas keresgélés után, végül a PlanRadar mellett döntöttek. A szoftver bevezetése után, az eredmények azonnal látszódni kezdtek!
A 99 szobával és 51 lakosztállyal rendelkező hotelben 30%-kal csökkent a kiadó szobák állásideje és szinte 100%-ban sikerült felszámolni a kommunikációs hibákat!
Az applikáció segítségével, a csapatok egy felületen keresztül, projektekre bontva tudták követni a folyamatokat. Egy adott személy, csak a számára releváns történésekről kapott értesítést, nem veszett el a tengernyi üzenet között. Ennek köszönhetően feladatokra való reagálás felgyorsult, a kommunikáció célszerű lett, ezáltal az állásidő is optimalizálódott.
Olvasd el, hogy vélekedik a PlanRadarról a Csizmadia Eszter, az Emerald Hotel Kft. projektmenedzsere:
„A PlanRadar használatával véget vetettünk a nyomakövethetetlen percenkénti üzenethalmaznak,kommunikációs problémáknak. Az üzemeltetési projektjeinket és csapatok közötti együttműködést már a gyors reagálás, átláthatóság, és egyértelmű kömmunikáció jellemzi. Ez többek között az állásidő nagymértékű csökkentését jelentette.”
Az esettanulmányról bővebben itt olvashat: Alapjaiban vettett véget a kommunikációs problémáknak az Emerald Hotel Management a PlanRadar használatával – PlanRadar
Több létesítmény vezetőjeként Te is kipróbálnád a PlanRadart?
Kezdd el a 30 napos ingyenes próbaverziót most!
