Az egyre növekvő építési- és anyagköltségek illetve forráshiányok korában egy hatékony karbantartás-irányítási rendszer kidolgozása komoly kihívást jelent létesítménykezelők, ingatlantulajdonosok és befektetők számára egyaránt. A PlanRadar hoz hasonló számítógépesített irányítási rendszerek ((Computerized Maintenance Management Systems (CMMS)) vagy létesítménykezelő szoftverek átlátható, hatékony és megemelt szintű szolgáltatást biztosítanak, garantált ütemterv-minőséggel. A NORD/FM legjobb gyakorlatának példája alapján bemutatjuk önnek a lényeget.
Egy ingatlan élettartamában az ingatlankezelésnél nincs döntőbb időszak, és az ingatlanüzemeltetésen kívül sehol sem generálódik több adat. A digitalizációs hullám közepén a legideálisabb esetben a számottevő munkafolyamatok ésszerű költségűek és időhatékonyak. Igaz, hogy eddig nem volt különösen jellemző a szakágra a digitalizáció utáni érdeklődés, és az egységes adatstruktúrák szükségessége eddig gátolta ezt a folyamatot. Ez a jövőben változni fog. A Lünendonk & Hossenfelder GmbH ingatlanágazat digitalizációján belül a létesítménykezelésre összpontosító, 90 ajánlatkérő bevonásával készített felmérése szerint csaknem az összes megkérdezett vállalkozás költségvetést készített a digitalizációs projektekhez.
A motivációs tényezők közé tartozik többek között a kiadások csökkentése, az üzleti hatékonyság növelése, valamint a versenyképesség. További kapcsolódó fontos tényező a digitalizált folyamatok által elősegített átláthatóság. A koronavírus-világjárvány miatt a digitalizációs hullám és a nem helyhez kötött munkavégzés fontosabbá vált, mint valaha.
CMMS-MEGOLDÁSOK A KARBANTARTÁSIRÁNYÍTÁSHOZ
Az épületek és berendezések karbantartásához gondoskodni kell a decentralizált székhely zökkenőmentes kidolgozásáról. Ez a feladat az épületek állapotfelmérésével indul, és magába foglalja a rangsorolást, a hibaüzenetek gyors feldolgozását, valamint az átalakítási projektek kivitelezését.
A számítógépesített irányítási rendszermegoldások ((Computerized Maintenance Management Systems) – röviden CMMS-megoldások – olyan szoftverprogramok, melyek segítségével az ilyen jellegű létesítménykezelői feladatok elvégezhetők, és lehetővé teszik a helyreállítási-, ellenőrző-, vizsgálati- és karbantartási munkálatok folyamatos és optimális kivitelezését. A hibajelzéstől a hibaelhárításig tartó folyamatláncot a létesítménykezelő szoftveren keresztül ugyanúgy felügyelni kell, mint az ütemtervben szereplő intézkedések kivitelezését. Ilyenkor alapvető fontosságú lehet a határidőket automatikusan figyelő alkalmazás. A karbantartás mellett az összes tevékenység dokumentálása is alapvető fontosságú a létesítménykezelők kötelezettségeinek utánkövetéséhez.
CMMS LEGJOBB GYAKORLAT: NORD/FM
Ezek az elméletek egy szakmai példa segítségével könnyen szemléltethetők. Az Norddeutsche Facility-Management GmbH (NORD/FM) a PlanRadart CMMS-megoldásként alkalmazzák különböző karbantartás-kezelési folyamatokhoz.
Műszakilag átlátható CMMS-eszközök kivitelezése
Az épületállapot-felmérés során a beszerzési folyamatok műszaki átláthatósága révén az ingatlanok állapotfelmérése a létesítménykezelő szoftver segítségével digitálisan kivitelezhető. Ennek segítségével az ingatlanok épületinformáció-modelljeit és alaprajzait egyszerűen és gyorsan feltöltheti a rendszerbe. Tulajdonképpen egy gombnyomással feljegyezheti észrevételeit az aktuális digitális tervekbe tabletkészüléke vagy személyi számítógépe segítségével. A NORD/FM az éves épületellenőrzés során a CMMS rendszert a karbantartási igények és a meghibásodások regisztrálására használja. A rögzített pontok a munkálatok fontossága szerint kerülnek rendszerezésre (rövid távú, középtávú, hosszú távú, folyamatos megfigyelés). A rövidtávú pontok feldolgozása a létesítménykezelő szoftveren keresztül közvetlenül nyomon követhető. A fennmaradó kategóriák pontjai a következő munkafolyamat megkezdésekor célirányosan frissül, és adott esetben egy másik kategóriába kerül át.
A munkafeladatok létesítménykezelő szoftveren keresztül történő rögzítése és ellenőrzése
A konkrét munkamegrendelések digitális rendszerbevitelének kivitelezéséhez és utánkövetéséhez a CMMS a karbantartás-irányításhoz hasonlóan egy jegyrendszert alkalmaz. Ennek segítségével a munkamegrendelést az írott- és hang- valamint fényképjegyzetekhez csatolhatja. Az ingatlannal kapcsolatos munkálatok költségmentesen kapcsolódnak a CMMS-hez. Így garantálható a következetes alkalmazás a folyamatláncban.
Abban az esetben, ha a karbantartás rövid távú kivitelezésére irányuló jegyet készítenek, az ezzel érintett kidolgozók push-üzenetet vagy e-mail üzenetet kapnak, valamint közvetlen hozzáférést a munkafolyamathoz szükséges információhoz. Az egyértelműen körülírt szerepkörökkel, kötelezettségekkel, határidőkre vonatkozó szabályozásokkal, valamint az aktuális projektállapottal kapcsolatos összes fontos információ bármikor rendelkezésre áll, szerkeszthető formában. Így a létesítménykezelő szoftver segítségével valamennyi műveletet dokumentálhatja és követhetően rendszerezheti a digitális tervben.
Az adott munkafeladat állapotának módosításáról az építkezésen érintett összes személy közvetlen értesítést kap. Így nem csak a megrendelők és vállalkozók, hanem a projekt minden egyéb résztvevője is munkakörének és hozzáférési jogosultságának megfelelő tájékoztatást kap az aktuális állapotról, tartózkodási helyüktől függetlenül.
A LÉTESÍTMÉNYKEZELŐ SZOFTVER SEGÍTSÉGÉVEL AZ ÁTALAKÍTÁSI PROJEKTEK ELLENŐRZÉSE ÉS VIRTUÁLIS HIBAKEZELÉS IS LEHETSÉGES
Az építési projektek bérbeadási folyamata során a NORD/FM célirányosan a bérlő igényeinek kielégítéséhez, továbbá az ügyintézések és megbeszélések lebonyolításához használja a PlanRadar szoftvert, a jövőbeli bérbeadáshoz tartozó átépítési igények utánkövetése céljából. Egy átépítési projekt esetén a szakmában naponta találkoznak olyan új szituációkkal és teendőkkel, melyekhez tervezés, szakvéleményezés és kivitelezés szükséges. A létesítménykezelő szoftver segítségével ezeket a helyszínen rögzítheti. Az adott munkálatokhoz tartozó jegyek a teljesítettségi szinttől függően rendeződnek.
A munkatársak és a külsős szolgáltatók egyszerű vezetése a karbantartás-irányítás segítségével
A feladatkezelés alapjaként a hibaüzeneteket és hiányosságokat egyetlen CMMS-en keresztül hatékonyan kezelheti. A jegyrendszer segítségével egyszerűen és gyorsan kéznél találja a hibaüzenetek fogadásához és osztályozásához, továbbá a belső munkatársak illetve a külsős szolgáltatók feladatainak delegálásához szükséges prioritásokat. Az építési beruházás részeként és az ingatlanok tűzvédelmének dokumentálásához a hiányosságok- és befejezetlen munkálatok egyszerűen nyomon követhetők.
Az emlékeztetőfunkcióknak köszönhetően az ütemezés könnyen betartható; a CMMS határidő-kezelési funkciói segítségével az aktuális építési állapot bármikor előhívható és jogilag biztonságos módon dokumentálható. Az szükséges protokollokat és jelentéseket egy pillanat alatt testreszabott módon elrendezheti, még több munkaidőt spórolva.
A LÉTESÍTMÉNYKEZELŐ SZOFTVER GONDOSKODIK A MEGNÖVELT HATÉKONYSÁGÚ KARBANTARTÁSIRÁNYÍTÁSRÓL
A virtuális munkamegrendelések virtuális generálása- és kezelése segítségével egy digitális karbantartás-irányító felület – a megtakarított jelentős munkaidő mellett – számtalan előnyt rejt magában. A PlanRadar eszközei segítségével klienseink átlagosan heti hét munkaórát takarítanak meg.
Időmegtakarítás a PlanRadar CMMS-nek köszönhetően
A NORD/FM vezetője, Benjamin de Beisac szerint: A PlanRadar segítségével a NORD/FM-nél érezhetően időt takarítottunk meg, amely a kevesebb irodai utómunkában nyilvánul meg: minden adat és munkafeladat a helyszínen elérhető és átfogóan dokumentálható. Ezen kívül a munkafeladat-kezelések során fellépő félreértések száma is csökkent, mivel a teendők közvetlenül a forrástól származtathatóak, és további adatokkal (fotók, hangüzenetek) is kiegészíthetőek.”
Ez a dokumentálási módszer biztosítja továbbá az időleges állapotváltozások utánkövetését is az eszközkészlet-kezelés berkein belül; ilyen lehet például a faablakok esztrich- vagy festékrétegei. A munkások közötti kapcsolat költségmentes megteremtésének segítségével a NORD/FM számára mindig elérhető a teljesítettségre- és határidőkre vonatkozó információ. Az olyan párhuzamos munkavégzés, mint pl. a valós idejű képalkotás nem szükséges, mivel a projektrésztvevők bármikor hozzáférhetnek a munkafolyamatok aktuális állapotához.
A tennivalókkal teli jegyzettömbök és átláthatatlan Excel-listák kora lejárt. A meglévő munkafolyamatokhoz egyszerű kapcsolathálózat kiépítését, valamint a gyors első használatot elősegítő karbantartás-irányító alkalmazás digitális eszköztára ideális az üzleti folyamatok digitalizációjához.
* Kelt a Facility Manager 2020. októberi számában
A PlanRadar-ról
A 2013-ban alapított PlanRadar vállalat innovatív mobil szoftvermegoldásokat kínál az építőipar és az ingatlanipar számára.
Alkalmazásunk az összes iOS, Android és Windows eszközön elérhető, és világszerte már több ezer ügyfélnek segített digitalizálni vállalkozását. A PlanRadar-t hetente több mint 25 000 projektben használják.
