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Les deux documents commerciaux les plus utilisés sont les devis et les factures. La facture proforma (du latin « pour la forme ») complète ces documents en posant les bases d’une relation commerciale entre le vendeur et le client.
Quelle est la différence entre un devis et une facture ?
Un devis est modifiable avant la signature par les deux parties. Une fois signé, il engage les deux parties. Dans le cas de certaines prestations, il est obligatoire d’établir un devis.
Une facture n’est pas modifiable ni supprimable. Elle engage le client à payer après la livraison (sauf si des acomptes sont prévus). Elle a une valeur comptable et juridique et comporte des mentions obligatoires (comme un numéro d’émission séquentiel).
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma (ou pro forma) n’est ni un devis, ni une facture (ou alors, une sorte de facture provisoire). Il s’agit d’un document commercial informatif et préliminaire à une facturation. Il indique le coût et les conditions générales de vente d’un produit ou d’une prestation de services.
Quels sont les avantages d’une facture pro forma pour le vendeur ?
- Le vendeur expose son offre de manière détaillée.
- La facture pro forma permet au vendeur de recevoir le paiement en avance et de livrer les biens ou les services après la réception de ce paiement. Cette méthode est particulièrement intéressante lorsqu’elle s’adresse à un nouveau client ou à un client qui a une solvabilité pas encore prouvée. Le vendeur évite ainsi les relances et un éventuel recouvrement de créances.
- Elle permet d’obtenir une autorisation de douane dans le cas d’une importation ou d’une exportation. Quand un bien est destiné à la vente dans un pays tiers situé en dehors de l’Union européenne, la douane peut exiger une facture pro forma, afin de connaître la valeur des marchandises.
Quels sont les avantages d’une facture pro forma pour le client ?
- La facture pro forma permet de prendre connaissance précisément de l’offre proposée par le vendeur, avec toutes les informations utiles à sa prise de décision.
- Elle permet à l’acheteur de solliciter un crédit ou une subvention. En effet, dans le cadre d’une demande de prêt, certains organismes ou établissements bancaires demandent une facture pro forma.
Pour le vendeur et pour le client, la facture proforma permet de détailler précisément l’offre et toutes les conditions qui s’y rattachent. Une négociation peut éventuellement avoir lieu sur la base de la facture proforma, pour finaliser les conditions de la transaction. Une relation commerciale durable peut alors s’installer, une fois que les deux parties sont d’accord.
Dans quels cas faut-il faire une facture proforma ?
La facture proforma ne répond pas à une obligation. Elle est utilisée à la demande de certains interlocuteurs, comme les organismes bancaires et la douane.
Elle est utilisée le plus souvent dans les transactions B2B, pour la vente de produits et de services et dans le domaine du bâtiment et des travaux publics.
Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?
Une facture pro forma n’a pas de valeur comptable, juridique, ni fiscale, elle n’a qu’une valeur informative. Elle n’engage pas le vendeur et l’acheteur.
Une fois l’opération commerciale finalisée, les produits ou les prestations des services étant fournis, le vendeur éditera alors une facture classique, avec ses mentions obligatoires.
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Comment faire une facture proforma ? Quels éléments doit-elle contenir ?
Certains logiciels de facturation intègrent un modèle de facture proforma (ou pro-forma). Si votre logiciel ne le permet pas, vous pouvez éditer une facture proforma en intégrant les éléments suivants :
- La mention « Pro Forma » (afin d’éviter toute confusion avec une facture classique)
- L’identification du fournisseur, ses coordonnées et son numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant
- L’identification du prospect (ou client), ses coordonnées et son numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant
- La date d’émission de la facture pro forma
- Si vous indiquez un numéro de facture pro forma, la numérotation doit être bien distincte de votre numérotation de factures classiques
- Le détail des produits ou prestations
- Les quantités
- Les tarifs hors taxes (avec les déductions ou remises éventuelles)
- Le montant de la TVA ou la mention de son exonération
- Les informations relatives au paiement (modalités, moyens de paiement, délai)
- Les conditions et délais de livraison
- La date de validité de l’offre
- Les conditions générales et particulières (garantie, politique de retour, etc.)
Si la facture pro forma est émise pour une vente internationale, elle devra indiquer en plus :
- La devise de facturation
- L’Incoterm (les conditions de la livraison : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété)
La facture proforma est un outil utile pour préciser les contours d’une relation commerciale, sans les obligations et la validité légales qui sont attachées au devis et à la facture classique.
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