Alertes de non-conformité reçues en 10 minutes au lieu de 2 heures
Comment PlanArt optimise la gestion des défauts de chantier avec PlanRadar
Planart, un bureau de gestion de projets, rencontrait des défis en matière de reporting et de suivi des défauts : l’équipe utilisait Word pour les documents et communiquait par courrier électronique. À la recherche d’une solution efficace, ils ont découvert PlanRadar. Après avoir adopté la plateforme, ils ont rapidement enregistré 1 000 défauts et rationalisé leurs processus de gestion des sinistres. Les fonctionnalités de PlanRadar se sont révélées inestimables, notamment la documentation photographique, l’enregistrement vocal et la localisation des défauts sur les plans. Elles ont permis de réduire le temps de signalement des sinistres de 2 heures au bureau à seulement 10 minutes sur chantier, ce qui a permis de réaliser des économies et d’améliorer l’efficacité. La facilité d’adaptation de la plateforme et la réactivité du service client ont encore amélioré l’expérience de Planart.
Le défi : un suivi difficile des défauts de construction
Partant du constat qu’il est difficile d’enregistrer et d’assurer un suivi des défauts de construction en utilisant un simple logiciel de traitement de texte, et parce que Planart s’efforce d’être toujours à la pointe des nouvelles technologies, l’équipe cherchait un logiciel adapté pour optimiser ce processus. « Nous cherchons toujours à nous développer. La gestion des défauts constituait un grand défi. Il faut reporter les défauts de chantier et assurer leur suivi, ce qui n’est pas toujours facile à faire par e-mail. », explique Leon Merten, futur chef de chantier à PlanArt. En effet, l’envoi du rapport des défauts de construction par e-mail aux prestataires n’est pas très fiable car des informations peuvent facilement se perdre.
La solution : l’enregistrement numérique des défauts de chantier – PlanRadar remplace l’e-mail
Au cours de ses recherches sur les solutions numériques possibles, la direction de PlanArt a trouvé PlanRadar. Après une période d’essai gratuite de 30 jours, des premiers cas d’application sur un projet et des discussions avec l’équipe commerciale de PlanRadar, la décision a été prise fin 2021 d’adopter cette solution. Il est rapidement apparu que PlanRadar pouvait remplir toutes les attentes de PlanArt. Il n’a pas été nécessaire de tester d’autres outils.
Depuis, la plateforme est utilisée quotidiennement pour différents projets et plus de 1000 défauts ont été enregistrés grâce à PlanRadar. Un exemple phare est la construction d’un restaurant à Montabaur. Le bâtiment de quatre étages abrite des locaux techniques, un bar, un restaurant équipé d’une grande cuisine, des salles de conférence et de nouveaux bureaux de direction pour l’entreprise 1&1. Cette commande s’élève à 15,5 millions d’euros. PlanRadar sert à assurer le suivi des défauts de construction, à gérer les tâches réparties aux différents membres de l’équipe, et contient les dossiers de suivi de chantier et les transferts de responsabilité. Les rapports de tâches, la possibilité de commenter sur les photos et de les situer directement sur le plan (avec les potentiels défauts) ainsi que la fonction de reconnaissance vocale se sont révélés particulièrement utiles.
Les maîtres d’ouvrage sont informés en temps réel de l’état d’avancement du chantier par le biais d’un rapport de tâche exporté au format PDF. Pour tous les nouveaux projets, les maîtres d’ouvrage peuvent également avoir accès aux données dès la première minute grâce à la fonction « Observateur » de PlanRadar.
Des modèles ont été créés pour les différents cas d’application, ce qui facilite grandement le travail au quotidien. Bien que la configuration des différents projets prenne un peu de temps, l’apprentissage s’est fait rapidement et sans problème. « Même les personnes qui n’ont pas l’habitude de la technologie apprennent très vite à se servir de la plateforme », explique Leon Merten.
Le résultat : du temps gagné, un suivi facile et des coûts réduits
« Avant, il fallait jusqu’à deux heures pour qu’un défaut de construction soit reporté jusqu’aux bureaux. Maintenant, c’est possible de le faire en 10 minutes, directement depuis le chantier », explique Leon Merten décrivant l’efficacité de l’outil PlanRadar comme l’un des principaux avantages de son utilisation. Les heures de travail se voient réduites, PlanArt économise donc des coûts.
Leon Merten cite un autre avantage : la possibilité de décrire en détails un défaut dans la « tâche ». Toutes les informations importantes sont stockées au même endroit. Les tâches en retard sont affichées, les services demandés aux prestataires sont mieux organisés et les défauts suivis plus efficacement. Toute la durée du chantier peut ainsi être raccourcie.
« Jusqu’à présent, nous n’avons eu que des expériences positives avec le service client, les demandes sont traitées et des solutions sont trouvées rapidement. Mais la base de connaissances est également d’une grande aide, car elle répond déjà à de nombreuses questions », ajoute Leon Merten.
