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Une communication efficace sur des projets complexes
FAGSI Vertriebs- und Vermietungs-GmbH, qui fait partie du groupe ALHO, est spécialisée dans la construction de bâtiments en conteneurs sur mesure en Allemagne, en France et en Suisse. Les projets complexes, allant des écoles aux immeubles de bureaux, nécessitent une communication efficace entre les différents corps de métier, ce qui représente un défi pour le chef de projet Resa Canli.
Pour résoudre ces problématiques, l’entreprise s’est tournée vers PlanRadar pour enregistrer les informations en temps réel, rendre la communication transparente et rationaliser la gestion des données. Depuis l’adoption de PlanRadar en 2018, FAGSI a mené à bien 150 projets, ce qui lui a permis de gagner un temps considérable – environ 10 heures par semaine. En plus de cela, les intervenants répondent désormais plus efficacement, et les projets complexes sont remis sans défaut et dans les délais.
Le défi : Les projets complexes nécessitent une communication fluide entre les différents corps de métier
Resa Canli est responsable de la direction des travaux, de la gestion du service client et de la coordination de la sécurité et de la santé chez FAGSI. Ses tâches principales consistent à s’assurer que les délais sont respectés, mais aussi à coordonner les réclamations, ce qui rend les projets complexes chez FAGSI : Chaque projet est mené dans un but différent, allant des bâtiments publics, tels que les écoles, aux besoins particuliers, jusqu’à des immeubles de bureaux complexes. La conception, le design, la production et la construction des bâtiments container ne suivent donc jamais le même schéma. Achever les projets dans les délais en satisfaisant les plus hauts critères de qualité représente donc un challenge. Le projet AIRBUS de Manching, avec une surface brute de plus de 7500 m², en est un exemple. Dans ce projet complexe, il s’agissait d’assurer une communication interdisciplinaire. Pour ce faire, il a fallu accorder entre eux la direction du projet, la direction de la construction et les sous-traitants (électricité, peintres, HLS, séchage et bien d’autres). Pour que cela fonctionne, toutes les parties prenantes concernées ont besoin du même niveau d’information. Les tâches, les défauts et autres situations doivent être recensés sans délai et transmis aux partenaires concernés du projet. Dans le même temps, FAGSI a également ses propres exigences : remise à temps des projets avec la plus grande qualité de rendu possible et une satisfaction client élevée.
La solution : PlanRadar, l’outil idéal pour la collecte d’informations en temps réel
La numérisation s’oppose-t-elle à la tradition ? Pas du tout, pour M. Canli, elle lui est complémentaire, ce qui est très appréciable. A la recherche d’un outil approprié, après quelques essais avec d’autres produits il a remarqué PlanRadar. En plus des fonctionnalités recherchées pour la documentation de la construction et l’établissement de rapports, il était important pour l’entreprise que l’outil choisi soit facile et rapide à prendre en main par les collaborateurs. Le logiciel intuitif de PlanRadar a rapidement convaincu le chef de projet. Malgré tout, quelques questions restaient en suspens, auxquelles le service assistance de PlanRadar a répondu rapidement. C’est ainsi que M. Canli a pu, en très peu de temps, mettre en place le premier projet avec PlanRadar, une garderie. Lors de ce projet, le directeur de la garderie a intégré PlanRadar rapidement, facilement et gratuitement et a pu transmettre les défauts existants à FAGSI via des photos et une localisation précise sur le plan numérique au sein de l’application, qui ont ensuite été examinés et évalués sans perte de temps par M. Canli. Par la suite, un rapport a été rédigé invitant les entreprises responsables à agir. Ce processus est devenu la norme pour l’entreprise dans ses processus de travail avec PlanRadar. Les défauts, les remarques, les tâches et les rendez-vous sont ainsi transmis en temps réel à toutes les parties concernées, par saisie vocale ou photo. La transparence de la communication, mais aussi l’organisation de toutes les données, sont très appréciées de tous les partis concernés. La documentation sur des plans peu pratiques, avec un appareil photo numérique et un crayon, appartient désormais au passé, ainsi que le transfert ultérieur des données saisies dans des tableaux Word ou Excel. La répartition claire des rôles par des formulaires et des modèles de rapport personnalisés au sein de l’application s’est également révélée être un atout. Chaque partie ne reçoit plus que les informations qui relèvent de sa compétence.
Le résultat : des projets réalisés sans défaut, dans les délais et avec succès
Quelle que soit la taille du projet, M. Canli gère via PlanRadar les documents de construction, les journaux de construction, le contrôle qualité des sous-traitants et la livraison finale. FAGSI mise sur PlanRadar depuis 2018 et a déjà mis en œuvre avec succès environ 150 projets. Étant donné que tous les partis concernés peuvent être directement contactés, le temps, l’argent et le personnel sont utilisés de manière plus efficace et les malentendus évités. Cela minimise les erreurs de construction et réduit le coût des travaux supplémentaires. Il en résulte également un gain de temps énorme, comme par exemple pour le projet AIRBUS : Les défauts ont été immédiatement détectés, notés, communiqués et consignés dans des rapports. L’expérience de FAGSI a montré que les intervenants réagissent plus rapidement et efficacement à cette forme compacte de rapport. Il n’est pas rare pour M. Canli d’observer un gain de temps de 10 heures sur la semaine. Le projet a pu être remis non seulement sans défaut, mais aussi à temps (ce qui n’est pas toujours la régle pour des projets aussi complexes), accroissant fortement le prestige de l’entreprise auprès de ses clients.
