Augmentation de 15% de la productivité dans les processus de service et de rapport

Comment Avensis Ingenieros utilise PlanRadar pour la maintenance des systèmes de ventilation du métro de Barcelone

Basé à Barcelone, Avensis Ingenieros est un bureau technique d’ingénierie, de prévention des risques et d’installations, responsable de la maintenance du système de ventilation de la ligne 9 du métro de Barcelone.

Souhaitant améliorer sa communication, sa transparence et la précision de ses rapports aux autorités régionales, l’entreprise a mis en place PlanRadar pour suivre l’avancement des travaux, gérer les documents et collaborer avec les autorités régionales.

Grâce à PlanRadar, Avensis Ingenieros a réduit le temps de réunion de 48 % et le nombre de courriels à envoyer de 80 %. En parallèle, le nombre total de tâches accomplies a augmenté de 15 %.

Le défi : communication, transparence et précision

Avensis Ingenieros est responsable de la maintenance du système de ventilation du métro neuf de Barcelone, un élément clé de l’infrastructure de la ville. Dans le cadre de ce contrat, ils doivent envoyer des rapports réguliers sur les travaux aux autorités régionales, qui à leur tour rendent compte au public.

Par conséquent, il est très important pour Avensis de résoudre rapidement tout problème, tout en restant totalement transparent et en gardant le contrôle.. Il est crucial pour eux d’avoir la possibilité d’informer les autorités de l’état d’avancement des travaux à bref délai.

Au départ, Avensis utilisait plusieurs systèmes différents pour collecter les données et rendre compte des progrès. Sur le site, ils ont collecté des données en utilisant un stylo et du papier et ont utilisé des téléphones portables pour prendre des photos. De retour au bureau, l’équipe a dû fusionner manuellement ces données dans des documents Excel et Word. La communication s’est faite par WhatsApp, e-mail et appels téléphoniques. Bien que ce système ait fonctionné, il a pris beaucoup de temps.

Plus de 3 000 points du système de métro devaient être contrôlés.Pour surveiller, détecter et corriger les pannes dans les 24 heures, là où chaque seconde compte. En conséquence, Avensis a commencé à chercher une solution numérique qui pourrait simplifier ses processus.

La solution : PlanRadar fournit une communication et une documentation transparentes

Gabriel Alvarez, directeur technique chez Avensis, a testé différents outils numériques : mais certains fonctionnaient de manière problématique sur les appareils Android, tandis que d’autres étaient incompatibles avec les tablettes Windows Surface et avaient tendance à être très peu conviviaux.

Puis il a découvert PlanRadar. Après un court atelier et quelques brèves consultations avec l’équipe d’assistance, il a créé son propre projet et a commencé à travailler avec l’application de manière 100% autonome, avec facilité, en créant ses propres projets, formulaires et rapports.

Alvarez a choisi le projet de maintenance et de gestion de la ligne de métro de Barcelone comme projet d’essai avec PlanRadar. L’objectif était d’augmenter la productivité et d’éliminer les défauts le plus rapidement possible.

PlanRadar a également été utilisé pour effectuer des contrôles de qualité périodiques et pour créer une liste étendue de défauts.

Il décrit son équipe comme « apprenant par la pratique, sur le tas » : il leur a montré les bases du dispositif mobile et tous l’ont trouvé très facile à utiliser. Après que l’équipe ait pris en main la solution,il leur a fallu en moyenne moins de 3 minutes pour créer la tâche, ce qui a permis de réaliser des économies plus de trois heures par semaine pour l’administration et le post-traitement du site. Alvarez estime, il permet d’économiser un total de 75% du temps pour administrer le projet.

Le résultat : une seule plateforme pour une communication transparente de toute l’équipe.

L’Avensis utilise PlanRadar aujourd’hui pour la gestion des défauts, la communication et l’établissement de rapports. En moyenne l’équipe l’utilise pour cinq projets en même tempsdont certains sont des projets d’entretien à long terme et d’autres des projets d’installation à court terme qui prennent de trois à six mois.

Pour travailler avec la ligne 9 du métro de Barcelone, l’équipe chargement de 300 dessins avec 3 000 points de référence qui nécessitent des inspections régulières. Ils stockent également les spécifications de 300 composants différents de la ventilation pour les consulter en cas de dysfonctionnement. PlanRadar permet à une équipe de trois consultants techniques, deux sous-traitants et deux observateurs de communiquer et de collaborer sur une seule plateforme.

Un autre avantage de travailler sur une ligne de métro est la possibilité de travailler avec PlanRadar hors ligne, sans Internetl’équipe est libre d’enregistrer des informations pendant qu’elle travaille sous terre, et les données sont alors automatiquement téléchargées et synchronisées lors de la connexion au réseau. Ainsi, l’équipe peut interagir avec les autres les parties externes au projet de manière pratique en même temps.