Des process plus efficaces grâce un logiciel de documentation de chantier

Comment le bureau d’études suisse AFC Air Flow Consulting SA gère efficacement plus de 100 projets avec PlanRadar

Avec plus de 20 ans d’expérience dans le conseil en ingénierie, AFC Air Flow Consulting a fait appel à PlanRadar pour faire évoluer ses processus de gestion et de documentation de projet.

Grâce à PlanRadar, l’entreprise a abandonné la documentation papier, chronophage et inefficace, et a constaté une amélioration de la coordination des projets, une rationalisation de la documentation et une réduction significative des tâches administratives. Ils sont convaincus que PlanRadar a joué un rôle essentiel dans l’amélioration de leur efficacité.

Le défi: la coordination et la documentation de projet prennent beaucoup de temps

En tant que chef de projet, Felix Brand entre quotidiennement en contact avec de nombreux employés, clients et sous-traitants. Tout au long du projet, il est responsable de la coordination générale, des rapports avec les autorités, des inspections, mais aussi de la conception. Felix Brand conçoit et met en œuvre des solutions pour des projets de grande envergure tels que des centres commerciaux, des immeubles de logement, des propriétés commerciales et logistiques ainsi que des zones aéroportuaires entières.

Son travail commence de la planification, jusqu’aux rondes d’inspection régulières et aux certifications dans le cadre de l’entretien des bâtiments achevés en passant par la phase de construction. Pour chaque projet, les exigences, le contexte et les clients sont différents, et les étapes de travail sont rarement répétées d’un projet à l’autre. Alors, comment répertorier toutes les étapes pour des projets de la taille d’un aéroport ou d’un centre commercial ? Quelle est la façon la plus efficace de communiquer avec les intervenants ?

 

La solution: Le logiciel PlanRadar fournit une vue d’ensemble à chaque phase du projet

Depuis la fondation d’AFC Air Flow Consulting, il est important pour les ingénieurs de rester à la page afin de maintenir leur propre rentabilité, mais aussi de toujours être en mesure d’offrir aux clients une solution pertinente et durable. En 2016, ils se sont mis à la recherche d’un outil capable de compléter de manière optimale les ressources déjà existantes, pouvant être utilisé rapidement et, surtout, répondant aux exigences dans le domaine de la protection incendie.

Différents logiciels de documentation de projet ont été comparés, la décision a ensuite été prise à l’unanimité pour Planradar. « L’un des facteurs décisifs en faveur de PlanRadar réside dans sa capacité à couvrir non seulement des phases de construction spécifiques, mais également l’ensemble du cycle de vie d’une propriété », explique Felix Brand. Aujourd’hui, le logiciel de documentation de projet accompagne les processus, de la planification à la maintenance, et à l’entretien après l’achèvement. Non seulement la direction a été impliquée dans le processus de recherche, mais aussi les différents chefs de projet, qui doivent également utiliser l’application sur site.

Depuis 2017, PlanRadar a été utilisé par l’ensemble de l’entreprise dans plus de 100 projets immobiliers. C’est la prise en main individuelle qui a finalement convaincu Felix Brand. Après une présentation de l’outil par le service commercial de PlanRadar et avec l’aide de l’équipe de support, des ajustements adaptés aux différents projets ont pu être mis en œuvre dans le logiciel en très peu de temps. Les phases d’utilisation sont différentes et dépendent du projet, mais en principe AFC utilise PlanRadar dès la phase de conception, mais encore plus pour la détection régulière des défauts et le contrôle qualité.

Grâce à la saisie précise de l’état des installations directement sur site, les protocoles et les rapports (pour traitement ultérieur ou destinés à un client) sont créés en quelques minutes seulement. Cela représente un gain de temps énorme pour le chef de projet, qui peut maintenant consacrer environ un tiers de son temps au prochain projet au lieu de réaliser des inspections. Avant PlanRadar, les chefs de projet utilisaient souvent leurs propres systèmes pour créer des journaux après une inspection : des feuilles de calcul MS Word classiques aux feuilles de calcul Excel en passant par OneNote. Il manquait un système uniforme, incluant une fonctionnalité de stockage. « Depuis l’introduction de PlanRadar, tous les protocoles ont été créés selon le même modèle », explique Felix Brand. L’enregistrement sécurisé des défauts avec PlanRadar a également déjà prouvé son utilité dans le cadre de réclamations de garantie par le client.

Le résultat: 1/3 de gain de temps grâce à la création ultra-rapide de protocoles

En plus d’un archivage complet de tous les événements grâce à des enregistrements sonores, visuels et verbaux, les équipes de projet d’AFC bénéficient d’un gain de temps considérable. Le post-traitement fastidieux est presque complètement éliminé. Tous les intervenants impliqués sur le projet sont informés sans perte de temps, de sorte qu’une réaction rapide est encore plus facile à mettre en place qu’auparavant. PlanRadar s’est également avéré être un outil idéal pour la communication interne et la transmission d’expériences ou d’exemples de projets.