Comment gérez-vous vos documents de construction ? Si vous vous appuyez encore sur des rapports traditionnels sur papier ou Word, vous n’êtes pas le seul. Selon une étude réalisée par PlanRadar en 2023, 97 % des professionnels de la construction s’attendent à ce que leur entreprise investisse davantage dans la numérisation au cours des trois prochaines années. L’intention est là, mais l’investissement reste timide avec une majorité de professionnels qui prévoient une augmentation du budget numérique de leur entreprise entre 5 et 10%.
Ce manque d’investissement dans la numérisation signifie que de nombreuses entreprises passent à côté de tous les avantages qu’elle apporte. Elles sont également confrontées à des défis liés aux méthodes de travail analogiques qui pourraient être évités.
C’est particulièrement vrai en ce qui concerne la documentation de construction, où l’utilisation de processus obsolètes crée des difficultés inutiles. Comparés aux documents de construction numériques, les rapports traditionnels prennent du temps, sont décentralisés, peu accessibles et sujets à des erreurs.
Examinons certains de ces défis plus en détail.
Contenu
1. Pourquoi les rapports de chantier conventionnels diminuent votre efficacité
2. Quelles conséquences sur les projets de construction
3. Passer à la gestion numérique de chantier
4. Quelle est la prochaine étape pour votre documentation de chantier ?
Pourquoi les rapports de chantier conventionnels diminuent votre efficacité
Les rapports de chantier papier sont complètement dépassés en 2024. Voici pourquoi :
Une collecte de données qui prend du temps
Combien de temps votre équipe et vous-même passent à collecter des données ? Dans le cas de notes manuscrites, cela peut représenter plusieurs heures par mois. Mais la collecte de données n’est que la partie émergée de l’iceberg. Outre l’inefficacité de la documentation, il y a le défi de ne pas perdre les notes manuscrites, de les transmettre au bon endroit et de les déchiffrer sans erreur.
Il est clair que la collecte de données manuscrites est loin d’être optimale. C’est pourquoi de nombreuses entreprises intègrent des techniques hybrides ou improvisées dans leurs activités quotidiennes. Prendre des notes dans des applications de messagerie ou sur un smartphone vous semble familier ?
Bien que ces méthodes offrent certains avantages par rapport aux rapports manuels, elles ne peuvent pas rivaliser avec les outils innovants spécialement conçus pour l’industrie de la construction. Les plateformes numériques peuvent non seulement accélérer la collecte des données, mais aussi résoudre les problèmes liés à la sécurité des données, à la communication et à l’efficacité.
Le défi de la gestion des photos
Pour la levée de réserves, prendre des photos est la solution la plus évidente. Toutes les personnes concernées peuvent instantanément voir le problème, les défauts peuvent être visualisés et les réparations peuvent faire l’objet d’un suivi visuel.
L’organisation de ces photos et leur accessibilité posent toutefois de nombreux problèmes. Sur la galerie de votre téléphone portable, la localisation approximative des éléments photographiés peut être précisée dans les détails de la photo. Toutefois, cette information est souvent trop imprécise pour permettre de faire correspondre l’emplacement de la photo à un plan de construction.
En outre, l’organisation de ces photos par projet pour que toutes les personnes concernées y aient accès peut demander beaucoup de travail. Par la suite, lorsqu’une image spécifique est demandée, comment la retrouver ? Sans trier les photos par lieu ou les classer par projet, il est pratiquement impossible de relier rapidement et professionnellement les photos dans un rapport auquel toutes les parties concernées peuvent accéder.
En bref, les photos dans les rapports traditionnels :
- ne peuvent pas être localisées à un emplacement spécifique sur un plan de construction
- sont difficiles à organiser et à retrouver
- ne sont que partiellement triables et accessibles par projet
- ne sont pas adaptées pour être facilement incluses dans des rapports professionnels
Traitement inconsistant des données
L’un des principaux problèmes liés à la documentation traditionnelle de la construction est le traitement des données. Même des erreurs mineures peuvent entraîner une série de complications qui affectent gravement le projet.
Rencontrez-vous des difficultés avec une documentation de chantier incohérente au lieu de tenir un journal numérique de chantier centralisé ? Avec les méthodes traditionnelles de traitement des données, les informations essentielles sont souvent dispersées dans différents documents. La saisie manuelle des données entraîne souvent un surcroît de travail, car il faut corriger les erreurs, vérifier les données et éditer les documents plusieurs fois. Ce processus prend du temps et peut gréver le budget de votre projet.
La documentation de chantier numérique, via une application de documentation de chantier par exemple, rend le processus de traitement des données beaucoup plus efficace, précis et, surtout, plus facile.
Modèles de rapports rigides
Rédiger des rapports à la main sur une feuille blanche n’est pas viable. Il est donc probable que vous utilisiez des modèles de rapport sous une forme ou une autre. Bien que ces modèles offrent une structure et garantissent que rien n’est oublié, ils ne sont pas particulièrement flexibles. Et lorsque les clients ont des exigences spécifiques, il est particulièrement difficile de les satisfaire avec des modèles standard.
Les modèles classiques atteignent rapidement leurs limites, en particulier lorsque des modifications individuelles sont nécessaires. Leurs défauts sont les suivants :
- Adaptabilité limitée
- Format rigide
- Ils demandent un effort supplémentaire important pour répondre aux exigences spécifiques du client
Le résultat ? Un surcroît de travail, une perte de temps et un risque accru d’erreurs. Lorsque les clients ont des exigences particulières, il devient difficile de travailler avec des modèles conventionnels rigides.
Il est temps de rechercher des solutions plus adaptables pour les rapports de chantier. Numériser votre documentation de chantier est une piste importante à explorer.
PlanRadar a permis à nos équipes d’inspection de chantier de recueillir des données rapidement et efficacement, tout en réduisant de manière significative le temps nécessaire au traitement et à la présentation de ces informations.
Quelles conséquences sur les projets de construction ?
Il est clair que les inconvénients de la documentation de chantier traditionnelle affectent l’efficacité des projets de construction. Mais qu’est-ce que cet impact signifie réellement pour votre entreprise de construction ? En ce qui concerne la prise de décision, la communication avec les parties prenantes et l’attribution des responsabilités, les conséquences potentielles sur la réussite du projet sont préoccupantes.
Une prise de décision sans cesse retardée
Vous en avez assez des retards dans la prise de décision et vous cherchez des moyens de gérer plus efficacement les projets de construction ? La documentation de chantier est un domaine qui mérite d’être abordé. Si les données ne sont pas traitées et fournies rapidement, avec précision et de manière compréhensible, il devient difficile d’intervenir en temps utile. Ce manque de données essentielles compromet le calendrier global du projet.
Le timing est crucial, et les projets qui piétinent se traduisent par une augmentation des coûts. Des rapports inefficaces entraînent des retards dans la prise de décision et ont un impact négatif direct sur les délais et les budgets des projets.
Problèmes de communication
Les problèmes de communication sont une autre conséquence de l’obsolescence des documents de chantier. Les données doivent être stockées de manière centralisée, exhaustive, actualisée et accessible.
Dans le cas d’une documentation de chantier inefficace, ce n’est pas le cas ou seulement dans une mesure limitée. Les notes, les rapports et les commentaires sont souvent dispersés sur différents supports et il est difficile d’en garder la trace. Les personnes concernées ne peuvent pas se faire une idée rapide de l’état d’avancement du projet. Ce manque de transparence entrave la communication et entraîne des malentendus et des retards inutiles.
Une communication efficace est la clé d’une gestion de projet de construction réussie. Toutes les parties concernées, des ouvriers aux clients, doivent recevoir les données nécessaires en temps réel.
Partage flou des responsabilités
L’attribution des tâches et des responsabilités est essentielle pour les projets de construction. Mais si votre documentation ne le facilite pas, le processus devient plus complexe. La documentation de chantier doit expliquer les tâches de manière transparente, fiable et complète. Pour que les tâches soient menées à bien, il faut savoir clairement qui en est responsable et ce qu’implique exactement la mission.
La documentation de chantier traditionnelle a souvent du mal à répondre à ces exigences. Le stockage décentralisé et le traitement incohérent des données rendent le suivi difficile. Le manque de clarté de la documentation peut conduire à ce que des tâches soient négligées, attribuées aux mauvaises parties ou mal exécutées. Il en résulte des retards dans les projets, une augmentation des coûts et des erreurs évitables.
Avec PlanRadar, nous économisons environ 50 à 60 % du temps consacré aux inspections et à l’examen des documents en éliminant le travail chronophage de suivi au bureau.
Passer à la gestion numérique de chantier
Un système moderne de gestion de chantier est bien plus qu’un simple outil de documentation. Il s’agit d’une solution innovante qui vous permet de numériser l’ensemble de votre projet. Et il y a d’excellentes raisons à cela.
L’utilisation d’une application de documentation de chantier, par exemple, offre de nombreux avantages :
- Collecte rapide et transmission instantanée des informations
- Gestion complète des photos avec localisation précise sur le plan
- Traitement cohérent et centralisé des données
- Rapports flexibles avec des modèles adaptables individuellement
- Stockage central de toutes les données relatives au projet
- Communication complète, flexible et en temps réel avec toutes les parties prenantes
- Attribution claire des tâches et des responsabilités
Il n’est pas nécessaire d’attendre. Pour que vos projets de construction atteignent un niveau supérieur et fonctionnent avec une efficacité maximale, passez à la gestion numérique de chantier dès aujourd’hui.
Quelle est la prochaine étape pour votre documentation de chantier ?
Nous espérons qu’il est clair qu’il n’est plus possible aujourd’hui de s’appuyer sur des méthodes de documentation de chantier dépassées. Les inconvénients de la documentation traditionnelle de chantier sont nombreux : collecte de données fastidieuse, problèmes de gestion des photos, traitement incohérent des données, modèles de rapport rigides, etc. De plus, les conséquences sur les projets de construction, telles que les retards dans la prise de décision, les problèmes de communication et les tâches non définies, sont importantes.
Si vous souhaitez gérer votre documentation de chantier de manière efficace et professionnelle, il est temps de vous tourner vers des solutions numériques. Un système moderne de gestion de chantier transformera vos processus, permettant une gestion de projet plus rapide, plus efficace et plus transparente.
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