Les logiciels de gestion immobilière permettent de gagner du temps et d’économiser des ressources

En tant qu’investisseur, promoteur et gestionnaire d’actifs, Art-Invest Real Estate réalise et supervise l’entretien et la rénovation de 30 hôtels.

Art-Invest Real Estate, une société d’investissement allemande de premier plan, rencontrait des difficultés opérationnelles dans la gestion de la maintenance et des réparations en raison d’une méthode de travail centrée sur le papier et les courriers électroniques.

En travaillant avec PlanRadar dans ses 30 hôtels, la société a réussi à rationaliser les ordres de travail, à documenter les réparations et à améliorer la collaboration avec ses sous-traitants. Découvrez comment cette solution innovante a permis à Art-Invest Real Estate de gagner en efficacité et de réduire considérablement ses coûts.

Problème : la coordination des courriers électroniques est source de confusion et de perte de temps.

Avec son équipe, il gère une trentaine de propriétés existantes. Sur le plan commercial, il s’agit de toutes les activités liées aux baux et aux contrats. Sur le plan technique, l’accent est mis sur les travaux d’entretien, allant des réparations mineures aux investissements plus importants. Pendant son travail, Konstantin Hoss est en contact étroit avec les techniciens de maintenance. La situation était auparavant problématique. « Les emails se perdaient dans le flux quotidien. Et si vous vouliez connaître la situation actuelle d’une installation, vous deviez d’abord passer par tous les emails. Il arrivait parfois que quelqu’un oublie de sauvegarder les documents pertinents. Et il était difficile de les trouver », explique le gestionnaire d’actifs. L’absence de contrôle global a augmenté l’effort administratif. Et ça a coûté du temps.

Solution : la gestion immobilière par logiciel rend les processus plus efficaces

Art-Invest Real Estate utilise le logiciel de gestion immobilière PlanRadar pour entretenir et réparer les bâtiments plus efficacement. Après des essais pilotes réussis dans deux hôtels, Constantin Hoss et son équipe ont connecté toutes les propriétés du portefeuille de la société au logiciel. Avec PlanRadar, toutes les mesures de maintenance sont contrôlées pour gérer et éliminer les défauts.

L’accent est mis sur quatre aspects :

1. La communication.

Les grands hôtels de ville, notamment ceux qui comptent plusieurs centaines de chambres, connaissent naturellement de nombreuses pannes au fil du temps. Toutes les informations et communications se font désormais sur la plateforme PlanRadar, avec des images, des vidéos, des commentaires et une fonction de chat – au lieu de l’e-mail.

2. Les accords.

L’élimination des défauts, y compris l’obtention d’offres et le contrôle par des entreprises externes, est en partie réalisée par les techniciens de l’entreprise sous-traitante sur place. En tant que propriétaire, Art-Invest Real Estate prend en charge la plupart des coûts. Cela signifie que les processus relatifs aux défauts qui surviennent doivent être approuvés par Konstantin Hoss et son équipe à l’aide d’un logiciel. Avec PlanRadar, les approbations sont délivrées plus rapidement grâce à l’échange rapide d’informations.

3. Le contrôle.

Grâce à un tableau de bord intuitif et à la fonction de statistiques de PlanRadar, Constantin Hoss suit l’état actuel des opérations dans tous les hôtels gérés.

4. Stockage des documents.

Tous les documents relatifs à la gestion des défauts sont stockés sur PlanRadar.

Résultat

Grâce au logiciel de gestion immobilière PlanRadar, Konstantin Hoss et son équipe travaillent beaucoup plus efficacement : « PlanRadar réduit le trafic d’e-mails et de documents. Parce que toutes les informations, y compris la correspondance, se trouvent au même endroit. Les défauts sont traités plus rapidement et le statut est facile à vérifier. Cela permet d’économiser du temps administratif et de libérer des ressources pour d’autres tâches.“. Les gestionnaires d’actifs d’Art-Invest Real Estate, mais aussi les exploitants d’hôtels, en bénéficient. „Nous avons reçu des commentaires positifs sur PlanRadar de la part des hôtels. Les opérateurs ont apprécié la réduction du temps de traitement – tout est beaucoup plus rapide. Il est très pratique que dans PlanRadar vous puissiez attribuer différents rôles et droits aux utilisateurs. De cette façon, les opérateurs ne voient que les informations qui sont importantes pour eux.“, – raconte Konstantin Hoss..