Gagner du temps grâce à une communication et une gestion des réclamations efficaces
Comment le groupe REWE Autriche optimise la gestion des défauts et des réceptions lors de la construction et la rénovation des magasins de vente au détail et lors des évaluations d’inventaire.
REWE Group Austria, un important conglomérat de vente au détail, a dû relever le défi d’éliminer le travail superflu et de rationaliser ses processus de gestion et d’approbation des défauts. Il a d’abord expérimenté diverses méthodes, dont l’utilisation du logiciel Microsoft Office, mais les a jugées inefficaces. La solution adoptée a finalement été PlanRadar.
PlanRadar a rapidement séduit les utilisateurs en leur permettant d’assigner des tâches de manière efficace, de centraliser l’accès à l’information et de rationaliser la gestion des réclamations. En conséquence, ils ont gagné du temps, réduit les besoins en équipement et diminué les coûts.
Dans l’ensemble, PlanRadar a considérablement amélioré l’efficacité des processus, réduit la consommation de papier et fourni des solutions claires, standardisées et rentables pour la gestion des défauts et les approbations au sein du Groupe REWE Austria.
Le défi : éliminer la duplication des tâches
En tant que chef de projet senior, Roger Lenherr a été chargé d’introduire PlanRadar dans le département technique. Les chefs de projets techniques sont responsables de la coordination et du suivi des coûts, des délais et de la qualité pour l’ensemble du projet. BILLA a connu PlanRadar lorsque son équipe était à la recherche d’une application Web pour standardiser les processus de gestion des défauts et de la réception. Dans des projets antérieurs, l’équipe a testé d’autres méthodes, par exemple en utilisant le logiciel Microsoft Office pour les enquêtes en magasin. Elle a également testé l’envoi de simples messages recensant les défauts par téléphone ou par email ou dans différents rapports de construction. Cette méthode n’a pas permis d’atteindre l’efficacité souhaitée car une grande partie du travail était dupliquée. Par exemple, certains problèmes étaient signalés à la fois par l’équipe locale d’inspection des bâtiments et par des techniciens spécialisés. L’équipe a donc décidé de tester PlanRadar.
La solution : une efficacité accrue grâce à l’outil de gestion des tâches de PlanRadar.
Au sein du Groupe REWE Autriche, le déploiement de PlanRadar a commencé avec les magasins BIPA en 2014. L’équipe a testé les différentes fonctionnalités du logiciel sur un premier projet, qui a remporté un franc succès auprès des utilisateurs. En particulier, l’équipe a constaté que le système flexible de gestion des tâches optimisait les processus de travail. Ils pouvaient attribuer directement les tâches et les ordres de travail à la personne responsable ; tous les autres collaborateurs peuvent consulter l’état d’avancement de la tâche en temps réel. Roger Lenherr explique pourquoi il est satisfait du logiciel : « En se rendant sur cette plateforme centralisée, tous les techniciens ont accès au même niveau d’information. Cela permet d’éviter les erreurs et les malentendus ». PlanRadar aide les techniciens et les architectes à gagner beaucoup de temps en leur permettant de localiser les tâches directement sur les plans numériques, de télécharger des photos et de soumettre une documentation complète depuis le chantier avec une tablette ou un smartphone. La gestion des réclamations peut être lancée immédiatement après l’identification d’un problème. Grâce à PlanRadar, l’équipe a également besoin de moins d’équipement pour réaliser la réception et la gestion des défauts sur le site. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’emporter avec eux de grandes impressions de plans, des appareils photo ou des blocs-notes. Ceux-ci peuvent tous être remplacés par les fonctionnalités de PlanRadar directement sur un appareil mobile. « PlanRadar est régulièrement utilisé pour des rénovations et la construction de nouveaux magasins de vente de détail alimentaire pour BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY et ADEG. Le logiciel est utilisé par environ cinq collaborateurs par magasin. », a déclaré Stefan Pany. Avec un si grand nombre d’utilisateurs, la formation est très importante. Tous les collaborateurs concernés doivent avoir une bonne connaissance du logiciel pour pouvoir utiliser ses nombreuses fonctionnalités et obtenir les meilleurs résultats possibles. Chez le Groupe REWE Autriche, ce défi a été relevé grâce à des documents d’application et de formation spécialement conçus à cet effet. Ceux-ci contiennent toutes les responsabilités et les conditions d’utilisation de base que les utilisateurs doivent connaître.
Le résultat : Gain de temps, traitement efficace des défauts et de nouvelles perspectives d’application
En utilisant PlanRadar lors de la construction et de l’évaluation des magasins, le Groupe REWE Autriche a constaté une augmentation significative de l’efficacité des processus. Roger Lenherr parle ainsi de son expérience positive avec le logiciel et de la façon dont il permet de gagner du temps : « Avec PlanRadar, nos processus sont standardisés, clairs et efficaces. Aucun travail n’est dupliqué. » Parce que l’utilisation du logiciel de gestion des tâches et des défauts réduit la consommation de papier, l’entreprise diminue également ses coûts. Roger Lenherr prévoit déjà de mettre en œuvre PlanRadar chez le Groupe REWE Autriche pour d’autres usages : « PlanRadar s’est avéré être un outil intuitif et facile à manier pour nos processus. Actuellement, il est principalement utilisé pour la réception de la construction et la gestion des défauts. Cependant, à l’avenir, il sera également adopté pour la documentation de construction. »
