Gagnez du temps avec un logiciel de gestion de chantier
Comment l’entreprise de Facility Management NORD/FM réalise un gain de temps de 70% en post-traitement et en suivi de projet grâce à PlanRadar
NORD/FM, une société de gestion de bâtiments basée à Hanovre qui emploie 145 personnes et réalise un chiffre d’affaires annuel de 12,5 millions d’euros, a transformé ses processus de gestion de projets grâce au logiciel PlanRadar. Auparavant, la documentation de l’état des bâtiments et la gestion des travaux de suivi étaient des tâches fastidieuses. Le logiciel de gestion de projet de PlanRadar rationalise désormais les inspections des bâtiments, en permettant l’enregistrement numérique instantané des conditions, des besoins d’entretien et des dommages. Ces données sont classées, partagées et analysées efficacement, ce qui permet de gagner jusqu’à 70 % de temps. La collaboration en temps réel garantit la précision des tâches et minimise les malentendus, tandis que PlanRadar fournit une solution personnalisable et adaptable aux besoins de gestion immobilière de NORD/FM.
Le défi : L’enregistrement de l’état réel des bâtiments et le post-traitement qui en découle prennent beaucoup de temps
Benjamin de Beisac est responsable de la gestion de projet chez NORD/FM et supervise le suivi des travaux ainsi que les mesures relatives à la gestion des installations dans les propriétés. Étant donné qu’il n’y a pas deux bâtiments identiques, beaucoup d’efforts sont investis pour consigner tous les travaux effectués et les événements qui se produisent sur une propriété. Par le passé, cela concernait en particulier le suivi et le contrôle des prestations.
Les collaborateurs passaient souvent plusieurs heures au bureau après avoir inspecté une propriété, à rassembler des photos et des données dans des listes de défauts et à les attribuer aux responsables. Par ailleurs, le manque de fiabilité de ces supports a parfois bloqué la circulation de l’information entre les personnes impliquées sur le projet. « Une personne était au courant d’un défaut, mais pas les autres », explique Benjamin de Beisac. Cela entraînait de nombreuses conséquences indésirables comme des retards dans l’avancement du projet, des malentendus ou des doublons de traitement.
La solution : le logiciel de gestion de projet PlanRadar rend le travail sur site et au bureau plus efficace
Afin d’améliorer l’efficacité de ses processus, NORD/FM utilise le logiciel PlanRadar pour sa gestion de projet et la gestion de la maintenance. Au cours de la saisie de l’état des bâtiments dans le cadre de la due diligence technique effectuée lors des processus d’achat, l’état des lieux des biens immobiliers est enregistré numériquement. Les plans peuvent en effet être téléchargés facilement et rapidement dans le logiciel. Ensuite, il suffit d’appuyer sur un bouton pour enregistrer les particularités au bon endroit sur le plan numérique ou sur la maquette BIM via un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Au cours de l’inspection annuelle du bâtiment, l’entreprise utilise PlanRadar pour enregistrer l’état du bâtiment, les besoins d’entretien et les dommages à réparer. Les points enregistrés sont classés en fonction de la nécessité de traitement et immédiatement partagés avec les collaborateurs et les sous-traitants. La fonction d’exportation Excel permet une analyse compacte des données et crée la base de rapports de gestion clairs. En plus du suivi des défauts, le logiciel de gestion de projet est également utilisé pour enregistrer les réunions de construction et les mesures qui y ont prises. « Grâce à la grande souplesse de programmation des Tâches, il est facile de les adapter aux besoins individuels. », explique Benjamin de Beisac.
Dans le processus de location d’espaces, NORD/FM utilise PlanRadar pour un enregistrement ciblé des souhaits exprimés par les locataires au cours des inspections et des négociations. Sur la base des données collectées, ces souhaits pourront être pris en compte dans l’offre de location en cas de rénovation ou de réaménagement.
Le résultat : une charge de travail réduite grâce à un logiciel de gestion de projet
Avec le logiciel de gestion de projet PlanRadar, le chef de projet suit l’avancement des travaux en temps réel. Grâce à la possibilité de se connecter gratuitement au logiciel pour les intervenants (artisans et autres sous-traitants), NORD/FM dispose en permanence de toutes les informations sur les réalisations et les délais. Les doublons sont évités grâce à une actualisation des Tâches en temps réel, car tous les participants au projet peuvent consulter l’état actuel à tout moment.
« Pour NORD/FM, l’utilisation de PlanRadar dans le post-traitement et le suivi permet de gagner jusqu’à 70 % de temps de travail, car toutes les données et tâches sont enregistrées numériquement sur site et documentées de manière complète. Avec l’utilisation du logiciel, le nombre de malentendus dans la gestion des tâches a également été réduit, car les actions à mener peuvent être situées directement dans le plan et enrichies d’informations supplémentaires telles que des photos et des messages vocaux », explique Benjamin de Beisac.
