Suele ser desalentador para los propietarios el elegir el mejor software de gestión para su pequeña empresa. Por ello, en este artículo te ofrecemos algunos consejos útiles para tu búsqueda.
Las tecnologías digitales son un elemento cada vez más común en las obras, las oficinas centrales y los equipos de diseño. Desde tecnologías de vanguardia, como la realidad aumentada y la impresión en 3D, hasta el modelado de información para la construcción (BIM) y softwares de gestión de proyectos, la adopción de herramientas digitales va en aumento en todas partes.
Sin embargo, tomando prestada una expresión común: el futuro de la tecnología de la construcción ya está aquí, sólo que no está distribuido uniformemente. Mientras que algunas de las mayores empresas constructoras del mundo están abriendo camino con tecnologías avanzadas, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas están muy atrasadas en la adopción de la tecnología. Una encuesta realizada a las PYMEs muestra que los niveles de adopción digital en las empresas de la construcción están por debajo de la media mundial.
Es una pena porque, como demostró otro estudio sobre las PYMEs de la construcción, las empresas más pequeñas son las que más pueden ganar con las tecnologías digitales. Las hace más eficientes, productivas y generan más beneficios. Las que adoptan la tecnología digital ven aumentar sus ingresos en un 6% de media. Entonces, ¿por qué las PYMEs de la construcción no se lanzan a probar las tecnologías digitales? ¿Cómo pueden elegir el mejor software de gestión de construcción para su empresa?
Obstáculos para el software de las pequeñas empresas de construcción
Desde nuestros teléfonos inteligentes y tabletas hasta los sistemas de correo electrónico e Internet, la mayoría de las personas se sienten relativamente cómodas utilizando la tecnología digital. Sin embargo, cuando se trata del lugar de trabajo, un gran número de empresas de la construcción siguen dependiendo de enfoques manuales, basados en el papel, para la planificación de proyectos, la gestión de la obra y la supervisión ¿Qué es lo que dificulta la digitalización en pequeñas empresas?
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Falta de habilidades
Los estudios revelan que uno de los mayores obstáculos a la hora de utilizar el software para pequeñas empresas de construcción es la falta de conocimientos internos. Las empresas que tienen pocos empleados pueden no sentirse cómodas descargando, instalando y operando nuevos tipos de TI.
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Coste
Otro de los obstáculos más citados para la adopción de software de gestión de la construcción para las pequeñas empresas es el coste. Con unos márgenes a menudo muy reducidos y un flujo de caja imprevisible, las pequeñas empresas son naturalmente reacias a invertir en nuevas tecnologías.
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Cultura
Aunque las empresas de construcción no se oponen intrínsecamente a las nuevas tecnologías, la mayoría han desarrollado su propia cultura -sus propias formas de hacer las cosas- que no dependen de la tecnología digital ¿Por qué invertir en TI si la forma actual de hacer las cosas funciona?
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Gama abrumadora
Una breve búsqueda en Internet revela la enorme variedad de programas informáticos para pequeñas empresas de construcción que existen. Con toda esa tecnología, de todos esos proveedores diferentes, ¿cómo saber cuál es el adecuado para tu empresa?
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Tiempo
Investigar, probar y aprender a utilizar las nuevas tecnologías requiere mucho tiempo. Si diriges una pequeña empresa de construcción, lo más probable es que no tengas mucho tiempo para probar muchos programas informáticos diferentes.
Estas barreras no son insignificantes. Por ello, no es de extrañar que muchas pequeñas y medianas empresas de la construcción prefieran recurrir a las TI genéricas para la comunicación y la colaboración.
Sin embargo, no cabe duda de que el uso de un software especializado para la construcción tiene muchas ventajas: una comunicación más rápida, colaboración más fluida, menos errores, ahorro de tiempo y una mayor precisión. Entonces, ¿por dónde empezar a la hora de elegir un software de gestión de obra para pequeñas empresas?
Cómo elegir el mejor software para pequeñas empresas
La elección del software que mejor se adapta a tu negocio es una decisión importante y afectará a la forma de trabajar de tus empleados y subcontratistas. A continuación, te damos algunos consejos:
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Empieza por considerar los problemas de tu negocio
A la hora de elegir un software de gestión de la construcción para una pequeña empresa, el primer paso, y el más importante, es analizar tu negocio y tus retos. ¿A qué problemas se enfrentan tus equipos a la hora de compartir información, comunicarse entre sí o gestionar el tiempo? Analizando los problemas, podrás crear una lista de las características que necesitas.
Ejemplo: Imaginemos una empresa que inspecciona de forma independiente obras para varios clientes. La empresa se da cuenta de que su proceso actual implica muchos desplazamientos entre las obras y la oficina central para transferir la información de las notas en papel a una base de datos central. Para solucionar este problema, buscan una tecnología que les permita enviar la información de forma instantánea a través de Internet. Esto eliminaría tanto los desplazamientos innecesarios como la introducción de datos.
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Adapta la tecnología a tus necesidades
La siguiente etapa en la elección de un software para pequeñas empresas de construcción es comenzar a relacionar las características de la tecnología con tus necesidades. Si tienes una lista de requisitos, te resultará más fácil examinar los distintos tipos de softwares de gestión de obra.. Si una solución no incluye una de las características esenciales, puedes excluirla inmediatamente y ahorrar tiempo en las pruebas.
Ejemplo: Nuestra empresa ficticia de inspección de obras crearía una lista de características para un software que, entre otras cosas, les permitiera tomar notas en una versión digital del plano del edificio y enviarlas a su base de datos central a través de Internet. Cualquier software que no cumpliera este requisito sería eliminado de la lista.
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Aprovecha las pruebas gratuitas
La mayoría de los programas de gestión de la construcción para pequeñas empresas te permiten experimentar con la tecnología para decidir si es adecuada para tu negocio. Cuando tengas una lista de posibles productos, pasa unos días con cada programa. Utilízalo en situaciones reales del día a día para saber si te conviene.
Ejemplo: Nuestra empresa de inspección de obras puede hacer pruebas con tres o cuatro tipos de software de gestión de proyectos de construcción. Tras probar cada uno de ellos durante unos días, deciden que se sienten más cómodos con un programa concreto.
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Empezar despacio y sin prisas
Una vez que hayas elegido tu software de construcción, se recomienda generalmente empezar a utilizarlo en un proyecto pequeño. Involucra a varios empleados de todos los niveles, para que puedas entender cómo utiliza el software cada uno de ellos. De este modo, podrás aprender más sobre la herramienta antes de desplegarla más ampliamente en la empresa. También puedes dedicar tiempo a personalizar los formularios e informes antes de compartirlos con otros equipos.
Ejemplo: La empresa ficticia de inspección de obras podría empezar a utilizar la nueva herramienta para realizar inspecciones en solo uno de los proyectos que le han contratado. El uso de la herramienta de esta forma limitada les permite compararla con su método de trabajo anterior y ver si realmente es la solución adecuada para sus necesidades.
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