La gestión de subcontratistas es una de las actividades más importantes en cualquier proyecto de construcción. Tanto si eres el contratista principal o subcontratista, necesitas contar con un control adecuado de tus equipos para garantizar entregas a tiempo y según el presupuesto acordado. Hasta ahora, esto ha sido principalmente un proceso manual y presencial. Pero la tecnología digital está empezando a cambiar el proceso.
Típicos problemas a los que poner fin en la gestión de subcontratistas
La gestión de los subcontratistas suele ser una actividad muy manual. Una vez que los subcontratistas llegan a la obra, los jefes de obra les muestran una copia en papel del plano de obra y les informan verbalmente de los plazos, problemas y expectativas. A continuación, se les pide que terminen su trabajo en un plazo determinado.
El problema es que este enfoque invita a los malentendidos y a la falta de comunicación. Aunque la mayoría de los subcontratistas están muy cualificados, este método manual hace más probable que demos con estos problemas
Pérdida de tiempo en reuniones, llamadas, emails…
La mala comunicación entre la parte interesada y el subcontratista es un problema muy común. Con métodos tradicionales, las empresas dedican mucho tiempo a ir detrás de subcontratistas mediante reuniones, llamadas, emails… Sin tener un canal de comunicación común, los equipos pierden mucho tiempo y la información no queda 100% clara ni para la constructora ni para los subcontratistas.
Falta de documentación o planos desactualizados
Al no contar con una organización clara de sus subcontratistas, los equipos pierden mucho tiempo en encontrar la documentación que necesitan sobre sus proyectos y generar informes.
Por otro lado, si se realiza cualquier cambio o actualización de los planos, puede darse el caso que los subcontratistas o colaboradores no estén informados y estén trabajando con otra información.
Retrasos en las entregas
Innumerables estudios han puesto de manifiesto la tendencia de los proyectos de construcción a entregarse con retraso y por encima del presupuesto. Esto no tiene por qué ser culpa de los subcontratistas; la mala gestión de los mismos, sin duda, desempeña un papel importante. Por ejemplo, un subcontratista puede estar en la obra y listo para trabajar, pero cuando llega a la obra se da cuenta de que no puede empezar porque el trabajo anterior todavía no ha sido realizado.
Mayor coste del proyecto
Según nuestro último informe, las rectificaciones u errores podrían estar costando al sector alrededor el 11% del coste del proyecto. Y el principal motivo de estas rectificaciones, se debe a una mala comunicación entre los diferentes intervinientes.
3 puntos clave para mejorar la gestión de subcontratistas
Teniendo en cuenta los problemas que una mala gestión de subcontratistas está causando al sector, vale la pena reflexionar sobre 3 puntos clave a mejorar:
Comunicación fluida, fácil e inmediata
Facilitar una comunicación fluida entre los equipos de proyecto y los subcontratistas es crucial para una gestión eficaz. Establecer canales de comunicación directos y accesibles, como aplicaciones de mensajería instantánea o plataformas colaborativas, permite una rápida transmisión de información y la resolución ágil de problemas. La disponibilidad inmediata para discutir cambios, aclarar dudas o compartir actualizaciones contribuye significativamente a mantener el proyecto en marcha sin demoras ni malentendidos.
Entorno común para la documentación y los planos del proyecto
Centralizar la documentación y los planos del proyecto en un único espacio accesible para todos los involucrados mejora la eficiencia y reduce la probabilidad de errores. Al tener un repositorio compartido de información actualizada, los subcontratistas pueden acceder fácilmente a los documentos relevantes sin perder tiempo buscando en múltiples fuentes. Esto fomenta una comprensión común de los requisitos del proyecto y promueve una coordinación más efectiva entre los equipos.
Contar con datos, para generar informes rápidos y estadísticas
La recopilación y análisis de datos son fundamentales para evaluar el progreso del proyecto y tomar decisiones informadas. Al mantener registros precisos y actualizados sobre el rendimiento de los subcontratistas, los gestores pueden generar informes detallados y estadísticas en tiempo real. Estos datos permiten identificar tendencias, áreas de mejora y oportunidades de optimización, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas y la implementación de medidas correctivas cuando sea necesario.
Ejemplos prácticos sobre cómo la digitalización beneficia la colaboración entre partes interesadas
Imagina que eres un electricista que instala el cableado en una nueva urbanización. La siguiente tabla compara la gestión de tareas de los subcontratistas con y sin tecnología digital:
| Tarea | Enfoque tradicional | Enfoque digital |
| Asignación de tareas | Recibirás un plano en papel con los planos actuales de la disposición de las paredes y los puntos eléctricos. Utilizarás el mismo plano para todo el proyecto o quizás tendrás que estar esperando nuevos planos en papel cuando alguien haga un cambio. | Tienes acceso a un plano en tu martphone y puedes ampliarlo fácilmente para obtener más detalles. El plano se actualiza automáticamente si hay cambios en el diseño. No hay peligro de perder o dañar el plano. |
| Gestión de la tarea |
Si se te acaba el plazo, tienes que visitar al director de la obra y solicitar una prórroga en persona, suponiendo que puedas encontrarlo. Esto no garantiza que informen al director del proyecto del cambio. | Puedes solicitar una prórroga desde la aplicación y registrarla automáticamente en el plan del proyecto. No hay confusión y puedes demostrar cuándo y por qué has pedido el cambio. |
| Dudas/Consultas | Si no estás seguro de una tarea, debes pedir aclaraciones al jefe de obra. Puede que tengan que llamar al arquitecto. | Si necesitas una aclaración o más detalles sobre una tarea, sólo tienes que enviar las consultas (incluyendo fotos o una nota de voz) a la persona que la asignó a través de la aplicación móvil. Entonces recibirán una notificación push y sabrán inmediatamente que alguien necesita ayuda. |
| Facturación | Facturas según tu tarifa establecida, pero siempre existe el riesgo de que el contratista principal pueda impugnar cualquier cargo si no puede ver las pruebas de tu trabajo. | Hay un registro digital claro de todas las tareas que se completan. Los jefes de obra te asignan trabajos y tú también tienes pruebas concretas de lo que terminas. |
La gestión de subcontratistas digitalizada
La digitalización de flujos de trabajo mediante una plataforma como PlanRadar es una forma eficiente de poner fin a estos problemas y darles solución. Al mejorar la comunicación, la transparencia y la asignación de tareas, los proyectos fluyen de forma más eficiente y productiva.
Ponemos algunos ejemplos sobre cómo la digitalización mediante PlanRadar ayuda a la gestión de subcontratistas:
- Asignación de tareas: Permite a la constructora asignar trabajos mediante formularios/tickets ubicados en el plano, a los subcontratistas que reciben directamente la notificación en su móvil o tablet.
- Comunicación: Una vez reciben la notificación, los subcontratistas pueden añadir comentarios, imágenes o vídeos sobre dudas, problemas o progreso de la tarea, evitando desplazamientos innecesarios por parte de la constructora.
- Alineación con el mismo plano actualizado: Todos los intervinientes trabajan sobre el mismo plano compartido a través de la plataforma. Si hay alguna modificación, todos reciben la notificación y el plano se actualiza.
- Informes: Desde la plataforma se pueden acceder a unas plantillas predefinidas o crear nuevas adaptadas a cada empresa. Una vez las plantillas están hechas y dispones de todos los datos del proyecto recopilados por subcontratistas, dirección facultativa y otros posibles intervinientes, la exportación de estos informes se realiza en cuestión de segundos.
