Las no conformidades en los sistemas de calidad aparecen cuando un elemento de una construcción no cumple con los estándares recogidos en la normativa. Su gestión puede resultar tediosa y requiere de documentación, tiempo y obra para poder corregirlas. Por suerte, existen herramientas digitales como PlanRadar que te ayudan a facilitar el proceso, para conseguir una gestión cómoda y eficiente con todas las partes intervinientes.
Las no conformidades engloban todas las actividades, elementos o materiales de una obra que no cumplen con los requisitos establecidos por la normativa vigente en el país. Son comunes en los proyectos de obra y muchas veces, llevan asociado un coste económico, por ello, es esencial gestionarlas correctamente y minimizar su impacto. Te contamos cómo a continuación.
Comunicación fluida con todos los intervinientes
Conseguir una comunicación fluida entre todas las partes, facilitará la resolución de las no conformidades. La colaboración de los intervinientes en el proceso será necesaria para poder detallar las reparaciones o cambios que deben realizarse y lo que puede suponer a nivel económico y logístico en el proyecto de obra inicial.
También, es crucial conformar un equipo de profesionales que actúen como responsables del proceso, para asegurar una correcta gestión. PlanRadar aparece como una solución para poder conseguir una comunicación fluida y actualizada entre las partes, los responsables podrán compartir la documentación necesaria, los planos y presupuestos actualizados. Además, la herramienta incorpora un chat en vivo, para poder comentar de manera rápida cualquier cambio.
Documentación detallada de la no conformidad
Cuando se realiza una apertura de una no conformidad en un proyecto de obra, es esencial crear una documentación detallada de la misma. Debe registrarse e informarse a las partes interesadas y marcar con precisión el problema, dónde ha ocurrido y qué repercusiones tiene.
Es fundamental recoger en un informe detallado el impacto de corregir esta no conformidad y proponer una acción correctiva para poder resolver el contratiempo. Esta base servirá como guía para los responsables de la obra que deban corregirla, y será de gran utilidad para poder presupuestar las modificaciones.
Detección de la causa de la no conformidad y corrección
Cuando aparece una no conformidad se recomienda actuar rápido, estas pueden retrasar el proceso y afectar de manera directa al cliente final. Si se trata de una queja por los acabados, es importante dialogar con las partes para conseguir hallar el inconveniente de raíz y solucionarlo. La causa aparece de manera inmediata después de detectar el problema en muchas ocasiones, se debe diseñar una acción correctiva a medida e implementarla lo antes posible.
Además, debemos tener en cuenta que la solución debe ser efectiva a corto y largo plazo. Muchas veces, existen soluciones provisionales que pueden resultar efectivas durante un tiempo, pero se debe trabajar para corregir el error de raíz, evitando que se repita.
Planificación de acciones correctivas
La gestión de una no conformidad de manera eficiente va de la mano con una buena planificación de las acciones correctivas que deberán llevarse a cabo. En PlanRadar podrás crear tareas y asignarlas a los responsables para que puedan actualizarlas a tiempo real. Además, puedes adjuntar toda la información necesaria para evitar problemas de comunicación con el equipo.
Es crucial calcular los tiempos de la acción correctiva, así como los materiales y personal que se necesitará, así se puede estimar la repercusión en la obra. También, se recomienda establecer prioridades y marcar las tareas más importantes dentro de las acciones correctivas.
Seguimiento y supervisión de acciones correctivas
Una buena planificación funcionará como guía de acción para todo el equipo, pero será necesario realizar un seguimiento de las acciones y supervisar cada fase del proceso. Con un seguimiento continuo, será más sencillo corregir posibles desviaciones de la planificación inicial.
Será recomendable buscar una acción correctiva cómoda y eficaz. En caso de producirse una demora en la realización, es común apostar por soluciones provisionales, sin dejar de lado la definitiva. Así se mejora la experiencia del cliente y se evitan problemas con la normativa en cuanto a no conformidades.
Paneles de supervisión e informes en pocos minutos
La creación de paneles de supervisión y la generación de informes son dos herramientas de gran utilidad para un seguimiento efectivo de las acciones correctivas. Estos pueden requerir de tiempo y dedicación por parte del equipo y pueden quedar en segundo plano, para evitarlo, se recomienda utilizar una herramienta digital especializada.
PlanRadar es una solución digital especializada en el sector de la construcción y será tu mejor aliado para conseguir informes veraces y detallados en cuestión de minutos. Podrás generarlos desde todos tus dispositivos y complementarlos con paneles de supervisión actualizables. Esto te ayudará a no perder tiempo con la gestión, sin renunciar a un buen seguimiento.
Verificación y aprobación
El último paso de la gestión de las no conformidades es la correcta verificación y aprobación después de aplicar las correcciones. Esta aprobación debe registrarse para poder dar por finalizada la apertura de la no conformidad en una obra. Deberá explicarse el porqué del problema y las correcciones que se han llevado a cabo, así como las partes intervinientes en todo el proceso.
Resultados de una gestión eficiente de no conformidades
La gestión eficiente de no conformidades requiere de planificación, una comunicación fluida y análisis de lo sucedido. Siempre se debe trabajar para buscar la causa del problema y aplicar correcciones eficaces. Si generamos un proceso ameno y cómodo para todas las partes, conseguiremos un mejor resultado.
Las empresas dedicadas a la construcción apuestan por incorporar herramientas digitales para mejorar sus procedimientos cuando aparece una no conformidad en alguno de sus proyectos. Es algo que ocurre comúnmente y aprender a gestionarlo de manera eficaz traerá beneficios para todas las partes implicadas en el proceso. Algunos de los beneficios más destacados son:
- Ahorro de tiempo y costes: una correcta gestión de las correcciones a aplicar, te ayudará a ahorrar tiempo en la preparación de la documentación, planificación, seguimiento y verificación final. Se trata de un proceso tedioso y dependiendo de la no conformidad puede requerir de una inversión de tiempo y dinero significativa.
- Optimiza el reconocimiento de calidad de tu empresa: apostar por la calidad y aplicar medidas correctivas en los proyectos de obra evitará la aparición de nuevas no conformidades.
- Empleados y clientes satisfechos: una gestión efectiva de las no conformidades dará seguridad a tus clientes y los ratios de satisfacción mantendrán buenos estándares.
