Pocas industrias requieren de una documentación tan exhaustiva y rigurosa como la construcción. La documentación se ha convertido en un requisito fundamental de pequeños y grandes proyectos de obra y su principal función es asegurar la legalidad y seguridad de la obra que se llevará a cabo. Aquí te enseñamos la documentación obligatoria en obras de construcción, los tipos de documentos requeridos y cómo gestionarlos correctamente.
La documentación y su correcta gestión es todavía un reto para muchas empresas, sobre todo si no hacen uso de herramientas digitales especializadas como PlanRadar. La gestión de la documentación obligatoria en obras de construcción requiere de tiempo y dedicación, por suerte, actualmente existen soluciones digitales que facilitan la gestión documental digitalizada para pequeños y grandes proyectos de obra. Una apuesta por la eficiencia, el ahorro de tiempo y la seguridad de que una obra cumple con la legalidad vigente.
Documentación obligatoria según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales
Antes de poder empezar un proyecto de obra, el artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece una serie de documentos obligatorios. Entre ellos se encuentran:
- La evaluación de riesgos: este documento contiene una identificación detallada de los riesgos laborales a tener en cuenta en un proyecto de obra, incluyendo peligros físicos, químicos y ergonómicos. Además, también incluye la probabilidad y gravedad de los riesgos en caso de que ocurrieran y las medidas preventivas para evitarlos o minimizar su efecto.
- La planificación de las actividades preventivas: este documento recoge las acciones preventivas concretas que se llevarán a cabo para prevenir los riesgos identificados en el documento anterior. Se incluyen medidas de control, elementos de seguridad y preparación de los trabajadores y responsables.
- Las medidas de protección y prevención a aplicar: este documento se relaciona con los dos nombrados anteriormente. Recoge las medidas y protecciones que el personal debe utilizar para minimizar y evitar los riesgos laborales.
- Resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo: Este documento sirve para registrar los resultados de los controles e inspecciones realizadas. Debe contener información sobre elementos como los controles de la maquinaria, señalización y sistemas de ventilación, entre otros.
- Controles del estado de salud de los trabajadores y posibles conclusiones: se debe llevar un registro de los exámenes de salud y evaluaciones específicas de los trabajadores requeridas para evitar riesgos laborales. También deben especificarse posibles conclusiones de los resultados analizados.
- Registro de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado a los trabajadores una incapacidad laboral superior a un día: este documento registra toda la información relacionada con los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales que hayan incapacitado a un trabajador durante un periodo superior a un día.
- Registro de la formación e información suministrada a los trabajadores. Recolecta toda la información referente a las formaciones e informaciones proporcionadas a los trabajadores.
- Plan de emergencia: un proyecto de obra debe tener un plan que establezca los procedimientos a seguir en caso de emergencia, accidente laboral o evacuación. Este plan contendrá información como los equipos de emergencia y los contactos de respuesta rápida.
- Visitas de la Inspección de Trabajo: registra las visitas realizadas por los inspectores de trabajo, con el objetivo de verificar que se cumplen las normativas vigentes de prevención de riesgos laborales en la obra. Se deberán incluir los detalles de la visita, las observaciones realizadas y las acciones que deben realizarse para corregir posibles incumplimientos.
Los documentos requeridos pueden variar según la zona o país en el que se realice el proyecto de obra. Sin embargo, en España, la aportación de estos documentos es obligatoria y la no aportación de los mismos, puede conllevar sanciones económicas.
Otros documentos exigidos antes o durante la ejecución del proyecto
Además de la documentación especificada en el punto anterior, también existen otros documentos que no debemos perder de vista en un proyecto de obra. Estos son esenciales para la ejecución completa del proyecto y, contar con ellos, facilitará los trámites a realizar. Entre ellos encontramos:
- El permiso de obra: el permiso de obra es la licencia de obras de construcción y debe adquirirse antes de empezar el proyecto. Debe pedirse en el Ayuntamiento responsable de los terrenos donde se construirá y puede demorarse varios meses hasta la aprobación de la solicitud.
- Inscripción en el Registro de empresas Acreditadas (REA): este documento acredita que la persona responsable ha recibido formación en prevención de Riesgos Laborales. También demuestra que se dispone de un Servicio de Prevención para el proyecto de obra y un equipo responsable que puede ejecutarlo.
- Certificado de corriente de pago en la Seguridad Social y de pago de los Seguros Sociales.
- Seguro de Responsabilidad Civil que cubra un mínimo de 600.000 euros en caso de siniestro.
- Certificado de Contratistas y Subcontratistas emitido por Hacienda.
Estos documentos aseguran el cumplimiento de la normativa vigente y facilitarán los trámites de gestión que deben realizarse durante todo el proceso de obra. Algunos de estos documentos, deberán aprobarse con antelación al inicio de la obra, como es el caso del Permiso de Obra, por ello, suele pedirse con meses de antelación al inicio de la construcción.
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