Ahorrar tiempo con una comunicación eficaz gracias a PlanRadar

Cómo REWE Group Austria optimiza la gestión de defectos y aprobaciones durante la construcción, así como, la renovación de locales comerciales y la gestión de inventario de las sucursales

REWE Group Austria, un gran conglomerado de distribución a minoristas, tuvo que hacer frente al reto de eliminar el trabajo duplicado y de optimizar sus procesos de gestión y aprobación de defectos. Inicialmente experimentaron con varios métodos, incluyendo el uso del software de Microsoft Office, pero vieron que era poco efectivo. Como solución, se decidieron por PlanRadar.

Los usuarios se adaptaron rápidamente a la plataforma (ya que con ella era más sencillo asignar tareas de forma efectiva), a la centralización del acceso a la información y a la optimización de la gestión que quejas. Como resultado, ahorraron tiempo, redujeron los requisitos del equipo y disminuyeron los costes.

En general, PlanRadar mejoró significativamente la eficiencia de los procesos, redujo el uso de papel y ofreció unas soluciones claras, estandarizadas y rentables para la gestión y aprobación de los defectos dentro de REWE Group Austria.

El desafío: eliminar la duplicación de las tareas

Como project manager sénior, Roger Lenherr es responsable de introducir PlanRadar en el Departamento Técnico. Los project managers técnicos se encargan de coordinar y controlar los costes, las fechas límite y la calidad de todo el proyecto. BILLA descubrió PlanRadar cuando el equipo buscaba una aplicación web para estandarizar los procesos de gestión de defectos y aprobaciones. En proyectos anteriores, el equipo había probado otros métodos, incluyendo usar el software Microsoft Office para las encuestas en las tiendas. También probaron de enviar mensajes simples por teléfono o correo electrónico o de incluirlos en los diferentes reportes de construcción. Esto no condujo a la eficiencia deseada, ya que se duplicaron una gran cantidad de tareas. A modo de ejemplo, algunos problemas fueron llevados a cabo tanto por el equipo local de inspección de obra como por los técnicos especializados. Finalmente, el equipo decidió probar PlanRadar consiguiendo resultados mucho más favorables.

La solución: una mayor eficiencia con la herramienta sencilla de ticketing de PlanRadar

En REWE Group Austria, la introducción de PlanRadar comenzó en las tiendas BIPA en 2014. El equipo probó las distintas funciones del software en un proyecto inicial, y los usuarios quedaron conquistados. En particular, el equipo descubrió que el sistema de ticketing flexible optimizaba los procesos de trabajo. Es posible asignar directamente las tareas y órdenes de trabajo a la persona responsable, y el resto del personal puede consultar el estado de la situación en cualquier momento. Roger Lenherr explicó por qué está contento con el software: “Al usar una plataforma central, todos los técnicos tienen acceso al mismo nivel de información. Así se evitan los errores y los problemas de comunicación”. PlanRadar ayuda a los técnicos y arquitectos a ahorrar mucho tiempo al permitirles añadir marcadores en los planos digitales, cargar fotos y enviar la documentación completa desde la obra a través de tablets y smartphones. La gestión de reclamaciones puede iniciarse inmediatamente después de identificar un problema. Al trabajar con PlanRadar, el equipo también necesita menos equipamiento para la gestión de defectos y aceptación en la obra. El personal ya no necesita llevar grandes planos impresos, cámaras o cuadernos de notas. En cambio, todos estos elementos pueden ser sustituidos por las funcionalidades de PlanRadar para dispositivos móviles. “PlanRadar se utiliza regularmente para las renovaciones y el trabajo de las nuevas edificaciones en la venta minorista de alimentos para BILLA, BILLA PLUS, BIPA, PENNY y ADEG. Alrededor de cinco usuarios por tienda emplean el software”, indicó Stefan Pany. Con un número tan elevado de usuarios, la etapa de formación es muy importante. Todo el personal implicado debe tener un buen conocimiento del software para poder utilizar sus numerosas funcionalidades y lograr los mejores resultados posibles. En REWE Group Austria, el desafío se ha superado con los documentos de empleo y formación que creó la empresa. Estos contienen todas las responsabilidades y condiciones básicas de uso que deben conocer los usuarios.

El resultado: Ahorro de tiempo, procesamiento eficaz y nuevos usos

Gracias a la utilización de PlanRadar en la construcción y el control de las tiendas de REWE Group Austria, la empresa ha experimentado un aumento significativo de la eficacia de los procesos. Roger Lenherr explicó su experiencia positiva con el software y el ahorro de tiempo que supone: “Con PlanRadar, nuestros procesos están estandarizados, son claros y eficaces. Ninguna tarea se duplica”. Debido a que usar el software de gestión de tareas y defectos reduce el uso de papel, la empresa también disminuye sus costes. Roger Lenherr ya tiene previsto adoptar PlanRadar en REWE Group Austria para más usos: “PlanRadar ha demostrado ser una herramienta intuitiva y fácil de usar en nuestros procesos. En la actualidad, se utiliza principalmente para la gestión de defectos y aceptación de obras. Sin embargo, también se adoptará para la documentación de la obra en el futuro”.