NORD/FM ahorra tiempo usando un software de gestión de proyectos
Cómo la empresa gestora de instalaciones NORD/FM está ahorrando hasta el 70 % del tiempo dedicado al trabajo de seguimiento
NORD/FM, una empresa de gestión de instalaciones con sede en Hanover con 145 empleados y 12,5 millones de euros en ingresos anuales, ha transformado sus procesos de gestión de proyectos con el software de PlanRadar. Antes, la documentación de las condiciones de los edificios y la gestión del trabajo de seguimiento suponía un desafío largo y tedioso. Gracias al software de gestión de proyectos de PlanRadar, han logrado optimizar las inspecciones de los edificios, permitiendo el registro digital inmediato de las condiciones, las necesidades de mantenimiento y los daños. Estos datos se clasifican, comparten y analizan de forma eficiente, lo que permite ahorrar hasta un 70 % de tiempo. Una colaboración a tiempo real garantiza la precisión y minimiza los malentendidos, y PlanRadar ofrece una solución personalizada y adaptada a las necesidades de gestión de propiedades de NORD/FM.
El problema: el registro del estado actual de los edificios y el trabajo de seguimiento relacionado llevan mucho tiempo.
Benjamin de Beisac es responsable de la administración de bienes inmuebles en NORD/FM y revisa el trabajo de construcción, así como las tareas relacionadas con la gestión de instalaciones. Como cada edificio es único, documentar todo el trabajo que hay que hacer y los datos del mismo, suele implicar un esfuerzo considerable. Antes, este era el caso, especialmente para los trabajos de seguimiento.
El personal solía pasar horas en la oficina tras una inspección de un bien inmueble, recopilando fotografías y datos en las listas de defectos antes de compartir estos documentos con las personas responsables. Además, el flujo de información entre las partes implicadas solía estancarse debido a lagunas o faltas de información. «Una persona conocía la existencia del defecto, pero el resto no», dice Benjamin de Beisac. Como consecuencia, surgían retrasos en el progreso de los proyectos, malentendidos o incluso trabajo duplicado.
La solución: el software de gestión de proyectos de PlanRadar hace que los procesos en la obra y en la oficina sean más eficientes
NORD/FM usa el software de gestión de proyectos de PlanRadar para la gestión de proyectos y de mantenimiento, con el fin de aumentar la eficiencia de estos procesos. Cuando el estado de un edificio se supervisa como parte de una diligencia debida técnica para los procesos de compra, el estado actual de los bienes inmuebles se registra de forma digital. Para este fin, los planos pueden cargarse de forma rápida y sencilla en el sistema. Con tan solo tocar un botón, se pueden registrar características específicas en los puntos relevantes de los planes digitales y los modelos BIM a través de los teléfonos y tabletas o del ordenador.
Para las inspecciones anuales de los edificios, la empresa registra el estado de los edificios, los requisitos de mantenimiento y los daños, todo con el software de gestión de proyectos. Los puntos anotados se clasifican en función del grado de necesidad de cada acción y se comparte con los empleados y los contratistas de forma inmediata. La función de exportación a formato Excel posibilita el análisis de datos compacto y sirve como base para un reporte claro sobre la gestión. Además del seguimiento de los defectos, el software de gestión de proyectos también se usa para la creación de actas de las reuniones relacionadas con la construcción y de listas de tareas por hacer. «El hecho de que los tickets puedan programarse con libertad significa que los registros pueden adaptarse a los requisitos individuales», dijo Benjamin de Beisac.
En los procesos de arrendamiento de los proyectos existentes, NORD/FM utiliza PlanRadar para el registro concreto de las demandas que los inquilinos hayan mencionado durante las inspecciones y negociaciones. Los datos registrados pueden usarse para tomar en cuenta dichas demandas en caso de que haya que renovar la propiedad arrendada.
El resultado: el software de gestión de proyectos reduce la cantidad de trabajo
Con el software de gestión de proyectos de PlanRadar, los project managers pueden hacer un seguimiento del estado del trabajo en los edificios a tiempo real. Al poner en contacto a comerciantes y a otros subcontratistas sin coste adicional, NORD/FM tiene acceso a toda la información sobre los detalles de finalización y los plazos disponibles en todo momento. El mapeo de las tareas a tiempo real evita el trabajo duplicado, ya que todos los participantes del proyecto pueden comprobar el estado actual en cualquier momento.
Benjamin de Beisac explicó los beneficios: «Para NORD/FM, usar PlanRadar para el trabajo de seguimiento ha supuesto un ahorro de tiempo del 70 %, ya que todos los datos y tareas se registran y se documentan de forma consistente en la obra. Al trabajar con el software, el número de malentendidos relacionados con la gestión de tareas también se ha reducido, ya que se pueden localizar las acciones directamente en el plan digital y completarlas con información adicional relevante, como fotografías y mensajes de voz».
