Documentación eficiente y seguimiento de la obra
Cómo la promotora inmobiliaria CG Elementum AG ahorra tiempo en sus proyectos de construcción con PlanRadar
CG Elementum es una empresa alemana de promoción y desarrollo inmobiliario con más de 25 años de experiencia. Querían mejorar sus procesos de documentación y adoptar sus procesos de seguimiento y, para ello, decidieron trabajar con PlanRadar para superar esta compleja tarea.
Desde que CG Elementum empezó a trabajar con la plataforma, ha experimentado un ahorro significativo de tiempo tanto en la comunicación como en el seguimiento, y sus usuarios han podido constatar una mayor rapidez en la gestión de las quejas y en los procesos relacionados con la fijación de plazos. Además, ahora hay menos consultas y malentendidos lo que, consecuentemente, lleva a un menor número de errores en la ejecución de los proyectos.
El problema: implementaciones a tiempo de proyectos
Wiebke Kestler es jefa de obra en CG Elementum y es responsable de que los proyectos se terminen a tiempo, pero esta tarea no siempre ha sido fácil y hay ciertos problemas que han complicado aún más su consecución.
Un ejemplo es el largo proceso que suponía la documentación de las tareas, como la cumplimentación de los diarios de obra, que se rellenaban a mano en un cuaderno. El inconveniente: solo una persona podía escribir en el diario de obra a la vez y, para el resto de las partes implicadas, la información escrita podía no ser fácilmente comprensible debido a una caligrafía ilegible.
Se puso de manifiesto que el seguimiento de los defectos y los servicios pendientes resultaba ser igual de complicado. «Esto, entre otras cosas, se debía a la dificultad de asignar los puntos registrados. Por lo general, las fotos no estaban en orden, las ubicaciones no estaban claramente definidas y la información no era visible para todas las personas involucradas en el proyecto», dice Wiebke Kestler.
La solución: documentación digital y seguimiento
Desde el verano de 2019, CG Elementum ha pasado todas sus tareas de documentación y seguimiento al software de Plan Radar como parte de su estrategia de digitalización. Además, el aumento en el número actual de los proyectos de construcción, que asciende a más de 35, hace que este procedimiento sea necesario. Wiebke Kestler explica lo que acabó por inclinar la balanza a favor de la herramienta: «Estuvimos considerando varios productos, pero nos acabamos decantando por PlanRadar, porque su software es intuitivo y fácil de entender. La distribución de derechos para cada puesto en la empresa también hace que el software sea aplicable de forma universal».
Gracias a PlanRadar, CG Elementum aumenta su eficiencia en varias actividades:
Documentación: la documentación de los procesos de construcción es ahora más fácil y rápida gracias al diario digital de obra. Desde el registro de defectos a la documentación del trabajo restante, la información se registra claramente con palabras y fotografías a las que pueden acceder todas las personas involucradas en el proyecto. Otra ventaja de trabajar con PlanRadar: la documentación puede rellenarse a través de dispositivos móviles en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Aceptaciones: durante los controles de calidad en obra, se localizan los puntos directamente en el plan digital junto con comentarios, imágenes y documentos. De esta forma, se pueden ver todas las medidas de un solo vistazo y toda la información se recopila en un mismo sitio.
Coordinación: con PlanRadar, la información se intercambia a tiempo real y de forma transparente entre CG Elementum, diferentes oficios, urbanistas, expertos y otras partes interesadas. Los servicios, las tareas y otros detalles son fácilmente comprensibles para todas las partes implicadas y, en caso de preguntas o ambigüedades, el software permite una comunicación directa entre las personas responsables.
Según Wiebke Kestles, esto hace que el trabajo con PlanRadar sea aún más sencillo: «Una única sesión de formación es suficiente para que el usuario aprenda las funciones básicas. Se tarda aproximadamente una hora y supone una introducción del software para los usuarios, para que puedan usarlo sin problema».
El resultado: un aumento de la eficiencia en muchas áreas.
CG Elementum registra varias mejoras de eficiencia con el uso de PlanRadar. «Hemos visto un ahorro significativo de tiempo en cuanto a la documentación y al seguimiento. La gestión de quejas y los procesos relativos al establecimiento de plazos también son mucho más rápidos», dice Wiebke Kestler.
La clara asignación de puntos se traduce en un menor número de conflictos y malentendidos, lo que a su vez deriva en menos errores en la ejecución. Además, la documentación con PlanRadar puede usarse para diferentes fases del proyecto, desde la planificación hasta la ejecución, o la gestión de garantías y de los inmuebles.
