Registros de auditoría a prueba de manipulación para la prevención de incendios
Cómo el proveedor de servicios contra incendios Britannia Acoustic & Fire usa PlanRadar para documentar sus instalaciones
Britannia Acoustic & Fire Ltd, un importante proveedor de servicios de protección contra incendios en Essex, buscaba documentar de forma meticulosa las instalaciones de protección contra incendios y gestionar los detalles de los proyectos de forma más eficiente. Al empezar a usar PlanRadar, la empresa no solo cubrió su necesidad de tener unos registros de auditoría detallados y a prueba de manipulación, sino que también consiguió simplificar la documentación en obra tanto para los jefes de obra como para los subcontratistas, reduciendo, así, el papeleo. Lograron, de ese modo, pasar de unos 5 folios al día por trabajador a apenas un puñado de entradas digitales. Britannia ya se ha beneficiado de PlanRadar en más de 20 proyectos, lo que les ha permitido ahorrar tiempo, garantizar una documentación exhaustiva, optimizar la comunicación y ofrecer informes de progreso rigurosos y a tiempo real.
La prueba: aplicaciones prácticas en línea
En un principio, los directores de Britannia se plantearon el uso del software BORIS, pero tras una demostración de PlanRadar, les quedó claro que nuestro software es flexible y puede cubrir todas las necesidades de Britannia. Uno de los principales retos a superar mencionados fue la forma en la que el equipo de obra y, en particular, los subcontratistas, iban a adaptarse al uso de una aplicación.
En primer lugar, para probar PlanRadar con el equipo de obra, se introdujo para uso de los subcontratistas en un proyecto de menor tamaño. Durante la prueba, estos se dieron cuenta de que, gracias a PlanRadar, se remplazaba todo el papeleo, lo que en ocasiones suponía rellenar hasta cinco folios antes de terminar su jornada laboral. Una vez puesto de manifiesto que se podían ahorrar todo ese tiempo, los subcontratistas y los jefes de obra se mostraron entusiasmados con el uso de PlanRadar.
Hasta la fecha, Britannia ya ha usado PlanRadar en más de 20 proyectos y su intención es seguir usando el software en cada uno de sus proyectos futuros.
El mayor proyecto: reparación de revestimientos
Tras la prueba exitosa en un proyecto pequeño, el valor de PlanRadar cobró aún más fuerza cuando se usó en uno de los proyectos más grandes de Britannia hasta la fecha: la instalación de un sistema compartimentado de protección contra incendios en el exterior de un bloque de apartamentos de gran tamaño. Como el revestimiento ya estaba instalado en las viviendas, el equipo de Britannia tuvo que retirarlo en primer lugar para poder instalar las medidas de protección contra incendios necesarias y luego volver a colocar el revestimiento. Esto requirió la experiencia de un equipo de trabajos verticales, por lo que el resto de las tareas presentaba retos adicionales al tener que realizar trabajos en altura.
Debido a unas normas de seguridad mucho más estrictas sobre el revestimiento, todos y cada uno de los pasos debían estar minuciosamente documentados y fotografiados. Recopilar toda esta documentación de forma manual habría supuesto mucho tiempo. Además, el cliente solicitó el envío de actualizaciones a tiempo real para poder monitorizar el proceso durante la totalidad del proyecto.
Gracias a PlanRadar, Britannia pudo entregar el proyecto a tiempo y con todas las pruebas necesarias registradas de forma segura. Al crear tickets para cada acción y registrar el progreso y las fotografías en un plan digital de la fachada, el equipo pudo asegurarse de que todos los elementos estaban correctamente instalados, y pudo justificar los materiales utilizados, el personal involucrado y la fecha y hora de cada acción, mediante la aportación de las fotografías necesarias.
Además, con las plantillas flexibles para reportes de PlanRadar, a Britannia le fue muy sencillo ofrecer al cliente reportes de progreso regulares y exhaustivos. Al final, Britannia pudo completar el proyecto y entregárselo al Consejo Nacional de Construcción de Viviendas de Reino Unido (NHBC) para que realizara el control de calidad y procediera a su firma.
Una solución para Britannia y para sus clientes
Para Hayleigh Lake, directora de oficina en Britannia, cuyas responsabilidades incluyen la puesta en marcha de nuevos proyectos con planes digitales enviados por los clientes, la asignación del equipo de obra al proyecto y la selección de los tickets y las listas que deben usar, con PlanRadar han logrado optimizar diferentes tareas. A los supervisores de obra se les añade como usuarios internos, mientras que los subcontratistas utilizan cuentas gratuitas para subcontratistas con las que acceden a las tareas y llevan un seguimiento de su trabajo.
Lake también usa PlanRadar para generar reportes que envía a los clientes, algunos de los cuales solo solicitan un informe al final del proyecto o al finalizar etapas clave; otros necesitan recibir la información de forma más regular. También reconoce el valor de PlanRadar a la hora de aligerar la carga del papeleo. «Al usar PlanRadar, hemos conseguido deshacernos de todo el papeleo innecesario y hemos sustituido por completo las fichas en la obra. Tampoco tengo que ir recopilando diferentes hojas de papel para actualizar a los directivos del estado de una obra: pueden entrar en el sistema y encontrar toda la información que necesitan».
Aunque usar el software no evita que surjan problemas en un proyecto, PlanRadar facilita el trabajo de Britannia a la hora de identificarlos. Por ejemplo, Lake menciona los casos en los que el equipo de gestión podía ver, en las estadísticas de usuario de PlanRadar, cuando algún subcontratista no había ingresado en la aplicación o no había entrado en sus tareas. También pueden ver cuánto tiempo dedican los subcontratistas a cada ticket en concreto. Eso significa que pueden intervenir incluso antes de recibir el informe del supervisor de obra.
PlanRadar le aporta a Britannia las herramientas que necesita para documentar su trabajo e informar del mismo a sus clientes, ahorrando tiempo del equipo, reduciendo el papeleo, simplificando la comunicación y aportándoles una visión general de todos los proyectos.
