Gestión inmobiliaria con software para ahorrar tiempo y recursos

Control total de actividades de mantenimiento y reparación de 30 hoteles con PlanRadar
Descubre cómo lo hace el fondo, promotor inmobiliario y gestor de activos Art-Invest Real Estate.

Art-Invest Real Estate, una de las principales empresas de inversión de Alemania, experimentaba dificultades operativas en la gestión del mantenimiento y las reparaciones debido a su dependencia del papel, boli y correos electrónicos.

Al utilizar PlanRadar en los 30 hoteles que gestionan, consiguieron agilizar las órdenes de trabajo, documentar las reparaciones y mejorar las relaciones con los contratistas. Descubre cómo esta innovadora solución ha aumentado la eficacia y reducido significativamente los costes de Art-Invest Real Estate.

El problema: la gestión del correo electrónico es complicada y requiere mucho tiempo.

Constantin Hoss es responsable de la gestión de activos hoteleros en Art-Invest Real Estate. Junto con su equipo, gestiona una cartera de unos 30 edificios. Desde el punto de vista comercial, esto incluye todas las actividades relacionadas con los contratos de alquiler y arrendamiento. Desde el punto de vista técnico, se centra en los trabajos de mantenimiento, desde pequeñas reparaciones hasta grandes intervenciones. En el curso de su trabajo, Constantin Hoss está en contacto activo con los administradores de fincas.

En el pasado, las cosas no siempre iban bien. “Los correos electrónicos a veces desaparecían en la avalancha de comunicaciones diarias. Y si querías conocer el estado actual de un trabajo, primero tenías que rebuscar entre todos los mensajes. A veces la gente se olvidaba de guardar los documentos relevantes en el disco duro, así que teníamos que buscarlo todo laboriosamente”, nos cuenta el Gestor de Activos. La falta de una visión de conjunta aumentaba la carga de trabajo administrativo. Y eso costaba tiempo.

La solución: gestionar los bienes inmuebles con software hace que los procesos sean más eficientes

Art-Invest Real Estate eligió el software de gestión de edificios de PlanRadar para hacer más eficaces las actividades de mantenimiento y reparación. Tras una exitosa fase piloto en dos hoteles, Constantin Hoss y su equipo extendieron el software a toda la cartera de hoteles. PlanRadar se utiliza para supervisar todas las medidas de mantenimiento para la gestión de defectos.

Cuatro aspectos clave:

1. La comunicación

Especialmente en los grandes hoteles urbanos con varios centenares de habitaciones, se producen muchas averías con regularidad a lo largo del tiempo. Toda la comunicación relacionada se transfiere de los correos electrónicos a PlanRadar y ahora tiene lugar en una sola plataforma mediante imágenes, vídeos, comentarios y la función de chat.

2. Aprobaciones

La gestión de reparaciones, incluidos la búsqueda de presupuestos y la gestión de contratistas externos, corre a cargo en parte de los técnicos in situ del operador. Como propietario, Art-Invest Real Estate paga gran parte de los costes. Esto significa que los procesos relativos a los defectos que se produzcan deben ser aprobados por Constantin Hoss y su equipo a través del software. Con PlanRadar, las aprobaciones son más rápidas gracias al rápido intercambio de información.

3. Supervisión del proyecto

Gracias al panel de control y las estadísticas de fácil visualización en PlanRadar, Constantin Hoss puede supervisar el estado actual del trabajo en todos los hoteles gestionados.

4. Gestión documental

Todos los documentos relacionados con los problemas se almacenan en PlanRadar.

El resultado: el software de gestión inmobiliaria PlanRadar ayuda a ahorrar tiempo y recursos

Con el software PlanRadar, Constantin Hoss y su equipo se benefician de procesos mucho más eficientes: “PlanRadar nos ahorra gran parte de los correos electrónicos y papeleo. Como toda la información, incluida la correspondencia, está en un solo lugar, la tramitación de los defectos es más rápida y es más fácil comprobar el estado actual. Así, ahorramos tiempo en trabajo administrativo y tenemos más recursos para otras actividades”. No sólo se benefician los gestores de activos de Art-Invest Real Estate, sino también los operadores hoteleros.  Recibimos comentarios muy positivos de los hoteles sobre PlanRadar. Los operadores aprecian los tiempos de procesamiento más cortos, lo que significa que los trabajos se gestionan más rápidamente. También nos ayuda que PlanRadar permita crear distintos roles para los usuarios. Como resultado, los operadores sólo ven la información que es relevante para ellos”, dice Constantin Hoss.