Aumento del 15% en la productividad en el mantenimiento y la generación de informes

Cómo Avensis Ingenieros utiliza PlanRadar para mantener los sistemas de ventilación en el metro de Barcelona

Avensis Ingenieros, una oficina técnica de ingeniería, instalaciones y prevención de riesgos con sede en Barcelona, es responsable del mantenimiento de los sistemas de ventilación en la línea 9 del metro de Barcelona.

Con el fin de mejorar su comunicación, transparencia y precisión a la hora de enviar informes a las autoridades regionales, han implementado el uso de PlanRadar para monitorizar los progresos, gestionar documentos y cooperar con las autoridades regionales.

Como resultado, Avensis Ingenieros ha conseguido reducir en un 48 % su tiempo de reuniones y en un 80 % el número de correos electrónicos. Además, el número total de tareas completadas ha aumentado un 15 %.

El reto: comunicación, transparencia y precisión

Avensis Ingenieros se encarga del mantenimiento del sistema de ventilación de la línea 9 del metro de Barcelona, una pieza clave en la infraestructura de la ciudad. Como parte de este contrato, también deben informar periódicamente a las autoridades regionales que son los responsables ante la sociedad. Por lo tanto, es muy importante que Avensis resuelva cualquier problema rápidamente y sea completamente transparente y responsable. También deben poder informar a las autoridades sobre el estado actual de los trabajos con poca antelación.

Originalmente, Avensis utilizó varios sistemas diferentes para recopilar datos e informar sobre el progreso. En la obra, recogían datos con lápiz y papel y usaban sus teléfonos móviles para tomar fotografías. De regreso en la oficina, el equipo tenía que combinar estos datos manualmente en documentos de Excel y Word. La comunicación se realizaba a través de WhatsApp, correos electrónicos y llamadas telefónicas. Si bien este sistema funcionaba, consumía mucho tiempo.

Con más de 3,000 ubicaciones para monitorear dentro del sistema de metro, y el requisito de localizar y reparar defectos en 24 horas, cada segundo cuenta. Como resultado, Avensis comenzó a buscar una solución digital que pudiera agilizar este proceso.

La solucción: PlanRadar permitela documentación y la comunicación transparente

Gabriel Alvarez, director técnico de Avensis, estaba en el proceso de probar una herramienta digital, pero no estaba satisfecho con su rendimiento en dispositivos Android. Tampoco era compatible con las tabletas Surface de Windows y, en general, no era muy fácil de usar. Luego se encontró con PlanRadar. Después de un breve tutorial, creó su propio proyecto y tras un par de breves interacciones con el equipo de soporte, se volvió 100% autónomo, creando sus propios proyectos, formularios e informes con facilidad.

Para su primera prueba con PlanRadar, Álvarez eligió un proyecto de mantenimiento y gestión de instalaciones dentro del Metro de Barcelona, con el objetivo de mejorar la productividad y resolver los defectos lo más rápido posible. También usó PlanRadar para realizar comprobaciones de control de calidad periódicas y para crear largas listas de defectos. Describe a su equipo como » learning by doing «. Les mostró los conceptos básicos en un dispositivo móvil y les resultó muy fácil de usar. Una vez que se acostumbraron al sistema, les tomó menos de 3 minutos en promedio crear un ticket, ahorrando más de tres horas a la semana en administración y procesamiento posterior a la obra. Álvarez estima que es un 75% de ahorro de tiempo en general.

El resultado: una plataforma para una comunicación transparente

En la actualidad, Avensis utiliza PlanRadar para la gestión de defectos, la comunicación y la generación de informes. En promedio, el equipo lo usa en cinco proyectos a la vez, algunos de los cuales son proyectos de mantenimiento a largo plazo y otros son proyectos de instalación a corto plazo que demoran entre tres y seis meses.

Para su trabajo con la línea 9 del metro de Barcelona, el equipo ha subido 300 planos con 3000 puntos de control que necesitan controles periódicos. También pueden almacenar los documentos de las especificaciones de 300 componentes diferentes de ventilación para su consulta en caso de un problema. PlanRadar permite al equipo, que incluye a tres consultores técnicos, dos subcontratistas y dos observadores, comunicarse en una sola plataforma.

Otro beneficio cuando se trabaja en la línea de metro es el modo fuera de línea de PlanRadar, que permite al equipo registrar información mientras trabaja bajo tierra y luego se sincroniza automáticamente cuando se vuelve a conectar a Internet. Esto significa que el equipo puede comunicarse con las partes interesadas externas casi en tiempo real.