¿Te imaginas poder recibir automáticamente a la hora qué elijas un informe actualizado del estado de tu obra? La solución existe mediante PlanRadar Connect y es lo que te vamos a mostrar en este artículo.
Guillermo Salcedo, Consultor de PlanRadar, ha preparado un vídeo sobre cómo automatizar este proceso en nuestra plataforma y más abajo te resumimos los pasos principales, verás que es mucho más fácil de lo que te imaginas y como resultado, impulsará tu productividad y te garantizará una mayor tranquilidad.
- Vídeo tutorial completo
- Pasos previos a tener en cuenta
- 5 pasos para conectar PlanRadar con Outlook
- 6 pasos para crear la automatización
Vídeo Tutorial Completo
Para que sea más fácil, te recomendamos ver el vídeo explicativo:
Cómo automatizar informes de obra periódicos por email
Pasos previos a tener en cuenta
Antes de empezar:
- Asegúrate de haber creado y actualizado el ticket del que deseas recibir el informe. Este ticket contendrá toda la información relevante, como el estado de avance de la obra y las fotos asociadas, que se habrá recopilado durante la semana.
- Si quieres recibir únicamente el último ticket de avance de obra, tendrás que haber creado previamente un filtro de PlanRadar de “Fecha de creación” pudiendo seleccionar “Esta semana”.
- Es recomendable tener dos ventanas de PlanRadar abiertas para facilitar el proceso de configuración
5 pasos para conectar PlanRadar con Outlook
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Accede a PlanRadar Connect. Inicia sesión en tu cuenta de PlanRadar y abre la sección de configuración en menú de la izquierda (desde ordenador). Desde el menú de configuración, selecciona “PlanRadar Connect”.
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Crea una nueva conexión. Una vez dentro de PlanRadar Connect, dirígete a la sección Connections y selecciona la opción para Crear una nueva conexión. Y primero de todo, busca y selecciona la plataforma “PlanRadar“.
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Configura Location, el API key y Customer ID:
- Location: Crea un nuevo proyecto con título que prefieras.
- Api key: Dirígete a Configuración (para facilitar el proceso, desde la otra ventana), Perfil y desde ahí, “Token de Acceso Personal” y ahí, hacemos clic en “Crear Token de Acceso” y ponemos un título. Con esto, habrás generado el API Key que necesitas pegar en la otra ventana.
- Customer ID. Copia y pega este número que encontrarás en la URL de tu sesión en PlanRadar.
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- PlanRadar URL. Simplemente copia y pega esta parte de la URL y dale clic a conectar.
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Conectar con Outlook (O la aplicación que prefieras). De nuevo, nos vamos a Connections y esta vez, seleccionamos “Outlook“.
- Location: Selecciona el proyecto que has creado antes. Y ya directamente haz clic en “Iniciar sesión con Microsoft”
¡Bien hecho! Si has llegado hasta aquí, ya tienes PlanRadar conectado con Outlook. Ahora solo nos queda crear la automatización.
6 pasos para crear tu automatización
- Accede a Recipes (Al lado de Connections, en PlanRadar Connect) y haz clic en “Crear”.
- Pon un nombre a tu elección
- Location: Selecciona el proyecto que has creado antes.
- Selecciona el Starting Point según el desencadenante. Como lo que queremos es que se envíe un informe a una hora específica, seleccionaremos “Run on a schedule” y le daremos clic a Empezar.
- Configura el desencadenante (Trigger), en este caso el tiempo:
- Unidad Temporal (Time Unit): En este caso semana porque queremos que sea un envío semanal.
- Trigger every: Indica cada cuanto quieres se envíe en informe. Si es una 1 vez por semana, indica 1.
- Days of the week: Seleccionar el día que prefieras.
- Trigget at: Selecciona la hora que prefieras.
- Y por último le damos a Guardar (Save).
- Configura la acción de PlanRadar, ¿Qué quieres que haga PlanRadar Connect en el momento que has específicado?
- Haz clic en “+” y selecciona “Acción en app”
- Selecciona la aplicación PlanRadar
- Selecciona la acción, en este caso “Export Tickets of a Project (pdf/xls/csv)
- Selecciona tu cuenta
- Selecciona el proyecto al que pertenece el ticket
- Selecciona el formato (PDF, Excel..)
- Selecciona la plantilla/ticket
- Configura un filtro:
- Haz clic en añadir campos opcionales
- Selecciona el filtro de “Acta de avance de obra actual”
- Haz clic en Save / Guardar
- Configura la acción de Outlook
- Selecciona la aplicación Outlook
- Selecciona la acción, en este caso enviar un email “Send email”
- Añade el email donde quieres recibir el informe en “To”
- Pon un nombre al asunto del email
- Selecciona el tipo de email (HTML)
- Añade un mensaje para el email
- Añade el adjunto
- Attachment source list: Lo dejamos vacio
- Attachment binary content: Añadimos File binary (El documento que hemos creado con la acción de PlanRadar)
- Attachment name: Añadimos File name (El nombre que hemos creado con la acción de PlanRadar)
- Y le damos a guardar.
¡Ya está listo! Por último, te recomendamos probar que todo funcionar correctamente haciendo clic en “Test recipe”.
Una vez acabe de procesar (si tarda mucho, puedes salir y volver a entrar en Recipes hacer clic en “Test recipe” de nuevo). Si todo funciona correctamente, verás el mensaje verde y deberías recibir el email en tu correo electrónico.
