Cada cambio en un proyecto de construcción crea el riesgo de retrasos y costes adicionales. La gestión de cambios en construcción mediante métodos tradicionales, basados en la documentación en papel y el intercambio de información por teléfono o correo electrónico, suelen conducir al caos. Los documentos perdidos, los planos desactualizados en la obra o la falta de comunicación coherente entre el equipo de diseño y el de ejecución están a la orden del día. Como resultado, el trabajo erróneo genera la necesidad de costosas revisiones y retrasa la construcción.
En este artículo, mostraremos las diferencias entre el proceso tradicional y el proceso digital utilizando un ejemplo real de un proyecto de construcción. Verás cómo es la gestión del cambio usando una plataforma digital como PlanRadar, y cómo esta adaptación de métodos elimina problemas habituales, agiliza las tareas y evita el despilfarro económico.
- La digitalización de procesos, no tareas individuales
- Cómo gestionar los cambios de manera eficiente
- Superar los retos de la implantación de procesos digitales
- Resumen: Prepara tu empresa para el éxito digital
Digitalización de procesos, no tareas individuales
Merece la pena señalar que hay una gran diferencia entre limitarse a pasar a formato digital tareas aisladas y digitalizar por completo todo el proceso de gestión de proyectos. Digitalizar tareas puntuales, como hacer cambios o archivar documentación, puede parecer suficiente, pero en realidad es sólo una solución superficial. Un proceso de este tipo permanece en gran medida inalterado, sólo se transforma el soporte de papel a digital.
En cambio, la digitalización completa del flujo de un trabajo implica adaptar todo el proceso al formato digital, aprovechando todos los beneficios de la digitalización. Esto permite obtener beneficios mucho mayores, como plazos de entrega más rápidos, reducción de costes y minimización del riesgo de errores. Es un enfoque que permite aprovechar todo el potencial de la tecnología en la gestión de proyectos de construcción.
Si te preguntas cómo abordar la creación de procesos digitales eficaces para tu empresa, contacta con nosotros. Tenemos experiencia y conocemos bien las mejores prácticas del sector. Juntos, podemos analizar tus procesos actuales y sugerir soluciones que no sólo mejorarán la gestión de los proyectos, sino que también supondrán un ahorro real.
Cómo gestionar los cambio de manera eficiente
Los cambios en un proyecto de construcción son inevitables: pueden deberse a nuevas exigencias del promotor, al descubrimiento de condiciones imprevistas en la obra o a la necesidad de cumplir la normativa. Sin embargo, el proceso tradicional de gestión de cambios en construcción es complejo y lento, y conlleva muchos riesgos.
El proceso tradicional de gestión de cambios en construcción
Si trabajas en construcción, esto te sonará familiar. El proceso suele comenzar con una notificación del cambio por parte del promotor, el jefe de obra u otro miembro del equipo. La información sobre el cambio suele comunicarse verbalmente, por teléfono o correo electrónico, y luego se anota a mano en un papel. El siguiente paso es comunicar esta información a las personas pertinentes: diseñadores, ingenieros, subcontratistas… Esto suele hacerse mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas o en reuniones, lo que conlleva el riesgo de errores, retrasos y pérdida de información clave.
Luego hay que actualizar los planos y especificaciones revisados y entregarlos en la obra. En el enfoque tradicional, esto significa a menudo imprimir nuevas versiones de los documentos y entregarlos en mano en la obra, lo que puede causar retrasos, sobre todo cuando el trabajo continúa sobre la base de datos obsoletos. Por último, una vez aplicado el cambio, es necesario verificar el trabajo realizado y su conformidad con los nuevos requisitos. Esto suele hacerse durante las visitas a la obra, lo que puede alargar aún más el proceso y provocar complicaciones si los errores se detectan demasiado tarde.
¿Por qué la gestión del cambio es un proceso clave para la digitalización?
Riesgo de errores: Los métodos tradicionales son propensos al error humano: formularios mal cumplimentados, notas manuscritas ilegibles, falta de comunicación.
Retrasos: Los procesos manuales consumen mucho tiempo, lo que aumenta el tiempo de respuesta para aplicar cambios, y esto afecta directamente a la planificación de la obra.
Costes: Una obra mal ejecutada genera costes adicionales que pueden ser importantes, sobre todo cuando se ven afectados elementos estructurales clave. Según uno de nuestros últimos estudios, las rectificaciones en obra podrían elevar hasta un 11% los costes del proyecto.
La gestión de cambios en construcción es, por tanto, uno de los procesos claves por los que vale la pena digitalizarse. Trasladar este proceso a una plataforma digital como PlanRadar no sólo elimina los problemas habituales, sino que también permite que los cambios se apliquen de forma rápida y eficaz, lo que se traduce directamente en menores costes y una entrega puntual del proyecto.
A continuación, te mostraremos exactamente cómo es este proceso en la práctica, paso a paso, desde la notificación del cambio hasta su aprobación final en PlanRadar.
Paso 1: Notificación del cambio en la plataforma PlanRadar
Cuando surge la necesidad de modificar un proyecto, el proceso comienza notificándolo directamente en la plataforma PlanRadar. La persona responsable (por ejemplo, el jefe de obra o el promotor) crea una tarea en la que describe detalladamente el cambio y adjunta los documentos pertinentes, como dibujos técnicos, fotos o especificaciones.
PlanRadar permite determinar con precisión qué elementos de un proyecto requieren modificaciones. Puedes marcar fácilmente las zonas de los dibujos o planos que se verán afectadas por un cambio. Esto proporciona a todos los miembros del equipo -desde diseñadores a subcontratistas- información clara y coherente, eliminando el riesgo de malentendidos.
Una vez creada una tarea, el sistema notifica automáticamente la actualización a las personas correspondientes. Todos los implicados pueden familiarizarse inmediatamente con los nuevos requisitos, lo que acelera la respuesta y permite empezar a trabajar rápidamente de acuerdo con las nuevas directrices.
Paso 2: Supervisar y gestionar el cambio en tiempo real
Una vez que se envía un cambio a la plataforma, todo el proceso se supervisa en tiempo real. Los miembros del equipo in situ pueden actualizar el estado de la obra en tiempo real mediante la aplicación móvil PlanRadar. Cada actualización es inmediatamente visible para todos los implicados, eliminando los retrasos causados por el intercambio de información tradicional.
Con la posibilidad de añadir comentarios, fotos y otros archivos adjuntos directamente desde la obra, toda la información clave está inmediatamente disponible en un solo lugar. PlanRadar garantiza la total transparencia y coherencia de la documentación, reduciendo el riesgo de errores debidos a información obsoleta o incompleta.
El sistema registra automáticamente cada cambio, permitiendo seguir en tiempo real el progreso y su impacto en el calendario del proyecto. Esto proporciona a la dirección de obra y a los inversores una visión completa y les permite tomar decisiones rápidas para evitar retrasos.
Paso 3: Verificación y aprobación de los cambios
Una vez finalizado el trabajo de modificación, el proceso pasa a la fase de verificación. El director de obra, el promotor u otros responsables pueden comprobar inmediatamente que el trabajo se ha realizado de acuerdo con las nuevas directrices, sin tener que estar físicamente presentes en la obra.
PlanRadar permite revisar y aprobar el trabajo realizado directamente en la plataforma. Todos los datos están disponibles en un solo lugar, lo que te permite comprobar con rapidez y precisión si un cambio se ha aplicado correctamente.
Si todo es conforme, el cambio puede aprobarse sin demora y la documentación del proyecto actualizarse automáticamente. Si se detectan irregularidades, se pueden tomar medidas correctoras inmediatamente, minimizando el riesgo de más retrasos y costes.
Resultados: Efectos de la implantación del flujo de trabajo digital con PlanRadar
Implantar un flujo de trabajo digital con PlanRadar en la gestión de cambios aporta ventajas financieras tangibles que se traducen directamente en mayores beneficios y reducción de costes en los proyectos de construcción.
- Respuesta más rápida, costes reducidos: Con la comunicación instantánea y las notificaciones automáticas, todo el equipo está informado inmediatamente de los cambios. La reducción de los tiempos de respuesta permite adaptar el trabajo a las nuevas directrices con mayor rapidez, minimizando el tiempo de inactividad y reduciendo los costes adicionales asociados a los retrasos.
- Menos errores, más ahorro: El acceso a planos y especificaciones siempre actualizados elimina el riesgo de errores costosos. El equipo trabaja con los datos más recientes, reduciendo la necesidad de correcciones y los gastos asociados, sin tener que rehacer el trabajo ya realizado.
- Total transparencia, control sobre el presupuesto: Con el historial completo de cambios y actividades registrado en PlanRadar, la gestión del presupuesto es más transparente y precisa. Los inversores y la dirección tienen plena visibilidad del progreso y los gastos, lo que facilita el control de los costes y la toma de decisiones que eviten gastos imprevistos.
- Ahorro en todas las fases: Menos errores y tiempos de inactividad suponen un ahorro directo. Una gestión eficaz de los cambios reduce la necesidad de trabajo adicional y horas extraordinarias, lo que en última instancia se traduce en una reducción de los costes del proyecto.
- Finalización a tiempo de las obras – evitar penalizaciones contractuales: Mantener el calendario bajo control realizando los cambios con rapidez es una garantía de finalización puntual del proyecto. Evitar retrasos significa no tener penalizaciones contractuales, lo que protege los márgenes de beneficio y aumenta la rentabilidad de todo el proyecto.
Estos beneficios tangibles se traducen en mayores beneficios, menores riesgos financieros y mayor competitividad para tu empresa en el mercado de la construcción. PlanRadar es una herramienta que te permite gestionar los proyectos con mayor eficiencia, reduciendo costes y maximizando beneficios.
Recomendación: Órdenes de cambio en construcción, cómo gestionarlas eficazmente
Superar los retos de la implantación de procesos digitales
A medida que el sector de la construcción adopta cada vez más la digitalización, las ventajas de plataformas como PlanRadar -mejora de la eficiencia, reducción de errores y disminución de costes- son cada vez más evidentes. Sin embargo, la transición de los procesos tradicionales a los digitales no es sencilla. Aunque las ventajas son evidentes, puede haber obstáculos importantes que superar en el camino hacia la plena implantación de estas herramientas digitales. En esta sección, examinaremos los retos típicos que surgen durante la transformación digital y proporcionaremos estrategias para superarlos con éxito.
Los retos más comunes en la implantación de procesos digitales
En uno de los últimos informes elaborador por PlanRadar identificamos desafíos clave en la digitalización del sector inmobiliario y de la construcción en España, como la resistencia a abandonar métodos tradicionales, la percepción de baja rentabilidad en la inversión tecnológica, la falta de incentivos gubernamentales y la escasez de formación especializada. Estos obstáculos generan incertidumbre sobre quién liderará la implementación digital. Te invitamos a analizar el informe completo en base a las opiniones de más de 1300 profesionales del sector aquí.
Resistencia al cambio
Uno de los principales retos de la implantación de procesos digitales es la resistencia natural al cambio. Los empleados que han confiado en los métodos tradicionales durante años pueden dudar a la hora de adoptar nuevas herramientas digitales. Esta resistencia suele deberse al miedo a lo desconocido: miedo a que las nuevas herramientas compliquen su trabajo, a que les resulte difícil adaptarse o incluso a que la automatización reduzca la estabilidad de su empleo.
Esta resistencia puede manifestarse de diversas formas, como la reticencia a utilizar nuevos programas informáticos, el escepticismo sobre las ventajas de las herramientas digitales e incluso la negativa rotunda a cambiar las prácticas existentes. El impacto de esta resistencia puede ser significativo, y provocar una adopción más lenta, una menor productividad y retrasos en los proyectos. Es fundamental que las empresas reconozcan estas preocupaciones y las aborden de forma proactiva.
Curva de aprendizaje y formación
Otro reto importante es la curva de aprendizaje asociada a la nueva tecnología. Aunque las herramientas digitales como PlanRadar están diseñadas para ser fáciles de usar, algunos miembros del equipo, especialmente los menos familiarizados con la tecnología, pueden tener dificultades para cambiar los métodos tradicionales. Esta curva de aprendizaje puede ser pronunciada, sobre todo para quienes están acostumbrados a los procesos en papel o tienen poca experiencia con las plataformas digitales.
Las consecuencias de este reto pueden incluir retrasos en los proyectos, errores debidos a la falta de comprensión del nuevo sistema y frustración entre el personal. Sin la formación y el apoyo adecuados, la adopción de herramientas digitales puede provocar una disminución de la productividad en lugar del aumento previsto. Este reto pone de manifiesto la necesidad de un enfoque estructurado de la formación y el apoyo continuo a los miembros del equipo.
Costes iniciales y rentabilidad de la inversión
Otro obstáculo habitual a la hora de implantar flujos de trabajo digitales es el económico. Aunque el ahorro a largo plazo y el aumento de la productividad derivados del uso de herramientas como PlanRadar son significativos, los costes iniciales pueden ser desalentadores. Estos costes pueden incluir la compra de licencias de software o la asignación de recursos para la fase de implantación.
Para los responsables de la toma de decisiones es un reto justificar estas inversiones iniciales, sobre todo cuando el rendimiento de la inversión (ROI) puede no ser evidente de inmediato. Esta vacilación financiera puede ralentizar o incluso paralizar la adopción, llevando a las empresas a seguir con métodos tradicionales menos eficientes. Es importante disipar las dudas demostrando claramente las ventajas económicas a largo plazo.
Estrategias para superar estos retos
Fomentar una cultura de mejora continua
Para llevar a cabo con éxito la transformación digital, es esencial fomentar una cultura que acepte la mejora continua. Esto empieza con una comunicación clara y coherente por parte de la dirección sobre las ventajas de las herramientas digitales y la visión a largo plazo de la empresa. Los empleados deben comprender que el cambio no consiste sólo en nuevas herramientas, sino también en mejorar la productividad general, reducir los errores y aumentar la satisfacción laboral.
Una estrategia eficaz es implicar a las partes interesadas clave al principio del proceso. Incluyendo a los miembros del equipo en las fases de toma de decisiones y planificación, puedes fomentar el compromiso y reducir la resistencia. Destacar los primeros éxitos y las pequeñas victorias también puede ayudar a crear impulso y demostrar los beneficios tangibles del nuevo sistema.
Amplios programas de formación
Afrontar el reto de la curva de aprendizaje requiere un programa de formación bien estructurado y adaptado a las necesidades de los distintos grupos de usuarios de la empresa. La formación debe ser fundamentalmente práctica, con sesiones de ejercicios que permitan a los empleados aprender haciendo. La formación específica para cada función es especialmente importante, ya que garantiza que cada miembro del equipo comprenda cómo afectará la nueva plataforma a sus tareas específicas.
El apoyo continuo también es crucial
PlanRadar proporciona una guía para utilizar la plataforma, y el apoyo continuo de un gestor para cada cliente, alguien que responde a las dudas y ayuda a resolver los problemas. Los cursos periódicos de actualización y la información sobre las nuevas funciones pueden ayudar a mantener al equipo comprometido y competente en el uso de la herramienta. El objetivo es que el cambio sea lo más suave posible, minimizando las interrupciones y generando confianza entre el personal.
Resolver problemas financieros
Cuando se trata de cuestiones financieras, un análisis detallado de costes y beneficios puede ser una poderosa herramienta para demostrar el valor de los flujos de trabajo digitales. Este análisis debe identificar claramente el ahorro a largo plazo que puede conseguirse mediante la reducción de errores, la finalización más rápida de los proyectos y una gestión más eficaz de los recursos. También es útil comparar este ahorro con la inversión inicial, mostrando la rapidez con que se puede recuperar la inversión.
Para las empresas que dudan en hacer una inversión a gran escala, empezar con un programa piloto puede ser una estrategia eficaz. Al implantar procesos digitales en un proyecto más pequeño, las empresas pueden probar el sistema, medir los beneficios y ganar confianza en su decisión de ampliar el uso de la tecnología. Este enfoque permite a los responsables ver de primera mano el valor de las plataformas digitales antes de decidir implantarlas a mayor escala.
Resumen: Prepara tu empresa para el éxito digital
Pasar a los procesos digitales en la gestión de la construcción es un paso importante con muchos retos. Sin embargo, al abordar proactivamente estos retos -la resistencia al cambio, la curva de aprendizaje y las preocupaciones financieras- las empresas pueden prepararse para el éxito a largo plazo. La clave está en abordar la adaptación de forma estratégica, centrándose en fomentar una cultura de cambio, ofrecer una formación completa y demostrar claramente las ventajas económicas.
Si tu empresa se está planteando digitalizar sus procesos de trabajo, ahora es el momento de empezar a planificar. El equipo de PlanRadar tiene la experiencia y los conocimientos necesarios para ayudarte a realizar esta mejora sin problemas. Utilizando las mejores prácticas y estrategias probadas, juntos podemos crear un sistema que se adapte a tus flujos de trabajo específicos y maximice la eficacia y rentabilidad de tu empresa.
