Art-Invest Real Estate impulsa la productividad de su gestión de activos hoteleros con PlanRadar
Cómo el fondo, promotor inmobiliario y gestor de activos ha digitalizado exitosamente la gestión de sus hoteles
Art-Invest Real Estate, una de las principales empresas de inversión de Alemania, experimentaba dificultades operativas en la gestión de facility management debido al uso de métodos tradicionales. Al implementar PlanRadar en los hoteles que gestionan, consiguieron agilizar las órdenes de trabajo, documentar las reparaciones y mejorar las relaciones con los contratistas.
Te contamos cómo Art-Invest Real Estate ha aumentado la eficacia y reducido significativamente sus costes tras la digitalización de sus flujos de trabajo.
El problema: Pérdidas de tiempo en gestión de emails
Constantin Hoss, Responsable de Gestión de Activos Hoteleros en Art-Invest Real Estate, junto con su equipo, gestiona una cartera de unos 30 hoteles. Desde el punto de vista comercial, esto incluye todas las actividades relacionadas con los contratos de arrendamiento. Desde el punto de vista técnico, se centra en los trabajos de mantenimiento, desde pequeñas reparaciones hasta grandes intervenciones. En el curso de su trabajo, Constantin Hoss está en contacto activo con los administradores de fincas.
Antes de implementar PlanRadar, tenían dificultades para gestionar tanta información: “Los correos electrónicos a veces desaparecían en la avalancha de comunicaciones diarias. Y si querías conocer el estado actual de un trabajo, primero tenías que rebuscar entre todos los mensajes. A veces, la gente se olvidaba de guardar los documentos relevantes y nos costaba recabar la información”, nos cuenta el Gestor de Activos. La falta de una visión de conjunta aumentaba la carga de trabajo administrativo. Y eso costaba tiempo.
La solución: Unificar procesos y documentación en una sola plataforma
Art-Invest Real Estate eligió PlanRadar para hacer más eficiente su gestión de mantenimiento. Tras una exitosa fase piloto en dos hoteles, Constantin Hoss y su equipo extendieron el software a toda la cartera de hoteles. Actualmente, la plataforma se utiliza para supervisar todas las medidas de mantenimiento para la gestión de defectos.
Los cuatro aspectos clave que destaca el equipo son:
La comunicación
Especialmente en los grandes hoteles urbanos con varios centenares de habitaciones, se producen muchas averías con regularidad a lo largo del tiempo. Ahora toda esa información ya no llega en formato de email, sino que queda registrada en una sola plataforma, PlanRadar, con imágenes, vídeos, comentarios y toda la documentación necesaria para gestionar la incidencia.
Aprobaciones
La gestión de reparaciones, incluidos la búsqueda de presupuestos y la gestión de contratistas externos, corre a cargo en parte de los técnicos in situ del operador. Como propietario, Art-Invest Real Estate paga gran parte de los costes. Esto significa que los procesos relativos a los defectos que se produzcan deben ser aprobados por Constantin Hoss y su equipo a través del software. Con PlanRadar, las aprobaciones son más rápidas gracias al fácil intercambio de información.
Supervisión del proyecto
Gracias al panel de control y las estadísticas de fácil visualización en PlanRadar, Constantin Hoss puede supervisar el estado actual del trabajo en todos los hoteles gestionados.
Gestión documental
Todos los documentos relacionados con las incidencias quedan almacenados PlanRadar.
El resultado: Gestión de incidencias más rápida y clientes más satisfechos invirtiendo menos tiempo
Con el software PlanRadar, Constantin Hoss y su equipo se benefician de procesos mucho más eficientes: “PlanRadar nos ahorra gran parte de los emails y el papeleo. Como toda la información está en un solo lugar, la tramitación de incidencias es más rápida y es más fácil comprobar su estado. Ahorramos tiempo en trabajo administrativo y tenemos más recursos para otras actividades.”
No sólo se benefician los gestores de activos de Art-Invest Real Estate, sino también los operadores hoteleros: “Recibimos comentarios muy positivos de los hoteles sobre PlanRadar. Los operadores aprecian los tiempos de procesamiento más cortos, lo que significa que los trabajos se gestionan más rápidamente. También nos ayuda que PlanRadar permita crear distintos roles para los usuarios. Como resultado, los operadores sólo ven la información que es relevante para ellos”, dice Constantin Hoss.
