Seguramente ya has oído hablar de los diagramas de Gantt en el mundo de la construcción, pero ¿Por qué son tan populares y qué beneficios pueden aportar a tu negocio?
La gestión eficaz de los proyectos es importante en todas las industrias, pero hay pocos sectores en los que sea tan vital como el de la construcción. En cualquier proyecto de construcción -ya sea una pequeña reforma de una casa o una gran obra de infraestructura- el director del proyecto tiene que organizar a numerosos subcontratistas, tareas y recursos, a menudo con plazos y presupuestos ajustados. Esta complejidad es la razón por la que muchas empresas de construcción utilizan diagramas de Gantt para los proyectos de construcción.
Los diagramas de Gantt de la construcción son la herramienta de gestión de proyectos más utilizada en el sector, según el sitio web Designing Buildings del ICE. Proporcionan una forma fácil de entender, visual y eficiente de organizar las tareas del proyecto y comunicarlas a las partes interesadas.
En este blog, te mostramos los usos de los diagramas de Gantt para proyectos de construcción. También veremos por qué son tan eficaces, así como algunos ejemplos de software de construcción de diagramas de Gantt.
¿Qué es un diagrama de Gantt en la construcción?
Un diagrama de Gantt es una forma de diagrama de barras que ofrece una representación visual del calendario de un proyecto. En el eje vertical del gráfico se encuentra una lista de todas las tareas que deben realizarse. En el eje horizontal, aparecen los intervalos de tiempo (normalmente días, pero pueden ser semanas o meses). Además de enumerar cada tarea y asignar el tiempo para realizarla, el diagrama de Gantt también destaca otros datos de utilidad, como:
- Dependencias: Una dependencia es una tarea que no puede comenzar antes de que los trabajadores completen una tarea anterior. Como ejemplo sencillo, la fase de techado de un proyecto de construcción de una casa no puede comenzar antes de que se hayan construido las paredes. En un programa de construcción con diagrama de Gantt, la fase de techado se representaría como una dependencia.
- Recursos: Algunos diagramas de Gantt de la construcción también enumeran los recursos necesarios para cada etapa de un proyecto. Estos recursos pueden incluir trabajadores, equipos o materiales. Esto significa que el responsable de la adquisición de recursos sabe cuándo debe pedir los materiales/equipos. También puede estimar el número de personal que necesita para realizar una tarea concreta.
- Hitos: Los diagramas de Gantt en la construcción pueden dividirse en hitos significativos. Pueden incluir la fase de diseño, la fase de cimentación, la fase de construcción, la fase de cierre, la entrega o cualquier otro hito que se elija.
- Estado actual: Los diagramas de Gantt de la construcción te permiten ver exactamente en qué fase se encuentra el proyecto, de modo que puedes seguir el progreso y reajustarlo si es necesario.
Breve historia de los diagramas de Gantt
Las primeras formas de diagramas de Gantt surgieron en la década de 1890. Sin embargo, su nombre se debe al ingeniero estadounidense Henry Gantt, que los desarrolló y popularizó entre 1910 y 1915. Los diagramas de Gantt se han utilizado durante mucho tiempo en grandes proyectos de construcción, como en la presa Hoover durante la Gran Depresión en Estados Unidos.
Al principio, los diagramas de Gantt se dibujaban en papel, lo que significaba que si se producían retrasos había que reescribir todo el diagrama de Gantt. Como puedes imaginar, se trataba de un proceso laborioso. Sin embargo, con la llegada de los programas informáticos de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt cobraron un gran auge. El uso de programas informáticos facilitó mucho el ajuste de los plazos de los proyectos sobre la marcha.
Hoy en día, los diagramas de Gantt se utilizan en prácticamente todos los sectores en proyectos de diversa índole. También siguen siendo muy populares e influyentes en el sector de la construcción.
Diagramas de Gantt previos a la construcción
La programación de la construcción está más asociada a la fase de construcción de un proyecto. Sin embargo, también puede ser beneficioso utilizar diagramas de Gantt de preconstrucción.
La lógica de utilizar un diagrama de Gantt de preconstrucción es sencilla: al igual que la fase de construcción, todas las fases de preconstrucción pueden ser más eficaces gracias a las técnicas de gestión de proyectos. Un diagrama de Gantt de preconstrucción puede incluir fases como el diseño del edificio, el modelado BIM, la fase de licitación, la aprobación de los planos, la solicitud de permisos, la aprobación de los permisos y otras actividades de preconstrucción.
Al crear un diagrama de Gantt previo a la construcción, se pueden identificar las dependencias con antelación, como la obtención de la aprobación de la construcción por parte de un ayuntamiento. Esto ayuda a evitar retrasos más adelante.
Diagramas de Gantt posteriores a la construcción
También es útil utilizar diagramas de Gantt durante la fase de cierre de la construcción. Con un moderno software de construcción con diagrama de Gantt, puede asignar tareas como la elaboración de listas de tareas, la realización de inspecciones de obra, la limpieza de los terrenos, la creación y entrega de todos los documentos y también la formación del nuevo gestor de instalaciones del edificio. Al utilizar un diagrama de Gantt posterior a la construcción, se asegura de que todas las fases esenciales se han completado, con la documentación legal requerida archivada, y se asegura de que todo está atado correctamente.
¿Por qué utilizar un diagrama de Gantt para programar proyectos de construcción?
A pesar de las enormes mejoras en la gestión de proyectos de construcción en las últimas décadas, el sector sigue acosado por los problemas de retrasos y sobrecostes. Según un estudio publicado en Construction News, nueve de cada diez proyectos de construcción van con retraso.
Utilizar un diagrama de Gantt para los proyectos de construcción no garantiza por sí mismo que no se produzcan retrasos. De hecho, muchas de las cosas que causan retrasos están fuera de su control, desde el mal tiempo hasta la escasez de materiales o los conflictos laborales. Sin embargo, el uso de un diagrama de Gantt puede facilitar la gestión de los proyectos de construcción por varias razones:
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Ayuda a identificar las dependencias
El uso de un diagrama de Gantt para la programación de la construcción empuja al director del proyecto a identificar todas las posibles dependencias dentro de un proyecto y a planificarlas en consecuencia. Sin un diagrama de Gantt sería muy difícil para la mayoría de la gente imaginar cómo decenas o incluso cientos de actividades diferentes dependen unas de otras en un proyecto de construcción complejo. Sin embargo, con un diagrama de Gantt se puede ver rápidamente qué tareas hay que hacer y en qué orden. Por tanto, se puede programar el trabajo de forma mucho más eficaz.
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Ampliamente entendido
Dado que los diagramas de Gantt para la construcción ya se utilizan ampliamente en el sector, la gestión de proyectos con un diagrama de Gantt suele facilitar las cosas a todas las partes interesadas. Desde el personal de la obra hasta el cliente, pasando por el arquitecto y el director del proyecto, la mayoría de las personas que trabajan en el proyecto podrán entender lo que significa el diagrama de Gantt y su papel en el proyecto utilizando esta metodología.
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Una única versión de la verdad
De forma similar, el uso de diagramas de Gantt para proyectos de construcción también ofrece una única versión de la verdad. Siempre que el director del proyecto mantenga actualizado el software de construcción con diagramas de Gantt con información sobre el progreso del proyecto, todas las partes interesadas podrán ver el avance del trabajo y quién es responsable de hacer qué. De este modo, es menos probable que se produzcan fallos de comunicación y malentendidos.
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Apropiado para la industria de la construcción
El uso de un diagrama de Gantt para la programación de la construcción es un método adecuado para la gestión de proyectos, dado el tipo de proyectos habituales en este sector. Los diagramas de Gantt son útiles en la construcción porque los proyectos de edificación suelen contar con varios subcontratistas y equipos diferentes que trabajan en distintas obras en momentos diferentes. Estos factores hacen que sea conveniente seguir un estilo de gestión de proyectos centralizado, en el que una persona (o equipo) tiene una visión general del proyecto y lo mantiene bajo control.
En los últimos años han surgido nuevos estilos de gestión de proyectos, como “Lean” o “Scrum”, que adoptan un enfoque más colaborativo y flexible para la gestión de las tareas. Sin embargo, como se basan en pequeños equipos que colaboran intensamente, estas técnicas de gestión de proyectos son más adecuadas para trabajos relativamente creativos o centrados en el producto. Dado el tamaño y la escala de los proyectos de construcción, los diagramas de Gantt son muy eficaces y ofrecen un método probado.
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En tiempo real
El software de construcción con diagrama de Gantt de hoy en día ofrece una visión en tiempo real del progreso del proyecto de una manera que todos pueden ver y contribuir. A menudo se suministra a través de la nube, de modo que personas de diferentes lugares pueden verlo (en la obra, en la sede del contratista, en las oficinas del cliente), y ofrece una forma abierta de mantener los proyectos actualizados y garantizar que todos estén al tanto de lo que ocurre. El software también permite señalar los retrasos inesperados en cuanto se producen.
¿Cuáles son las ventajas de los diagramas de Gantt en la construcción?
El uso de un diagrama de Gantt para proyectos de construcción ofrece una amplia gama de beneficios para el director del proyecto, el contratista y el cliente:
- Ahorra tiempo y dinero al asignar los recursos y el personal de la manera más eficiente.
- Mejora la productividad al eliminar las redundancias.
- Aumenta las posibilidades de que el proyecto se ajuste a su calendario y a su cronograma.
- Asigna claramente la responsabilidad de las tareas o fases individuales.
- Mejora la comunicación entre las distintas partes interesadas, ya que cada una entiende su papel.
- Hace que los retrasos o conflictos inesperados sean menos probables gracias a la representación de las dependencias.
- Proporciona una forma muy visual de supervisar el progreso del proyecto.
Inconvenientes de los diagramas de Gantt para los proyectos de construcción
Aunque los diagramas de Gantt son muy utilizados en la construcción, no siempre son una herramienta perfecta y tienen ciertas desventajas, entre ellas:
- Los diagramas de Gantt pueden resultar a veces muy complejos. Esto es especialmente cierto en los proyectos más grandes, con muchas partes interesadas y subtareas, en los que el gestor de proyectos quiere capturar todos los detalles.
- Dependiendo de la herramienta que se utilice, puede llevar mucho tiempo enumerar todas las tareas en el diagrama de Gantt.
- El uso de diagramas de Gantt en los proyectos de construcción hace que la planificación se realice por adelantado. Esto significa que hay que planificar cada tarea en detalle con meses o incluso años de antelación. Más adelante, esto podría no corresponderse con la realidad cambiante sobre el terreno. Por ello, los diagramas de Gantt pueden ser más adecuados para algunos proyectos que para otros.
- Requiere un amplio conocimiento del funcionamiento de los proyectos de construcción: los gestores de proyectos necesitan años de experiencia y un profundo conocimiento de la duración de las distintas fases de construcción para poder planificar un proyecto con precisión.
- Los diagramas de Gantt de la construcción pueden parecer a veces artificialmente (e innecesariamente) rígidos. Por ejemplo, un director de obra puede disponer de los recursos, el tiempo y el equipo necesarios para empezar un trabajo el día 100 del proyecto. Sin embargo, para seguir el diagrama de Gantt, puede que tenga que esperar otros 10 días antes de poder empezar esa tarea.
- Aunque los diagramas de Gantt representan una visualización útil del calendario del proyecto, la longitud de las barras puede ser a veces engañosa. Por ejemplo, una tarea puede parecer corta en el diagrama de Gantt, pero aún así puede requerir muchos recursos y energía. Esto significa que se puede subestimar el número de recursos necesarios en un momento dado.
- Muchos gestores de proyectos de construcción siguen confiando en programas de hojas de cálculo como Excel para trazar sus diagramas de Gantt, pero estos programas pueden tener problemas con los retrasos o los cambios en los plazos y las prioridades del proyecto. Sin embargo, los modernos programas de construcción con diagramas de Gantt son mucho más adaptables y capaces de representar realidades cambiantes y responder a ellas.
Diagramas de Gantt para proyectos de renovación
El uso de un diagrama de Gantt para proyectos de renovación puede ser tan útil como en los proyectos de construcción tradicionales. Los gestores de proyectos pueden utilizar fácilmente el software de construcción de diagramas de Gantt para planificar las tareas y los tiempos a lo largo de un proyecto de renovación, incluyendo:
- Desmontaje y eliminación de materiales, paredes interiores y otros elementos preexistentes de un edificio.
- Obras estructurales: reparar paredes, suelos y techos.
- Mejoras en aspectos como la fontanería, el cableado o la calefacción.
- Realización de las fases de enlucido y pavimentación.
- Acondicionamiento y decoración.
Ejemplos de software de construcción de diagramas de Gantt
Hay varias empresas de software que han diseñado herramientas de gestión de proyectos que incluyen diagramas de Gantt. La mayoría de los programas de diagramas de Gantt actuales son relativamente genéricos y pueden utilizarse en la mayoría de los sectores. Los siguientes programas de diagramas de Gantt pueden utilizarse con relativa facilidad en proyectos de construcción. Muchas de estas herramientas también vienen con plantillas de diagramas de Gantt para la construcción.
Microsoft Project
Microsoft Project es probablemente la aplicación de gestión de proyectos más utilizada del mundo. Enumera todas las tareas del proyecto y puede mostrar las dependencias mediante barras de Gantt. Aunque no está diseñado específicamente para la construcción, contiene la mayoría de las funciones utilizadas en el sector.
Instagantt
Este popular software de diagramas de Gantt cuenta con todo lo esencial que se puede pedir a un programa de diagramas de Gantt. Instagantt también destaca información útil, como por ejemplo cuándo los miembros del equipo y los recursos pueden estar sobrecargados: esto puede mejorar la forma de gestionar los proyectos y limitar el riesgo de agotamiento o de errores.
Smartsheet
Smartsheet es otro gran programa de gestión de proyectos bien establecido con funciones de diagrama de Gantt. Utilizado por muchas organizaciones importantes, es adecuado para una serie de industrias diferentes. También viene con plantillas que puedes utilizar en proyectos de construcción.
ClickUp
ClickUp es un software de gestión de proyectos relativamente nuevo y muy popular entre las nuevas empresas y los pequeños negocios. Su principal ventaja es su coste relativamente bajo y su facilidad de uso. No tiene tantas funciones como otros programas, por lo que puede ser más adecuado para proyectos pequeños. También es útil para trazar diagramas de Gantt en proyectos de renovación.
PlanRadar
PlanRadar es una aplicación de gestión de la construcción basada en la nube que incluye una función de diagrama de Gantt. Puedes conectar tu diagrama de Gantt con la gestión de la obra, asignar tareas y supervisar el progreso en tiempo real, a la vez que produce informes y genera análisis reveladores. Diseñado específicamente para proporcionar diagramas de Gantt para proyectos de construcción, PlanRadar se integra sin problemas en tus procesos.
Planradar Scheduling es fácil de usar y rápido de actualizar. Esto significa que es fácil ajustar tu programación para reflejar la realidad in situ, asegurándote de que tu equipo pueda aprovechar las ventajas que ofrecen los diagramas de Gantt.
Cómo usar PlanRadar para hacer diagramas de Gantt
La “Vista Gantt” de PlanRadar ayuda a los usuarios a visualizar las fases clave de un proyecto. Combinando una interfaz fácil de usar con una pantalla de fácil visualización, los usuarios pueden crear calendarios de proyectos según un modelo Gantt estándar y universalmente reconocido.
La “Vista Gantt” funciona con la funcionalidad de tickets existente en PlanRadar, lo que la hace más eficiente, flexible y fácil de usar. Los usuarios pueden planificar el recorrido del proyecto, construyendo gráficos claros y sólidos a partir de las listas de tareas existentes, trazando los hitos clave y destacando las acciones prioritarias.
Si se producen retrasos en el calendario, se destacan fácilmente para que se tomen medidas. A medida que se producen cambios en el plan del proyecto, los usuarios pueden arrastrar y soltar rápidamente elementos para actualizar el calendario sin problemas. Esencialmente, permite a los gestores de proyectos estar al tanto de cualquier cambio o desarrollo espontáneo para garantizar que no te dejes ninguna piedra sin remover.
Aquí abajo te explicamos cómo funciona la vista Gantt de PlanRadar en detalle:
1. Navega hasta la programación
Encontrarás la vista Gantt navegando a la pestaña Tickets y cambiando a la vista Schedule.
2. Añadir fases y subfases
Haz clic en “+ Crear fase” para añadir una nueva fase a tu proyecto. Dale un título y una fecha de inicio y fin o una duración. Puedes editar estas fechas en cualquier momento para tener en cuenta los cambios en el calendario de tu proyecto.
También puedes cambiar el nombre de las fases o eliminarlas a medida que se desarrolla el proyecto.
3. Fases de importación (opcional)
Si utilizas otra plataforma para construir calendarios de proyectos de construcción, no te preocupes, no tienes que repetir ese trabajo en PlanRadar. Puedes importar la programación de tu proyecto desde Microsoft Project, Primavera P6 o Asta Powerproject. La importación del proyecto creará una jerarquía de fases, si procede.
Ten en cuenta que al importar la estructura de tu proyecto no se importarán las entradas.
4. Añadir entradas a las fases
Añade nuevos tickets a cada fase directamente desde la vista de la programación. Estos tickets ya pueden incluir fechas límite, personas asignadas, instrucciones de texto y archivos adjuntos multimedia para ayudar a tu equipo a realizar el trabajo. Como alternativa, puedes añadir detalles al ticket más tarde.
También puedes añadir fácilmente los tickets existentes a las fases del proyecto. Esto es útil si ya has estado trabajando con PlanRadar en un proyecto y ahora quieres añadir la vista Gantt. Sólo tienes que hacer clic en el icono “Más” junto a la fase a la que te gustaría añadir tickets y seleccionar “Añadir tickets existentes”. Esto añadirá una lista de tus tickets creados previamente para el proyecto. Sólo tienes que seleccionar los que desees añadir a la fase.
Si has añadido una fecha de inicio, una fecha de finalización o una duración, el ticket debería aparecer en el calendario.
5. Permisos: ¿quién puede ver mis horarios?
Sólo los usuarios internos pueden acceder a la vista Gantt. Sin embargo, puedes establecer qué usuarios internos pueden y no pueden ver el cronograma cuando creas roles. Encontrarás más información sobre los roles de usuario personalizables de PlanRadar aquí.
Diagramas de Gantt modernos para proyectos de construcción
Los gestores de proyectos llevan utilizando diagramas de Gantt para la construcción desde hace más de 100 años. En los últimos años, los procesos y la tecnología utilizados para la construcción han evolucionado considerablemente. Desde los gráficos en papel hasta los potentes programas de gestión de proyectos actuales, pasando por el software básico de hoja de cálculo, los diagramas de Gantt han mejorado constantemente.
Y ahora, con el diagrama de Gantt de PlanRadar para proyectos de construcción, puedes utilizar una herramienta de gestión de proyectos diseñada específicamente para las necesidades y realidades del sector de la construcción.
¿Te gustaría obtener más información sobre nuestra plataforma y el uso del diagrama de Gantt en PlanRadar? Puedes ponerte en contacto con nosotros o bien, probar tú mismo nuestra herramienta durante 30 días de forma gratuita.
