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Risikomanagement im Bauwesen – Stolperstein Kostenprognose

21.03.2023 | 9 min Lesedauer

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Das Risikomanagement stellt für Bauunternehmen eine besondere Herausforderung dar: Einerseits müssen unterschiedliche Risikofaktoren vor-, während- und nach dem Bauprojekt betrachtet werden.

Andererseits stellt der Bau auftragsbezogener Projekte – Unikate – jedes Mal neue Anforderungen an den Bauunternehmer. Bis jetzt war die Kostenkontrolle und Risikoabschätzung Aufgabe des strategischen Managements.

Inhalt


Risikomanagement im Bauwesen - Wie sie fehlerhafte Kostenprognosen vermeiden

Risikomanagement Definition: Was ist Risikomanagement?

“Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen”, so besagt es zumindest das nach dem US-amerikanischen Ingenieur Edward A. Murphy benannte Murphy’s Law. Fakt ist, Risiken lassen sich in keiner Branche vermeiden – auch nicht im Bauwesen. Statt sich daher vor Risiken zu verstecken und sie damit dem Zufall zu überlassen, gilt es sie zu managen.

Wie es der Name schon vermuten lässt, ist das Risikomanagement genau dazu da. Im Risikomanagement gilt es aber nicht einfach nur Risiken zu minimieren, sondern unter anderem auch darum, diese zu identifizieren, zu analysieren, einzuordnen und zu externalisieren. 

Bezogen auf die Baubranche gibt es, eine Vielzahl an möglichen Risiken zu beachten, die zum Beispiel finanzieller, technischer, personeller oder rechtlicher Natur sein können. Schlussendlich läuft es aber darauf hinaus, Projekterfolge zu erzielen und hohe Kosten zu vermeiden. 

Um mögliche Gefahren zu erkennen und richtig zu managen, sind vorausschauendes Denken, eine korrekte Datengrundlage und Branchenerfahrung nötig. Damit wird der Projekt- und Unternehmenserfolg langfristig gewährleistet. Ein professionelles Risikomanagement strebt nämlich nach kontinuierlicher Verbesserung. Damit das gelingen kann, werden Risiken im Risikomanagement anhand der folgenden Punkten gemanagt:

Risiken…

  • …identifizieren

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt! Kennt man ein Risiko nicht, kann man sie auch nicht managen. Die Grundlage eines funktionierenden Risikomanagements ist daher die Identifikation von Risiken. Im Optimalfall ist dies ein andauernder Prozess, der nicht nur während der Planungsphase stattfindet.

Risiken können immer und zu jeder Zeit auftreten. Bauunternehmen, die ein ständiges Risikomanagement betreiben, erkennen Risiken tendenziell früher und haben damit einen größeren Handlungsspielraum. 

Für viele Betriebe hat es sich als lohnend erwiesen, sich bei der Risikoidentifizierung auf vergangene Zwischenfälle zu stützen und daraus zu lernen. 

  • …analysieren

Ein identifiziertes Risiko ist nicht unbedingt ein bekanntes Risiko. In diesem Punkt tappen immer wieder Unternehmen in die Falle. Schätzt man ein vermeintlich bekanntes Risiko falsch ein und vernachlässigt es dadurch, kann sich das rächen.

Erkannte Risiken sollten daher unbedingt unvoreingenommen analysiert werden. Besonders wichtig ist es nicht nur, das Risiko an sich zu untersuchen, sondern auch zu überprüfen, ob man seine Bewertung dabei nicht aufgrund unvollständiger Daten trifft.  Eine mangelhafte Baudokumentation beispielsweise kann dazu führen, dass die Verantwortlichen falsche Schlüsse ziehen – ebenfalls ein extrem häufig begangener Fehler.

  • …einordnen

Erst wenn man ein Risiko versteht, versteht man auch die möglichen Auswirkungen auf das Bauprojekt und auf das Unternehmen als Ganzes. Hier gilt es kategorisch nach Fragen vorzugehen wie; Was passiert, wenn das Risiko eintrifft? Wie wahrscheinlich ist der Worst Case? Was spricht dafür, das Risiko einzugehen?

Bei der Einordnung eines Risikos lohnt sich eine Kosten-Nutzenanalyse, in der man die Risiken mit möglichen Vorteilen gegenüber abwägt und in Relation stellt. 

Je höher die Wahrscheinlichkeit und je drastischer die Auswirkungen, desto höher ist die Priorität, das Risiko zu minimieren oder zu externalisieren. 

  • …minimieren

Der erste logische Schritt bei einer dringlichen Risikolage besteht oft darin, die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts zu senken, sprich Risikominimierung zu betreiben. Dabei greift man, je nach Risiko, auf unterschiedliche Maßnahmen zurück, die darauf abzielen, ein Risiko so unwahrscheinlich wie möglich zu gestalten.

Die Reduktion eines Risikos kann zum Beispiel darin bestehen, unbekannte Variablen zu klären, Vorkehrungen zu treffen, Faktoren, welche die Risikowahrscheinlichkeit steigern, zu eliminieren oder den riskanten Prozess von Anfang an zu vermeiden. 

  • …externalisieren

Eine zuverlässige Risikominimierung ist nicht in allen Fällen möglich. Manchmal herrscht zu viel Unklarheit, manchmal sind es die möglichen Vorteile wert, ein finanzielles Risiko einzugehen und manchmal ist es schlichtweg unumgänglich, ein Risiko nicht einzugehen. 

Doch auch in diesen Fällen überlässt ein professionelles Risikomanagement nichts dem Zufall. Kann oder möchte man ein Risiko nicht (ausreichend) minimieren, bleibt die Möglichkeit, das Risiko an eine Versicherung zu externalisieren. Solange die Vorgaben der Versicherung eingehalten werden, trägt diese im Ernstfall die Kosten und sichert das Unternehmen dadurch finanziell ab. 

Je nach Risiko ist diese Sicherheit mit hohen Kosten verbunden. Wenn die Vorteile des Eingehens dieses Risikos die hohen Kosten für die Absicherung jedoch übertreffen, ist die Risikoexternalisierung eine vielversprechende Strategie.

Welche Dimensionen hat das Risikomanagement für Bauunternehmen?

Risiko wird in diesem Artikel mit „für das Bauunternehmen eventuell anfallende Kosten“ gleichgesetzt. Im Folgenden wird zwischen drei Risikogrößen unterschieden:

1. Bauwesengegebene Risikofaktoren

Flughafen Berlin

Baustelle Flughafen Berlin © Wikipedia

Bauwesengegebene Risikofaktoren resultieren aus der Natur der Bauwirtschaft. Jedes einzelne zu errichtende Objekt ist ein Unikat und fordert ein eigenständiges Projektmanagement. Hierbei geht es um den Prozess:

  • Die Risikoanalyse
  • Das Controlling

Diese Tatsache setzt bei jedem Bauprojekt unterschiedliche Anforderungen diverser Bereiche voraus: Bauausmaß, Terminplanung, Koordinierung von Personal sowie Material, uvm.

In der Baupraxis sieht es häufig jedoch anders aus! Egal wie gründlich die Planung erfolgt, unvorhergesehene Änderungen treten so gut wie immer auf. Aus diesem Grund werden zur Kostenschätzung oft Kennwerte vergangener Projekte herangezogen.Aus diesem Grund werden zur Kostenschätzung oft die Kostengruppen nach DIN 276 herangezogen.

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2. Bauweseninterne, lokale Risikofaktoren

Die zweite Risikogruppe betrifft vor allem den Ort der Baustelle: Hierzu gehört bspw. die Abschätzung der Beschaffenheit des Baugrunds, die Versorgung der Baustelle mit Maschinen, Baumaterial und Personal oder die Zusammenarbeit mit lokalen Ämtern und Anliegern. Hinzu kommt ein erhöhter Kontrollaufwand durch vermehrte Leistungen von Subunternehmern, da die Anzahl an heimischem und qualifiziertem Fachpersonal stetig sinkt.

3. Bauwesen externe, globale Risikofaktoren

Eine besondere Herausforderung für das Bauwesen bilden dieses Jahr externe, bzw. globale Risikofaktoren. Wir sehen uns 2023 mit mehreren Krisenlagen gleichzeitig konfrontiert, die sich auf Bereiche wie Finanzierungskosten, Nachfrage, Baumaterialien, Betriebskosten und mehr auswirken. 

In Deutschland ist vor allem das Risiko einer Energiekrise gestiegen, wie aus dem Risikobarometer 2023 der Allianz hervorgeht. Auch Cyberattacken, Geschäftsunterbrüche und die makroökonomische Entwicklung stellen die Baubranche und andere Wirtschaftszweige dieses Jahr vor Hürden.

Ein weiterer Risikofaktor im Jahr 2023 bildet die Preisentwicklung der Baustoffe. Das volatile Preisniveau für Rohstoffe und Baumaterialien, wie wir sie über die letzten 12 Monate beobachteten, erschweren die Erstellung einer verlässlichen Kostenprognose.

Mit der Pandemie und dem Krieg in der Ukraine nahmen die Kosten für manche Materialien rasant zu, was vor allem auf unterbrochene Lieferketten und die hohe Inflation zurückzuführen ist.

Was sind die 6 Risikomanagementprozess-Phasen?

Der Vorgang des Risikomanagements lässt sich in 6 grundlegende Risikomanagementprozess-Phasen unterteilen: 

Phase 1 – Organisation 

In der ersten Phase gilt es, sein Risikomanagement breit aufzustellen und die optimalen Voraussetzungen zu schaffen, um Risiken zu erkennen und zu managen. 

Phase 2 – Untersuchung

Hier werden aktiv Vorgänge analysiert und nach Schwachstellen untersucht. Der Teufel sitzt hierbei oftmals im Detail. Je gründlicher die Untersuchung, desto eher entdeckt man Fehlerpotentiale.

Phase 3 – Strategien entwickeln

Mit welchen Strategien begegnet man bestimmten Risiken am besten? Soll man ein Risiko minimieren oder externalisieren (siehe ’Risikomanagement Definition’)?

Phase 4 – Strategien umsetzen

Eine ausreichende Planung bringt nichts, wenn die Pläne nicht in die Tat umgesetzt werden. Phase 4 der 6 Risikomanagementprozess-Phasen ist die durchsetzung der in Phase 3 definierten Strategien. 

Phase 5 – Reporting

Wie effizient gestaltet sich die Risikominimierung, bzw. die Externalisierung? Gibt es noch Optimierungspotential? Das wird in Phase 5 geklärt. 

Phase 6 – permanente Observation

Das professionelle Risikomanagement ist nie fertig. Nach Phase 5 folgt die permanente Observation, Einordnung, Optimierung und Risiko-Kommunikation. Ein Risikomanagement Beispiel hierfür ist die Festlegung von Toleranzgrenzen oder ein stetiges Projekt-Controlling.

Risikomanagement Bauwesen – Was sind die Gründe von fehlerhaften Kostenprognosen?

Während Punkt 1) und 2) noch halbwegs zu handhaben sind, werden für globale Risikofaktoren quantitative Methoden zur Risikobewertung herangezogen. Das Problem bei dieser Betrachtungsweise wird in folgendem Risikomanagement-Beispiel erkennbar:

  • Für das kommende Projekt wird eine Schätzung zur Kostenentwicklung von Stahl in Höhe von +10% angenommen. Diese Annahme betrifft in weiterer Folge die Kostenprognose des Unternehmers und wirkt sich im Endpreis für ein bestimmtes Bauvorhaben aus. Die Position „Kosten für Stahl“ wird mit dem Faktor 1,1 multipliziert. Die Gefahr dieser Kostenprognose liegt jedoch darin, dass die Kostenerhöhung des Stahlpreises mit einer Wahrscheinlichkeit von 100% angenommen wird. Damit ist zwar ein Gefühl einer präzisen Kostenschätzung gegeben, diese basiert allerdings auf reiner Spekulation (und persönlicher Überzeugung) und kann unmöglich eine präzise Kostenprognose darstellen.
  • Risikomanagement Beispiel 2: Schätzung der Kostenentwicklung von Stahl: + 5-15%. In diesem Beispiel würde eine prozentuale Gewichtung der Eintrittswahrscheinlichkeit als Berechnungsgrundlage herangezogen werden. Angenommen die Preissteigerung tritt mit folgender Wahrscheinlichkeit ein: Wahrscheinlichkeit der Preiserhöhung um 5% = 60%, Wahrscheinlichkeit der Preiserhöhung um 15% = 15%, Wahrscheinlichkeit der Preiserhöhung um 10% = 25%. Somit ergäbe sich eine erwartete Preissteigerung von 7,75%. Diese Methode führt zwar zu einer genaueren Kostenberechnung (höhere Gesamteintrittswahrscheinlichkeit), jedoch genau so wenig zu einem exakten Ergebnis.

Wie unterstützt PlanRadar die Risikominimierung im Bauwesen?

Eine manuell erstellte Kostenprognose liefert oftmals nicht die wünschenswerte Genauigkeit – dafür gibt es zu viele unbekannte Variablen und externen Faktoren. Doch wie kann man ein Risiko managen, wenn man es nicht einschätzen kann?

Die Lösung hierfür findet sich im operativen Management auf der Baustelle. Der Fokus liegt dabei weniger auf der Reduzierung des externen Risikos, das außerhalb der eigenen Reichweite liegt, sondern mehr auf der ausgeführten Bauqualität im eigenen Einflussbereich.

Professionelles Mängelmanagement

Mit einem professionellen Mängelmanagement lässt sich das Risiko von Baumängeln und anderen Störfaktoren, die den Projekterfolg gefährden, signifikant senken. Genau hier setzt die PlanRadar Software an. Dank des digitalen Mängelmanagements von PlanRadar beheben Sie Baumängel in höchstmöglicher Effizienz, planen Bau- und Reparaturleistungen vorausschauend und ersticken drohende Komplikationen im Keim. 

Flüssige Kommunikation

Missverständnisse sind eine der häufigsten Fehlerquellen auf dem Bau. Die beste Form, um hier Risikominimierung zu betreiben, bieten direkte, digitale und verständliche Kommunikationskanäle, wie Sie in der PlanRadar Software implementiert sind. 

Dank PlanRadar ist Ihr Team immer auf dem neuesten Stand, ohne dass wichtige Informationen untergehen.

Zuverlässige Datengrundlage zur Risikoeinschätzung

Ein Risiko kann nur dann korrekt eingeschätzt und zweckdienend gemanagt werden, wenn ausreichend zuverlässige Daten zur Entscheidungsbildung vorliegen.

Mit dem automatisierten Reporting von PlanRadar und einer kompletten Übersicht in Echtzeit kann sich Ihr Risikomanagement im Bauwesen auf eine exakte und detaillierte Grundlage für Kostenprognose und Risikoeinschätzung verlassen.

Mehr Ressourcen für das Risikomanagement

Prozesse wie die Baudokumentation, die Planung verschiedener Bauphase und die Koordination verschiedener beteiligter Fachkräfte sind äußerst ressourcenintensiv. Repetitive Arbeiten äußern sich dabei als besonders kräftezehrend und lassen weniger Zeit für das, was wirklich für den Erfolg des Bauprojektes zählt. 

Wenn Sie PlanRadar einsetzen, um Ihnen diese Arbeiten abzunehmen und zu automatisieren, bleiben dem Management mehr Ressourcen für Prozesse wie zum Beispiel das Risikomanagement.

Testen Sie PlanRadar kostenlos

PlanRadar setzt dort an, wo Probleme entstehen. Mit seinen vielfältigen, benutzerfreundlichen und spezifisch für die Baubranche konzipierten Anwendungsmöglichkeiten wird nicht nur Ihr Risikomanagement, sondern ihr Bauprojekt als Ganzes produktiver, kosteneffizienter und sicherer.

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