Risikomanagement im Bauwesen – Stolperstein Kostenprognose

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Risikomanagement Definition: Was ist Risikomanagement?

“Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen”, so besagt es zumindest das nach dem US-amerikanischen Ingenieur Edward A. Murphy benannte Murphy’s Law. Fakt ist, Risiken lassen sich in keiner Branche vermeiden – auch nicht im Bauwesen. Statt sich daher vor Risiken zu verstecken und sie damit dem Zufall zu überlassen, gilt es sie zu managen. Und genau dafür ist das Risikomanagement da.

Im Risikomanagement gilt es aber nicht einfach nur Risiken zu minimieren, sondern unter anderem auch darum, diese zu identifizieren, zu analysieren, einzuordnen und zu externalisieren. 

Das Risikomanagement in Bauwesen muss eine Vielzahl an Faktoren im Blick behalten. Dazu zählen unter anderem:

• Finanzielle Folgen (steigende Projektkosten)
• Projektverzögerungen
• Mangelhafte Qualität der Ausführungen
• Folgen für das Image von Bauunternehmen
• Sachschäden

Kurz gesagt: Schlussendlich läuft alles darauf hinaus, Projekterfolge zu erzielen und hohe Kosten zu vermeiden. 

Die 7 Aufgaben des Risikomanagements im Bauwesen

Sehen wir uns im Folgenden die 5 Punkte an, die das Risikomanagement bei Bauprojekten umfasst.

1. Risiken identifizieren

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt! Kennt man ein Risiko nicht, kann man es auch nicht managen. Die Grundlage eines funktionierenden Risikomanagements ist daher die Identifikation von Risiken. Im Optimalfall ist dies ein andauernder Prozess, der nicht nur während der Planungsphase stattfindet.

Gefahren und Unsicherheiten können immer und zu jeder Zeit auftreten. Bauunternehmen, die ein ständiges Risikomanagement betreiben, erkennen Risiken tendenziell früher und haben damit einen größeren Handlungsspielraum. 

2. Risiken analysieren

Ein identifiziertes Risiko ist nicht unbedingt ein bekanntes Risiko. Erkannte Gefahren und Unsicherheiten sollten daher unbedingt unvoreingenommen analysiert werden. Die Grundlage dafür ist, dass man für eine Analyse über alle notwendigen Daten zu einem potenziellen Problem verfügt. So kann etwa eine mangelhafte Baudokumentation dazu führen, dass die Verantwortlichen falsche Schlüsse ziehen – manches mal mit schwerwiegenden Folgen.

3. Risiken einordnen und bewerten

Erst wenn man ein Risiko versteht, versteht man auch die möglichen Auswirkungen auf das Bauprojekt und auf das Unternehmen als Ganzes. Hier gilt es kategorisch nach Fragen vorzugehen wie:

• Was passiert, wenn das Risiko eintrifft?
• Wie wahrscheinlich ist der Worst Case?
• Was spricht dafür, das Risiko einzugehen?

Die folgende Matrix stellt schematisch eine Risikoklassifizierung dar, die als Grundlage für das Risikomanagement im Bau dient. Hierzu werden alle möglichen Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrem Einfluss auf den Projekterfolg eingeteilt und farblich gekennzeichnet. 

Hier ist eine unvollständige Auflistung von möglichen Risiken bei Bauvorhaben:

• Unvorhergesehene Gegebenheiten beim Baugrund oder in Bestandsgebäuden (sehr häufig)
• Auftreten von Baumängeln (häufig)
• Ungünstige Witterungsverhältnisse (gelegentlich)
• Fehlende Ressourcen (gelegentlich)
• Unfälle (selten)
• Insolvenzen von Subunternehmer:innen (selten)

Bei der Einordnung eines Risikos lohnt sich auch eine Kosten-Nutzenanalyse, in der man Gefahren, Herausforderungen und Unsicherheiten mit möglichen Vorteilen abwägt und in Relation stellt. 

Grundsätzlich gilt aber: Je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit und je drastischer die Auswirkungen, desto wichtiger ist es, das betreffende Risiko zu minimieren oder zu externalisieren. 

4. Risiken minimieren

Der erste logische Schritt bei einer dringlichen Risikolage besteht oft darin, die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts zu senken, sprich Risikominimierung zu betreiben. Dabei greift man, je nach Risiko, auf unterschiedliche Maßnahmen zurück. Ein paar Beispiele:

• Um unvorhergesehene Gegebenheiten beim Baugrund auszuschließen (z.B. Vorhandensein von hohem Grundwasserspiegel), werden vor Baubeginn Begehungen und Probegrabungen durchgeführt.
• Um das Auftreten von Baumängeln zu minimeren, setzen die Beteiligten Unternehmen Apps für die Baustelle ein, mit denen relevante Daten zu Mängeln effizienter erfasst, geteilt und nachverfolgt werden können. 

5. Risiken externalisieren

Eine zuverlässige Risikominimierung ist bei Bauprojekten nicht in allen Fällen möglich. Manchmal herrscht zu viel Unklarheit, manchmal sind es die möglichen Vorteile wert, ein finanzielles Risiko einzugehen und manchmal ist es schlichtweg unumgänglich, ein Risiko nicht einzugehen. 

Doch auch in diesen Fällen überlässt ein professionelles Risikomanagement im Bauwesen nichts dem Zufall. Kann oder möchte man ein Risiko nicht (ausreichend) minimieren, bleibt die Möglichkeit, das Risiko an eine Versicherung zu externalisieren. Solange die Vorgaben der Versicherung eingehalten werden, trägt diese im Ernstfall die Kosten und sichert das Unternehmen dadurch finanziell ab. 

Je nach Risiko ist diese Sicherheit mit hohen Kosten verbunden. Wenn die Vorteile des Eingehens dieses Risikos die hohen Kosten für die Absicherung jedoch übertreffen, ist die Risikoexternalisierung eine vielversprechende Strategie.

6. Vorfälle protokollieren

Wann immer etwas unvorhergesehenes, eine Gefahr oder sonst ein als Risiko klassifizierbarer Sachverhalt eintritt, sollte diese festgehalten werden. Diese Protokolle sollten folgende Fragen beantworten:

• Beschreibung des Risikos
• Warum ist es eingetreten?
• Was wurde unternommen?
• Wie lässt sich dieses Risiko in Zukunft vermeiden? 

7. Maßnahmen bewerten

Schließlich sollte auch eine Bewertung der Maßnahmen des durchgeführten Risikomanagements erfolgen. Folgende Punkte sind hierbei relevant:

• Wurden alle Risiken vor, während und nach dem Bauprojekt ausreichend identifiziert, analysiert, eingeordnet und minimiert bzw. externalisiert?
• Waren die Maßnahmen zum Schutz vor diesen Gefahren ausreichend?
• Welche Erkenntnisse lassen sich daraus ziehen?
• Was sollte bei zukünftigen Bauvorhaben berücksichtigt werden?

Welche Dimensionen hat das Risikomanagement für Bauunternehmen?

Risiken im Baugewerbe gehen von drei Bereichen aus, auf die wir im Folgenden kurz eingehen wollen.

1. Bauwesengegebene Risikofaktoren

Bauwesengegebene Risikofaktoren resultieren aus der Natur der Bauwirtschaft. Jedes einzelne zu errichtende Objekt ist ein Unikat und fordert ein eigenständiges Projektmanagement. Konkret können sich eine Vielzahl von Aspekt je nach Projekt unterscheiden, darunter zum Beispiel:

• Umfang der Bauarbeiten
• Terminplanung
• Benötigtes Personal, Geräte und Material
• Auftreten unvorhergesehener Tatsachen (Verzögerungen, Planänderungen)

Aufgrund der häufig Unabwägbarkeit dieser Punkte werden zur Einschätzung von Risiken im Bauwesen oft Kennzahlen und Erfahrungen aus früheren Projekten herangezogen. Gut, wer in diesem Fall auf eine umfassende Dokumentation zurückgreifen kann! Bauleiter Apps helfen bei der lückenlosen Erfassung aller Informationen und bieten eine Hilfe Grundlage für die Dokumentation am Bau und im Büro.

2. Bauweseninterne, lokale Risikofaktoren

Die zweite Risikogruppe betrifft vor allem den Ort der Baustelle. Einige Beispiele:

• Beschaffenheit des Baugrunds bzw. von Bestandsgebäuden
• Zustand von Zufahrtsmöglichkeiten (Tz.B. Tragfähigkeit von Brücken, ausreichend Platz für Baufahrzeuge)
• Verfügbarkeit von Strom und Wasser für die Baustelle
• Zusammenarbeit mit lokalen Ämtern und Anrainern
• Notwendige Mehr- oder Zusatzleistungen von Subunternehmern

3. Bauwesen externe, globale Risikofaktoren

Eine besondere Herausforderung für das Bauwesen bilden on den letzten Jahren die zunehmenden globalen Risikofaktoren. Darunter fallen zum Beispiel: 

• Steigende Bauprojektkosten aufgrund gestiegener Preise für Energie und Baustoffe
• Schwankende Nachfrage aufgrund wechselhafter wirtschaftlicher Entwicklungen
• Unterbrochene Lieferkennten
• Cyberattacken

Risikomanagement im Bauwesen – Was sind die Gründe von fehlerhaften Kostenprognosen?

Vereinfacht gesagt lassen sich Risiken auf der Baustelle mit „für das Bauunternehmen bzw. Bauherr/Baufrau eventuell anfallende (Zusatz-)Kosten“ gleichsetzen. Denn die häufige Unabwägbarkeit von Risiken macht es oft schwierig, Kosten vor Baubeginn richtig zu prognostizieren, so dass man bei den meisten Bauvorhaben unweigerlich mit höheren Kosten rechnen muss. Die folgenden zwei Beispiele veranschaulichen dies: 

• Schwierige Kostenprognose bei Bauprojekten – Beispiel 1: Die Kosten für das Fundament eines Einfamilienhauses werden vor Baubeginn mit 50.000 Euro festgelegt. Nach einer Beschau des Baugrundstücks werden vor Ort einige alte Fundamente entdeckt, die entfernt werden müssen. Darüber hinaus muss ein Teil des Grundes zu Stabilisierungszwecken aufgeschüttet und verdichtet werden. Das erhöht die Kosten um weitere 10.000 Euro. 
• Schwierige Kostenprognose bei Bauprojekten – Beispiel 2: Für ein Bauprojekt wird eine Schätzung zur Kostenentwicklung von Stahl in Höhe von +10 Prozent angenommen. Diese Annahme betrifft in weiterer Folge die Kostenprognose der Unternehmer:in und wirkt sich im Endpreis aus. Die Position „Kosten für Stahl“ wird mit dem Faktor 1,1 multipliziert. Das Problem dieser Kostenprognose liegt jedoch darin, dass die Kostenerhöhung des Stahlpreises mit einer Wahrscheinlichkeit von 100 Prozent angenommen wird. Damit ist zwar ein Gefühl einer präzisen Kostenschätzung gegeben, diese basiert allerdings auf Spekulation (und persönlicher Überzeugung) und kann somit keine präzise Kostenprognose darstellen.

Wie unterstützt Bausoftware das Risikomanagement im Bauwesen?

Eine manuell erstellte Kostenprognose liefert oftmals nicht die wünschenswerte Genauigkeit – dafür gibt es zu viele unbekannte Variablen und externen Faktoren. Was also tun?

Die Lösung hierfür findet sich im operativen Management auf der Baustelle. Der Fokus liegt dabei weniger auf der Reduzierung des externen Risikos, das außerhalb der eigenen Reichweite liegt, sondern mehr auf der ausgeführten Bauqualität im eigenen Einflussbereich. Die Digitalisierung von Prozessen unterstütz dabei sowohl Bauunternehmer:innen als auch Bauherren und Baufrauen.

Professionelles Mängelmanagement

Mit einem professionellen Mängelmanagement lässt sich das Risiko von Baumängeln und anderen Störfaktoren, die den Projekterfolg gefährden, signifikant senken. Genau hier setzen Bau Apps und Softwares wie PlanRadar an. Dank des digitalen Mängelmanagements von PlanRadar erfassen, teilen und beheben ausführende Unternehmen Baumängel in höchstmöglicher Effizienz, planen Bau- und Reparaturleistungen vorausschauend und ersticken drohende Komplikationen im Keim. 

Flüssige Kommunikation

Missverständnisse sind eine der häufigsten Fehlerquellen auf dem Bau. Die beste Form, um hier Risikominimierung zu betreiben, bieten direkte, digitale und verständliche Kommunikationskanäle. Bausoftwares bilden Plattformen, auf denen alle Projektbeteiligten relevante Daten und Informationen als Texte, Bilder, Videos, Tonaufzeichnungen, Dokumente und mehr in Echtzeit miteinander teilen können. So sind die beteiligten Teams und Subunternehmer:innen immer auf dem neuesten Stand, ohne dass wichtige Informationen untergehen.

Zuverlässige Datengrundlage zur Risikoeinschätzung

Ein Risiko kann nur dann korrekt eingeschätzt und zweckdienend gemanagt werden, wenn ausreichend zuverlässige Daten zur Entscheidungsbildung vorliegen. Mit dem automatisierten Reporting von Softwares für das Bauprojektmanagement und einer kompletten Übersicht in Echtzeit kann sich das Risikomanagement im Bauwesen auf eine exakte und detaillierte Grundlage für Kostenprognose und Risikoeinschätzung verlassen.

Mehr Ressourcen für das Risikomanagement

Prozesse wie die Baudokumentation, die Planung verschiedener Bauphase und die Koordination verschiedener beteiligter Fachkräfte sind äußerst ressourcenintensiv. Repetitive Arbeiten äußern sich dabei als besonders kräftezehrend und lassen weniger Zeit für das, was wirklich für den Erfolg des Bauprojektes zählt. Wenn Sie Software wie PlanRadar einsetzen, um Ihnen diese Arbeiten abzunehmen und zu automatisieren, bleiben dem Management mehr Ressourcen für Prozesse wie zum Beispiel das Risikomanagement.

Testen Sie PlanRadar kostenlos und optimieren Sie Ihr Risikomanagement im Bauwesen

PlanRadar setzt dort an, wo Probleme entstehen. Mit seinen vielfältigen, benutzerfreundlichen und spezifisch für die Baubranche konzipierten Anwendungsmöglichkeiten wird nicht nur Ihr Risikomanagement, sondern ihr Bauprojekt als Ganzes produktiver, kosteneffizienter und sicherer.

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