Objektmanagement: Alles, was Sie wissen müssen

Die Zukunft des Property und Facility Managements

Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden

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Was ist Objektmanagement?

Der Begriff Objektmanagement ist hierzulande auch unter seinem englischen Pendant Facility-Management geläufig. Beschrieben wird damit die Instandhaltung und der reibungslose Betrieb eines Gebäudes. Mit dem Objektmanagement werden also alle operativen Tätigkeiten rund um eine Immobilien-Investition bezeichnet. Dazu zählen Aufgaben wie Rechnungsstellung und Reparaturen. Diese Aufgaben werden häufig von Objektmanagement-Dienstleister:innen übernommen.

Die Objektmanagerin, bzw. der Objektmanager ist somit das Bindeglied zwischen Investition und Alltagsgeschäft. Ein kompetentes Objektmanagement ist daher eine zentrale Voraussetzung für ein langfristig erfolgreiches Immobilien-Portfolio.

Zukunftstrends im Objektmanagement

Das Objektmanagement ist im Wandel. Die folgenden drei Trends werden diesen Bereichen in den kommenden Jahren stark prägen: 

1. Nachhaltigkeit

Wie in allen Bereichen von Wirtschaft, Politik und Gesellschaft gibt es auch im Objektmanagement einen zunehmenden Trend hin zu mehr Nachhaltigkeit. Zum einen werden die Vorschriften strenger, was etwa den Einsatz von neuen Technologien und im Bereich der Energieversorgung betrifft. Auf der anderen Seite wächst aber auch die Nachfrage nach mehr Nachhaltigkeit bei Investor:innen und Bewohner:innen.

2. Digitalisierung und Smart Buildings

Automatisierung und Vernetzung spielen eine immer größere Rolle in Gebäuden. Sogenannte Smart Buildings nutzen Big Data und Analytics, um Betriebsabläufe zu optimieren, Energieeffizienz zu steigern und den Komfort für die Nutzer:innen zu verbessern. Durch den Einsatz von digitalen Technologien wie Computer Aided Facility Management werden Prozesse im Gebäudebetrieb optimiert. Dies führt zu einer nachhaltigeren, effizienteren und nutzerzentrierten Immobilienbewirtschaftung.

3. Resilienz und Krisenmanagement

Die letzten Jahre haben uns vor Augen geführt, wie unvorbereitet wir für Krisen aller Art sind. Um darauf vorbereitet zu sein, setzt das Objektmanagement auf verschiedene Maßnahmen. Durch die Entwicklung umfassender Notfallpläne und die Integration widerstandsfähiger Infrastruktur sind Gebäude besser gegen Naturkatastrophen, Cyberangriffe und andere Krisen gewappnet. Technologische Fortschritte ermöglichen eine frühzeitige Erkennung von Risiken und die Implementierung von Präventionsmaßnahmen. Ein starkes Krisenmanagement stellt sicher, dass der Betrieb auch in Ausnahmesituationen aufrechterhalten wird.

Die 3 Bereiche des Objektmanagements

Das Objektmanagement unterteilt sich in drei Bereiche, die ihre eigenen Aufgaben, Chancen und Herausforderungen mit sich bringen.

Infrastrukturelles Objektmanagement

Ein Teilbereich des Objektmanagements ist das infrastrukturelle Objektmanagement, auch als infrastrukturelles Gebäudemanagement (IG) bezeichnet. Das IG befasst sich, wie es der Name nahe legt, mit dem infrastrukturellen Teil des Objektmanagements. Dieses umfasst den Ausbau der Wege, also der Infrastruktur, welche benötigt werden, um die Rendite zu steigern. Konkret bedeutet dies unter anderem die Einführung und Überwachung von schnelleren, flexibleren und effizienteren Prozessen. Auch eine Bestandspflege der Objekte, die sich geschäftsfördernd auf das Immobilienportfolio der Anlegerin / des Anlegers auswirkt, ist ein wichtiger Teil des infrastrukturellen Objektmanagements. Das IG schafft also die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Anlage, ohne sich zu tief mit den Aufgaben des Tagesgeschäfts zu befassen.

Chancen im infrastrukturellen Objektmanagement

Im infrastrukturellen Objektmanagement befassen sich Facility-Managerinnen und Facility-Manager mit analytischen Auswertungen. Dadurch entstehen eine Reihe an breit gefächerten Chancen und Möglichkeiten: 

• Maximales Potenzial nutzen: Facility-Manager:innen analysieren die Immobilien und erkennen Risiken und Chancen.
• Gesteigerte Rentabilität: Professionelles Management erhöht die Rentabilität für Anleger.
• Opportunitätskosten vermeiden: Effiziente Prozesse und Objekte steigern die Rentabilität.
• Erhöhter Cashflow: Besseres Management führt zu einem höheren Cashflow.
• Konkurrenzfähigkeit verbessern: Immobilien bleiben auf dem neuesten Stand und wettbewerbsfähig.
• Mit Trends gehen: Digitalisierung und moderne Entwicklungen werden nicht verpasst.

Herausforderungen im infrastrukturellen Objektmanagement

Folgende Herausforderungen bringt das IG mit sich:

• Ressourcenintensiv: Professionelles infrastrukturelles Objektmanagement erfordert viel Arbeit, Zeit und Geld.
• Langfristige Investitionen: Der Nutzen einzelnen Maßnahmen im IG zeigt sich oft erst nach einigen Jahren.
• Risiken durch Fehleinschätzungen: Zukunftsentscheidungen basieren auf Annahmen, die zu Fehlern führen können.
• Zukunftschancen gefährden: Falsche Entscheidungen können zukünftige Chancen beeinträchtigen.

Technisches Objektmanagement

Die zweite der drei grundlegenden Sparten des Facility-Managements findet sich im technischen Objektmanagement, bzw. im technischen Gebäudemanagement (TG). Im technischen Facility-Management dreht sich alles um die Gebäudetechnik. Sie umfasst Maßnahmen zu einer schonenden Gebäudenutzung, Reparaturen, Instandhaltung der Gebäudetechnik, Reinigungsmaßnahmen etc. Ziel des TG ist es, einen Wertverlust durch Abnutzungen und Beschädigungen zu vermeiden, die Gebäudetechnik zu warten und auf dem neuesten Stand zu halten, um Forderungen der Mieter zu minimieren und Mängel und Risiken am Gebäude zu erkennen, bevor sie zu teuren Schäden führen. 

Zukunftslösungen wie Predictive Maintenance und datengetriebene Entscheidungsfindung spielen eine immer größere Rolle im TG. Predictive Maintenance ermöglicht es, Wartungsarbeiten vorherzusagen und rechtzeitig durchzuführen, bevor Probleme auftreten. Dies reduziert Kosten und minimiert Risiken.

Chancen im technischen Objektmanagement

Ohne technisches Objektmanagement ist der langfristige Betrieb einer Immobilie praktisch unmöglich. Dabei bietet das TG verschiedene Chancen:

• Unverzichtbarkeit: Das technische Objektmanagement sorgt dafür, dass das Gebäude in gutem Zustand bleibt und die Technik funktioniert.
• Schadensprävention: Schäden werden frühzeitig entdeckt. Es verhindert dadurch enorme Reparaturkosten, Leerstände und Wertminderungen.
• Auslagerbarkeit: Das TG kann relativ gut ausgelagert werden. Im DACH-Raum gibt es zahlreiche Anbieter, die sich auf technisches Facility-Management spezialisiert haben.
• Effiziente Software: Objektmanagement-Software macht das technische OM so effizient wie nie zuvor.

Herausforderungen im technischen Objektmanagement

Wie alle Arten des Objektmanagements bringt auch das technische OM einige Herausforderungen mit sich: 

• Kosten: Das TG verursacht hohe Kosten und erwirtschaftet nur indirekt Erträge durch Kostenvermeidung (z.B. Vermeidung von Wertverlust und Mängel).
• Kein direkter Cashflow: Technisches Facility-Management generiert keinen direkten Cashflow und ist oft der größte Kostenpunkt im gesamten Facility-Management.

Kaufmännisches Objektmanagement

Als letzte der drei Teilbereiche stellen wir das kaufmännische Objektmanagement, auch administratives Gebäudemanagement (AG) oder administratives Facility-Management genannt, vor. Die Kernbereiche des administrativen Immobilienmanagements umfassen die Buchhaltung, die Rechnungsstellung, den Kundendienst, die Suche nach neuen Mietern sowie die Bearbeitung von Anfragen, Beschwerden und Kündigungen. Es stellt die Wirtschaftlichkeit sicher und umfasst alle kaufmännischen Leistungen unter Beachtung der Immobilienökonomie und der betriebswirtschaftlichen Ökonomie. Dabei arbeitet das administrative Gebäudemanagement Hand in Hand mit dem technischen und dem infrastrukturellen Facility-Management zusammen. Auch die Kommunikation mit Stakeholdern wie Subunternehmen, Behörden, Mietern und Eigentümern, bzw. der Geschäftsleitung läuft in der Regel (zumindest teilweise) über das kaufmännische Objektmanagement.

Moderne Softwarelösungen ermöglichen ein effizientes AG durch automatisierte Mietabrechnungen und Finanzanalysen. Dies bietet wertvolle Einblicke in die finanzielle Performance des Immobilienportfolios. Automatisierte Systeme reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler, wodurch die Genauigkeit und Effizienz der Verwaltungsprozesse erhöht werden. Durch die Digitalisierung und Automatisierung wird das AG zukunftsfähig. Es hilft damit, die Rentabilität und Stabilität von Immobilieninvestitionen zu steigern.

Chancen im kaufmännischen Objektmanagement

Auch im AG ergeben sich für die verantwortlichen Personen verschiedene Chancen und Möglichkeiten:

• Unverzichtbarkeit: Kaufmännisches Immobilienmanagement ist essenziell für ein erfolgreiches Immobilien-Portfolio. Es stellt sicher, dass Rechnungen an Mieter verschickt und die vorgeschriebene Buchführung durchgeführt werden.
• Kundendienst: Verantwortlich für den Kundendienst, das Schalten von Wohnungsinseraten sowie die Bearbeitung von Kündigungen, Beschwerden und Anfragen.
• Optimierungspotenzial: Der Einsatz von Software macht die Administration effizienter und spart Kosten.

Herausforderungen im kaufmännischen Objektmanagement

• Hohe Arbeitslast: Es fällt meist eine große Menge an administrativen Tätigkeiten an, was die Arbeitsbelastung erhöht.
• Bürokratie: Der Trend zur Bürokratie erschwert das administrative Gebäudemanagement zusätzlich.
• Ressourcenintensiv: Buchhaltung, Rechnungsstellungen, Zusammenarbeit mit Behörden und Kundendienst verschlingen viele Ressourcen, was die Renditen der Eigentümer mindert.

3 Häufige Problemzonen und Risiken im Gebäudemanagement

Eine Objektmanagerin oder ein Objektmanager begleitet die Immobilien in ihrem oder seinem Zuständigkeitsbereich über den gesamten Lebenszyklus der Liegenschaft. Doch die vielschichtige Administration von Anlagen und Gebäuden ist im laufenden Betrieb mit verschiedenen Problemen und Risiken konfrontiert.

1. Nachholbedarf in der Digitalisierung

Vielen Betreiber:innen von Immobilien passen ihre Prozesse nicht oder nur ungenügend dem technischen Fortschritt an. Teilweise ist das nötige Wissen oder das Kapital dazu nicht vorhanden. In vielen Fällen liegt das Problem aber bei der Geschäftsleitung, welche sich nicht an einem EDV-Ausbau interessiert. In Folge haben die betroffenen Unternehmen häufig Probleme damit, konkurrenzfähig zu bleiben. 

2. Keine oder ungenügende Dokumentation

Eine mangelhafte Beweisermittlung kann schnell für Probleme sorgen, mit denen die Objektmanagerin, bzw. der Objektmanager und alle Beteiligten belastet werden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Besitzt ein Unternehmen keine klare Struktur oder Bürostandards, kann es zu Fehlern in der Dokumentation von Fakten kommen. Fehlen die geeigneten Werkzeuge für die effiziente Aufnahme und Verarbeitung von Daten, werden manchmal nicht alle Fakten richtig erfasst. 

3. Kontrollverlust – Übersicht aus den Augen verloren

Die hektischen Arbeitstage einer Objektmanagerin oder eines Objektmanagers sind von einem vollgepackten Terminkalender und vielen Verantwortlichkeiten und Aufgaben geprägt. In diesem täglichen Trubel gehen Informationen verloren oder unterlaufen Fehler. Und schon ein kleiner Flüchtigkeitsfehler kann gravierende Konsequenzen mit sich ziehen und hohe Kosten verursachen. 

Software für das Objektmanagement erleichtert die Arbeit

Software für das Objektmanagement hilft dabei, die Probleme und Risiken im Gebäudemanagement zu bewältigen. Durch die Automatisierung und Digitalisierung zahlreicher Prozesse ermöglicht sie eine zentrale Verwaltung aller wichtigen Daten und Aufgaben, wie z.B. Wartungspläne, Mängelmanagement und Finanzbuchhaltung. Echtzeit-Updates und mobile Verfügbarkeit sorgen dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Zudem erleichtern integrierte Analyse-Tools die Entscheidungsfindung und Optimierung von Betriebsabläufen, wodurch die Qualität der Immobilienbewirtschaftung verbessert wird. Das Ergebnis: Eine erheblich gesteigerte Effizienz und gesparte Zeit und Kosten. 

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