Nachträge, Claims bzw. Nachtragsmanagement und Claim-Management sind ärgerlich und stören den Arbeitsprozess und gehören trotzdem zu fast jedem Bauvorhaben dazu. Wir sehen uns im Detail an, worauf es dabei ankommt und wie die Digitalisierung die damit verbundenen Prozesse effizienter und einfacher macht.
Was sind Nachträge im Bau und was ist Nachtragsmanagement?
Nachträge im Bau entstehen, wenn während eines Projekts zusätzliche Arbeiten, Änderungen oder neue Anforderungen auftauchen. Diese führen oft zu mehr Kosten und Zeitaufwand. Typische Beispiele: Planänderungen, Materialwechsel oder neue gesetzliche Vorgaben.
Hier kommt das Nachtragsmanagement ins Spiel. Es sorgt dafür, dass solche Nachträge reibungslos abgewickelt werden. Gutes Nachtragsmanagement spart Zeit, senkt das Risiko von Streitigkeiten und sichert den Projekterfolg.
Grundsätzlich folgt auf jede Mehrkostenforderung immer wieder derselbe Prozess:
- Technische Klärung von Änderungen und Erweiterungen
- Vertragsprüfung
- Dokumentation der Anforderung (Änderung/Erweiterung)
- Kalkulation der erforderlichen Lieferungen und Leistungen
- Nachtragsangebot an den Auftraggeber oder Verursacher einer Änderung
- Freigabe durch den Auftraggeber oder Verursacher
- Realisierung
- Abrechnung
Nachtragsmanagement: Definition
Nachtragsmanagement oder Claim-Management bezeichnet die systematische Erfassung, Prüfung und Abwicklung von Nachträgen in Bauprojekten. Es umfasst die Dokumentation, Kalkulation und Verhandlung zusätzlicher Leistungen, die über den ursprünglichen Vertrag hinausgehen. Ziel ist es, rechtssichere und faire Anpassungen von Kosten, Fristen und Leistungen zu gewährleisten, um Streitigkeiten zu vermeiden und Projektabläufe effizient zu steuern.
Wichtige Grundlagen für Nachträge und die damit Verbundenen Pflichten und Aufgaben sind:
- HOAI Phase 8: Beinhaltet Nachtragsmanagement.
- VOB/B: Regelt Nachtragsarten und Vergütung.
- BGB (§650b, §650c): Bestimmt Anpassungen bei Bauvertragsänderungen.
Effizientes Nachtragsmanagement in der Praxis
Für Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen ergeben sich im Nachtragsmanagement am Bau unterschiedliche Herausforderungen und Aufgaben. Im Folgenden zeigen wir, worauf beide Seiten achten sollten, um Zeit, Kosten und Nerven zu sparen.
Nachtragsmanagement für Auftraggeber:innen
Für Auftraggeber:innen ist ein strukturiertes Nachtragsmanagement entscheidend, um Kosten und Zeit im Griff zu behalten. Bereits im Bauvertrag sollten klare Klauseln festgelegt werden, um Streitigkeiten bei Nachträgen zu vermeiden. Vorbeugende Maßnahmen bei Ausschreibung und Vergabe helfen, spätere Nachträge zu reduzieren.
Auf die folgenden Punkte kommt es besonders an:
- Klare Vertragsklauseln für Nachträge festlegen
- Nachträgen vorbeugen durch sorgfältige Ausschreibung und Vergabe
- Verantwortlichkeiten im Leistungsverzeichnis kennen
- Lückenlose Dokumentation des Baugeschehens und aller Änderungen
- Kontinuierliche Kostenkontrolle, Mehr- und Minderkosten erfassen
- Nachtragsforderungen schnell und objektiv prüfen
- Nachverhandlungen vorbereiten und durchführen
Ein effizientes Nachtragsmanagement startet weit vor dem ersten Spatenstich. Bereits in der Ausschreibungs- und Vergabephase wird die Basis gelegt. Ein vollständiges Leistungsverzeichnis ohne Interpretationsspielraum und das genaue Prüfen verdächtig niedriger Angebote verhindern spätere Nachträge.
Während der Bauphase ist die lückenlose Dokumentation entscheidend. Die Auftraggeber:innen müssen Leistungsabweichungen selbst erfassen, inklusive Ursache, Zeitpunkt und Art der Änderungen. So lassen sich Nachträge objektiv bewerten und mit den Forderungen der Auftragnehmer:innen abgleichen.
Geht eine Nachtragsforderung ein, heißt es: schnell und objektiv prüfen. Eine Ablehnung ohne Prüfung führt zu Konflikten. Laut Bauvertragsrecht besteht eine Kooperationspflicht – beide Seiten müssen eine gütliche Lösung anstreben. Kommt es zur Verhandlung, zählt eine gute Vorbereitung.
Ein oft unterschätzter Aspekt im Nachtragsmanagement ist das Risikomanagement. Auftraggeber:innen sollten potenzielle Nachtragsrisiken frühzeitig identifizieren und bewerten. Dies umfasst die Analyse externer Faktoren wie Lieferengpässe, Wetterbedingungen oder gesetzliche Änderungen, die den Projektverlauf beeinflussen könnten.
Nachtragsmanagement für Auftragnehmer:innen
Für Auftragnehmer:innen beginnt effizientes Claim-Management mit dem genauen Verständnis des Bauvertrags und der darin enthaltenen Leistungsbeschreibung. Nur wer den vereinbarten Leistungsumfang kennt, kann berechtigte Nachträge frühzeitig erkennen.
Kommt es zu Abweichungen, zählen für die Auftragnehmer:in die folgende Schritte:
- Leistungsabweichungen dokumentieren
- Unterlagen vollständig vorbereiten
- Nachtrag kalkulieren
- Nachtrag frühzeitig beim Auftraggeber anmelden
Entscheidend ist eine saubere Dokumentation aller Arbeiten. Regelmäßige Abgleiche zwischen den vereinbarten Leistungen und dem tatsächlich Geleisteten verhindern, dass Nachträge erst bei der Abrechnung auffallen.
Wichtige Inhalte der Dokumentation von Nachträgen:
- Art der Nachforderung: Handelt es sich um Mehrkosten, Zeitverzögerungen oder beides?
- Grund für den Nachtrag: Was hat die Abweichung verursacht?
- Kostenübersicht: Präzise Darstellung der entstehenden Mehrkosten
- Beweismaterial: Fotos, Skizzen, Pläne als Nachweis beifügen
- Zusätzliche oder geänderte Leistungen: Welche Arbeiten sind betroffen?
Nachtragsforderung sollten professionell erstellt und eingereicht werden. Das spart Zeit, senkt Konflikte und steigert die Erfolgschancen. Nach Erkennung einer Leistungsabweichung ist ein schriftliches Angebot erforderlich. Dieses sollte folgende Punkte enthalten:
- Begründung der Nachtragsforderung
- Leistungsverzeichnis mit den abweichenden Positionen
- Nachtragskalkulation, die sich am ursprünglichen Vertrags-LV orientiert
Achtung: Die Kalkulation muss transparent und nachvollziehbar sein, um Vorwürfen der Gewinnmaximierung vorzubeugen. Ein plausibler Kalkulationsnachweis schafft Vertrauen. Nach Bauvertragsrecht sind Auftragnehmer:innen verpflichtet, eine faire Lösung anzustreben.
Digitale Lösungen für effizientes Nachtragsmanagement
Claim-Management muss nicht kompliziert sein. Mittels Digitalisierung lassen sich Nachträge effizienter erfassen, kalkulieren und verwalten.
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Klare Nachverfolgung: Weisen Sie Verantwortlichen Aufgaben zu und behalten Sie den Bearbeitungsstatus aller Nachträge in Echtzeit im Blick.
Automatische Berichterstellung: Erstellen Sie mit wenigen Klicks Nachtragsberichte, inklusive Begründung, Kostenübersicht und Dokumentation.
Transparenz und Rechtssicherheit: Alle Änderungen werden zentral erfasst und können jederzeit abgerufen werden – für klare Vertragsnachweise und effiziente Verhandlungen.
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Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität oder eine Rechtsberatung. Den gesetzlichen Wortlaut und die Einsicht weiterer Paragrafen finden Sie im Gesetzestext. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Anwalt für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte.
