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Mängelanzeige laut VOB (inkl. Mustervorlage) erstellen

19.10.2023 | 14 min Lesedauer | Written by Johannes Heinrich

So steigern Sie die Qualität von Bauprojekten

3 Wege zur Minimierung von Mängeln und für eine pünktliche Fertigstellung

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Mängel sind unvermeidbarer Bestandteil eines jeden Bauprojekts. Als Auftraggeber:in ist es Ihr Recht, die kostenfreie Behebung von innerhalb der Verjährungsfrist entdeckten Fehlern vom ausführenden Unternehmen einzufordern. Doch dieser Prozess ist mit Tücken verbunden. Wichtig bei einer Mängelrüge oder Mängelanzeige: VOB und andere Regelwerke geben den formellen Inhalt genau vor.

Die folgenden 13 Punkte inklusive Word-Vorlage für die Mängelanzeige § 13 Nr. 5 VOB nach Abnahme führen Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Plus: Wie Sie die Vorlage mit PlanRadar für noch effizientere Prozesse digitalisieren.

Inhalt:

  • Kostenlose Word-Vorlage für Mängelanzeige nach VOB § 13 Nr. 5 herunterladen
  • Was die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen besagt
  • Mit PlanRadar Baumängel digital erfassen & anzeigen


Mängelanzeige nach VOB Checkliste

Kostenlose Word-Vorlage für Mängelanzeige nach VOB § 13 Nr. 5 herunterladen

Laden Sie sich hier eine gratis Vorlage für die Mängelanzeige gemäß §13  Nr. 5 VOB im Word-Format herunter. Sie können die Vorlage in Word einfach an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen, indem Sie weitere Informationen, Felder und Zeilen hinzufügen. Dank Vorlage unterstützen Sie Ihr Mängelmanagement effizient und sorgen für Transparenz und Klarheit.  Füllen Sie einfach das untenstehende Formular aus, um die Vorlage herunterzuladen.

Mängelanzeige-Vorlage mit PlanRadar nutzen

Die besten Ergebnisse mit der Vorlage erzielen Sie, wenn Sie sie mit der Nutzung von PlanRadar kombinieren. Denn mit PlanRadar erfolgt die Datenerfassung über die Vorlage digital. Dadurch stehen Informationen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung, so dass Sie auf Knopfdruck fertige Mängelanzeigen erstellen.

So digitalisieren Sie die Vorlage mit PlanRadar:

Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Mängelanzeige-Vorlage herunter.

Schritt 2: Exportieren Sie die Vorlage in eine PDF-Datei.

Schritt 3: Verwenden Sie einen PDF-Editor (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor), damit Ihre PDF-Datei ausfüllbare Felder verwendet.

Die folgenden Feldtypen werden in PDF-Formularen unterstützt:

  • Textfelder
  • Dropdown-Menüs
  • Radio-Button
  • Kontrollkästchen

Wir unterstützen keine Scripting-, Berechnungs- oder Bildfelder.

Schritt 4: Laden Sie Ihre PDF-Datei, die jetzt Formularfelder enthält, in PlanRadar hoch.

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Was die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen besagt

Zunächst das Grundlegende: Laut § 13 der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) sind Leistungen von Auftragnehmer:innen frei von Fehlern zu erbringen. Frei von Sachmängeln bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Leistung die vereinbarte Beschaffenheit enthält und nach den anerkannten Regeln der Technik erbracht wurde. Stellt die Abnehmer:in das Vorhandensein von Mängeln nach der Übergabe des Objekts fest, kann sie eine Mängelrüge erstellen und an das ausführende Unternehmen kommunizieren. Die Auftragnehmer:in ist laut VOB dazu verpflichtet, die angezeigten Mängel innerhalb der vom Kunden gestellten Frist auf eigene Kosten zu beheben.

Was ist eine Mängelanzeige?

Eine Mängelanzeige nach VOB ist eine Mitteilung der Auftraggeber:in an die Auftragnehmer:in, einen festgestellten Mangel innerhalb der von der Auftraggeber:in gestellten Frist zu beheben. Aus Gründen der Beweissicherheit sollte eine Mängelanzeige immer schriftlich erfolgen.

Mängel können jederzeit gerügt werden. Meist erfolgt dies im Zuge der Bauabnahme, wo sie im Abnahmeprotokoll vermerkt werden. Ab dann erhält die verantwortliche Auftragnehmer:in eine entsprechende Frist, innerhalb derer sie den Mangel beheben muss. Oftmals werden Unstimmigkeiten jedoch erst später entdeckt. Auch in diesem Fall kann die Auftraggeber:in das Problem mit einer Mängelanzeige rügen. Jetzt liegt es allerdings an der Auftraggeber:in zu beweisen, dass der Mangel durch die Auftragnehmer:in entstanden ist.

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3 Wege zur Minimierung von Mängeln und für eine pünktliche Fertigstellung

Was sagen VOB/B und BGB über die Mängelanzeige?

Geht es um die Anzeige von Baumängeln, stützt sich das deutsche Baurecht auf das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und auf die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B (VOB/B). Die Grundlage des BGB-Vertrags ist also das bürgerliche Gesetzbuch, während die Grundlage des VOB-Vertrags Normen sind, welche als allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zu verstehen sind. Je nachdem, was im Bauvertrag vereinbart wurde, kommt das BGB oder die VOB/B zur Anwendung. Wurde vertraglich nichts ausdrücklich bestimmt, gilt das BGB. Die Baufrau bzw. der Bauherr und die Auftragnehmer:in müssen also die VOB/B im Bauvertrag vereinbaren, sonst kommt sie nicht zur Anwendung. Bezüglich Baumängel haben die VOB/B und das BGB allerdings einige bedeutende Unterschiede:

Die meisten Bauverträge zu privaten Auftraggeber:innen werden in Deutschland nach wie vor nach BGB vereinbart. Anders schaut es bei Aufträgen der öffentlichen Hand aus. Staatliche Auftraggeber:innen sind in Deutschland nämlich dazu verpflichtet, einen VOB-Vertrag abzuschließen.

LESETIPP: Die Gewährleistung nach VOB/B im Detail

Welche Schritte folgen bei der Aufforderung zur Mängelbeseitigung?

Mit der Aufforderung zur Mängelbeseitigung nach VOB hat die Auftraggeber:in die Auftragnehmer:in über den Mangel informiert und den Ball damit ihr zugespielt. Wichtig ist, dass die Mängelrüge schriftlich und eingeschrieben erfolgt und alle notwendigen Daten enthält. Dazu gehört unter anderem vor allem;

  • Datum des Schreibens
  • Alle relevanten Parteien
  • Genaue Beschreibung des Mangels
  • Konkrete Aufforderung zur Behebung
  • Frist bis zur Behebung

Jetzt liegt es an der Auftragnehmer:in, die Aufforderung zur Mängelbeseitigung zu prüfen und den Mangel fristgerecht zu beheben. Damit ist der Prozess abgeschlossen.

Allerdings kann es auch vorkommen, dass die Auftragnehmer:in mehr Zeit benötigt oder nicht auf das Schreiben reagiert. In diesem Fall gewährt die Auftraggeber:in in der Regel eine Nachfrist. Sie kann vom Zurückhaltungsrecht Gebrauch machen und einen Teil der Schlussrechnung einbehalten. Das Maximum, das zurückbehalten werden darf, ist in Deutschland im Schikaneverbot geregelt. 

Doch was, wenn die Auftragnehmer:in innerhalb der gesetzten Nachfrist ebenfalls nicht reagiert? In diesem Fall kann die Auftraggeber:in die erforderlichen Korrekturen auf Kosten der Auftragnehmer:in vornehmen lassen.

Jedoch gilt diese Regelung nicht uneingeschränkt. Wenn die Mängelbeseitigung aus bestimmten Gründen, etwa wegen unverhältnismäßiger Schwierigkeiten, nicht durchführbar ist, ändert sich das Prozedere. Hier wäre eine Anpassung des vereinbarten Entgelts die angemessene Reaktion.

Des Weiteren können Schadenersatzansprüche / finanzielle Ausgleiche von der Auftraggeber:in an die Auftragnehmer:in entstehen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn;

  • ..Personen aufgrund der Mängel zu Schaden kommen. 
  • ..grobe Fahrlässigkeit der Auftragnehmer:in geltend gemacht wird.
  • ..das fertige Bauwerk nicht den allgemein anerkannten technischen Standards entspricht.
  • ..andere, im Vertrag definierte Qualitätskriterien, nicht erfüllt sind.

Wie lange ist die Verjährungsfrist bei Mängeln?

Gemäß der VOB hat die Auftraggeber:in ganze 4 Jahre nach Bauabnahme Zeit, aufgetretene Mängel anzuzeigen, gemäß BGB sogar 5 Jahre. Die Gewährleistungsfrist startet mit dem Moment, in dem die Käufer:in oder die Mieter:in das Objekt übernimmt. Mit nur 2 Jahren fällt die Zeitspanne bei elektrotechnischen Anlagen aus. Ebenfalls 2 Jahre beträgt die Gewährleistungsfrist nach Instandhaltungsarbeiten.

Der Grund für diese mehrjährigen Fristen: Viele Mängel sind bei der Abnahme nicht sofort erkennbar. Hier spricht man von sogenannten versteckten Mängeln. Einige versteckte Mängel werden nur durch Zufall entdeckt, zum Beispiel im Zuge von Reparaturen oder Umbauten.

Die VOB unterscheidet in ihren Fristen jedoch nicht zwischen offensichtlichen und versteckten Mängeln. Die Auftraggeber:in hat gemäß VOB immer eine Frist von 4 Jahren, um eine Mängelanzeige einzureichen. Innerhalb dieses Zeitraumes besteht für die Baufrau bzw. den Bauherren ein Recht auf Nachbesserung, bzw. auf Beseitigung. Allerdings kann die Frist verfallen, wenn die Baufrau / der Bauherr oder eine Drittanbieter:in versucht, die Baumängel zu beheben. Abweichungen bestehen nur bei geringfügigen Mängeln und bei arglistiger Täuschung: Im Falle eines geringen Mangels läuft die Frist der Baufrau / des Bauherren nach 2 Jahren aus. Ein Mangel, welcher aufgrund arglistiger Täuschung des Vertragsnehmers entstand, kann hingegen 30 Jahre lang angezeigt werden.

Nach dem Entdecken von Mängeln stellt die Baufrau / der Bauherr der Auftragnehmer:in eine Frist, innerhalb welcher die Auftragnehmer:in den Mangel zu beseitigen hat. In dieser Zeit sollte die Auftraggeber:in keine Änderungen oder Reparaturen am entsprechenden Mangel vornehmen, da die Beweislast dadurch verloren gehen könnte.

LESETIPP: Die Verjährung von Baumängeln und Fristen nach BGB

Bis wann muss ein Mangel gemeldet werden?

Mängel sollten unverzüglich in Form einer Mängelanzeige bekannt gegeben werden. Frühester Zeitpunkt für eine Mängelrüge ist die Ablieferung der Leistung oder Ware durch die Auftragnehmer:in.

Wie lange ist die Frist zur Mängelbeseitigung?

Im Zuge einer Mängelrüge laut VOB sollte von der Auftraggeber:in stets eine Frist zur Mängelbeseitigung angegeben werden. Diese Frist soll laut VOB/B „angemessenen“ sein. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) soll es dem ausführenden Unternehmen innerhalb des von der Kund:in bestimmten Zeitraums möglich sein, den Mangel zu beheben.

Kommt es zu einer Klärung vor Gericht, wird auf Basis des Einzelfalls entschieden, ob der gesetzte Zeitrahmen zu kurz oder angemessen war. Wichtig: Die Frist sollte in jedem Fall ein Datum enthalten, zu dem die Mängelbeseitigung durch das ausführende Unternehmen erbracht sein muss. Die Frist zur Mängelbeseitigung ist nicht zwingend erforderlich, dient jedoch der Durchsetzung weiterer Ansprüche, wie zum Beispiel Schadenersatzzahlungen.

Wer schreibt eine Mängelanzeige?

Die Mängelanzeige wird von der Auftraggeber:in verfasst. Sie hat ein Anrecht darauf, Leistungen anhand der im Bauvertrag bestimmten Vereinbarungen zu erhalten. Ist dies nicht der Fall, kann sie die entsprechenden Punkte mit einer Mängelanzeige beanstanden. Damit setzt sie der Auftragnehmer:in eine angemessene Frist, um den Mangel zu beheben. Die Baufrau / der Bauherr hat innerhalb dieser Frist ein Recht auf Nacherfüllung durch die Auftragnehmer:in. Wird die Baufrau bzw. der Bauherr inert dieser Frist selbst aktiv oder beschäftigt Drittanbieter:innen, kann die Mängelanzeige ihre Gültigkeit verlieren.

Als Verfasser:in der Mängelanzeige sollte die Baufrau / der Bauherr ein Maximum an Beweismitteln dokumentieren, um seiner Mängelanzeige Wirkung zu verleihen. Anschließend schickt er die Mängelanzeige per Einschreiben an die Auftragnehmer:in.

Muss eine Mängelrüge schriftlich erfolgen?

VOB und Bürgerliches Gesetzbuch fordern nicht zwingend eine schriftliche Mängelanzeige. Trotzdem sollten Auftraggeber:innen von einer bloß mündlichen ausgesprochenen Mängelrüge dringend absehen. Der Grund dafür ist so simpel wie einleuchtend: Nur bei einer schriftlich verfassten Aufforderung zur Mängelbeseitigung sowie einer dokumentierten Übermittlung an die Auftragnehmer:in liegt im Nachhinein auch ein Beweis vor, dass die Aussteller:in tatsächlich den Auftrag zur Behebung erteilt hat. Darüber hinaus führt nur eine schriftlich verfasste Mängelrüge samt angemessen formulierter Frist zu einem Neustart der Verjährung von Mängelansprüchen. 

Was muss eine Mängelanzeige beinhalten?

Damit eine Mängelanzeige rechtskräftig ist, verstanden wird und ihre gewünschte Wirkung erzielt, muss sie verschiedene Vorgaben erfüllen.

Daten
Sowohl das Datum der Mängelanzeige, das Datum des Entdeckens des Mangels, das Datum des Bauvertrags und das Datum der Bauabnahme gehören auf die Mängelanzeige.

Absender:in und Empfänger:in
Die Mängelanzeige wird von der Auftraggeber:in erstellt und an die Auftragnehmer:in geschickt. Auch wenn der Begriff „Anzeige“ einen gerichtlichen Prozess vermuten lässt, ist die Mängelanzeige zum Zeitpunkt des Versands eine Angelegenheit zwischen der Baufrau / des Bauherren und der Auftragnehmer:in. Als Absender:in wird dementsprechend die Auftraggeber:in und als Empfänger:in die Auftragnehmer:in genannt.

Beschreibung des Mangels
Der zentrale Inhalt einer Mängelanzeige ist der Mangel an sich. Der Mangel muss detailliert benannt und beschrieben werden. Hierfür müssen genügend Beweise dokumentiert werden, welche die Aussagen der Baufrau bzw. des Bauherrn stützen.

a) Die Auswirkung (z.B. „Wasserflecken an Wand in Raum XY“), aber nicht den Grund für einen Mangel (z.B. „Rohrbruch hinter Wand in Raum XY“). Das hat zwei Gründe: Beschreibt der Kunde die Folgen eines Mangels, werden damit laut VOB/B alle infrage kommende Ursachen gerügt und die Verjährungsfrist beginnt erneut zu laufen. Darüber hinaus liegt es an der Auftragnehmer:in, den oder die Gründe für den Mangel ausfindig zu machen und zu beheben.

b) Das Ausmaß und der Ort des Mangels sollten möglichst genau beschrieben werden. Nur so wird sichergestellt, dass die Auftragnehmer:in volle Kenntnis vom vorliegenden Sachverhalt hat. Entsprechend sollte es in der Beschreibung nicht „Risse an Wänden“, sondern „Drei Risse an Wand in Kellerraum XY“ heißen.

Stellt die Abnehmer:in beim Schreiben einer Mängelrüge hingegen Vermutungen zu den möglichen Ursachen eines auftretenden Fehlers an, oder macht keine genauen Ortsangaben, kann das Folgen haben. Bei einer anschließenden Nicht-Behebung des Fehlers kann eine unklar definierte Mängelrüge vom Gericht unter Umständen als Nachteil ausgelegt werden.

Frist
In der Mängelanzeige gibt die Auftraggeber:in der Auftragnehmer:in eine Frist, innerhalb welcher der Mangel beseitigt werden muss. Diese Frist muss „angemessen“ sein, das Gesetz schreibt jedoch keinen konkreten Zeitraum vor.

Kündigungsandrohung (bei VOB)
Falls die Auftraggeber:in und die Auftragnehmer:in einen Bauvertrag nach VOB vereinbart haben, muss die Mängelanzeige eine Kündigungsandrohung enthalten. Nur mit einer Kündigungsandrohung wird die Mängelanzeige gemäß VOB gültig. Bei Bauverträgen nach BGB ist eine Kündigungsandrohung nicht zwingend notwendig.

LESETIPP: Worauf Sie bei der Beweissicherung bei Bauvorhaben achten sollten

Warum sollte eine Kündigungsandrohung Teil der Mängelanzeige sein?

Viele Auftraggeber:innen vergessen diesen wichtigen Punkt in einer Mängelanzeige. Das VOB fordert in § 4, dass die Konsument:in der Auftragnehmer:in die Kündigung ausspricht. Nur so kann die Kund:in entstehende Beseitigungskosten für Mängel durchsetzen. Damit dem ausführenden Unternehmen jedoch die Kündigung ausgesprochen werden kann, muss die Mängelrüge mit einer sogenannten Kündigungsandrohung versehen sein.

Kann die Auftraggeber:in der Auftragnehmer:in vorschreiben, wie er oder sie einen Mangel zu beheben hat?

Nein. Zur Mängelbeseitigung nach VOB kann das ausführende Unternehmen den aus seiner Sicht sinnvollsten Weg wählen. Einzige Voraussetzung ist, dass die Behebung den im Regelwerk definierten Erfordernissen an die Leistungserbringung entspricht.

Was, wenn die Mängelanzeige abgelehnt wird?

Eine Mängelanzeige muss nicht zwingend zur Folge haben, dass der Mangel auch effektiv behoben wird. Zumindest dann nicht, wenn die Anzeige von der Auftragnehmer:in abgelehnt wird. Ein Streitpunkt, der schnell vor Gericht landen kann. 

Wie gehen Auftragnehmer:in und Auftraggeber:in in so einer Situation vor und wie vermeidet man solche Konflikte bereits im Vorfeld?

1. Dokumentation ist der Schlüssel:
Jeder Schritt des Bauprojekts sollte sorgfältig dokumentiert werden. Dies bietet einen klaren Überblick über den Fortschritt und dient im Falle eines Mangels als Beweisgrundlage. Mit einer lückenlosen Dokumentation können Sie eindeutig nachweisen, wer für einen bestimmten Mangel verantwortlich ist.

2. Ein neutraler Blick von außen:
Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, kann ein Beweissicherungsverfahren durch eine neutrale Expert:in auf beiden Seiten für Klarheit sorgen. Die Expert:in bewertet die Situation objektiv und kann mit ihrer fachlichen Meinung den weiteren Verlauf beeinflussen.

3. Zeit als kritischer Faktor:
Je mehr Zeit zwischen dem Abschluss des Bauvorhabens und einem potenziellen Gerichtsverfahren verstreicht, desto schwieriger wird es, bestimmte Mängel nachzuvollziehen. Das hat zur Folge, dass sich das Verfahren in die Länge zieht und damit auch die Kosten steigen.

Was ist zu tun, wenn es rund um eine Mängelanzeige beim Bau zum Streitfall kommt?

Herrscht darüber Unklarheit, wer einen Mangel verursacht und zu beheben hat, kann es zum Streit zwischen den Parteien kommen. Dies ist etwa der Fall, wenn die Auftragnehmer:in die Mängelanzeige ablehnt. In einem solchen Fall schafft ein gerichtliches Beweissicherungsverfahren durch einen Sachverständigen Klarheit. Je nachdem, zu welchem Ergebnis das Gutachten kommt, können Vergleiche, Nachbesserungen, Klageerhebungen oder Kostenerstattungen folgen. Je nach Umfang des Verfahrens können Kosten von mehreren hundert bis tausend Euro anfallen.

LESETIPP: Schritt für Schritt durch das gerichtliche Beweissicherungsverfahren

Muster für Mängelanzeige nach §13 Nr.5 VOB

Mit PlanRadar Baumängel digital erfassen & anzeigen

Damit die Behebung eines Mangels nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen überhaupt in die Wege geleitet werden kann, müssen alle im Verlauf eines Projekts erfolgten Arbeiten genau erfasst und dokumentiert werden. Nur so ist im Nachhinein nachvollziehbar, wer für welche Leistung verantwortlich war. Das Problem: Noch immer erfolgt dieser Prozess in den meisten Fällen von Hand.

So greifen Käufer:innen oder Mieter:innen bei der Mängelaufnahme meist noch zu Bleistift, Bauplan und Notizblock. Zum Festhalten von Bildern ist oft auch eine Digitalkamera mit dabei. Nach der Begehung müssen festgehaltene Schäden zur Weiterverarbeitung organisiert und in Aktenordnern oder Excel-Listen hinterlegt werden. Schließlich erfolgt noch die Weiterleitung des Sachverhalts an das verantwortliche Unternehmen. Jeder einzelne der beschriebenen Schritte birgt ein Fehlerrisiko in sich, sodass wichtige Informationen verloren gehen können. Die Folge sind potenzielle Verzögerungen und Kostensteigerungen.

Dank Software geht das auch einfacher. 

Mängelmanagement und Mängelrüge per Fingertipp

PlanRadar ist eine App zur Digitalisierung von Prozessen im Bau- und Immobilienwesen. Weltweit nutzen Unternehmen die Software zur Qualitätssicherung – Bauausführung, Mängelmanagement und Reporting sind damit ebenso möglich, wie Beweissicherung, Aufgabenzuweisung, Abnahmen, Übergaben, Due-Diligence, Bestandsaufnahmen oder Zertifizierungen.

LESETIPP: So steigern Sie mit Projektmanagement Software für Bauprojekte Ihre Effizienz.

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Die folgende Kurzpräsentation zeigt Ihnen, wie Sie mit PlanRadar ganz einfach eine Mängelanzeige nach §4 Nr. 7 VOB/B erstellen:

Effizientes Mängelmanagement mit PlanRadar

Vom erfassten Mangel bis zur fertigen Mängelanzeige mit wenigen Klicks: In dieser Präsentation sehen Sie, wie einfach die Arbeit mit PlanRadar rund um das Mängelmanagement ist.

Mit PlanRadar Mustervorlage Mängelanzeigen vor Abnahme (VOB/B § 4 Nr. 7) und Mängelanzeige nach Abnahme (VOB/B § 13 Nr. 5) auf Knopfdruck erstellen

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Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit bzw. Rechtsberatung. Den gesetzlichen Wortlaut und die Einsicht weiterer Paragrafen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen finden Sie auf dejure.org. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Anwalt für die Klärung gesetzlicher Sachverhalte.

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