Die Zukunft des Bauprojektmanagements
Wie digitale Lösungen das Projektmanagement 2023 und darüber hinaus verändern werden
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WAS IST EIN GANTT DIAGRAMM?
Ein Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm, das eine visuelle Darstellung des Zeitplans eines Projekts bereitstellt. Auf der vertikalen Achse des Diagramms finden Sie eine Liste aller Aufgaben, die ausgeführt werden müssen. Auf der horizontalen Achse werden Zeitintervalle angezeigt (typischerweise Tage, es sind aber auch Wochen oder Monate möglich). Der Gantt Chart listet nicht nur jede Aufgabe mit dazugehöriger Zeit auf, sondern zeigt auch mehrere andere nützliche Informationen, wie etwa:
- Abhängigkeiten: Eine Abhängigkeit ist eine Aufgabe, die nicht beginnen kann, bevor eine vorhergehende Aufgabe abgeschlossen ist. Als einfaches Beispiel kann der Bau des Dachs eines Wohnungsbauprojekts nicht beginnen, bevor die Wände abgeschlossen sind. In der Gantt-Diagramm-Konstruktionssoftware würde daher der Bau des Dachs als Abhängigkeit dargestellt.
- Ressourcen: Einige Gantt-Diagramme im Bauwesen listen auch die Ressourcen auf, die für jede Phase eines Projekts erforderlich sind, seien es Arbeiter, Ausrüstung oder Material. Das bedeutet, dass jeder, der für die Beschaffung von Ressourcen verantwortlich ist, weiß, wann Materialien/Geräte bestellt werden müssen oder wie viele Mitarbeiter für eine bestimmte Aufgabe erforderlich sind.
- Meilensteine: Gantt Charts können in wichtige Meilensteine eingeteilt werden, wie etwa Entwurfsphase, Grundsteinphase, Bauphase, Abschlussphase, Übergabe oder auch andere Meilensteine Ihrer Wahl.
- Aktueller Status: Visuelle Darstellungen ermöglichen es Ihnen, genau zu sehen, wie weit das Projekt fortgeschritten ist, sodass Sie den Fortschritt verfolgen und bei Bedarf nachjustieren können.
EINE KURZE GESCHICHTE DER GANTT DIAGRAMME
Die frühesten Formen von Gantt-Diagrammen entstanden in den 1890er Jahren. Benannt sind sie jedoch nach dem amerikanischen Ingenieur Henry Gantt, der sie zwischen 1910 und 1915 weiterentwickelt und populär gemacht hat. Gantt-Ansichten werden schon seit langem bei großen Bauprojekten verwendet, so auch beim Bau des Hoover-Staudamms während der Weltwirtschaftskrise in den USA.
Diese Visualisierungen wurden ursprünglich auf Papier erstellt, was bedeutete, dass bei Verzögerungen oder Veränderungen das gesamte Gantt-Diagramm neu geschrieben werden musste – dies war oft ein mühsamer Prozess. Durch die Verwendung von Computerprogrammen wurde es viel einfacher, Projektzeitpläne in Echtzeit anzupassen.
DER EINSATZ VON GANTT DIAGRAMMEN FÜR BAUZEITENPLÄNE
Heutzutage werden Gantt Ansichten in praktisch jeder Branche bei Projekten vieler verschiedener Art verwendet – so auch auch in der Baubranche. Die Einsatzbereiche sind dabei sehr vielfältig. Die grundsätzliche Funktionsweise sieht wie folgt aus: In der Anwendung eines Balkendiagramms im Bauzeitenplan wird jede Aufgabe als Balken dargestellt, dessen Länge die Dauer der Aufgabe angibt. Dies erleichtert die Planung und Überwachung komplexer Bauprojekte erheblich.
Einsatz in der Planungs- und Bauphase
Die Verwendung von Gantt-Diagrammen für die Bauzeitenplanung ist am ehesten mit der eigentlichen Bauphase eines Projekts verbunden. Allerdings kann es auch von Vorteil sein, Visualisierungen in der Phase vor Baubeginn zu verwenden. Denn alle Phasen der Bauvorbereitung können ebenso wie die Bauphase selbst durch Projektmanagementtechniken effizienter gestaltet werden. Ein Darstellung für den Zeitraum vor dem Baubeginn kann Phasen wie den Entwurf des Gebäudes, BIM-Modellierung, Angebotsphase, Entwurfsplanung, Genehmigungsanträge, Genehmigungsplanung und andere Vorbautätigkeiten einschließen.
Durch die Erstellung eines Gantt Charts für die Phase vor Baubeginn können Sie alle Abhängigkeiten frühzeitig erkennen (z. B. das Einholen der Baugenehmigung vom Bauamt). Dies hilft, Verzögerungen im weiteren Verlauf zu vermeiden.
Einsatz in der Betriebsphase
Es ist auch nützlich, die grafische Darstellung von Projektphasen nach Bauabschluss zu verwenden. Mit moderner Gantt-Diagramm-Konstruktionssoftware können Sie Aufgaben zuweisen, wie etwa das Erzeugen von Mängellisten, das Durchführen von Bauinspektionen, das Aufräumen von Baustellen, das Erstellen und Übergaben aller Dokumente sowie die Einschulung des neuen Facility-Managers des Gebäudes. So stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Phasen abgeschlossen sind, die erforderlichen rechtlichen Unterlagen eingereicht worden sind, und sichergestellt wird, dass alles korrekt verbunden ist.
DARUM SOLLTEN SIE BALKENDIAGRAMME FÜR IHRE BAUZEITENPLANUNG VERWENDEN
Trotz deutlicher Verbesserungen im Bauprojektmanagement in den letzten Jahrzehnten wird die Branche weiterhin von Problemen wie Verzögerungen und Kostenüberschreitungen geplagt. So hinken hinken etwa neun von zehn Bauprojekten dem Bauzeitenplan hinterher.
Die Verwendung eines Gantt-Diagramms für Bauprojekte an sich garantiert nicht, dass es nicht dennoch zu Verzögerungen kommen kann. Tatsächlich liegen viele der Ursachen für Verzögerungen außerhalb Ihrer Kontrolle – von schlechtem Wetter über Materialknappheit bis hin zu Streiks. Dennoch kann die Verwendung eines Gantt Diagramms die Verwaltung von Bauprojekten aus mehreren Gründen erheblich vereinfachen:
1. Hilft Abhängigkeiten zu erkennen
Die Verwendung eines Gantt Charts für die Bauzeitenplanung hilft dem Projektmanager, alle möglichen Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts zu identifizieren und entsprechend zu planen. Balkendiagramme im Bauzeitenplan bieten eine klare und unmittelbare Visualisierung des Projektfortschritts und ermöglichen es Projektmanagern und Teams, zeitliche Abhängigkeiten und Ressourcenzuordnungen effektiv zu managen.
2. Weithin bekannt
Da Gantt-Diagramme im Bauwesen bereits weit verbreitet sind, erleichtert die Verwaltung von Projekten mit ihnen häufig die Arbeit für alle Beteiligten. Vom Baustellenpersonal über den Kunden bis hin zum Architekten und zum Projektmanager können die meisten Projektbeteiligten nachvollziehen, was die Balkendiagramme bedeuten und welche Rolle sie selbst im Projekt spielen.
3. Orientierungspunkt für alle Beteiligten
Auf ähnliche Weise erhalten Sie durch die Verwendung von Gantt-Diagrammen für Bauprojekte ein Dokument, das allen Beteiligten zur Orientierung dient. Solange der Projektmanager Bausoftware mit Informationen über den Projektfortschritt auf dem neuesten Stand hält, können alle Beteiligten sehen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist und wer wofür verantwortlich ist. Dadurch werden Fehlkommunikation und Missverständnisse weniger wahrscheinlich.
4. Geeignet für die Baubranche
Die Verwendung eines Gantt-Diagramms für die Bauplanung eignet sich angesichts der in dieser Branche üblichen Art von Projekten für das Projektmanagement. Sie sind im Bauwesen nützlich, da Bauprojekte normalerweise von mehreren verschiedenen Subunternehmern und Teams abhängen, die zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedenen Standorten tätig sind. Deshalb ist es angemessen, einem zentralisierten Projektmanagement zu folgen, bei dem eine Person (oder ein Team) den ultimativen Überblick über das Projekt hat und die Kontrolle behält.
In jüngster Zeit sind eine Reihe neuerer Projektmanagementstile wie „Lean Construction Management“ oder „Scrum“ entstanden, die einen kollaborativeren und flexibleren Ansatz zur Verwaltung von Aufgaben verfolgen. Da sie jedoch auf kleine Teams angewiesen sind, die intensiv zusammenarbeiten, eignen sich diese Projektmanagementtechniken eher für vergleichsweise kreatives oder produktzentriertes Arbeiten.
5. Echtzeit-Daten schaffen Übersicht und Transparenz
Bausoftwares bieten eine Echtzeitansicht des Projektfortschritts auf eine für jeden sichtbare Weise, zu der auch jeder beitragen kann. Oft über die Cloud bereitgestellt – damit sie von Personen an verschiedenen Orten (auf der Baustelle, in der Zentrale des Auftragnehmers, in den Büros des Kunden) eingesehen werden kann – bietet sie eine offene Möglichkeit, Projekte auf dem neuesten Stand zu halten. Das stellt sicher, dass jedem klar ist, was vor sich geht. Mit der Software können darüber hinaus auch unerwartete Verzögerungen gemeldet werden, sobald sie auftreten.
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WELCHE VORTEILE BIETEN GANTT DIAGRAMME IM BAUWESEN?
Die Verwendung eines Gantt-Diagramms für Bauprojekte bietet dem Projektmanager, dem Auftragnehmer und dem Kunden eine Vielzahl von Vorteilen:
- Es spart Zeit und Geld durch die effizienteste Zuordnung von Ressourcen und Personen.
- Es verbessert die Produktivität durch Eliminierung von Redundanzen.
- Es erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt seinen Termin- und Bauzeitenplan einhält.
- Es ordnet eindeutige Verantwortlichkeiten für einzelne Aufgaben oder Phasen zu.
- Es verbessert die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern, da jeder seine Rolle kennt.
- Es macht durch die Darstellung von Abhängigkeiten unerwartete Verzögerungen oder Konflikte unwahrscheinlicher.
- Es bietet eine hochgradig visuelle Möglichkeit zur Überwachung des Projektfortschritts auf einen Blick.
WELCHE NACHTEILE HABEN BALKENDIAGRAMME IN DER BAUZEITENPLANUNG?
Wenngleich Gantt-Diagramme im Bauwesen weit verbreitet sind, sind sie nicht immer ein perfektes Werkzeug und haben bestimmte Nachteile, wie zum Beispiel:
- Sie können manchmal sehr kompliziert werden, vor allem bei größeren Projekten mit vielen Stakeholdern und Teilaufgaben, bei denen der Projektmanager jedes einzelne Detail erfassen möchte.
- Je nach verwendetem Tool kann es zeitaufwändig sein, alle Aufgaben im Gantt Diagramm aufzulisten.
- Die Verwendung von Balkendiagrammen in Bauprojekten belastet die anfängliche Planung. Dies bedeutet, dass jede Aufgabe Monate oder sogar Jahre im Voraus detailliert geplant werden muss – dies entspricht möglicherweise nicht den sich ändernden Fakten vor Ort. Sie sind daher möglicherweise für einige Projekte besser geeignet als für andere.
- Erfordert umfangreiches Wissen über die Funktionsweise von Bauprojekten – Projektmanager benötigen jahrelange Erfahrung und ein tiefes Verständnis dafür, wie lange verschiedene Bauphasen wahrscheinlich dauern, wenn sie ein Projekt genau planen wollen.
- Grafische Darstellungen können sich manchmal künstlich (und unnötigerweise) starr anfühlen. Beispielsweise können einem Bauleiter die Ressourcen, die Zeit und die Ausrüstung bereitstehen, um am 100. Tag des Projekts mit einer bestimmten Arbeit zu beginnen. Wenn sie dem Gantt-Diagrammplan folgen, müssen sie jedoch möglicherweise noch weitere 10 Tage warten, bevor sie mit dieser Aufgabe beginnen können.
- Wenngleich Diagramme eine nützliche Visualisierung des Zeitplans und Fortschritts des Projekts darstellen, können die Längen der Balken manchmal irreführend sein. Beispielsweise kann eine Aufgabe Diagramm sehr kurz erscheinen, aber dennoch viel Ressourcen und Energie erfordern. Dies bedeutet, dass die Anzahl der Ressourcen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden, möglicherweise unterschätzt wird.
- Viele Projektmanager im Bauwesen verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, um eine grafische Ansicht der Projektphasen zu erstellen. Aber diese Programme tun sich sehr schwer mit Verzögerungen oder Verschiebungen der Projektzeitpläne und -prioritäten. Andererseits ist eine moderne Software zur Erstellung von Gantt-Diagrammen viel anpassungsfähiger und sie ist in der Lage, sich ändernde Realitäten darzustellen und darauf zu reagieren.
5 BEISPIELE FÜR SOFTWARE ZUR ERSTELLUNG VON GANTT DIAGRAMMEN FÜR BAUZEITENPLÄNE
Es gibt verschiedene Bauzeitenplan Softwares, die Projektmanagement-Tools mit Gantt Diagrammen verbinden. Doch es muss nicht unbedingt eine spezialisierte Lösung sein. Die meisten Softwarelösungen für Gantt Charts sind relativ generisch und können in den meisten Branchen eingesetzt werden. Die folgenden Softwarelösungen können relativ einfach für Bauprojekten genutzt werden, und viele dieser Tools werden mit Vorlagen geliefert. Wir stellen Ihnen 5 Lösungen vor:
Microsoft Project
Microsoft Project ist wahrscheinlich die weltweit am weitesten verbreitete Projektmanagement-Anwendung. Es listet alle Projektaufgaben auf und kann Abhängigkeiten anhand von Gantt-Balken aufzeigen. Obwohl es nicht speziell für den Bau entwickelt worden ist, enthält es die meisten Funktionen, die in der Branche verwendet werden.
Instagantt
Diese beliebte Software bietet alle wesentlichen Funktionen für die grafische Präsentation von Projektphasen. Instagantt hebt ferner nützliche Informationen hervor, z. B. wenn Teammitglieder und Ressourcen möglicherweise überlastet sind – dies kann das Projektmanagement verbessern und das Risiko von Burnout oder Fehlern einschränken.
Smartsheet
Smartsheet ist ein weiteres großes, gut etabliertes Projektmanagementprogramm mit Gantt-Diagrammfunktionen. Es wird von vielen großen Organisationen verwendet, ist für eine Reihe verschiedener Branchen geeignet und enthält auch Vorlagen, die in Bauprojekten verwendet werden können.
ClickUp
ClickUp ist eine relativ neue Projektmanagement-Software, die bei Start-ups und kleinen Unternehmen beliebt ist. Ihr Hauptvorteil sind die relativ niedrigen Kosten und die Benutzerfreundlichkeit. Es bietet nicht ganz so viele Funktionen wie andere Softwarepakete und ist daher möglicherweise besser für kleinere Projekte geeignet.
PlanRadar
PlanRadar ist eine cloudbasierte Bauprojektmanagement-Software, die eine Gantt-Diagrammfunktion für die Bauzeitenplanung enthält. Sie können Ihr Gantt Diagramm mit der Baustellenverwaltung verbinden, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit überwachen, während Sie gleichzeitig Berichte erzeugen und aufschlussreiche Analysen generieren. PlanRadar wurde speziell für für Bauprojekte entwickelt und fügt sich nahtlos in Ihre Prozesse ein. Die Gantt-Ansicht von Planradar ist einfach zu bedienen lässt sich schnell aktualisieren. Das bedeutet, dass es einfach ist, Ihren Bauzeitenplan an die Realität vor Ort anzupassen und sicherzustellen, dass Ihr Team die Vorteile der übersichtlichen Balkendiagramme auf der Baustelle und im Büro nutzen kann.
SO VERWENDEN SIE PLANRADAR, UM GANTT DIAGRAMME FÜR DIE BAUZEITENPLANUNG ZU ERSTELLEN
Die Gantt-Ansicht von PlanRadar hilft Benutzern, die wichtigsten Phasen in einem Projekt zu visualisieren. Durch die Kombination einer benutzerfreundlichen Oberfläche mit einer übersichtlichen Anzeige können Benutzer Projektzeitpläne nach einem standardmäßigen, allgemein anerkannten Gantt-Modell erstellen.
Die Gantt-Ansicht arbeitet mit der bestehenden Ticket-Funktionalität von PlanRadar zusammen und macht sie effizienter, flexibler und benutzerfreundlicher. Benutzer können den Projektverlauf planen, klare, robuste Diagramme aus bestehenden Aufgabenlisten erstellen, wichtige Meilensteine aufzeichnen und vorrangige Maßnahmen hervorheben.
Verzögerungen im Bauzeitenplan werden leicht hervorgehoben, damit Sie schnell handeln können. Wenn Änderungen am Projektplan vorgenommen werden, können Benutzer Elemente schnell per Drag & Drop verschieben, um den Bauzeitenplan nahtlos zu aktualisieren. Im Wesentlichen wird es Projektmanagern ermöglicht, alle spontanen Änderungen oder Entwicklungen im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass nichts unversucht bleibt.
Die folgenden 5 Schritte zeigen, wie funktioniert die Gantt-Ansicht von PlanRadar funktioniert:
1. Zum Bauzeitenplan navigieren
Die Balkendiagramme für Bauzeitenpläne finden Sie, indem Sie zur Registerkarte Tickets navigieren und zur Bauzeitenplanansicht wechseln.
2. Phasen und Unterphasen hinzufügen
Klicken Sie auf „+ Phase erstellen“, um Ihrem Projekt eine neue Phase hinzuzufügen. Geben Sie ihr einen Titel und ein Start- und ein Enddatum oder eine Dauer. Diese Daten können jederzeit bearbeitet werden, um Änderungen an Ihrem Projektplan zu berücksichtigen. Sie können Phasen auch umbenennen oder löschen, während sich Ihr Projekt entwickelt.
3. Phasen importieren (optional)
Wenn Sie eine andere Plattform zum Erstellen von Bauprojektzeitplänen verwenden, machen Sie sich keine Sorgen, Sie müssen diese Arbeit in PlanRadar nicht wiederholen. Sie können den Bauzeitenplan Ihres Projekts aus Microsoft Project, Primavera P6 oder Asta Powerproject importieren. Der Projektimport erstellt ggf. eine Phasenhierarchie. Bitte beachten Sie, dass beim Importieren Ihrer Projektstruktur keine Tickets importiert werden.
4. Aufgaben zu Phasen hinzufügen
Fügen Sie jeder Phase direkt aus der Bauzeitenplan-Ansicht neue Tickets für Ihre Aufgaben und Aktivitäten hinzu. Diese Tickets können bereits Fristen, Verantwortliche, Textanweisungen und Multimedia-Anhänge enthalten, damit Ihr Team die Arbeit erledigen kann. Alternativ dazu können Sie dem Ticket später Details hinzufügen.
Sie können auch bestehende Tickets einfach zu Projektphasen hinzufügen. Dies ist nützlich, wenn Sie bereits mit PlanRadar an einem Projekt gearbeitet haben, nun aber die Gantt-Ansicht hinzufügen möchten. Klicken Sie einfach auf das Symbol „Mehr“ neben der Phase, zu der Sie Tickets hinzufügen möchten, und wählen Sie „Vorhandene Tickets hinzufügen“. Dadurch wird eine Liste Ihrer zuvor erstellten Tickets für das Projekt hinzugefügt und Sie können einfach diejenigen auswählen, die der Phase hinzugefügt werden sollen.
Wenn Sie ein Startdatum, Enddatum oder eine Dauer hinzugefügt haben, sollte das Ticket im Bauzeitenplan erscheinen.
5. Berechtigungen: Wer kann meine Termine sehen?
Nur interne Benutzer können auf die Gantt-Ansicht zugreifen. PlanRadar verfügt über ein robustes Benutzerberechtigungsverwaltungssystem. Sie können Ihren Bauzeitenplan so einrichten, dass die entsprechenden Mitglieder Ihres Teams den Zeitplan nur anzeigen oder auch Änderungen daran vornehmen können.
GANTT CHARTS SIND EINE BEWÄHRTE LÖSUNG FÜR BAUPROJEKTE
Gantt Charts im Bauwesen werden seit über 100 Jahren verwendet, und die damals verwendeten Prozesse und Technologien wurden erheblich weiterentwickelt. Von Papierdiagrammen über einfache Tabellenkalkulationssoftware bis hin zu den heutigen leistungsstarken Projektmanagementprogrammen haben sich Gantt-Diagramme ständig verbessert. Und mit PlanRadar steht Ihnen jetzt ein Projektmanagement-Tool zur Verfügung, das speziell auf die Bedürfnisse und Realitäten der Baubranche zugeschnitten ist.
Um mehr über die Software zum Erstellen von Gantt-Diagrammen von PlanRadar zu erfahren, machen Sie von unserer kostenlosen 30-Tage Testversion Gebrauch oder kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demonstration.
