Praktisch jeder Projektschritt auf einer Baustelle kommt mit einer ganzen Fülle an Dokumenten. Auch 2023 wird ein Großteil der Verwaltung dieser Dokumente rein analog geführt – was mitunter zu großen Problemen führt. Wie ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) verschiedene Prozesse rund um die Organisation, Verteilung Prüfung und Freigabe von wichtigen Unterlagen bei Bau- und Immobilienprojekten unterstützt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhalt
- Was ist DMS?
- Diese 4 Dokumentenmanagement-Vorteile sind entscheidend
- Dokumentenmanagementsystem-Upgrade mit dem neuen DMS von PlanRadar
Was ist ein Dokumentenmanagemensystem DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem und bezeichnet eine Software für die Organisation, Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten. Ein professionelles DMS erlaubt es den Nutzer:innen Unterlagen wie Pläne, Genehmigungen, Zeichnungen, Lieferscheine, Rechnungen etc. zu sortieren, speichern, suchen, und zu teilen.
Eine Dokumentenmanagement Software archiviert Unterlagen verschlüsselt und rechtssicher in der Cloud und gewährt den berechtigten Nutzer:innen jederzeit und von überall aus Zugriff auf die Datenbank.
Doch weshalb ist das wichtig und was sind die entscheidenden Vorteile von DMS? Darauf gehen wir im folgenden Abschnitt ein.
Diese 4 Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen sind entscheidend
Wer mit DMS arbeitet, schließt seine Projekte tendenziell effizienter, pünktlicher und zielführender ab. Das gilt insbesondere für den Einsatz von Dokumentenmanagement Software im Bauwesen.
Alle Versionen an einem Ort
Einer der größten Vorteile von Dokumentenmanagement ist die Tatsache, dass alle Unterlagen am selben Ort zu finden sind.
Bei der Verwaltung von Unterlagen ohne Dokumentenmanagement Software werden unterschiedliche Dateien teilweise an verschiedenen Orten abgelegt; oftmals hat jede Abteilung eigene Systeme – analog oder digital, eigene Aufbewahrungsorte und eigene Regeln zur Archivierung von älteren Dokumenten. Daraus resultiert ein Flickenteppich, der bei abteilungsübergreifenden Prozesse wie Audits oder Mängelmanagement zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden können.
Während auch bei professionell geplanten manuellen Ablagesystemen die Gefahr von falsch einsortierten oder vergessen gegangenen Unterlagen bleibt, legt ein professionelles DMS sämtliche Dateien so ab, dass sie einfach und mühelos gefunden werden können.
Standortunabhängiger Zugriff
Ein weiterer ausschlaggebender Grund, von der analogen Archivierung und Dokumenten-Administration auf ein DMS umzusteigen, ist der ortsunabhängige Zugriff auf alle Unterlagen. Im Gegensatz zur physischen Speicherung setzt das digitale Archiv keine Präsenz vor Ort voraus, um auf relevante Unterlagen zuzugreifen oder neue Unterlagen abzulegen. Dank eines DMS greifen sie jederzeit und von überall auf Daten zu – egal ob auf der Baustelle, im Homeoffice, in einer anderen Niederlassung oder beim Behördengang. Die daraus resultierende Ersparnis an Zeit und Aufwand ist enorm.
Verschlüsselt, sicher und zuverlässig
Manche Unternehmer:innen halten digitale Ablagesysteme aus Furcht vor Einschränkungen in den Punkten Datensicherheit und Langfristigkeit als nicht geeignet.
Nutzer:innen von professioneller Dokumentenmanagement Software wie PlanRadar erkennen allerdings schnell, dass diese Sorgen ungerechtfertigt sind. Heutzutage gilt die digitale und nach neuesten Standards verschlüsselte Speicherung von Dokumenten generell als sicherer und zuverlässiger als analoge Alternativen.
Zugangsbeschränkungen können etwa bei einem DMS effektiver umgesetzt werden. Doch nicht nur in puncto Zugang zu den Dateien hat das DMS die Nase vorn. Mit der Archivierung auf der Cloud bleiben Ihre Daten gemäß DSGVO zuverlässig und langfristig erhalten.
- Ein Rohrbruch im Archiv?
- Ein Brand im Büro?
- Das versehentliche Entsorgen von Kartons mit wichtigen Unterlagen?
- Vorsätzliche Entwendung von Dokumenten?
- Mitarbeitende, die Unterlagen aus dem Archiv beschaffen und vergessen, diese zurückzulegen?
Solche und ähnliche Szenarien gehören dank der Vorteile eines DMS der Vergangenheit an.
Unterlagen in Sekundenschnelle abrufen
Eine sorgfältige Organisation aller Unterlagen ist essenziell, um Dokumente schnell und treffsicher aufzufinden. Mittels praktischer Suchfunktion erfolgt dies noch schneller. Moderne DMS ermöglichen das Filtern und Durchsuchen aller hinterlegten Dateien, so dass Sie die gesuchten Unterlagen in Sekundenschnelle auf Ihrem Bildschirm haben.
Dokumentenmanagement-Upgrade mit dem neuen DMS von PlanRadar
PlanRadar ist ein führender Anbieter von Software für Bau- und Immobilienprojekte mit über 120.000 Nutzer:innen in mehr als 65 Ländern. Um mühsame Dokumentationsaufgaben für Teams aus allen Branchen zu vereinfachen, haben wir ein großes Update unserer Dokumentenverwaltungsfunktion veröffentlicht.
Das DMS von PlanRadar stützt sich auf Kundenfeedback direkt aus der Branche. Mit diesem Dokumentenmanagement wird die Planung, Durchführung und Verwaltung von Bau- und Immobilienprojekten noch effizienter – ohne dabei besondere Informatik-Kenntnisse vorauszusetzen.
Unser DMS wurde entwickelt, um Ihren Workflow zu optimieren und die Effizienz Ihres Unternehmens durch verschiedene Funktionen zu steigern, die es zu einem unverzichtbaren Dokumentenmanagement-Tool machen.
- Erstens stellt das Genehmigungssystem sicher, dass alle Dokumente von autorisierten Teammitgliedern genehmigt werden.
- Zweitens macht die digitale Versionsverwaltung die Zusammenarbeit schneller und einfacher.
- Drittens ermöglicht Ihnen unser System, digitale Grundrisse schnell und einfach zu vergleichen, zu überprüfen und zu genehmigen.
- Viertens legen Sie flexibel Benutzerberechtigungen fest um zu kontrollieren, wer mit welchen Dokumenten arbeitet.
Sehen wir uns diese Funktionen im Detail an:
Genehmigung von Dokumenten
Dieses Feature haben sich viele unserer Kunden gewünscht: die Dokumentenfreigabe. Benutzer können jeden Dokumentengenehmigungsprozess einfach über eine hochflexible Plattform verwalten, die an unterschiedliche Workflow-Management-Anforderungen angepasst werden kann.
Die Lösung von PlanRadar rationalisiert den gesamten Dokumentengenehmigungsprozess und spart Zeit und Ressourcen. Dank seines intuitiven Designs stellt unser Dokumentenmanagementsystem die ideale Lösung für die Anforderungen moderner Unternehmen dar, die nach Effizienz und Produktivität suchen.
Kollaboration und Release-Management
Mit der Möglichkeit, alle Versionen eines Dokuments an einem Ort zu speichern und zu überprüfen, werden alle Anmerkungen und Kommentare der Mitarbeiter nachverfolgt und überwacht, wodurch ein vollständiger digitaler Prüfpfad erstellt wird. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die an komplexen Projekten arbeiten, die von mehreren Personen gleichzeitig überwacht werden müssen.
Dank unseres überarbeiteten Systems ist es möglich, kooperativ und koordiniert zu arbeiten um maximale Ergebnisse für das Projekt zu gewährleisten. Darüber hinaus haben Sie immer Zugriff auf alle früheren Versionen des Dokuments, sodass Sie seine Entwicklung verfolgen können.
Vergleichen, überprüfen und genehmigen Sie digitale Grundrisse
Unser neues Dokumentenmanagementsystem hat eine revolutionäre Funktion, die Ihr Arbeitsleben so viel einfacher machen wird: die Möglichkeit, digitale Grundrisse zu vergleichen, zu überprüfen und zu genehmigen. Vorbei sind die Zeiten, in denen man Papierberge durchforsten musste, um die neueste Version eines Projekts zu finden. Mit unserem System können Sie alle Versionen, Änderungen und Freigaben digital und auf Knopfdruck nachverfolgen. Außerdem können Sie Ihren neuesten Grundriss sofort mit Ihrem gesamten Team teilen, was die Zusammenarbeit noch einfacher macht.
Wir haben uns überarbeitetes DMS so einfach wie möglich gestaltet, damit Sie leicht navigieren und alle seine Funktionen nutzen können. Mit nur wenigen Klicks können Sie sicherstellen, dass Ihr Team immer mit der neuesten und genauesten Version des Grundrisses arbeitet und Fehler der Vergangenheit angehören.
Robustes System zur Benutzerberechtigung
Gerade wenn es um sensible und projektrelevante Unterlagen geht, muss dafür gesorgt werden, dass die Dokumente nicht in die falschen Hände geraten. Der Schutz und die Sicherheit von Daten ist dabei nicht nur aus unternehmerischer Sicht sinnvoll, sondern auch aus juristischen Gründen absolut notwendig.
Damit nicht jede und jeder auf alle Unterlagen zugreifen kann, während gleichzeitig niemand von relevanten Daten ausgeschlossen werden soll, benötigt ein DMS ein robustes System zur Benutzerberechtigung. Als Administrator:in verwalten Sie die Freigabe-Vorgänge des PlanRadar DMS für jede Nutzer:in individuell. Dabei lernt PlanRadar mit und passt sich entsprechend an Ihr Dokumentenmanagement an.
Nacharbeiten und Risiken verringern
Wenn nicht alle am Projekt beteiligten Parteien über die neueste Version von Plänen und Dokumenten verfügen, zieht dies schneller als gedacht einen ganzen Rattenschwanz nach sich. Das Risiko, dass Arbeiten nicht so wie vorgesehen ausgeführt werden, steigt – und damit die potenziellen Kosten für aufwendige Nacharbeiten.
Das DMS von PlanRadar bietet seinen Nutzer:innen einen standortunabhängigen Zugriff in Echtzeit auf alle relevanten Unterlagen. Auf der Plattform sehen Ihre Mitarbeitenden die aktuellsten Versionen, inklusive Kommentare, Überarbeitungen und Freigaben ein. Das Risiko von Missverständnissen und den daraus resultierenden Aufwänden reduziert sich damit enorm.
Sowohl die Mitarbeitenden vor Ort auf der Baustelle als auch die Administration und die Projektleitung ersparen sich damit eine Menge Ärger und halten das Projekt einfacher auf Kurs.
So nutzen Sie die Dokumentenverwaltungs-Funktion von PlanRadar
Die Dokumentenverwaltung von PlanRadar ist für alle Pro- und Enterprise-Konten verfügbar, die nach Februar 2022 erstellt wurden.
Pro-Lizenz
Nutzer:innen mit einer Pro-Lizenz profitieren von:
- Unbegrenzter Dokumentenspeicher (gemäß der Fair-Use-Richtlinien von PlanRadar)
- Dokumentenfreigaben durch 1 Prüfer:in
Enterprise-Lizenz
Nutzer:innen der Enterprise-Lizenz profitieren von:
- Unbegrenzter Dokumentenspeicher (gemäß der Fair-Use-Richtlinien von PlanRadar)
- Dokumentenfreigaben durch mehrere Prüfer:innnen
- Planfreigaben
- Versionierung von Dokumenten
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