PlanRadar für Property und Facility Manager
3 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar Ressourcen und Betriebskosten optimieren und Ihren Erfolg mit smarten Analysen belegen
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Verglichen mit anderen Bereichen besteht bei der Digitalisierung in der Immobilienbranche und der Automatisierung von Prozessen noch viel unerschlossenes Potenzial. Dieses Jahr lässt sich jedoch festhalten: Die Verantwortlichen haben die Vorteile zunehmend erkannt. Laut einer Umfrage des Ernst & Young Netzwerk unter Unternehmen der institutionellen Immobilienwirtschaft stufen rund 90 Prozent der Befragten die Automatisierung durch die Digitalisierung als ‘langfristig existenzsichernd’ ein. Wir liefern Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um die Digitalisierung im Immo-Bereich und erklären, wie Sie mit PlanRadar die Kommunikation und Dokumentation rund um Immobilienprojekte revolutionieren.
WELCHE VORTEILE BRINGT DIE DIGITALISIERUNG IN DER IMMOBILIENBRANCHE?
Im Laufe der letzten zwei bis drei Jahrzehnten revolutioniert die Digitalisierung die Art, wie wir arbeiten und leben. In sämtlichen Branchen machte sich ein neuer, digitaler Strukturwandel bemerkbar, welcher keine Branche verschonte, egal, ob Banken, Gesundheitswesen, Produktion, Verkauf, Marketing oder die Unterhaltungsindustrie. Auch in der Immobilienbranche stellte die Digitalisierung alteingesessene Prozesse auf den Kopf. Anfangs wurde die Digitalisierung in der Immobilienbranche, wie in vielen anderen Branchen auch, generell kritisch gesehen. Doch schon bald erkannten innovative Unternehmerinnen und Unternehmer die Chancen, welche die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft zu bieten hat. Es gibt kaum einen Bereich im Immobiliensektor, in welcher die Digitalisierung mittlerweile nicht schon vorgedrungen ist:
Kommunikation mit den Mietern
Eine professionelle und lösungsorientierte Kommunikation mit den Mietern – egal, ob geschäftlich oder privat – trägt maßgeblich zu erfolgreichen Mietverhältnissen bei. Dank der Digitalisierung läuft die Kommunikation mit Mietern schneller, reibungsloser und zielgerichteter.
Mängelmanagement
Mängel, welche durch den Vermieter übernommen werden müssen, fressen sich direkt in die Rendite. Eine möglichst schnelle, effiziente und kostengünstige Behebung von Mängeln ist daher besonders wichtig. Fehler im Umgang mit Mängeln können Konsequenzen mit sich ziehen, welche von Zusatzkosten bis hin zu Leerständen oder Gerichtsverfahren reichen. Die Digitalisierung verschafft Abhilfe: Noch nie war es so einfach, Mängel zu managen wie jetzt. Dank modernen Softwares verfolgen Sie den Stand der Mängelbehebung online, behalten den Überblick und vermeiden kostspielige Fehler.
Leerstandsplanung
Leerstände sind der direkte Gegner Ihres Immobilienertrages. Wenn eine Ihrer Liegenschaften leersteht, wirft das Objekt kein Einkommen mehr ab, generiert jedoch weiter laufende und fixe Kosten. Mit jedem Monat, in welchem das Objekt unvermietet ist, erwirtschaftet es unter dem Strich einen Verlust. Aufgrund von größeren Wartungsarbeiten, Renovationen oder Umbauten lassen sich Leerstände teilweise nicht verhindern. Durch die Digitalisierung können solche Zeiträume jedoch verkürzt werden. Dank digitalen Tools planen Sie nötige Leerstände bereits im Vorhinein und senken so den Einkommensverlust auf ein Minimum.
Administration und Finanzen
Die Administration und die Finanzplanung gehören zu den kostspieligsten Abteilungen eines Immobilienunternehmens. Mit der Digitalisierung lassen sich jedoch viele physisch ausgeführte administrative Tätigkeiten minimieren. Dadurch sparen Sie Arbeit, Geld und Zeit, sprich Ihr Backoffice und Ihre Buchhaltung werden dünner, agiler und effizienter.
Standardisierte Tätigkeiten automatisieren
Das Automatisierungspotential, welches die Digitalisierung mit sich bringt, ist enorm. Mit Abstand das größte Potenzial sehe die Befragten einer EY-Studie mit 78 Prozent in der Rechnungsverarbeitung und mit 69 Prozent im Zahlungsverkehr. Erstaunlicherweise sehen in der Bauausführung nur 4 Prozent der Befragten Automatisierungspotential. Dennoch werden Softwares für das Baumanagement immer beliebter, welche indirekt auch die Bauausführung positiv beeinflussen.
Leichterer Einstieg in die Branche
Die Immobilienpreise in Europa scheinen nicht mehr zu bremsen sein. Um neu in die Immobilienbranche einzusteigen, ist daher eine Menge an Kapital nötig. Ein weiteres Hindernis, auf welche Start-ups stoßen ist der Mangel an Erfahrungen, Know-how und Informationen. Mit der Digitalisierung wurde dies Hindernis jedoch massiv geschwächt. Das Internet, Softwares und andere digitale Lösungen macht das Abrufen, Teilen und Versenden von Informationen einfacher als je zuvor. Dank innovativen Tools ist weniger Branchenerfahrung nötig und der Einstieg in die spannende Welt der Immobilien wird für Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger kein Sprung ins kalte Wasser mehr.
Datenfluss beschleunigen:
Der weltweite Datenfluss wurde mit der Digitalisierung auf ein neues Level gehoben. Vor 30 Jahren fand die Kommunikation und der Datenaustausch zum größten Teil per Telefon, Fax oder Briefpost statt. Heute haben E-Mail, Instant-Messenger und Immobiliensoftwares die Kommunikation in der Immobilienbranche revolutioniert. Die Digitalisierung am Immobilienmarkt ist damit gleichzeitig mit einer Neudefinition der Kommunikation in der Branche einhergegangen.
Hohe Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen:
Digitale Datensätze lassen sich jederzeit und ortsunabhängig abrufen. So lässt sich zum Beispiel die Baugeschichte eines Objekts im Zuge einer Ortsbegehung besser nachvollziehen. Angaben dazu, wer, wann, wo, welche Leistungen erbracht oder Aufträge erteilt hat, erhöhen zudem die Nachvollziehbarkeit.
Zukünftige Entwicklungen besser voraussagen:
Eine ausreichende Datenmenge vorausgesetzt, können auf Grundlage vergangener Ereignisse mit Hilfe Künstlicher Intelligenz in der Immobilienbranche zukünftige Trends, return of investments oder cashflows besser prognostiziert werden.
LESETIPP: Wie Sie mit Immobilienmanagementsoftware Ihr gesamtes Portfolio digitalisieren
WELCHE HÜRDEN BESTEHEN BEI DER DIGITALISIERUNG DER IMMOBILIENBRANCHE?
Auch wenn die Digitalisierung in der Branche auf immer größere Akzeptanz stößt, gibt es nach wie vor Gründe, die diesem Trend Steine in den Weg legen:
Voraussetzungen müssen passen:
Damit die Digitalisierung von Prozessen Sinn macht, müssen zwei Grundvoraussetzungen erfüllt sein – die Menge der anfallenden Informationen muss groß genug sein, damit sich ein Umstieg lohnt und ihre Komplexität muss in einen Rahmen fallen, der eine problemlose Weiterverarbeitung ermöglicht. Wenn zum Beispiel bestimmte Daten aufgrund datenschutzrechtlicher Fragen (Stichwort: DSGVO in der Bau- und Immobilienbranche) nicht oder nur erschwert erfasst und genutzt werden können, macht es mitunter mehr Sinn, diese Informationen weiterhin analog zu verarbeiten.
Mögliche Ablehnung durch Teile der Belegschaft:
Die Digitalisierung und Automatisierung bringen zwangsläufig eine Veränderung von Abläufen mit sich. Von den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens erfordert das Anpassungsfähigkeit und die Bereitschaft, Prozesse neu zu gestalten. Insbesondere Angestellte der Generation 50+ können von einem solchen Wandel überfordert sein oder die Digitalisierung als Bedrohung auffassen – interne Maßnahmen wie Schulungen oder der Einsatz einfach verständlicher Lösungen machen den Umstieg leichter.
Ein hohes Maß an Standardisierung ist erforderlich:
Damit Daten gesammelt und verarbeitet werden können, müssen Informationen vereinheitlicht werden. Das bedeutet, dass Daten anhand von Regeln definiert und mittels fixer Prozesse erfasst und verarbeitet werden müssen. Die Implementierung benötigt vor allem zu Beginn dieses Umstellungsprozesses Zeit und verursacht Kosten.
Qualität der Daten:
Ein System zur Informationsverarbeitung kann bestmöglich konfiguriert sein – dieser Nutzen löst sich jedoch in Luft auf, wenn die verwendeten Daten Mängel oder Fehler aufweisen. Eine entsprechende Qualität der Informationen muss entweder von vorne herein sichergestellt oder mittels geeigneter Maßnahmen garantiert werden.
Für eine erfolgreiche Digitalisierung in der Immobilienbranche ist ein stabiles Umfeld wichtig:
Die digitale Erfassung und Verarbeitung von Daten können ihre Stärken nur in einer beständigen Umgebung ausspielen. Kommt es regelmäßig zu Umstellungen bei verwendeten Technologien, oder herrscht innerhalb des Unternehmens viel Fluktuation beim Personal oder der Organisation von Abläufen, kann sich das negativ auswirken. Prozesse zur Informationsverarbeitung sollten sich mittel- bis langfristig kaum verändern.
Sofort und einfach bedienbare Lösung für die Digitalisierung der Immobilienbranche
Dass die Digitalisierung von Prozessen im Zuge von Immobilienprojekten alles andere als kompliziert ist, zeigt die Software PlanRadar. Die Anwendung vereinfacht die Kommunikation sowie Dokumentation und ist dank App für Android, iOS und Windows für alle mobilen Endgeräte verfügbar.
- Die intuitive Benutzeroberfläche orientiert sich an beliebten Anwendungen wie WhatsApp und ist auch für Laien einfach zu bedienen. Bereits nach wenigen Minuten können auf Basis von digitalen Gebäudeplänen eigenen Projekte erstellt
- Wird zum Beispiel im Zuge einer Begehung ein Baumangel oder ein anderer Sachverhalt in einem Objekt festgestellt, können die Daten mit wenigen Fingertipps in Form eines Tickets als Text, Bild, und Tonaufnahme direkt auf dem Gebäudeplan verzeichnet Die so hinterlegten Informationen werden mit den relevanten internen und externen Partnern sofort geteilt.
- So lassen sich Aufgaben einfach zuweisen und die Abstimmung mit anderen Beteiligten erfolgt im Handumdrehen. Die Auftragnehmer sehen nur die für sie bestimmten Daten, können ihrerseits Texteingaben vornehmen oder Bilder hinzufügen und sich sofort an die Durchführung der Arbeiten machen.
- Alle Tickets Informationen lassen sich auf den Gebäudeplänen sofort auffinden. Die darin enthaltenen Informationen sowie die dazugehörige Kommunikation der Projektbeteiligten sind in ihrem zeitlichen Verlauf jederzeit nachvollziehbar.
- Zu jedem Objekt sind auf Grundlage der hinterlegten Daten Auswertungen möglich. Daran lassen sich der Objektstatus und andere Informationen mit einem Blick erkennen. Statistiken ermöglichen zudem eine effiziente Personaleinsatzplanung.
- Alle hinterlegten Daten können auf Wunsch jederzeit als PDF oder Excel-Datei exportiert
LESETIPP: Wie Sie mit cloudbasierte Software für das Immobilienmanagement die Effizienz steigern
Weltweit genutztes Multitalent
Unternehmen aller Größen setzen weltweit auf PlanRadar für verschiedene Aufgaben wie Mängelmanagement, Due-Dilligence, Aufgabenzuweisung, Reporting, Abnahmen, Bestandsaufnahmen, Beweissicherung, Baudokumentation, oder für Zertifizierungen ein. Nutzer verzeichnen pro Woche eine durchschnittliche Zeitersparnis von 7 Stunden.
