Berichtswesen im Bau: Klemmbrett war gestern

Berichte von Hand schreiben hat ausgedient – heute wird digital dokumentiert. Effizient und in Echtzeit. Wer auf der Baustelle weiterhin mit Klemmbrett, Kugelschreiber und Papier arbeitet, verliert nicht nur Zeit, sondern auch den Überblick. Das Berichtswesen im Bau steht vor einem Wandel: Digitale Lösungen ersetzen veraltete Prozesse und schaffen neue Möglichkeiten – von der lückenlosen Nachverfolgung bis zur automatisierten Auswertung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie moderne Software das Berichtswesen auf der Baustelle revolutioniert – und warum der Umstieg längst überfällig ist.

Inhalt 

• Herkömmliches vs. digitales Berichtswesen im Bau
• Berichtswesen mit Software optimieren: Ein Praxis Guide
• So hebt PlanRadar das digitale Berichtswesen auf der Baustelle auf eine neue Ebene

Zeit ist Geld – besonders auf der Baustelle. Die Bau- und Immobilienbranche ist komplex: enge Zeitpläne, zahlreiche Beteiligte, steigende Erwartungen. In diesem Umfeld wird die Dokumentation schnell zur kritischen Schnittstelle. Wer sich hier noch auf manuelle, papierbasierte Methoden verlässt, riskiert Verzögerungen, Informationsverluste und teure Folgefehler – mit Auswirkungen auf den gesamten Projektverlauf.

Die zentrale Frage lautet also: Wie kann die Baudokumentation so gestaltet werden, dass sie den Anforderungen moderner Bauprojekte gerecht wird – effizient, transparent und jederzeit abrufbar?

Die Antwort: durch Digitalisierung. Digitale Berichtswesen im Bau ist kein “Nice-to-have”, sondern ein strategischer Hebel für bessere Kommunikation, schnellere Entscheidungen und höhere Ausführungssicherheit. Das wir insbesondere dann deutlich, wenn wir traditionelle Methoden der Baudokumentation mit einem modernen Berichtswesen auf der Baustelle vergleichen.

Herkömmliches vs. digitales Berichtswesen im Bau

So optimieren Sie Ihr Berichtswesen mit Software: Ein Praxis-Guide

Die Digitalisierung des Bauberichtswesens steigert die Effizienz, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für vollständige Nachvollziehbarkeit im gesamten Projektverlauf. Doch wie funktioniert das konkret in der Praxis?

Im Folgenden zeigen wir einen strukturierten Leitfaden zur Optimierung der Baudokumentation mit der Plattform PlanRadar – anhand der Erfahrungen der Apleona Wolfferts GmbH bei einem der komplexesten Sanierungsprojekte Deutschlands.

Apleona Wolfferts ist ein deutschlandweit tätiger Anbieter für technische Gebäudeausrüstung und agiert als Generalunternehmer in den Bereichen Heizung, Lüftung, Sanitär, MSR und Projektierung. Mit dem Ziel, Projekte effizient und termingerecht umzusetzen – trotz steigender Komplexität und Fachkräftemangel – entschied sich das Unternehmen für den Einsatz von PlanRadar. Die Software unterstützte maßgeblich bei der Koordination und Dokumentation auf der über eine Milliarde Euro teuren Baustelle der Bühnen Köln.

1️⃣ Datenerfassung auf der Baustelle

Was ist zu tun:
Relevante Daten (z. B. Mängel, Fortschritte, Prüfungen) müssen direkt am Ort des Geschehens erfasst werden – präzise, vollständig und möglichst ohne Zeitverzögerung.

So hat es Apleona gemacht:

• Statt Notizen oder Fotos nachträglich zuzuordnen, werden Tickets direkt vor Ort in der PlanRadar-App erstellt.

• Jedes Ticket enthält Fotos, Textnachrichten, Zeitstempel und die exakte Verortung auf dem digitalen Bauplan.

• Die mobile Erfassung spart Wege und vermeidet doppelte Arbeit – alle Daten stehen sofort zur Verfügung.

2️⃣ Fotodokumentation organisieren

Was ist zu tun:
Fotos müssen nicht nur gemacht, sondern auch eindeutig zugeordnet, sortiert und wieder auffindbar sein – idealerweise projekt-, orts- und gewerkspezifisch.

So hat es Apleona gemacht:

• Fotos werden direkt im Ticket hochgeladen – automatisch mit Zeit- und Ortsangabe versehen.

• Sie dokumentieren die Ausführung oder den Mangel und dienen als Nachweis gegenüber dem Bauherrn.

• Die Zuordnung erfolgt strukturiert im System, statt in unübersichtlichen Handy-Galerien.

3️⃣ Aufgabenverteilung & Nachverfolgung strukturieren

Was ist zu tun:
Aufgaben müssen nachvollziehbar delegiert, deren Fortschritt überwacht und deren Erledigung dokumentiert werden.

So hat es Apleona gemacht:

• Bauleiter Bernd Fritz erstellt Aufgaben für Nachunternehmer direkt im System.

• Tickets werden bestimmten Personen/Gruppen zugewiesen – inklusive Deadline, Standort und Beschreibung.

• Der Status (offen, in Bearbeitung, erledigt) kann jederzeit eingesehen und angepasst werden – kein Nachtelefonieren nötig.

4️⃣ Kommunikation zentralisieren

Was ist zu tun:
Informationen müssen nachvollziehbar, versionssicher und kontextbezogen übermittelt werden – idealerweise ohne Medienbrüche.

So hat es Apleona gemacht:

• Kommunikation zu Aufgaben läuft direkt im Ticket (statt über E-Mail oder Telefon).

• Alle Beteiligten sehen den gleichen Informationsstand – inklusive Bilder, Rückfragen und Statusupdates.

• Das reduziert den E-Mail-Verkehr und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.

5️⃣ Berichte automatisiert erstellen

Was ist zu tun:
Tägliche, wöchentliche oder projektbezogene Berichte sollen ohne Mehraufwand erstellt und verteilt werden können.

So hat es Apleona gemacht:

• PlanRadar nutzt die gesammelten Daten zur automatischen Generierung von Berichten (z. B. Statusberichte).

• Vorlagen können individuell angepasst werden – z. B. je nach Kund:innen oder Projektanforderung.

• Ergebnis: Weniger Aufwand, höhere Qualität, konsistente Dokumentation.

6️⃣ Rechtssicherheit & Nachvollziehbarkeit gewährleisten

Was ist zu tun:
Die Dokumentation muss rechtlich belastbar und revisionssicher sein – vor allem bei Streitfällen oder Audits.

So hat es Apleona gemacht:

• Jeder Schritt ist im System dokumentiert – mit Zeitstempel, Nutzerzuordnung und Änderungsverlauf.

• Die lückenlose Historie ist jederzeit abrufbar und dient als rechtssicherer Nachweis.

• Auch bei wechselndem Personal bleibt der Projektfortschritt nachvollziehbar.

PlanRadar hebt das Berichtswesen im Bau auf eine neue Stufe

PlanRadar ist eine Plattform für Dokumentation, Kommunikation und Berichterstattung in Bau- und Immobilienprojekten und wurde entwickelt, um den Arbeitsalltag im Bauwesen zu erleichtern – auch (und gerade) im Berichtswesen:

• Flexibel: Ob individuelle Formulare, Checklisten oder automatisch generierte Abschlussberichte – mit PlanRadar lassen sich sämtliche Abläufe und Dokumentationsprozesse digital abbilden und an die spezifischen Anforderungen jedes Projekts anpassen.

• Zugänglich: Alle Daten werden sicher an einem zentralen Ort gespeichert und sind jederzeit abrufbar – egal ob auf der Baustelle oder im Büro. So bleiben Kommunikation, Aufgabenmanagement und Reporting jederzeit im Fluss.

• Kollaborativ: Bauleiter:innen, Handwerker:innen, Nachunternehmer und Projektsteuernde arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform. Alle Beteiligten greifen auf denselben Informationsstand zu – selbst bei komplexen Projekten mit vielen Gewerken.

• Benutzerfreundlich: Trotz der Leistungsstärke ist der Einstieg denkbar einfach. Neue Nutzer:innen benötigen nur wenige Minuten, um loszulegen – ohne lange Einarbeitungszeit oder technisches Vorwissen.

Das Ergebnis?
91 % der Kund:innen berichten, dass PlanRadar ihre Produktivität deutlich steigert – unter anderem durch effizienteres Berichtswesen, weniger Kommunikationsbrüche und automatisierte Abläufe.

Durch den Einsatz von PlanRadar gewährleisten wir eine lückenlose und servicegerechte Dokumentation. Dies spricht auch für uns als Unternehmen. Wir sind Mitbewerbern dadurch immer einen Schritt voraus.

Bernd Fritz, Bauleiter

Steigern Sie Ihre Effizienz in der Baudokumentation und testen Sie PlanRadar jetzt kostenlos für 30 Tage oder buchen Sie eine unverbindliche Produktpräsentation!

• Bauwesen
• PlanRadar
• Projektmanagement
• Trends & Innovation