Digitale Bauakte mit Software erstellen: So einfach geht’s!

Hunderte oder sogar tausende DIN A-4 Seiten in Form von Akten, Dokumenten und Ordnern, gekoppelt mit zahlreichen Planpapieren können nach einem langen Zeitraum an Unterlagen zusammenkommen. Die herkömmliche Aufarbeitung besteht in der Durchforstung sämtlicher Aufzeichnungen, Notizen, Fotos, Nachrichten, Emails nach Anhaltspunkten und der Rekonstruktion des Sachverhalts.

Um der Ursache effizienter auf den Grund gehen zu können, empfiehlt es sich, alle Unterlagen zum Bauablauf an einem Platz zu sammeln. Die Bauakte macht’s möglich und ist für größere Bauvorhaben nicht wegzudenken.

Was enthält die Bauakte?

Die Bauakte ist für die Stellung eines Bauantrages dringend notwendig. In der Akte werden der Bauantrag und alle relevanten Unterlagen, die das Grundstück, die Immobilie und das Bauvorhaben betreffen, abgelegt. Hierzu zählen unter anderem folgende Dokumente und Informationen:

• Bauantrag (Detaillierte Beschreibung des geplanten Bauvorhabens, Wärme- und Schalldämmungsnachweis, Fläche des Grundstückes)
• Baugenehmigungen
• Bauzeichnungen und Baupläne, die bereits genehmigt wurden
• Jeglicher Schriftverkehr mit den jeweiligen Behörden
• Statistiken, Vermessungen und entsprechende Nachweise
• Eine Liste aller am Bau beteiligten Parteien
• Eine Lister aller zuständigen Ämter, Behörden und anderer öffentlichen Dienststellen
• Diverse technische Dokumente, wie Lagepläne, Gutachten oder Grundrisspläne
• Dokumente bezüglich Bestellungen, Kostenvoranschlägen, Angeboten, Beschaffungen, Dienstleistungen von Subunternehmen, und Abrechnungen
• Der gesamte Schriftverkehr mit dem Auftraggeber und die entsprechenden Bauverträge
• Soll-Ist-Vergleiche
• Informationen über Umbauten
• Bautagebuch

Wo wird die Bauakte aufbewahrt und wer hat Einsicht?

Die Bauakte wird meist von den zuständigen Projektentwickler:innen oder Architekturbüros in ihrem Büro aufbewahrt. Die Bauaufsichtsbehörde führt zudem ein Bauaktenarchiv. 

Um die Bauakte einsehen zu dürfen, muss ein gut begründetes Interesse vorliegen. Hierzu zählt zum Beispiel ein Eigentumsnachweis in Form eines Grundbuchauszugs, Kaufvertrags oder Erbscheins.

Alternativ können Dritte auch mithilfe einer Einverständniserklärung des Eigentümers bzw. der Eigentümerin die Akte einsehen. Kaufinteresse an der entsprechenden Immobilie ist keine ausreichende Begründung.

Herausforderungen bei der Verwaltung und Inspektion der Bauakte

Die Bauakte wird im Laufe der Zeit immer dicker. In manchen Fällen ist das Volumen an Papier so hoch, dass die Regale des Architekturbüros den Geist aufgeben. Doch es gibt mehrere Probleme, die die Pflege der Bauakte mit sich bringt:

Eine gut geführte Bauakte wird zwangsläufig viele Fotos und Notizen diverser Parteien beinhalten. Ab einem gewissen Maßstab ist dies ein unnötig hoher Arbeitsaufwand, denn die Fotos müssen zuerst auf den PC übertragen, ausgedruckt, beschriftet und einsortiert werden. Notizen müssen ebenfalls oft gescannt, kopiert oder ausgedruckt und sortiert werden.

Informationen nachtragen und zwangsläufig Stille Post spielen

Die Kommunikation ist bei einer physischen Bauakte eine enorme Herausforderung. Wenn zum Beispiel bestimmte Dokumente unvollständig sind oder wichtige Angaben diverser beteiligter Parteien fehlen, muss man diese diesbezüglich aufsuchen und ausfragen. 

Denn diese Parteien haben in der Regel selbst keinen Zugriff auf die physische Bauakte und können daher selbst keine Informationen nachtragen. Leider schafft dies auch viel Platz für Fehlinterpretationen, da man unwillkürlich Stille Post spielen muss.

Bei komplexen Projekten ist die Dokumentationspflicht besonders streng und es kann passieren, dass derartige Fehlinterpretationen zu unerwarteten Kosten führen.

Was ist eine digitale Bauakte?

Eine digitale Bauakte – die mit der PlanRadar Software in Sekundenschnelle angelegt ist – ist besonders praktisch. Man spart sich nicht nur viel Papierchaos und Büromaterialien, sondern kann Filter setzen und so einen besseren Überblick über große Mengen an Daten behalten.

Vorteile der Digitalisierung
Die digitale Bauakte ermöglicht eine reibungslose, rechtssichere und intuitiv nachvollziehbare  Dokumentation. Indem Sie auf Digital umsteigen und alle Unterlagen in einer zentralen Plattform kategorisiert abspeichern, können Sie sicherstellen, dass der Bauablauf nicht durch Kommunikationsprobleme verzögert wird.

Den Überblick behalten
Die Unterlagen werden nicht einfach in einen digitalen Ordner “geschoben”. Sie werden so importiert, dass alle relevanten Metadaten erhalten bleiben. Sie wissen, welche Partei wann ein Dokument hochgeladen hat und wann der Sachverständiger ein bestimmtes Foto gemacht hat.

In der digitalen Bauakte können Sie neben manuell angelegten Kategorien auch nach diesen Metadaten filtern. So müssen Sie nicht durch tausende Seiten blättern, sondern können schnell und unkompliziert das gewünschte Dokument auf Ihrem PC oder Smartphone abrufen.

Datenverlusten vorbeugen
Ein unwahrscheinliches, aber ernstzunehmendes Szenario: Das Gebäude des Architekturbüros brennt ab. Die strukturellen Schäden sind hoch, doch die indirekten Schäden in Bezug auf den erlittenen Datenverlust sind in manchen Fällen sogar noch höher!

Das langfristige, digitale Speichern der Daten und die Archivierung von Sicherheitskopien sind die beste Präventivmaßnahme gegen Datenverluste. Selbst Jahre nach dem Projektabschluss können die Daten noch eingesehen werden.

Zugriffskontrolle und Export
Die Zugriffskontrolle ermöglicht, dass diverse am Bau beteiligte Unternehmen und Subunternehmen nur zu dem Abschnitt der Bauakte Zugriff erhalten, der Ihrem Zuständigkeitsbereich entspricht. Zudem können diverse Berichte für Mitarbeiter, Auftraggeber oder Subunternehmen in Sekundenschnelle exportiert und per E-Mail geteilt werden.

Rechtssicherheit
Durch die digitale Bauakte können Sie sich rechtlich absichern, da alle Phasen des Bauprozesses gründlich dokumentiert werden können. Der digitale Fußabdruck kann Ihnen im Fall einer Gewährleistung als Nachweis zur ordnungsgemäßen Ausführung Ihrer Tätigkeit dienen.

Automatisierte Dokumentation und effizientes Mängelmanagement mit PlanRadar

Die PlanRadar Plattform automatisiert die Baudokumentation und stellt Bauunternehmen eine digitale Bauakte zur Verfügung. Die Grundlage dafür sind:

• ein umfassendes Mängelmanagement, das auf den Baustellen erfolgt und über mobile Endgeräte in der PlanRadar Plattform synchronisiert wird. In der Plattform findet auch das Management von Baustelleninformationen, -fotos, -notizen, -sprachaufzeichnungen etc. statt. Jeder Mangel wird in Form eines digitalen Tickets angelegt.
• Digitale Berichtsvorlagen mit selbstaktualisierenden Informationsfeldern für ein effizientes Berichtswesen für alle Prozesse. Benutzen Sie unsere bereitgestellten VOB-konformen Berichtsvorlagen und reduzieren Sie auf diese Weise Ihren administrativen Aufwand bei Bau- und Immobilienprojekten.

Geschickte Ticket- und Filterfunktionen ermöglichen Sachverständigen ein detailliertes Eintauchen in die Thematik binnen Sekunden. Sie möchten wissen welche Person, zu welchem Datum für welche Aufgabe verantwortlich war? PlanRadar liefert Ihnen lückenlose und umfangreiche Baudokumentationen von Bauprojekten, die selbst Jahre zurückliegen. Mit der gratis Testversion können Sie sich selbst einen Überblick über den vollen Funktionsumfang beschaffen.

Wie Sie von einer Bauakte Software profitieren

Mit PlanRadar werden Mängel via Ticketsystem aufgenommen. Das heißt, ein Mangel wird auf dem digitalen Bauplan verortet und über die Planposition exakt bestimmt. Anschließend können unter anderem Auftragnehmer, Mangelkategorie, -Typ, -Priorität sowie -Status festlegt werden. Erledigungsdatum, Foto und händische Zeichnungen vervollständigen den Informationsgehalt des jeweiligen Tickets. Jede Änderung des Tickets durch den Auftragnehmer (oder Beobachter) ergänzt den Informationsgehalt des Tickets. Im Hintergrund wird auf diese Weise automatisch eine digitale Bauakte mitgeführt auf die sämtliche Nutzer von überall und zu jeder Zeit Zugriff haben.

Der Vorteil für Sie: PlanRadar speichert die gesamte Kommunikationshistorie eines Tickets chronologisch und lässt Sie Tickets nach ausgewählten Kriterien filtern. Das gesammelte Datengut wird in der Plattform automatisch synchronisiert und verwaltet und steht Ihnen auf jedem Gerät (Smartphone, Tablet, Desktop) zur Verfügung.

Fiktiver Fall „Riss im Mauerwerk“ – Die Abwicklung mit PlanRadar

In diesem Szenario wurde die Baustelle von Beginn an mit PlanRadar abgewickelt. Ein Ticket zum Riss im Mauerwerk ist also schon vorhanden (siehe Abb. 1). In der Mitte der Grafik sehen Sie sämtliche Details zum Mangel. Zur Rekonstruktion des Falles ist die rechte Spalte vielleicht sogar interessanter: Hier ist die gesamte Aufgaben- und Kommunikationshistorie ersichtlich. Sie erhalten schnell den Überblick wer, wann, welche Aufgabe(n) erledigt hat, ohne Berge von Akten und Unterlagen bearbeiten zu müssen. Nachdem der Bauherr Sie per E-Mail zum Projekt hinzugefügt hat, stehen Ihnen alle Informationen zur Verfügung.

„Riss im Mauerwerk“ Daten und Fakten (von unten nach oben):

• Das Mauerwerk wurde im April 2006 von der Baufirma „Peter Fischer Company A“ fertiggestellt und vom Bauherren Michael Harenberg abgenommen
• Nach Aufkommen der Risse im Mauerwerk wurde das Ticket neu eröffnet. Der Bauherr wies die Bauleiterin Fr. Müller zur erneuten Begutachtung des Mauerwerks an (erster Kommentar rechts unten)
• Die Bauleiterin begutachtet daraufhin das Mauerwerk und weist das Ticket wieder Peter Fischer zu, welcher den Schaden behebt.
• Frau Müller nimmt die Reparatur ab und weist das Ticket wieder dem Bauherrn zu.
• An dieser Stelle lädt Sie der Bauherr den Bauherrn zum Projekt ein, wodurch die vollständigen Informationen zum Geschehen zur Verfügung stehen (In diesem Projekt lautet der Name des zugewiesenen Sachverständigen „Hans Hubauer, Company C“).

Digitale Bauakte – PDF Exporte, Filterfunktionen und komplexe Sachverhalte

Nachdem Sie einem Projekt zugefügt worden sind, können Sie alle ersichtlichen Informationen (Statusänderungen, Datum- & Zeitangaben, Änderung der Auftragnehmer sowie diverse Anhänge) als PDF Report exportieren. Jedes Ticket besitzt eine eigene Kommunikationshistorie, die über sämtliche Geräte zugänglich ist.

Komplexere Baumängel und Sachverhalte werden oft in zusammenhängenden Tickets dargestellt. Um auch hier effizient zu arbeiten, gibt es die Ticketfilterfunktion, mit der Sie schnell relevante Tickets nach bestimmten Kriterien identifizieren können.

Wortlaut-Suche

Sie können Tickets beispielsweise nach dem Wortlaut suchen und erhalten sämtliche Tickets, die dieses Wort in ihrer Beschreibung enthalten. Hier wurde in das Suchfeld der Wortlaut „Riss“ eingegeben:

Für komplizierte Fälle steht Ihnen die Möglichkeit frei, eigene Filter zu erstellen. Hier können Sie verschiedene Attribute wie z.B. Priorität, Kategorie, Titel, Status, Auftragnehmer, Fortschritt, Auftragsdatum, Auftraggeber, Erledigungsdatum etc. auswählen. Unserem Beispiel zufolge könnten Sie z.B. den Auftragnehmer auswählen und gleichzeitig nach der gewünschten Kategorie, Erstellungs- und Erledigungsdatum filtern.

Mit dieser Einstellung erhalten Sie sämtliche Tickets die

• Peter Fischer (Baufirma) zugewiesen sind bzw. wurden und
• Von Michael Harenberg (Bauherr) erstellt wurden und
• Ein gewähltes Erstellungs- und Erledigungsdatum aufweisen.

LESETIPP: Digitales Bautagebuch Muster

PlanRadar: Digitale Bauakte Software verschafft mehr Zeit für Aufträge

PlanRadars digitale Bauakte ist ein wertvolles Tool für Unternehmer und Gutachter und ermöglicht Ihnen schnell in die Thematik einzusteigen. Die digitale Speicherung der Mangelhistorie in der Plattform ermöglicht Ihnen ein personenunabhängiges und effizientes Arbeiten. Dank der plattformbasierten Software erhalten sie stets die aktuellste Berichtversion, sowie lückenlose und beweissichere Dokumentationen per Knopfdruck. PlanRadar gewährt Ihnen ortsunabhängigen Zugriff auf Ihre digitale Dokumentenablage, egal ob vom Büro aus oder auf dem Bau – sogar ohne Internetverbindung.

Kontakt: Bei Fragen oder Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!