Verus Group: Qualitativ hochwertige Brandschutz- und Abschnittsmessungen mit PlanRadar

Umsetzung von Projekten mit maßgeschneiderten Lösungen

Die Verus Group, die 2018 gegründet wurde, ist ein Spezialist im Bereich qualitativ hochwertiger Brandschutz- und Abschnittsmessungen. Man wollte weg von manueller Projektdokumentation auf Papier und prüfte verschiedene digitale Tools auf Effizienz und Transparenz. Die Wahl fiel dann auf PlanRadar, das umfassendes kundengerechtes Reporting und Datenmanagement bot. PlanRadar, das unter anderem Vorteile wie erhöhte Transparenz und verbessertes Ressourcenmanagement bietet, wird jetzt in mehr als 90 Projekten der Verus Group genutzt und hat so seine tragende Rolle bei der Optimierung des Projektmanagements und der Kundenkommunikation bestätigt.

Das Problem: kostengünstige Reduzierung des Verwaltungsaufwands

Als junges Unternehmen wussten sie, dass sie sowohl für sich selbst als auch für ihre Kunden Verantwortung übernehmen mussten, und dass sie über alle Installationen Aufzeichnungen führen mussten. Die Verus Group nutzte jedoch keine spezielle digitale Lösung für die Brandschutzbranche. Ihre oberste Priorität war es, den Kunden qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu bieten und gleichzeitig ein junges Unternehmen über Wasser zu halten. Eine große Investition in Software hatte keine hohe Priorität. 

Zur Dokumentation der Installationen, der durchgeführten Arbeiten und der Bedingungen vor Ort verwendete das Team zunächst Stift, Papier und eine Kamera. Dominique Thistleton, eine weitere Geschäftsführerin des Unternehmens, stellte dann alle Daten in Form von Berichten für die Kunden zusammen. Diese Methode war zeitaufwändig und führte auch dazu, dass die Daten nicht in einer Weise gespeichert wurden, die einen einfachen Zugriffermöglichte.

Als die Arbeitsbelastung stieg, wussten die Geschäftsführer, dass weitere Digitalisierung die Effizienz ihres Teams steigern würde. Der nächste Schritt war die Investition in Tablets, die auf die Baustellen mitgenommen werden konnten, um Daten zu erfassen. Zu diesem Zeitpunkt überlegte die Verus Group, in eine spezielle Brandschutzsoftware zu investieren. Nach einer Marktrecherche entschied man sich jedoch aufgrund schlechter Bewertungen und der hohen Kosten dagegen. 

Stattdessen wendeten sie sich Evernote zu, einer nicht spezialisierten, cloudbasierten Lösung, die es den Baustellenteams ermöglichte, Notizen und Fotos zu einer gemeinsamen Datenumgebung hinzuzufügen. In der Praxis war diese Methode ähnlich wie Stift und Papier, aber sie begann, den administrativen Aufwand zu verringern. Durch die Verwendung von Vorlagen und einem stärker formatierten Einstieg in die Datenerfassung war es etwas einfacher, die Informationen zu übertragen und die Berichte manuell zu erstellen.

Die Lösung: Demonstration der Wirksamkeit und Benutzerfreundlichkeit für Brandschutzteams

Die Direktoren Thistleton und Grimes wussten jedoch, dass es eine bessere Lösung geben musste. Nachdem sie eine Online-Community von Brandschutzexperten um eine Empfehlung gebeten hatten, empfahl ihnen ein Freund aus der Branche PlanRadar. Er hatte verschiedene Lösungen ausprobiert und war der Meinung, dass PlanRadar für seine Arbeit am besten geeignet war. 

Thistleton und Grimes waren begeistert und wandten sich an das Team von PlanRadar für eine Demonstration und um eine Testphase durchzuführen. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit, in der die Direktoren mit den PlanRadar-Beratern zusammenarbeiteten, um ihre ersten Formulare zu erstellen, wurde die Software dem Team zur Verfügung gestellt. Eine Woche lang nutzte das Verus-Team PlanRadar neben seiner bisherigen Methode der Datenerfassung, um sicherzugehen, dass die App alles kann, was sie brauchen. Es war jedoch schnell klar, dass die App gut geeignet war, und nach der ersten Testwoche ging das Team dazu über, nur noch PlanRadar zur Nachverfolgung seiner Arbeit zu verwenden. 

Das Ergebnis: Zeitersparnis, Transparenz und noch mehr Autonomie für die Teams von Verus

Nach der erfolgreichen Testphase erstellte das Team weitere benutzerdefinierte Formulare und Berichte, die ihren Anforderungen entsprachen, so dass nun jedes Projekt mit PlanRadar verwaltet wird. Heute nutzt die Verus Group die Plattform, um alle abgeschlossenen Projekte zu dokumentieren, Details wie Vorher-/Nachher-Fotos und die verwendeten Materialien zu erfassen, die spezifischen Arbeitsbereiche auf den Plänen zu kennzeichnen und kundenfertige, leicht erfassbare Berichte zu erstellen, die den von den externen Akkreditierern geforderten Standards entsprechen. 

Sie verwenden PlanRadar auch bei der Überprüfung neuer Projekte, um Sanierungsempfehlungen auszusprechen, und bei der Überprüfung von Brandschutztüren. Intern verwendet Verus PlanRadar für Gesundheits– und Sicherheitsformulare und Checklisten für Geräte.  

Das Verus-Team sieht die Vorteile von PlanRadar sowohl im Büro als auch auf der Baustelle. Dominique Thistleton sagt zu den Vorteilen im Büro: „PlanRadar ermöglicht es mir, alles, was vor Ort passiert, genau im Auge zu behalten. Es hat unsere Effizienz im gesamten Büro erhöht und ermöglicht es uns, sehr schnell und flexibel auf unsere Kunden zu reagieren. Wenn sie einen Bericht über einen bestimmten Bereich eines Gebäudes oder einen kurzfristigen Fortschrittsbericht benötigen, können wir das in wenigen Minuten erledigen. Durch die formatierte Methode zur Erfassung von Informationen und die Möglichkeit, zusätzliche Informationen oder Notizen für den internen Gebrauch hinzuzufügen, werden Unklarheiten vermieden. Ich finde PlanRadar auch nützlich, um zu verfolgen, wie kosteneffizient unsere Preisgestaltung ist, da wir sehen können, ob wir den Zeit- und Ressourcenaufwand für ein bestimmtes Projekt über- oder unterschätzt haben. Das hilft uns, datengestützte Entscheidungen über die Projekte, die wir annehmen, die Ressourcen, die wir ihnen zuweisen, und den Betrag, den wir berechnen, zu treffen.” 

Jordan Grimes sprach über die vor Ort erzielten Vorteile: „PlanRadar ist einfach und gut in dem, was es tut. Es ist simpel zu bedienen, und egal, ob das Team vor Ort online oder offline ist, kann es einfach weiterarbeiten und sicher sein, dass die Daten geschützt sind. Die Möglichkeit, nachträglich Fotos hochzuladen, ist ebenfalls von großem Wert und hilfreich, wenn nicht alle Mitglieder eines Teams Zugang zu einem PlanRadar-Konto haben. Sie können einfach Beweise an ein anderes Teammitglied weitergeben, das die Details in das System hochlädt. Insgesamt hat PlanRadar unserer Arbeitsweise mehr Verantwortlichkeit und Transparenz verliehen.” 

Bis heute hat die Verus Group PlanRadar bei mehr als 90 Projekten eingesetzt. Manche brauchen nur einen Tag bis zur Fertigstellung, andere wiederum mehrere Monate. Verus stellt fest, dass alle Projekte mit PlanRadar effektiver dokumentiert und verwaltet werden können.