Mängelanzeigen: 10 Minuten statt 2 Stunden
Wie PlanArt das Mängelmanagement mit PlanRadar optimiert.
PlanArt, ein Projektmanagementbüro, sah sich im Mängelmanagement, bei der Nachverfolgung mit Word-Dokumenten und bei der Kommunikation per E-Mail mit Herausforderungen konfrontiert. Auf der Suche nach einer effizienten Lösung stieß man auf PlanRadar. Mit Einsatz der Software wurden schnell 1.000 Mängel aufgezeichnet und die Mängelmanagement-Prozesse optimiert. Die Funktionen von PlanRadar (Dokumentation mit Fotos, Sprachaufzeichnungen, Mangellokalisierung auf Plänen) erwiesen sich als unschätzbarer Vorteil. So verringerte sich die benötigte Zeit Mängelanzeigen von zwei Stunden im Büro auf nur 10 Minuten vor Ort, was Kosten einsparte und die Effizienz steigerte. Die leichte Anpassbarkeit der Plattform und der herausragende Kundendienst trugen weiter zur Zufriedenheit bei PlanArt bei.
Die Herausforderung: Schwierige Nachverfolgung von Mängeln
Da sich die Erstellung von Berichten zur Mängelerfassung und -nachverfolgung mit Word-Dateien schwierig gestaltete und PlanArt sich immer professionell mit den neuesten Technologien aufstellen möchte, war man auf der Suche nach einer passenden Software, mit der diese Prozesse effizienter ausgeführt werden können. „Wir versuchen immer, uns weiterzuentwickeln. Das Thema Mängelmanagement war die größte Herausforderung. Dazu gehören einerseits die Erstellung von Mängeln, aber auch deren Nachverfolgung, die durch E-Mail-Kommunikation nicht immer ganz einfach war“, erklärt Leon Merten, Geschäftsführer & Bauleiter bei PlanArt. Der Versand von Mängeln per E-Mail an die zuständigen Firmen ist nicht sehr übersichtlich, die Kontrolle kann schnell in Vergessenheit geraten.
Die Lösung: Digitale Mängelerfassung – PlanRadar statt E-Mail
Im Laufe der Recherche zu möglichen digitalen Lösungen wurde die Geschäftsführung auf PlanRadar aufmerksam. Nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase, ersten Anwendungsfällen an einem Projekt und Gesprächen mit dem PlanRadar Vertriebsteam, entschied man sich Ende 2021 direkt, das Produkt zu übernehmen. Schnell war klar, dass PlanRadar alles kann, was bei PlanArt benötigt wird. Andere Tools mussten nicht mehr getestet werden.
Seither ist die Plattform täglich bei unterschiedlichen Projekten im Einsatz und nur wenige Monate später hat man bereits 1.000 Mängel mit PlanRadar aufgenommen. Ein Beispielprojekt ist der Bau einer Kantine in Montabaur. In dem vierstöckigen Gebäude befinden sich Technikräume, eine Bar, die Kantine mit Großküche, Konferenzräume und neue Vorstandsbüros für die Firma 1&1. Das Volumen dieses Auftrags beträgt 15,5 Millionen Euro. PlanRadar wird im laufenden Projekt für das Mängelmanagement, das Aufgabenmanagement, Bautagebücher und für Abnahmen genutzt. Als besonders hilfreiche Features haben sich die Ticket-Berichte, die Möglichkeit zur Fotodokumentation und zur direkten Verortung im Plan (inklusive Markierungen von Mängeln auf den Fotos) sowie die Diktierfunktion erwiesen.
Bauherren werden derzeit mittels Ticketbericht als PDF-Export über den Status-Quo des Bauprojekts informiert. Bei neuen Projekten sollen die Bauherren jedoch auch von Beginn an über die Beobachterfunktion von PlanRadar Zugriff auf die Projektdaten bekommen.
Für die verschiedenen Anwendungsfälle wurden erst Vorlagen erstellt, die nun im Arbeitsalltag eine große Erleichterung darstellen. Obwohl die Einrichtung der einzelnen Projekte etwas Zeit in Anspruch nimmt, ging die Einarbeitung schnell und problemlos. „Auch Personen, die nicht technikversiert sind, finden sich auf der Plattform meist schnell zurecht“, sagt Leon Merten.
Das Ergebnis: Zeitersparnis, einfache Nachverfolgung und minimierte Kosten
„Früher haben wir für eine Mängelanzeige im Büro bis zu 2 Stunden gebraucht, mittlerweile können wir das innerhalb von 10 Minuten von der Baustelle aus erledigen“, beschreibt Leon Merten die effiziente Arbeitsweise mit PlanRadar als einen der größten Vorteile durch die Nutzung der Plattform. Da dadurch Arbeitsstunden reduziert werden, kann Planart folglich auch Kosten sparen.
Als einen weiteren Vorteil nennt Leon Merten die Möglichkeit zur ausführlichen Beschreibung eines Mangels im Ticket. Alle wichtigen Informationen werden an einem Ort gespeichert. Überfällige Tickets werden angezeigt und ausführende Firmen können besser kontrolliert und Mängel effizienter nachverfolgt werden. Dadurch ergibt sich auch das Potenzial, die Bauzeit insgesamt zu verringern.
„Mit dem Kundenservice hatten wir bisher nur positive Erfahrungen, Anfragen werden zügig beantwortet und Lösungen gefunden. Doch auch die Wissensdatenbank ist eine große Hilfe, da viele Fragen bereits beantwortet werden können“, ergänzt Leon Merten.
