Titelbild: BioZentrum – Billdrechte © Wolf-Dieter Gericke
Einleitung: Uni Mainz
Das Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz betreut in Abstimmung mit dem LBB (Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung) ein weites Spektrum an Projekten, angefangen von Neubauten über komplexe Forschungsgebäude bis hin zu umfangreichen Sanierungen und dem Betrieb der Universitätsgebäude. Mit einem Team aus Ingenieuren, TGA-Experten, Architekten und eigenen Meisterbereichen deckt das Dezernat den gesamten Gebäudelebenszyklus ab.
Um die Effizienz bei der Mängelverwaltung zu steigern und den Prozess der Begehungen zu optimieren, hat das Dezernat PlanRadar eingeführt. Diese Maßnahme führte zu einer Halbierung des Zeitaufwands bei Mangelerfassungen.
Die Projekte
Die Erhaltung des Campus der JGU umfasst eine breite Palette von Aufgaben, die spezifische Anforderungen der jeweiligen Forschung und Professuren bedingen. Hierbei liegt der Fokus auf Effizienz, Standardisierung und der Nutzung modernster Technologien, um den Campus reibungslos instand zu halten.
Als CAFM-Administrator und Wirtschaftsingenieur konzentriert sich Fabian Naethbohm auf die Weiterentwicklung des bestehenden CAFM-Tools, einschließlich der Administration von PlanRadar und anderen Bausoftwareanwendungen. Der Schwerpunkt liegt auf der Prozessoptimierung von Bauprozessen, Standardisierung von Programmen und der Erstellung von Formularen.
Zum ersten Mal von PlanRadar gehört hat Fabian Naethbohm während seiner beruflichen Tätigkeit an der Uni Mainz. Für seine Studienarbeiten über Prozessoptimierung von Bauprozessen zog er PlanRadar des Öfteren als Beispiel heran.
Visualisierung Neubau Pforte © mz³ architekten ingenieure GmbH, Mainz
Die Herausforderungen
Im Vergleich zu klassischen Bauunternehmen bestehen die Herausforderungen bei der JGU in der Komplexität vieler Forschungsgebäude, die eine Vielzahl von Gewerken im Bereich TGA und Elektro aufweisen. Die bestehenden Prozesse, die sich auf Excel und manuelle Abnahmeprozesse stützten, erwiesen sich als zeitintensiv und ineffizient.
Insbesondere bestand der Wunsch, von Excel-basierten Abnahmeprozessen wegzukommen, die im Bereich Mängel, Bauschaden und der generellen Dokumentation während des Abnahmeprozesses und des Gebäudebetriebs gewisse Einschränkungen hatten.
Visualisierung Neubau Rechenzentrum © Kempen Krause Ingenieure GmbH, Aachen
Die Suche nach der Lösung
Gerade aufgrund der besonderen Flexibilität entschied man sich beim Dezernat Bau- und Liegenschaftsmanagement der Johannes-Gutenberg-Universität für PlanRadar. Die Möglichkeit, Arbeitsprozesse ohne Programmierkenntnisse individuell zu gestalten, war ein entscheidender Faktor. PlanRadar ermöglichte die einfache Definition eigener Prozesse und die Erstellung individueller Eingabemasken.
Ein konkretes Szenario, in dem PlanRadar unterstützte, war die Erstellung von Berichten, Schadensmeldungen und -aufnahmen. Der Vergleich mit herkömmlichen Tools wie Word oder Excel sowie die effiziente Durchführung von Begehungen wurden als besonders positiv hervorgehoben. Die Standardisierung spielte eine zentrale Rolle, indem sie eine hohe Flexibilität bei der Nutzung ermöglichte.
Die Integration von PlanRadar erfolgte nahtlos, und die sehr gute Usability trug dazu bei, dass die Mitarbeiter die Software gerne nutzten. Die Anpassung an verschiedene Anwendungsfälle und die Erfahrungen mit der App, insbesondere im Offline-Modus, verbesserten die Effizienz erheblich. Einfache Schulungen ermöglichten schnelle und positive Ergebnisse.
Aktiv wird PlanRadar bei der JGU von diversen Ingenieuren und Ingenieurinnen aus verschiedenen Abteilungen genutzt. Des Weiteren wird zukünftig versucht, weitere Abläufe in PlanRadar einzubinden, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten und auch den Kontakt mit Nachunternehmern über die Plattform abzuwickeln.
Fabian Naethbohm lobt auch die Handhabung der Plattform: “Die Usability von PlanRadar ist sehr gut. Nach kurzer Einführung und Schulung ist es sehr einfach, übersichtlich und man möchte gerne damit arbeiten.”
Luftbild Campus © Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Die Resultate
Für Fabian Naethbohm zeichnet sich PlanRadar vor allem durch seine Flexibilität hinsichtlich von Arbeitsprozessen und individuell erstellbaren Formularen und Masken aus.
“Für mich macht PlanRadar die Flexibilität aus. Ich kann mir für jeden Arbeitsprozess, ohne programmieren zu müssen im Baukastenprinzip, vieles selbst gestalten und abbilden.”
Der Prozess der Berichterstellung, Schadensmeldungen und -aufnahmen wird durch PlanRadar erheblich vereinfacht, insbesondere im Vergleich zu Word oder Excel. Die Standardisierung schafft einheitliche Arbeits- und Datengrundlagen und erleichtert die Nachfolge von Mitarbeitenden.
“Früher hatte man die Gefahr, dass man Bilder nach Begehungen suchte und wieder vor Ort musste. Das waren Zeitblocker, die sich summieren, wenn sie immer wieder vorkommen. Mit PlanRadar hat man das nicht.”, erklärt Fabian Naethbohm.
Die Mängelerfassung bis zur Mangelbehebung erfolgt durch PlanRadar deutlich schneller. Die Bearbeitungsdauer bis zur Mangelbehebung verkürzt sich erheblich. Bei Personalwechseln können neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden, ohne Zeit in eine alternative Arbeitsweise investieren zu müssen.
“Mangelaufnahme bis zur Mangelbehebung geht dank PlanRadar wesentlich schneller. Wir erledigen administrativen Aufwand bis zur Mangelbehebung effektiv, was zu einer insgesamt beschleunigten Behebung der Probleme führt.”
Das direkte Arbeiten mit Mängeln am Computer oder Tablet erleichtert Begehungen vor Ort und minimiert Datenverluste. Die Kommunikation im Projekt wird durch PlanRadar verbessert, indem der Schriftverkehr und der Austausch über E-Mails reduziert werden.
Neben der Zeitersparnis von Mangelaufnahme zu Mangelbehebung kann auch bei Begehungen durch die standardisierten Prozesse viel Zeit eingespart werden. Die Ticketerstellung und -verteilung erfolgt nun in unter einer Minute und Berichte können direkt auf Knopfdruck erstellt werden.
