Manipulationssichere Audit-Trails für den Brandschutz

Wie das Brandschutzunternehmen Britannia Accoustic & Fire Installationen mit PlanRadar dokumentiert

Britannia Acoustic & Fire Ltd, ein führendes Brandschutzunternehmen in Essex, wollte seine Brandschutzanlagen minutiös dokumentieren und Projekte in allen Details effizienter managen. Durch Einführung von PlanRadar konnte das Unternehmen nicht nur seinen Bedarf nach detailreicheren, fälschungssicheren Audit-Trails decken, sondern ebenso die Dokumentation vor Ort sowohl für die Baustellenleitung als auch Subunternehmer:innen vereinfachen und die Schreibarbeiten von bis zu fünf Dokumenten pro Arbeiter:in auf wenige digitale Einträge verringern. Dank PlanRadar, das jetzt in mehr als 20 Projekten verwendet wird, kann Britannia Zeit sparen, eine gründliche Dokumentation sicherstellen, die Kommunikation optimieren und umfassende Fortschrittsberichte in Echtzeit abliefern.

Der Test: Praktische Anwendungen von Ort

Die Geschäftsführer von Britannia überlegten kurz, das Programm BORIS zu verwenden, aber nach einer Demonstration von PlanRadar war gleich klar, dass die Software flexibel ist und alle Bedürfnisse von Britannia abdecken kann. Eine Herausforderung war die Frage, wie sich das Baustellenteam und insbesondere die Subunternehmer an die Verwendung einer App gewöhnen würden.

Um PlanRadar mit dem Baustellenteam zu testen, wurde es zunächst Subunternehmern in einem kleinen Projekt vorgestellt. Während des Tests stellten Subunternehmer fest, dass PlanRadar ihren gesamten Papierkram ersetzen konnte, der in manchen Fällen bis zu fünf Blatt Papier umfasste, die vor Tagesabschluss auszufüllen waren. Als klar war, dass diese Zeit eingespart werden konnte, waren die Subunternehmer und Bauleiter vom Einsatz von PlanRadar begeistert.

Inzwischen hat Britannia PlanRadar bei mehr als 20 Projekten eingesetzt und beabsichtigt, die Software auch in Zukunft bei jedem neuen Projekt einzusetzen.

Das Großprojekt: Fassadensanierung

Nach dem erfolgreichen Test im Kleinen wurde der Nutzen von PlanRadar bei einem der bisher größten Projekte von Britannia noch deutlicher. Das Projekt erforderte die Installation eines segmentierten Brandschutzes an der Fassade eines großen Wohnblocks. Da bereits eine Verkleidung an den Wohnungen installiert war, musste das Team von Britannia zunächst die bestehende Verkleidung entfernen, um die erforderlichen Brandschutzmaßnahmen zu installieren, und dann die Verkleidung wieder anbringen. Dies erforderte ein erfahrenes Abseilteam und alle Aufgaben waren demnach mit den zusätzlichen Herausforderungen von Arbeiten in der Höhe verbunden.

Aufgrund neuer, strengerer Sicherheitsvorschriften für Verkleidungen musste jeder Schritt sorgfältig dokumentiert und fotografiert werden. Diese Dokumentation mit der Hand auszuführen, wäre außerordentlich zeitaufwändig gewesen. Darüber hinaus benötigte der Kunde Updates in Echtzeit, um den Fortschritt während des gesamten Projekts überwachen zu können.

PlanRadar ermöglichte es Britannia, das Projekt pünktlich und mit allen erforderlichen Nachweisen sicher zu protokollieren. Durch die Erstellung von Tickets für jede Maßnahme und durch die Protokollierung von Fortschritten und Fotos auf einem digitalen Plan der Fassade konnte das Team sicherstellen, dass jedes Element erfolgreich installiert wurde. Ferner konnten sie die verwendeten Materialien, das beteiligte Personal sowie das Datum und die Uhrzeit jeder Maßnahme belegen und die erforderlichen Fotos zur Verfügung stellen.

Darüber hinaus machten es die flexiblen Berichtsvorlagen von PlanRadar Britannia leicht, ihren Kunden regelmäßige, gründliche Fortschrittsberichte zu liefern. Am Ende konnte Britannia das Projekt erfolgreich abschließen und es zur Qualitätskontrolle und Abnahme an NHBC übergeben.

Eine Lösung für Britannia – und für ihre Kunden

Für Hayleigh Lake, Office Manager bei Britannia, hat PlanRadar gleich mehrere Arbeitsbereiche optimiert. Zu ihren Aufgaben gehören die Einrichtung neuer Projekte mit digitalen Plänen, die von Kunden gesendet werden, die Zuordnung des Baustellenteams an das Projekt und die Auswahl der zu verwendenden Tickets und Listen. Bauleiter werden als interne Benutzer hinzugefügt, während Subunternehmer kostenlose Subunternehmerkonten verwenden, um auf ihre Aufgaben zuzugreifen und ihre Arbeit zu verfolgen.

Lake verwendet PlanRadar außerdem, um Berichte für Kunden auszuführen. Einige benötigen nur einen Bericht am Ende eines Projekts oder zu wichtigen Meilensteinen, während andere eine regelmäßigere Informationsversorgung einfordern. Sie lobt PlanRadar darüber hinaus für die Erleichterung ihres Papierkrams. „Mit PlanRadar konnten wir allen unnötigen Papierkram loswerden und Baustellenformulare komplett ersetzen.“ „Ich muss außerdem nicht länger Zettel zusammensuchen, um unsere Geschäftsführer über den Status eines Standorts auf dem Laufenden zu halten, sie können sich im System anmelden und finden leicht die benötigten Informationen.“

Während die Verwendung der Software Probleme in einem Projekt nicht verhindern kann, erleichtert PlanRadar es Britannia, Probleme zu identifizieren. Lake erwähnt beispielsweise Fälle, in denen das Managementteam anhand der Benutzerstatistiken von PlanRadar erkennen konnte, dass bestimmte Subunternehmer nicht in die App eingeloggt waren und ihre Aufgaben nicht eingesehen hatten. Sie konnten auch sehen, wie lange Subunternehmer für ein bestimmtes Ticket brauchten. Das bedeutete, dass sie Maßnahmen ergreifen konnten, noch bevor sie einen Bericht von einem Bauleiter erhielten.

PlanRadar gibt Britannia die Tools, die sie benötigen, um ihre Arbeit zu dokumentieren und Kunden Bericht zu erstatten, während das Team Zeit spart, Papierkram verringert, Kommunikation vereinfacht und einen Überblick über alle Projekte erhält.