Effiziente Abläufe mit Projektdokumentation Software
Wie das Schweizer Ingenieursbüro AFC Air Flow Consulting AG mit PlanRadar über 100 Projekte effizient begleitet
Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Beratung im Bereich Ingenieurwesen kam AFC Air Flow Consulting auf PlanRadar zu, um seine Projektmanagement- und Dokumentationsprozesse zu revolutionieren.
Mit PlanRadar konnte ein zeitraubendes, ineffizientes papierbasiertes System in Rente geschickt, das Projektmanagement verbessert, die Dokumentation entschlackt und Schreibarbeiten reduziert werden. Nach Ansicht des Unternehmens spielte PlanRadar eine tragende Rolle bei dieser Effizienzsteigerung.
Das Problem: Analoge Projektkoordination und Projektdokumentation ist sehr zeitaufwendig
Als Projektleiter kommt Felix Brand täglich mit vielen MitarbeiterInnen, Auftraggebern und auch Nachunternehmen in Berührung. Ihm obliegen bei der Projektbegleitung die Gesamtkoordination, die Abklärung mit Behörden, Begehungen, aber auch die Konzepterstellung. Felix Brand konzipiert und implementiert Lösungen für Großprojekte wie zum Beispiel Einkaufszentren, Mehrfamilienhäuser, Gewerbe- und Logistikimmobilien sowie ganze Flughafenareale. Dies fängt bei der Planung an, geht über die Bauphase bis hin zu regelmäßigen Kontrollgängen und Zertifizierungen im Rahmen der Instandhaltung von fertiggestellten Gebäuden. Sowohl die Anforderungen, die Ausgangslage, als auch die Auftraggeber sind demnach bei jedem Projekt verschieden, selten wiederholen sich Arbeitsschritte eines Projektes bei einem anderen. Wie bekommt man also bei Projekten in der Größe eines Flughafens oder eines Einkaufszentrums alle Schritte gesammelt unter einen Hut? Wie kommuniziert man mit Beteiligten am effizientesten?
Die Lösung: Projektdokumentation Software PlanRadar sorgt für Übersicht in jeder Projektphase
Seit Gründung von AFC Air Flow Consulting war es den Ingenieuren ein Anliegen mit der Zeit zu gehen, um der eigenen Wirtschaftlichkeit Genüge zu tragen, aber auch um Kunden stets eine sinnvolle und nachhaltige Lösung anbieten zu können. 2016 fing die Suche nach einem Tool an, welches die bereits vorhandenen Ressourcen optimal ergänzen kann, schnell einsetzbar ist und vor allen Dingen auch im Bereich des Brandschutzes den Anforderungen entspricht. Verschiedene Projektdokumentation Softwares wurden verglichen, die Entscheidung fiel dann einstimmig auf Planradar. „Mit ausschlaggebend für die Entscheidung war, dass PlanRadar nicht nur eine bestimmte Phase abdeckt, sondern den ganzen Lebenszyklus einer Immobilie begleitet“, so Felix Brand. Heute begleitet die Projektdokumentation Software Prozesse von der Planung bis hin zur Wartung und Instandhaltung nach Fertigstellung. In den Findungsprozess war nicht nur das Management eingebunden, sondern auch die verschiedenen Projektleiter, die vor Ort die Applikation auch einsetzen sollen. Seit 2017 wird PlanRadar unternehmensweit für neue Projekte eingesetzt, mittlerweile bei bereits 100+ Immobilien. Es war die individuelle Handhabung, die letztendlich auch Felix Brand überzeugte. Nach einer Einführung durch den Vertrieb von PlanRadar und mit Hilfe des Support-Teams konnten innerhalb kürzester Zeit auf die jeweiligen Projekte abgestimmte Anpassungen in der Software umgesetzt werden. Die Phasen des Einsatzes sind unterschiedlich und abhängig vom Projekt, aber grundsätzlich setzt AFC PlanRadar bereits ab der Konzeptionsphase, aber noch mehr zur regelmäßigen Mängelerfassung und Qualitätskontrolle ein. Durch die akribische Erfassung von Zuständen ohne Zeitverlust, entstehen Protokolle und Berichte für die Weiterverarbeitung oder den Versand an einen Auftraggeber innerhalb von Minuten. Ein enormer Zeitgewinn für den Projektleiter, der im Vergleich zu Begehungen vor PlanRadar etwa ein Drittel seiner Zeit schon dem nächsten Projekt widmen kann. Vor PlanRadar verwendeten die Projektleiter oftmals ihre eigenen Systeme für die Protokollerstellung nach einer Begehung. Vom Klassiker MS Word, über Excel-Tabellen bis hin zu OneNote. Ein einheitliches System, inkl. dazugehöriger Ablage war nicht gegeben. „Seit der Einführung von PlanRadar erfolgt die Erstellung aller Protokolle nach demselben Muster“, erzählt Felix Brand. Auch die gesicherte Erfassung von Mängeln mit PlanRadar hat bei Projekten schon ihre Dienste im Zuge von Gewährleistungsansprüchen durch Auftraggeber geleistet.
Das Ergebnis: 1/3 Zeitersparnis dank minutenschneller Protokollerstellung
Neben einer lückenlosen Dokumentation aller Geschehnisse durch Ton-, Bild- und Wortaufnahmen profitieren die Projektteams von AFC von einer massiven Zeitersparnis. Das zeitaufwändige Nachbearbeiten fällt fast gänzlich weg. Alle Beteiligten werden ohne Zeitverlust in Kenntnis gesetzt, ein rasches Reagieren ist somit noch einfacher als zuvor möglich. Auch für die interne Kommunikation und Weitergabe von Erfahrungen oder Beispielprojekten hat sich PlanRadar als das perfekte Tool erwiesen.
