CMMS Software im Facility Management: Ihre wichtigsten Fragen beantwortet

Die Zukunft des Property und Facility Managements

Wie digitale Lösungen die Arbeit 2023 und darüber hinaus verändern werden

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In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen und geben Tipps zum richtigen Einsatz.

Was ist CMMS Software?

Wer zur Automatisierung seines Facility Managements smarte Softwarelösungen nutzen möchte, kommt nicht um Computerized Maintenance Management Software herum. Doch was genau ist CMMS überhaupt?

CMMS bezeichnet eine Art von Software, die der automatischen Wartungsverwaltung dient. Zum Einsatz kommt CMMS unter anderem bei der Überwachung, Wartung und Reparatur von Produktionsanlagen, Ausrüstung, Maschinen und Haustechnik.

„CMMS-Solutions ermöglichen Führungskräften durch rationale und standardisierte Prozesse eine langfristige und effiziente Planung, Nutzung und präventive Instandhaltung Ihrer Objekte und gewährleisten die vollständige Anpassung an das Kerngeschäft.“

 –Constantin Köck, Systemarchitekt PlanRadar.

In den letzten Jahren hat die Popularität von CMMS Software im Facility Management stark zugenommen, was vor allem an den entscheidenden Vorteilen gegenüber analogen Prozessen in der Immobilienverwaltung liegt. Aktuell ist der globale CMMS Markt rund 1,6 Milliarden US-Dollar groß und dürfte sich in den nächsten zehn Jahren mit einem Wachstum auf über 4,2 Milliarden US-Dollar beinahe verdreifachen.

Wie unterscheidet sich CMMS von CAFM?

Eine Software-Art, mit der CMMS auch in Fachkreisen gerne verwechselt wird, ist CAFM. CAFM steht für Computer Aided Facilities Management. Im Unterschied zu CMMS beschäftigt sich CAFM Software in erster Linie mit der Raumnutzung und der Verarbeitung von Daten rund um die Einrichtung und der Vereinfachung dazugehöriger Arbeiten. Dabei steht bei CAFM Software nicht nur der Zustand der technischen Anlagen, sondern ein umfassenderes Bild im Fokus, zu dem auch Faktoren wie die personellen Ressourcen oder die optimale Verteilung technischer Anlagen auf limitierter Fläche gehören. 

CMMS und CAFM decken verschiedene Bereiche ab. Es stellt sich damit nicht die Frage zwischen CMMS oder CAFM, sondern eher, wie man beide Ansätze optimal ineinander integriert. 

LESETIPP: Die 7 besten CAFM Softwares im Vergleich

Was sind die Vorteile von CMMS Software für das Facility Management?

Auch wenn CMMS nicht nur im Facility Management zum Einsatz kommt, eignet sich diese Art von Software für ein effizientes Instandhaltungsmanagement in der Betreuung von Liegenschaften. Die Gründe dafür sind vielfältig:

Zentrale Verwaltung

Mit einer CMMS Software zentralisieren Fachkräfte im Facility Management alle Wartungs- und Instandhaltungs-Aktivitäten an einem Ort. Das erleichtert es den Überblick zu behalten und die Koordination verschiedener Prozesse zu optimieren.

Reduzierte Ausfallzeiten

CMMS Software dient dem Ziel einer proaktiven Instandhaltung und Wartung. Damit lassen sich Ausfallzeiten reduzieren und die Verfügbarkeit der Haustechnik maximieren.

Berichterstellung und Analyse

Ein weiterer Vorteil von CMMS Programmen fürs Facility Management ist die Generierung von detaillierten Berichten über Wartungsaktivitäten. CMMS Tools auf Plattformen wie PlanRadar erstellen automatisiert konfigurierbare Statistiken, damit die Nutzer:innen stets den Überblick behalten.

Dadurch identifizieren Facility Manager:innen Trends und mögliche Probleme. Basierend auf den gesammelten Analysen lässt sich die Instandhaltungsstrategie optimieren, um Kosten zu sparen und die Effektivität zu steigern. 

Planung und Priorisierung

CMMS-Software ermöglicht es, Wartungsarbeiten optimal zu planen. Facility Manager:innen priorisieren Wartungsarbeiten basierend auf Dringlichkeit, Ausfallzeiten und anderen Faktoren.

Workflow im Facility Management

Mit der Automatisierung des Workflows automatisieren Facility Manager:innen dank CMMS ihre Arbeitsplanung. Dadurch arbeiten sie effizienter und erledigen Wartungsarbeiten schneller und effektiver.

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Welche Funktionen bietet ein professionelles CMMS Tool fürs Facility Management?

Im Optimalfall nutzen Fachpersonen im Bereich Liegenschaftsverwaltung CMMS Software, die spezifisch auf ihre Anwendung im Facility Management zugeschnitten ist. 

Besonders wichtig für das Facility Management ist ein professionelles und flüssiges Aufgabenmanagement. Tickets sollten sich direkt der zuständigen Stelle zuweisen lassen. Dabei ist es entscheidend, dass die gesamte Kommunikation aller Beteiligten auf einer zentralen Cloud gespeichert und mit allen relevanten Parteien geteilt wird.

Ebenfalls sollte CMMS verständliche und relevante Daten zu verschiedenen technischen Anlagen in der Haustechnik liefern, auf die sich Facility Mangager:innen, Handwerker:innen und Eigentümer:innen verlassen können. Je besser die Daten vom CMMS ausgewertet werden können, desto gezielter lässt sich das Wartungsmanagement auf die individuelle Ausgangslage anpassen.

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Ressourcen sparen durch Zuweisung von Arbeiten

Die Instandhaltungssoftware von PlanRadar ermöglicht Ihnen einen effizienten Zeit- und Ressourceneinsatz sämtlicher Projektteilnehmer auf der Baustelle durch informationsverlustfreie Kommunikation. Über mobile Endgeräte werden Sie in die Lage versetzt, Aufgaben binnen Sekunden nach Kompetenzen und Arbeitsauslastung zuzuweisen. Automatisierte Benachrichtigungen des CMMS erinnern die betreffenden Personen eigenständig über die mobile Applikation oder per E-Mail.

Aufgabenverwaltung

Die gesamte Kommunikationshistorie aller Teilnehmer:innen wird zentral in der PlanRadar Datenbank gespeichert, was Ihnen eine Suche nach Aufgaben, Status, Personen, Erledigungsdatum uvm. erlaubt. Per Knopfdruck können Sie über die Web-Plattform beweissichere PDF-Dokumente exportieren und bleiben somit jederzeit informationsfähig. 

Wie steigert CMMS Software die Effizienz und die Profitabilität im Facility Management? 

Durch die Automatisierung von Wartungsprozessen sparen Liegenschaftsverwaltende und Immobilienbesitzer:innen Zeit und Kosten. CMMS Software generiert automatisch Wartungsanforderungen, weist Aufgaben zu und sendet Benachrichtigungen, wenn Wartungen fällig sind. Wartungstermine gehen nicht vergessen werden und das Team ist stets auf neuestem Stand.

Damit gestaltet sich die Wartung nicht nur zielführender, sondern auch um einiges effizienter. Das trifft auch auf die geringeren Ausfallzeiten zu, welche durch die proaktive Planung und Koordination optimiert werden.

Überdies nutzt das Facility-Management seine Ressourcen dank der Verwaltung von Wartungsanforderungen effektiver. Wenn für die Verwaltung einer Liegenschaft weniger Zeit, Arbeit und Geld verschwendet wird, spiegelt sich dies in der Profitabilität als Ganzes wider.

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Welche Art von Daten verwaltet CMMS Software?

Eine professionelle CMMS Software verwaltet eine Vielzahl an Daten, die für Facility Manager:innen von entscheidender Bedeutung sind. Zu diesen Daten gehören primär Informationen zu den Anlagen und Ausrüstungen eines Unternehmens, wie Standorte, Wartungshistorie, technische Daten und Zustand.

Ein weiterer wichtiger Datenbereich, den CMMS Software verwaltet, ist das Inventar von Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien. Das Facility Management Team geht damit immer auf Nummer sicher, immer genügend Material zur Verfügung zu haben, ohne unnötige Ausgaben zu tätigen.

Neben diesen technischen Daten managen viele CMMS Softwarelösungen Finanzdaten, wie Wartungsbudgets und -kosten, sowie Compliance-Daten, wie Genehmigungen und Zertifizierungen.

Auswahl von CMMS Software: Darauf sollte man achten

Bei der Auswahl einer CMMS Software sind verschiedene wichtige Faktoren zu berücksichtigen, um die Effizienz im Facility Management zu maximieren:

Preis

Der Preis ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer CMMS Software. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein höherer Preis nicht zwangsläufig eine bessere Qualität bedeutet. Umfangreichere Softwarelösungen sind in der Regel teurer als einfachere Optionen. Die Preise variieren stark und werden häufig im Abonnement-Modell angeboten, wobei die Kosten in der Regel im zweistelligen Bereich pro Monat und Nutzer liegen.

Funktionsumfang

Der Funktionsumfang variiert je nach Softwarepaket und Anbieter. Viele Unternehmen bevorzugen Cloud-basierte Lösungen, die sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse der Nutzer anpassen lassen. Im Bereich des Facility Managements ist es besonders wichtig, dass die CMMS Software über Schnittstellen zu anderen täglich genutzten Programmen verfügt. Es empfiehlt sich, eine Lösung zu wählen, die speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurde. Dazu gehören Funktionen wie automatisierte Wartungsplanung, Ressourcenverwaltung und Berichtsfunktionen, die speziell auf Gebäudemanagementprozesse zugeschnitten sind.

Nutzerfreundlichkeit

Ein oft übersehener Aspekt bei der Auswahl von CMMS Software ist die Nutzerfreundlichkeit. Dies ist besonders wichtig, wenn viele Mitarbeiter:innen eingebunden werden sollen, die wenig Erfahrung mit digitalen Tools haben. Eine benutzerfreundliche Software gewährleistet, dass Ihr Team die Software effizient nutzen kann, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Suchen Sie nach Software mit intuitiven Benutzeroberflächen und umfassenden Schulungsmaterialien, um die Einarbeitungszeit zu minimieren.

Mobiler Zugriff

Für Facility Manager:innen ist der mobile Zugriff auf die CMMS Software von großer Bedeutung. Dies ermöglicht es, Informationen zu Wartungsarbeiten und Anlagen von überall aus abzurufen und zu aktualisieren. Eine mobile App optimiert Prozesse, indem sie Echtzeitdaten bereitstellt und die Kommunikation im Team verbessert.

Integration und Skalierbarkeit

Stellen Sie sicher, dass die CMMS Software nahtlos mit bestehenden Systemen und Geräten integriert werden kann. Dies erleichtert den Datenaustausch und vermeidet redundante Arbeit. Darüber hinaus sollte die Software skalierbar sein, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten und zukünftige Anforderungen zu erfüllen.

Support und Updates

Ein zuverlässiger Kundenservice und regelmäßige Software-Updates sind entscheidend, um den reibungslosen Betrieb Ihrer CMMS Software sicherzustellen. Achten Sie darauf, dass der Anbieter einen guten Support bietet und die Software kontinuierlich weiterentwickelt, um neue Funktionen und Sicherheitsupdates bereitzustellen.

CMMS verwenden: Diese Schritte sind nötig für den raschen Einstieg

Um einen raschen Einstieg in CMMS Software und eine effiziente Nutzung zu gewährleisten, sind verschiedenen Schritte erforderlich. Je nach Software und Funktionsumfang können diese Schritte variieren, hier ist jedoch eine Auflistung der wichtigsten Punkte:

Schritt 1: Datenerfassung

Beginnen Sie damit, alle relevanten Daten zu erfassen, die in der CMMS Software verwaltet werden sollen. Dazu gehören:

• Gebäudepläne: Erfassen Sie Grundrisse, Gebäudequerschnitte, Elektropläne, Sanitärpläne, etc. digital in 2D und (wenn vorhanden) als BIM-Modell hoch.
• Anlagen und technische Ausstattung: Erstellen Sie eine umfassende Liste aller Anlagen und Ausrüstungen, die überwacht und gewartet werden müssen.
• Personen: Dokumentieren Sie die relevante Personen wie Subunternehmer:innen, Teammitglieder und ihre jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten. 
• Inventar: Erfassen Sie alle Verbrauchsmaterialien und Ersatzteile, die für den Betrieb und die Wartung erforderlich sind.

Schritt 2: Softwarekonfiguration

Konfigurieren Sie die CMMS Software so, dass sie die spezifischen Anforderungen Ihres Facility Managements erfüllt:

• Wartungspläne erstellen: Legen Sie regelmäßige Wartungsintervalle fest, um die Betriebssicherheit zu gewährleisten.
• Wartungsanforderungen und Arbeitsaufträge einrichten: Definieren Sie klare Prozesse für die Erstellung und Bearbeitung von Wartungsanfragen, Reparaturen, etc.
• Aufgabenzuweisung: Weisen Sie Aufgaben klar und präzise den entsprechenden Teammitgliedern oder Auftragnehmer:innen zu.

Schritt 3: Schulungen

• Schulung: Organisieren Sie Schulungen für alle Benutzer:innen der Software, um sicherzustellen, dass sie mit den Funktionen und Prozessen vertraut sind.
• Pilotphase: Führen Sie eine Testphase durch, um mögliche Herausforderungen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.

Schritt 3: Überwachung und Optimierung

• Leistung überwachen: Verfolgen Sie den Einsatz der CMMS Software durch regelmäßige Überprüfung von KPIs wie Reaktionszeit, Ausfallzeiten und Kosteneinsparungen.
• Aktualisierungen durchführen: Halten Sie die Software auf dem neuesten Stand, indem Sie regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches installieren.
• Feedback einholen: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Benutzer:innen, um kontinuierliche Verbesserungen vornehmen zu können.

CMMS in der Praxis: Wartung und Instandhaltung mit PlanRadar

Ein anschauliches Beispiel für den praktischen Nutzen von PlanRadar im Facility Management ist die Fast-Food-Kette Five Guys. Das Unternehmen legt großen Wert auf Frische und Qualität, was reibungslos funktionierende Geräte erfordert. Vor der Einführung von PlanRadar war die Kommunikation über Wartungsprobleme oft ungeordnet: Informationen gingen verloren oder waren ungenau. Mit PlanRadar konnte das Maintenance Management erheblich verbessert werden, indem es Struktur und Transparenz in die Prozesse brachte.

Dank PlanRadar spart das Maintenance Management bei Five Guys wöchentlich 4 bis 6 Stunden an administrativer Arbeitszeit, während die Restaurantleiter 3 bis 5 Stunden einsparen. Die Software ermöglicht eine zentrale Datenspeicherung und einen klaren Überblick über alle Wartungsmaßnahmen. Wichtige Informationen, wie Pläne und Kontaktlisten, sind leicht zugänglich, was die Effizienz und die Qualität der Instandhaltung deutlich steigert. Diese Verbesserungen führen zu einer professionellen und transparenten Kommunikation und ermöglichen eine schnelle und fundierte Nachbearbeitung wiederkehrender Störungen.

LESETIPP: Wie die Schnellrestaurantkette Five Guys mit PlanRadar effizientes Maintenance Management betreibt

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PlanRadar wird weltweit vpn über 160.000 Personen in mehr als 75 Ländern eingesetzt. Der große Vorteil der Software ist ihre Flexibilität. Von den Formularen zur Datenerfassung bis zu fertigen Berichten lassen sich Funktionen beliebig anpassen. Das Resultat: 91 Prozent der Nutzer:innen sagen, dass sie mit PlanRadar effizienter arbeiten.

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