Bestandsdokumentation mit Checkliste effizient erstellen – So geht’s!

Hier Gebäudedokumentation Checkliste kostenlos herunterladen

Hier können Sie sich kostenlos ein Muster einer Gebäudedokumentation Checkliste herunterladen. Um das Dokument anzufragen, müssen Sie lediglich das folgende Formular ausfüllen. Sie können diese Checkliste für die Bestandsdokumentation in MS Word an Ihre individuellen Bedürfnisse sowie die Gegebenheiten vor Ort anpassen.

Somit sparen Sie die Zeit und Aufwand. Zudem gehen Sie mit unserer Checkliste auf Nummer sicher, dass bei der Gebäudedokumentation keine wichtigen Inhalte vergessen gehen.

Bestandsdokumentation-Vorlage mit PlanRadar nutzen

Die besten Ergebnisse mit der Vorlage erzielen Sie, wenn Sie sie mit der Nutzung von PlanRadar kombinieren. Denn mit PlanRadar erfolgt die Datenerfassung über die Vorlage digital. Dadurch stehen Informationen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung, so dass Sie auf Knopfdruck z.B. fertige Berichte erstellen.

So digitalisieren Sie die Vorlage mit PlanRadar:

Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Gebäudedokumentation-Vorlage herunter.

Schritt 2: Exportieren Sie die Vorlage in eine PDF-Datei.

Schritt 3: Verwenden Sie einen PDF-Editor (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor), damit Ihre PDF-Datei ausfüllbare Felder verwendet.

Die folgenden Feldtypen werden in PDF-Formularen unterstützt:

• Textfelder
• Dropdown-Menüs
• Radio-Button
• Kontrollkästchen

Wir unterstützen keine Scripting-, Berechnungs- oder Bildfelder.

Schritt 4: Laden Sie Ihre PDF-Datei, die jetzt Formularfelder enthält, in PlanRadar hoch.

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Was ist eine Gebäudedokumentation?

In der Gebäudedokumentation, bzw. in der Bestandsdokumentation für Gebäude, sind alle für die Instandhaltung relevanten Daten zur Nutzung einer Liegenschaft enthalten. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Facility Managements und bildet die Bewirtschaftung über den ganzen Lebenszyklus einer Immobilie ab.

Während die herkömmliche Gebäudedokumentation ausschließlich als Teil Facility Management gesehen wurde, betrachtet man die moderne Bestandsdokumentation für Gebäude heutzutage ganzheitlicher. Eine zeitgemäße Gebäudedokumentation deckt also nicht mehr nur die Nutzungsphase, sondern den ganzen Lebenszyklus einer Liegenschaft ab. Dabei wird die Gebäudedokumentation in zwei Teile unterteilt, die auf die jeweiligen beiden Nutzungsphasen zugeschnitten sind. Auf diese Teile kommen wir folgend zu sprechen.

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Da die Dokumentation des Baus für die bzw. den Käufer:in und für die zukünftige Nutzung des Gebäudes relevant ist, sollte die Gebäudedokumentation neben der Nutzungsphase auch die Bauphase abdecken. Die Aufteilung der Gebäudedokumentation betrifft daher zum einen die Bauphase und zum anderen die Nutzungsphase. Die Anforderungen während dieser zwei Phasen unterscheiden sich grundlegend, weshalb es sich als sinnvoll herausgestellt hat, die Dokumentation der beiden Episoden im Lebenszyklus der Immobilie getrennt zu führen; die Baudokumentation und die Nutzungsdokumentation.

Gebäudedokumentation während der Bauphase

Die Baugebäudedokumentation, auch als Baudokumentation bezeichnet, ist der erste Teil der Objektdokumentation. Hier wird die Bauphase observiert und dokumentiert. Dieser Teil richtet sich nach den Anforderungen der Bauphase und beschäftigt sich mit Themen wie dem Brandschutz oder technischen Anlagen. Im Gegensatz zur Dokumentation während der Nutzungsphase liegt der Fokus der Baudokumentation auf technischen und planerischen Fragen, welche die Sicherheit und die zukünftige Nutzung des Gebäudes betreffen. Die Wirtschaftlichkeit, bzw. der Ertrag, steht während der Bauphase noch im Hintergrund.

Da die Baudokumentation mit zahlreichen gesetzlichen Vorschriften verbunden ist, gilt es hier möglichst sorgfältig und vorausschauend vorzugehen. Zudem hilft eine gründliche Baudokumentation dabei, der bzw. dem Käufer:in eine überzeugende und strukturierte Dokumentation bieten zu können. Somit kann die bzw. der Käufer:in sich beim Gebäudemanagement während der Nutzungsphase auf eine vorbildliche Objektdokumentation stützen. Auf diese Weise schützt sich die bzw. der Verkäufer:in vor negativen Rückmeldungen und kann einen höheren Kaufpreis durchsetzen.

Gebäudedokumentation während der Nutzungsphase

Die Nutzungsdokumentation, auch Nutzungsgebäudedokumentation, bildet das Gegenstück zur Baudokumentation. Sie kommt zur Anwendung, wenn ein Gebäude bereits erstellt ist und zielt vor allem auf die Wirtschaftlichkeit der Nutzungsphase einer Liegenschaft hin. Hierbei fehlen die gesetzlichen Vorschriften, die bei der Baudokumentation gelten, weshalb dieser Teil der Gebäudedokumentation von manchen Eigentümer:innen und Facility Manager:innen vernachlässigt wird.

Im Nachhinein stellt sich eine Vernachlässigung der Nutzungsdokumentation oft als Fehler heraus. Um eine Immobilie langfristig profitabel zu betreiben, ist eine funktionierende Nutzungsdokumentation oftmals unverzichtbar. Die Nutzungsphase ist die einzige Phase im Lebenszyklus einer Liegenschaft, in der eine Liegenschaft einen Ertrag erwirtschaftet. Das Ziel der Bewirtschaftung während der Nutzungsphase ist es daher, ein Gebäude so effizient und kostengünstig zu betreiben, ohne dabei Abstriche in der Qualität machen zu müssen. Die Mieteinnahmen sollen langfristig beibehalten oder sogar gesteigert werden, damit ein Gebäude so schnell wie möglich amortisiert ist und einen Profit generiert. Eine sorgfältige Nutzungsdokumentation kann dabei helfen, die Nutzungsdauer einer Immobilie zu verlängern und Leerstände oder teure Reparaturen zu verhindern.

Dank der Dokumentation des Gebäudezustandes während der Nutzung werden mögliche Probleme frühzeitig erkannt und Wartungen können geplant werden, bevor teure Konsequenzen drohen. Zudem sind rückwirkend alle Arbeiten und der Zustand des Gebäudes vorhanden und können im Falle von Problemen verwendet werden. Bei der Nutzungsdokumentation dreht sich also alles um Effizienz, Planung und Genauigkeit. Um hierbei Zeit und Geld zu sparen, sprich um die Dokumentation noch effizienter zu gestalten, setzen immer mehr Eigentümer:innen und Facility Manager:innen auf innovative Software-Lösungen wie PlanRadar, die Sie bei der Gebäudedokumentation unterstützen.

Was gilt es bei einer Bestandsdokumentation Checkliste zu beachten?

Das grundlegende Ziel einer Bestandsdokumentation ist die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen, eine haftungsrechtliche Absicherung des Bauherren, sowie die Erstellung einer Informationsvorlage für Maßnahmen und Kostenberechnung. Hierbei gibt es einige wichtige Punkte, die Eigentümer:innen und Betreiber:innen beachten sollten.

Einer dieser Punkte ist der mit der Gebäudedokumentation verbundene Aufwand. Die Erfassung einer vollständigen Bestandsdokumentation erfordert hohe personelle und zeitliche Ressourcen. Um Ihre Bestandsdokumentation Checkliste führen zu können, müssen Sie die Verfügbarkeiten und den nötigen Aufwand entsprechend einplanen.

Der zweite und wichtigste Punkt ist die Gründlichkeit. Bei der Bestandsaufnahme nicht erfasste Informationen gehen unwiderruflich verloren und bringen Probleme mit sich. Eine Planung ohne gründliche Bestandsaufnahme kann den Betrieb verzögern und hohe Kosten verursachen. Außerdem kann eine nicht vorhandene Dokumentation zur Umsatzeinbußen einer Immobilie führen.

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Welche Inhalte hat die Gebäudedokumentation?

Die Gebäudedokumentation wird heute ganzheitlicher betrachtet als früher. Das bedeutet, dass eine moderne Gebäudedokumentation alle relevanten Informationen und Unterlagen beinhalten sollte. Auch wenn sich die Ansprüche während der Bau- und während der Nutzungsphase unterschieden, so gilt es während beiden Phasen, eine sachkundige Dokumentation zu führen und den Bestand entsprechend zu überwachen und zu kontrollieren. Je nach Bauphase, individuellen Gegebenheiten und der Art des Gebäudes kann dies verschiedene Vorteile für Sie haben.

Sowohl aus rechtlicher als auch aus unternehmerischer Sicht hat eine sorgfältige Gebäudedokumentation Vorteile. Bei größeren Bau- und Immobilienunternehmen wird die Gebäudedokumentation sogar durch das Risk Management kontrolliert, da Fehler der Unternehmung teuer zu stehen kommen könnten.

Die Inhalte der Gebäudedokumentation, also der Bau- und der Nutzungsdokumentation, umfassen Dokumente, Protokolle und das Mängelmanagement. In den nachfolgenden Abschnitten gehen wir genauer auf den Gebäudedokumentation Inhalt ein und erörtern, weshalb die entsprechenden Inhalte wichtig sind. Als Eigentümer:in, Nutzer:in oder Facility Manager:in ist es wichtig, dass sie allen vorgestellten Punkten genügend Bedeutung schenken. Statt die Inhalte aufgrund des großen Aufwandes zu vernachlässigen, empfiehlt es sich, die Gebäudedokumentation stattdessen effizienter zu gestalten.

Dokumente

Zu den Dokumenten, die zur Gebäudedokumentation gehören, zählen Verträge, Grundrisse, Baupläne und allfällige Änderungen. Diese Dokumente gelten als Nachweise, zum Beispiel für den Brandschutz und unterstehen strengen Kontrollpflichten. Vor allem während der Bauphase sind die gesetzlichen Vorschriften besonders restriktiv und werden von den Behörden kontrolliert. Doch auch während der Nutzung ist die Dokumentation von kritischen Anlagen wichtig. Im Ernstfall können die Dokumente während der Nutzungsphase rechtliche Schritte und Versicherungen-Regresse verhindern.

Vollständige und aktuelle Dokumente, die den behördlichen und versicherungstechnischen Vorschriften entsprechen, sind daher ein unverzichtbarer Teil einer lückenlosen Gebäudedokumentation. Um stets alle Dokumente geordnet und von überall verfügbar zu haben, empfiehlt sich eine professionelle Software mit integriertem Dokumentenmanagement, wie sie zum Beispiel von PlanRadar angeboten wird.

Protokolle

Protokolle werden während der Bauphase und während der Nutzung geführt. Der Übergang zwischen Dokumenten und Protokollen ist fließend. Im Gegensatz zu den Dokumenten handelt es sich bei den Protokollen eher um eine Beschreibung des Ist-Zustand, gerichtet an die praktische Bewirtschaftung, als um reine Unterlagen, die aufgrund administrativer oder behördlicher Vorgaben erstellt wurden. Protokolle werden während regelmäßigen Begehungen der Baustelle oder der Immobilie verfasst und befassen sich in erster Linie mit der Wartung technischer Anlagen.

Mängelmanagement

Das Mängelmanagement spielt eine zentrale Rolle in der Gebäudedokumentation. Anders als oftmals vermutet, ist ein organisiertes Mängelmanagement nicht erst während der Nutzung, sondern bereits in der Bauphase nötig.

Unter die Aufzeichnung des Teilbereichs des Mängelmanagements fällt nicht nur die Dokumentation der Behebung, bzw. der Korrektur von Mängeln, sondern auch die Dokumentation von präventiven Maßnahmen. Zu den präventiven Maßnahmen zählen unter anderem die Einweisung der Mitarbeitenden und Beauftragten oder die Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten.

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Wer ist für die Gebäudedokumentation verantwortlich?

Die Verantwortlichkeit bei der Gebäudedokumentation hat in der Vergangenheit in Deutschland immer wieder für Verwirrung gesorgt. Besonders die Zuständigkeiten der Nutzungsphase sind nicht immer klar definiert, da die gesetzlichen Grundlagen hier viel weniger ausgebaut sind als bei der Baudokumentation. Bei sicherheitsrelevanten Bereichen ist es jedoch wichtig, dass die Zuständigkeiten klar sind. Im gewöhnlichen Betrieb scheint das oftmals nicht nötig zu sein, im Falle von Unfällen, Rechtsstreiten etc. wird eine ungenügend geregelte Verantwortlichkeit schnell zum Problem.

Aus rechtlicher Sicht gibt es nur dort klar definierte Zuständigkeiten, wo über Betreiberpflichten gesetzliche Dokumentations- und Nachweispflichten vorgegeben sind. Gleiches gilt für Zuständigkeiten, die im Einklang mit den geltenden Gesetzen vertraglich vereinbart wurden. In der Regel ist die bzw. der Eigentümer:in, bzw. die oder der Betreiber:in verantwortlich. Einige Verantwortlichkeiten können jedoch an Drittpersonen, Mitarbeitende oder externe Unternehmen delegiert werden. Dadurch fällt die primäre Verantwortlichkeit weg, die geltenden Pflichten zur Überwachung und Kontrolle bleiben jedoch bestehen. Als Eigentümer:in oder als Betreiber:in müssen Sie daher zu jedem Zeitpunkt über die entsprechenden Nachweise verfügen, auch wenn Sie die Verantwortlichkeit abgegeben haben.

Egal, in wessen Verantwortungsbereich diese Aufgabe letztlich fällt – mit einer Gebäudedokumentation Checkliste legen Sie den Grundstein für eine saubere Dokumentation.

Best Practices in der Bestandsdokumentation

Um optimale Ergebnisse bei der Erfassung des Ist-Zustands in Gebäuden zu erzielen, sollten Sie die folgenden Grundlagen zur Bestandsdokumentation beachten: 

Einheitliches Format bei der Dokumentation verwenden

• Konsistenz und Nachvollziehbarkeit: Einheitliche Dokumentation sorgt dafür, dass alle Informationen in einem konsistenten Format vorliegen, was die Nachvollziehbarkeit und das Verständnis erleichtert.
• Effizienzsteigerung: Durch standardisierte Prozesse wird der Aufwand für die Erstellung und Pflege von Dokumentationen reduziert, was Zeit und Ressourcen spart.
• Fehlervermeidung: Ein einheitliches Format minimiert das Risiko von Fehlern und Informationslücken, da alle relevanten Daten strukturiert erfasst und überprüft werden können.

Einsatz von Software für die Bestandsdokumentation

Eine Checkliste allein reicht jedoch häufig nicht aus, um Ihre Bestandsdokumentation zu optimieren. Spezielle Software für die Bestandsdokumentation wie PlanRadar ermöglicht es, alle relevanten Gebäudedaten digital zu erfassen, Aufgaben zuzuweisen, Mängel zu dokumentieren und Berichte mit wenigen Klicks zu erstellen.

Klare Rollenverteilung und Zuständigkeiten

Legen Sie klar fest, wer für die Dokumentation in Gebäuden verantwortlich ist. Das beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass alle Daten vollständig erfasst werden. Schulungen erhöhen die Konsistenz und Qualität der Dokumentation.

Periodische Prüfungen und Audits

Vor allem, wenn verschiedene Personen und Unternehmen an der Bestandsdokumentation mitwirken, sind regelmäßige Prüfungen und Audits der Dokumentation wichtig. Dadurch soll geklärt werden, ob die Dokumentation entsprechend der vorgegebenen Richtlinien erfolgt und vollständig ist

Mit PlanRadar die Gebäudedokumentation digitalisieren

PlanRadar ist eine Plattform für die Dokumentation, Kommunikation und für das Berichtswesen bei Bau- und Immobilienprojekten. Die Software und App bietet folgende Funktionen rund um die Gebäudedokumentation:

• Digitale Erfassung von Gebäudedaten: Daten wie Wartungsarbeiten, Mängel und andere Sachverhalte in Objekten werden auf digitalen Plänen oder in BIM-Modellen verortet und mit Informationen (Kommentare, Videos, Bilder, Dokumente, Tonaufzeichnungen) angereichert.
• Aufgabenverwaltung und -zuweisung: Aufgaben wie Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen können direkt innerhalb der Software erstellt und bestimmten Teammitgliedern oder Subunternehmer:innen samt Prioritätsstufe, Fristen, etc. zugewiesen werden. Dies sorgt für klare Verantwortlichkeiten und ermöglicht eine effiziente Verfolgung von Arbeiten.
• Automatisierte Berichterstellung: Aus den erfassten Daten lassen sich innerhalb von Sekunden fertige Berichte  erstellen und exportieren. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen konsistent und genau erfasst werden.
• Volle Flexibilität: Das Aussehen und der Inhalt von Checklisten, Formularen und fertigen Berichten lassen sich flexibel and Bedürfnisse anpassen, so dass die Dokumentation z.B. nur auf eine bestimmte und einheitliche Art erfolgen kann.

Praxisbeispiel Art-Invest Real Estate: Effizienteres Gebäudemanagement dank PlanRadar

Das Unternehmen Art-Invest Real Estate setzt PlanRadar für das Gebäudemanagement von Hotels ein und den Informationsaustausch und die Ablagearbeit der beteiligten Teams wesentlich vereinfacht. Durch die zentrale Speicherung aller Informationen und Korrespondenzen ermöglicht PlanRadar eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben und eine einfachere Überprüfung des aktuellen Status. Diese Effizienzsteigerung spart nicht nur administrative Zeit, sondern schafft auch mehr Ressourcen für andere Aufgaben. Arbeitsaufträge können schlanker gestaltet, Reparaturen effizienter dokumentiert und die Zusammenarbeit mit Subunternehmer:innen verbessert werden.

LESETIPP: Wie Art-Invest Real Estate mit PlanRadar seine Prozesse im Gebäudemanagement effizienter macht

PlanRadar wird weltweit von über 160.000 Anwender:innen in mehr als 75 Ländern eingesetzt. 91 Prozent aller Nutzer:innen bestätigen, dass Sie mit der Software und App ihre Effizienz steigern.

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