Das digitale Bautagebuch
Effizienzsteigerndes Werkzeug für Bau- und Immobilienprojekte
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Ein online Bautagebuch vereinfacht die Dokumentation von Fakten vor Ort und im Büro für Bauleiter:innen und andere Beteiligte an Bauvorhaben. Jedoch gibt es am Markt unterschiedliche Produkte – welches ist die ideale Lösung? Die folgenden 5 Punkte helfen Ihnen bei der Auswahl.
Einleitung: Rechtliche Grundlagen
Baumängel, Fragen zur Gewährleistung, oder andere Vorfälle – endet ein Streitfall rund um ein Bauvorhaben vor Gericht, liegt es im Interesse der beteiligten Parteien, Beweise zur Untermauerung ihres Standpunkts vorzulegen. Als ein solcher gilt unter anderem auch das Bautagebuch. Online oder analog geführt ist es als Beweismittel vor allem in jenen Fällen sehr aussagekräftig, wenn Mängel in der Leistungserbringung deutlich werden. Das Führen eines Bautagebuchs wird in verschiedenen Ländern unterschiedlich gehandhabt:
- In Deutschland schreibt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) die Dokumentation des Bauablaufs durch ein Bautagebuch als eine Grundleistung im Zuge der Objektüberwachung in der Ausführungsphase vor. Für öffentliche Bauaufträge fordern die Richtlinien 400 und 411 im Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB) das Führen eines Bautagebuchs, wenn bei einem Bauvorhaben mehrere Gewerke beteiligt sind oder eine hohe technische Komplexität gegeben ist.
- In Österreich fordert die ÖNORM B 2110 das Führen eines Baubuchs als Teil der Bauüberwachung und Dokumentation.
- In der Schweiz stellt die Richtlinie Bauwerksdokumentation die Basis für Dokumentationsprozesse am Bau dar – die Notwendigkeit eines Bautagebuchs wird darin jedoch nicht beschrieben.
Laut Richtlinie 411 im VHB ist ein Bautagebuch möglichst täglich zu führen. In der Praxis ist dies jedoch nicht immer der Fall und hängt sehr von den verantwortlichen Personen ab.
Die Aufgaben eines (online) Bautagebuchs
Die Angaben in Baustellenprotokollen sind vielseitig, um auch zu einem späteren Zeitpunkt Entscheidungen oder Sachverhalte nachvollziehen zu können. Das Problem dabei: Wenn die Aufzeichnungen am Bau von unterschiedlichen Parteien separat ausgefüllt wird oder die Dokumentation einiger Tage Lücken aufweist, kann es mitunter schnell zu Ungereimtheiten kommen.
Was in Bezug auf das Bautagebuch ebenfalls häufig als negativ empfunden wird, ist der mit einer umfassenden Dokumentation verbundene Arbeitsaufwand. Eine gründliche Aufzeichnung aller Ereignisse und Sachverhalte nimmt viel Zeit in Anspruch. Dass das kaum überrascht, zeigt ein Blick auf die möglichen Inhalte eines Bautagebuchs.
Auswahl an möglichen Inhalten eines Bautagebuchs:
- Datum
- Angaben zum Bauprojekt (zum Beispiel: Hotelbau, Renovierung Mehrfamilienhaus)
- Witterungsverhältnisse (Temperatur, Bewölkung, Niederschlag)
- Stand der Arbeiten
- Anwesende Personen und Gewerke
- Zeitangaben zu den einzelnen Arbeitsschritten
- Eingesetzte Baugeräte und Baumaschinen, inklusive Einsatz-, Störungs- und Stillstandzeiten
- Verwendete Baumaterialien, bei Bedarf auch Angaben zur Menge oder zu den Einbaubedingungen
- Störungen und Abweichungen vom geplanten Bauablauf (Verzüge, Mängel, Bauschäden, Behinderungen des Bauablaufs etc.)
- Weisungen und Unterlassungsaufforderungen an Bauunternehmer und Handwerker
- Vereinbarte Zusatzaufträge (Nachträge und Regieleistungen)
- Pläne, die auf der Baustelle übergeben wurden
- Abnahmen von Bauleistungen und Teilabnahmen
- Besonderer Vorfälle (Beschwerden von Nachbarn, Unfälle, Schäden an Nachbargrundstücken)
Dank moderner Technologien müssen all diese Informationen nicht mehr umständlich mit Stift und Papier erfasst werden. Mit online Bautagebüchern geht all das auch digital.
Diese 5 Punkte bei der Wahl eines online Bautagebuchs berücksichtigen
1. Funktionalität
Ein digitales Bautagebuch dient vorwiegend dazu Informationen effizient, flexibel und sicher zu dokumentieren, worauf wir später noch im Detail eingehen. Doch auch andere Funktionen können wichtig sein. Dazu zählen etwa die Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig und die automatische Generierung von Berichten und Auswertungen. Auch die Möglichkeit, Fotos, Pläne, Notizen und andere Unterlagen der Dokumentation beizufügen, ist für die alltägliche Nutzung entscheidend.
Darauf sollten Sie achten:
- Legen Sie vor dem Kauf jene Funktionen fest, die für Sie wichtig sind.
- Vergleichen Sie die Funktionen der unterschiedlicher Lösungen am Markt.
- Testen Sie Produkte ausgiebig – auch unter Einbezug der künftigen Nutzer:innen.
LESETIPP: 6 Bautagebuch Apps im Vergleich
2. Benutzerfreundlichkeit
Neben einer hohen Funktionalität muss das Online Bautagebuch auch benutzerfreundlich sein. Ein Arsenal an ausgeklügelten Funktionen bringt niemandem etwas, wenn man diese nur umständlich verwenden kann. Das beginnt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die eine einfache Navigation und Bedienung erlaubt. Auch die Möglichkeit zum Mobilzugriff ist wichtig. Apps für mobile Geräte erlauben es den Teammitgliedern, Einträge direkt vor Ort machen zu können. Zusammen mit vordefinierten Formularen spart dies Zeit und stellt eine akkurate Protokollierung vor Ort sicher, die nicht an einem komplexen Interface scheitert.
Darauf sollten Sie achten:
- Auch um festzustellen, wie einfach sich das online Bautagebuch in der Praxis bedienen lässt, ist ein ausgiebiger Praxistest unumgänglich.
- Berücksichtigen Sie auch hier das Feedback unterschiedlicher Nutzer:innen.
3. Kollaboration und Kommunikation
Ein Großteil der Baumängel und Meinungsdifferenzen ist auf Fehler in der Kommunikation bzw. der Zusammenarbeit zurückzuführen. Digitale Bautagebücher helfen dabei, klarer zu kommunizieren und Gesagtes schwarz auf weiß aufzubewahren. Das richtige Bautagebuch sollte daher unbedingt die Möglichkeit bieten, dass mehrere Benutzer gleichzeitig darauf zugreifen und daran arbeiten können. Eingebaute Funktionen für die Kommunikation und Benachrichtigungen innerhalb des Teams helfen den Beteiligten dabei, auf dem aktuellsten Stand der Dinge zu bleiben.
Darauf sollten Sie achten:
- Wählen Sie ein Online Bautagebuch, das den einfachen Austausch von Informationen im Team unterstützt.
- Funktionen wie Chats, Dokumentenmanagementsysteme, automatische Push- und E-Mail-Benachrichtigungen, Lesebestätigungen, etc. unterstützen die Kollaboration.
4. Rechtliche Anforderungen & Sicherheit
Die rechtlichen Anforderungen an digitale Produkte sind im deutschsprachigen Raum besonders hoch. Lösungen, die nicht auf diesen Markt zugeschnitten sind, sind daher in vielen Fällen nur bedingt geeignet. Insbesondere gilt das für die Punkte Datenschutz und Revisionssicherheit: Das online Bautagebuch muss den gesetzlichen Anforderungen und Normen entsprechen und einmal gemachte Einträge dürfen nicht mehr verändert werden können.
Darauf sollten Sie achten:
- Wählen Sie Produkte von Anbietern die entweder aus dem deutschsprachigen Raum kommen, oder schon langjährige Erfahrung mit diesem Markt haben.
- DSGVO-Konformität der Software und App ist essentiell.
- ISO-Zertifizierungen des Herstellers (z.B. ISO 27001) zeigen, dass wichtige Standards zum Schutz und der Sicherheit von Daten eingehalten werden.
- Ein gutes Online-Bautagebuch bietet zudem differenzierte Zugriffsrechte und Rollenmanagement für verschiedene Benutzer, was die Sicherheit des Tools weiter erhöht.
5. Integration und Kompatibilität
Ein gutes Online Bautagebuch muss nahtlos mit anderen Systemen und Softwarelösungen im Unternehmen integriert werden können. Wichtig sind dabei Schnittstellen, die eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglichen. Ebenso sollte das Bautagebuch flexible Datenexport-Optionen bieten, um Informationen in gängigen Formaten zu speichern. Eine gute Kompatibilität stellt sicher, dass das Bautagebuch problemlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden kann.
Darauf sollten Sie achten:
- Verfügt ein Bautagebuch über Schnittstellen oder Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwares, wird das von den Herstellern oft auf deren Webseite angegeben. Recherchieren Sie gründlich, wenn Sie eine bestimmte Integration benötigen und nehmen Sie mit den Herstellern Kontakt auf.
- Alternativ kann sich der Blick auf umfassende Softwares für das Baumanagement lohnen, die in der Regel auch die Funktionen eines Bautagebuchs anbieten.
LESETIPP: Die 5 besten Softwares für das Bauprojektmanagement im Vergleich
Diese Vorteile bietet das Online Bautagebuch PlanRadar
Das Online Bautagebuch PlanRadar bietet Anwender:innen verschiedene Vorteile:
1. Arbeiten effizient planen
Starten Sie mit einer effizienten Arbeitsplanung, um Ihre Ressourcen optimal einzusetzen:
- Offene Aufgaben und Leistungen erfassen: Steht etwas Neues an? Baumängel, Leistungen und andere Daten erfassen Sie einfach im System – im Büro über den Computer oder direkt vor Ort per Mobilgerät. Die Daten werden als Tickets auf digitalen Bauplänen als Text, Tonaufnahme und Bild verzeichnet und automatisch mit den verantwortlichen Partnern geteilt.
- Organisieren und nachverfolgen: Die hinterlegten Informationen zu Arbeiten finden Sie übersichtlich als Tickets in der Listenansicht sowie direkt im digitalen Bauplan.
2. Auf dem neuesten Stand bleiben
Damit keine Missverständnisse entstehen und nicht mit veralteten Informationen gearbeitet wird, müssen Sie und Ihr Team stets auf dem neuesten Stand bleiben:
- In Echtzeit kommunizieren: Per Chat-Funktion erfassen Sie Kommentare und treten mit anderen Projektbeteiligten in Kontakt. Daraus resultiert maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation.
- Vor Ort verbunden bleiben: Viele Bautagebuch Apps verfügen auch über einen Offline-Modus. Das bedeutet, dass Daten auch ohne Netzwerkverbindung vor Ort erfasst werden können und bei erneutem Internetzugriff synchronisiert werden.
3. Daten sicher speichern und leicht abrufen
Alle Informationen speichern Sie sicher in der Cloud. Sie können diese auch nach Projektende abrufen.
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Kommunikation.
- Projektübergreifendes Durchsuchen erstellter Tickets per Filterfunktion.
- Die Daten exportieren Sie einfach als PDF oder Excel-Datei aus der Cloud.
- Ideal für Berichte an Auftraggeber oder externe Partner.
- Anpassbare Layouts und Inhalte der Aufzeichnungen.
Die Software hält all diese Schritte chronologische in einer Cloud fest – egal, von welchem Gerät und durch welchen Projektbeteiligten. Diese Informationen stehen Ihnen jederzeit zum Download bereit. So entsteht ein vollständiges Bild der Baustelle und aller erbrachten Leistungen unter Einbeziehung aller Beteiligter. Prozesse gestalten sich durch die Kommunikation aller transparenter und können im Nachhinein nicht manipuliert werden. Unterschiedliche Aussagen zum selben Sachverhalt, wird damit ein Riegel vorgeschoben. Stattdessen erhalten die Beteiligten einen lückenlosen Report, der eine Beweisführung für alle ermöglicht.
LESETIPP: Das sagen Anwender:innen über Ihre Erfahrungen mit PlanRadar
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Die digitale Erfassung von Fakten ermöglicht ein Reagieren ohne Zeitverlust. Da Probleme frühzeitig und nicht erst gegen Ende eines Bauvorhabens entdeckt werden, ist ihre Behebung mit einem deutlich geringen Mehraufwand verbunden. Mit PlanRadar behalten Sie die Übersicht und gestalten Prozesse auf der Baustelle transparenter. Gleichzeitig ist die Software sehr flexibel. Von Checklisten bis zu den für den Export fertigen Protokollen können Sie Funktionen frei in Inhalt und Aussehen gestalten. Die Software wird von über 150.000 Nutzern in mehr als 75 Ländern für verschiedenen Einsatzbereichen wie Mängelmanagement, Aufgabenzuweisung, Baudokumentation, Beweissicherung, Due-Diligence, oder Zertifizierungen verwendet.
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