Baustellendokumentation: So geht’s richtig!

PlanRadar für Bauunternehmen

4 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar eine hohe Bauqualität und reduzierte Nacharbeit gewährleisten

eBook herunterladen

eBook

Fragen & Antworten zur Baustellendokumentation

Wir beantworten für Sie die wichtigsten Fragen zur Baudokumentation.

Warum ist Dokumentation auf der Baustelle wichtig?

Bei jedem Bauvorhaben fallen Mengen an Daten und Informationen an. Sie geben während und nach Abschluss des Projekts Aufschluss über den Verlauf und verschiedene Sachverhalte.

Eine beweissichere Baustellendokumentation ist für alle beteiligten Personen und Unternehmen wichtig, falls es rund um das Bauprojekt zu Streitfragen kommt.

Ein Beispiel sind Baumängel. Diese treten auch bei größter angewandter Sorgfalt unweigerlich bei jedem Bauvorhaben zu Tage. Jahre nach Abschluss der Arbeiten lassen sich Gründe und Zuständigkeiten jedoch oft schwer nachvollziehen. Wer hat Schuld? Zur Beantwortung dieser Frage ist eine umfassende Baustellendokumentation unerlässlich.

Welche Informationen soll die Baustellendokumentation enthalten?

Der Umfang der notwendigen Baustellendokumentation ändert sich mit der Größe des Projekts und den jeweiligen Aufgaben und Verantwortungsbereichen der Beteiligten. Es liegt jedoch im Interesse von sowohl Bauherr, Architekt, Bauunternehmen, oder Subunternehmer, alle relevanten Daten möglichst umfassend und lückenlos festzuhalten. Dazu zählen unter anderem:

• Bezeichnung der Baumaßnahmen
• Beginn und Abschluss einzelner Leistungen und Bauarbeiten
• Dokumentation der durchgeführten Arbeiten
• Angaben zu den beschäftigten Personen, Gewerken, Personalwechseln, etc.
• Angaben zum Einsatz von Großgeräten
• Auflistung der verwendeten Baustoffe und Bauteile
• Angaben zu besonderen Vorkommnissen, wie zum Beispiel Unterbrechungen oder Verzögerungen der Bauarbeiten

LESETIPP: Weshalb die klassische Baudokumentation Projekte verzögert

Wie ist der Ablauf einer Baudokumentation?

In diesem Abschnitt listen wir wesentliche Schritte einer Baudokumentation auf. Je nach Projekt und beteiligten Personen und Unternehmen können einzelne Punkte entfallen oder hinzukommen. 

Vorbereitung

• Projektunterlagen zusammenstellen: Dazu gehören Baupläne, Verträge und Spezifikationen. Auch Protokolle zu den anwesenden Firmen, allfälligen Besprechungen und sonstige blau-relevante Informationen sind Teil der Projektunterlagen.

• Verantwortlichkeiten festlegen: Teil der Vorbereitung ist es, die Verantwortlichkeiten zu definieren und diese schriftlich festzuhalten.

• Dokumentationsmethoden und -tools auswählen: Die Art, wie das Baugeschehen festgehalten wird, entscheidet über die Effizienz und Genauigkeit der Baudokumentation. Immer mehr Unternehmen setzen auf Baudokumentationsoftware wie PlanRadar, um zuverlässiger, sicherer und effizienter zu dokumentieren.

Tägliche Dokumentation

• Führen eines Bautagebuchs mit täglichen Einträgen: Neben den Tagesberichten und Baustellenprotokollen sind die Bautagebücher ein wichtiger Bestandteil der Baudokumentation. Der Einsatz digitaler Bautagebücher steigert die Effizienz bei diesen Prozessen. 

• Erfassung der ausgeführten Arbeiten und Fortschritte: Jeder Leistungsfortschritt muss in der Dokumentation erfasst werden.

• Aufnahme von Fotos und Videos zur visuellen Dokumentation: Es empfiehlt sich, die Baudokumentation mit Fotos und Videos zu ergänzen. Mit Baudokumentation Apps laden Sie die Medien direkt vor Ort in die Dokumentation hoch.

• Notierung der Anwesenheit von Mitarbeiter:innen und eingesetztem Equipment: Die Tagesberichte bilden die Grundlage der täglichen Dokumentation. Hier werden unter anderem die Anwesenheit von Mitarbeiter:innen und die Verfügbarkeit bzw. der Einsatz von Maschinen und Werkzeugen festgehalten.

Ereignisdokumentation

• Protokollierung von besonderen Vorkommnissen: Besondere Vorkommnisse und die Gründe dafür sollten immer schriftlich dokumentiert werden. Dazu gehören z.B. extreme Wetterbedingungen, Lieferverzögerungen oder Unfälle auf der Baustelle.

• Dokumentation von Veränderungen und Abweichungen vom Bauplan: Auch bei Unterbrechungen oder Planabweichungen bedarf es einer Notiz mit Begründung.

Mängelmanagement

• Identifizierung und Erfassung von Baumängeln: Erfassen Sie Mängel so schnell wie möglich und dokumentieren Sie diese ausreichend. 

• Erstellen von Mängelberichten und Zuweisung von Verantwortlichkeiten: Mit PlanRadar erstellen Sie Ihre Mängelberichte direkt vor Ort und weisen diese per Fingertipp an die zuständigen Stellen.

• Nachverfolgung der Mängelbehebung: Überprüfen Sie, ob die Mängel behoben und die Reparatur dokumentiert wurde.

Kommunikation

• Regelmäßige Berichterstattung an alle Projektbeteiligten: Eine professionelle und regelmäßige Berichterstattung hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.

• Besprechungsprotokolle erstellen und verteilen: Protokollieren Sie Besprechungen immer schriftlich und leiten Sie die Protokolle an Ihre Kolleg:innen weiter.

Verwaltung von Dokumenten

• Sammeln und Organisieren aller relevanten Dokumente (Pläne, Berichte, Fotos, Zertifikate): Eine sorgfältige Dokumentation bedarf eines professionellen Dokumentenmanagements.

• Sicherstellung der Zugänglichkeit und Aktualität der Dokumente: Sämtliche Unterlagen müssen jederzeit aktuell und für alle relevanten Stellen zugänglich sein. PlanRadar hilft Ihnen dabei.

Abschlussdokumentation

• Zusammenstellung aller finalen Dokumente und Berichte: Falls Ihr digitales Dokumentenmanagement dies nicht automatisch erledigt, sollten Sie bei Abschluss der Bauarbeiten alle finalen Dokumente und Berichte übersichtlich zusammenstellen.

• Erstellung eines Abschlussberichts mit allen relevanten Informationen und Nachweisen: Schreiben bzw. generieren Sie einen Abschlussbericht.

• Archivierung der Dokumentation für zukünftige Referenzen und rechtliche Absicherung: Behalten Sie die Dokumentation auch nach Vertragsende mindestens 10 Jahre lang auf.

Nachbereitung

• Analyse und Bewertung der Dokumentationsprozesse: Eine Analyse hilft Ihnen, die Effizienz und Genauigkeit der Informationsverwaltung zu verstehen.

• Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte: Durch die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte lassen sich Abläufe optimieren und Fehlerquellen reduzieren.

• Feedback einholen und Lessons Learned dokumentieren: Holen Sie Rückmeldungen bei den Projektbeteiligten ein, um aus Erfahrungen zu lernen und zukünftige Ergebnisse zu verbessern.

Muss eine Baustellendokumentation geführt werden?

Auf deutschen, österreichischen und schweizerischen Baustellen gehört die Dokumentation der Bauarbeiten fest zum Baualltag dazu. Entgegen der geläufigen Vermutung ist das Führen eines Bautagebuchs aus rechtlicher Sicht aber nicht in allen Fällen zwingend. Bauverträge, die nach dem Regelwerk der allgemeinen Gesetzbücher abgeschlossen wurden, erfordern keine Baustellendokumentation, solange dies im Vertrag nicht zusätzlich vereinbart wurde.

In der Praxis werden jedoch auch bei den allgemeinen Gesetzbüchern vereinbarten Bauleistungen Tagebücher geführt. Das liegt daran, dass es abgesehen von der rechtlichen Situation durchaus Gründe gibt, eine Baustellendokumentation zu führen. Es liegt im Interesse sowohl der auftraggebenden, als auch der auftragnehmenden Partei, dass der Baufortschritt detailliert und transparent dokumentiert wird.

Gesetzlich verpflichtend ist die Baustellendokumentation für Bauingenieure und Architekten nach der HOAI. Das Gleiche gilt in Österreich bei Bauverträgen nach ÖNORM B 2110.

LESETIPP: Wie digitale Berichterstattung zur Norm im Bauwesen wird

Wie kann auf Baustellen die Dokumentation effizienter gestaltet werden?

Eine sorgfältige Baustellendokumentation ist unerlässlich für den langfristigen Erfolg von Bauunternehmen, Immobilienbetriebe und Architekturbüros. Spätestens wenn Mängel auftreten oder Differenzen zwischen verschiedenen beteiligten Parteien aufkommen, zahlt sich ein Bautagebuch aus. Da sich die Baustellen Dokumentation allerdings als äußerst zeit- und ressourcenintensiv gestalten kann, versuchen manche Betriebe hier zu sparen.

Falsch umgesetzt, können sich Einsparungen bei der Dokumentation jedoch rächen und zu teuren Konsequenzen führen. Doch gibt es auch Möglichkeiten, die Baustellendokumenation effizienter zu gestalten, ohne dabei Abstriche bei der Qualität machen zu müssen?

Ein Weg, wie Fachpersonen auf dem Bau Zeit, Geld und Arbeit sparen und gleichzeitig die Prozesse der Protokollierung steigern, führt über professionelle Softwares und Baudokumentation Apps.

Swietelsky, eines der größten Bauunternehmen in Österreich, setzt PlanRadar für die digitale Baudokumentation ein und konnte dadurch viele aufwendige Prozesse wesentlich einfacher gestalten und dadurch Zeit und Ressourcen sparen. 

PlanRadar übernimmt repetitive, aufwendige und erfolgsrelevante Aufgaben und automatisiert damit weitgehende Teile der Baustellendokumentation. Auf Basis von digitalen Bauplänen und BIM-Modellen erfasst die Software alle Aktivitäten auf der Baustelle digital. Damit sind Vorgänge, Verantwortlichkeiten etc. auch im Nachhinein immer nachvollziehbar, ohne dass dafür eine teure und langwierige manuelle Dokumentation nötig wird.

Lohnt es sich, die Baustelle erst auf Nachfrage der Auftraggebenden zu dokumentieren?

Sogar dann, wenn eine Baustellendokumentation rechtlich vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart wurde, führen manche Baufrauen, bzw. Bauherren diese erst durch, wenn sie von der auftraggebenden Partei eingefordert werden. In den letzten Jahren hat diese Praktik glücklicherweise etwas abgenommen, allerdings ist sie noch nicht von der Bildfläche verschwunden.

Wenn auch Sie mit dem Gedanken spielen, die Baustellen Dokumentation zu vernachlässigen und sich erst damit auseinanderzusetzen, wenn die auftraggebende Partei nachhakt, sollten Sie sich mit den Risiken dieser Vorgehensweise auseinandersetzen.

Wird der Bauvorgang nicht zeitgleich und möglichst lückenfrei dokumentiert, wird es im Nachhinein enorm herausfordernd, wenn nicht schlichtweg unmöglich werden, die Vorgänge zu rekonstruieren. Eine nachträgliche Dokumentation kann zudem zu Unstimmigkeiten in der Protokollierung führen, was der Glaubwürdigkeit Ihrer Unterlagen enormen Schaden zusetzen vermag.

Sollte man die Fotodokumentation analog vornehmen?

Mit der Fotodokumentation ergänzen Sie Ihre schriftlichen Protokolle des Baufortschritts. So dokumentieren die Baustelle über ein weiteres Medium, was sich bei Unklarheiten oder Rechtsstreitereien als besonders wertvoll entpuppen wird.

Fotos aufzunehmen, sie zu sortieren, zu kategorisieren und aufzubewahren ist mit einem hohen Aufwand verbunden, besonders dann, wenn Sie Ihre Fotodokumentation analog vornehmen.

Statt Ihre Fotodokumentation über Umwege zu managen, empfiehlt sich der direkte, digitale Weg. Mit einer professionellen Bausoftware laden Sie die Beweisfotos direkt vom mobilen Endgerät, mit dem Sie die Aufnahme getätigt haben, auf eine gesicherte Cloud. Von dort aus kann die Fotodokumentation von allen berechtigten Nutzenden in Echtzeit und von überall aus abgerufen werden. So sparen Sie sich nicht nur Zeit beim Kategorisieren, sondern Sie stellen auch sicher, dass jede beteiligte Partei jederzeit die aktuelle Fotodokumentation vorliegen hat.

Welche Dokumente sind für die Dokumentation auf dem Bau von Relevanz?

Grundsätzlich sollten alle bei einem Bauprojekt verwendeten Dokumente gesammelt und aufbewahrt werden. Darunter fallen unter anderem:

• Schriftverkehr zwischen den beteiligten Personen und Unternehmen
• Bautagesberichte
• Besprechungsprotokolle
• Baupläne, Skizzen, etc.
• Angefertigtes Bild- und Videomaterial
• Zeitpläne
• Materiallisten

LESETIPP: Die 15 häufigsten Baumängel & oft gestellte Fragen und Antworten

Diese Probleme treten bei der Baustellendokumentation auf

Obwohl die Dokumentation auf der Baustelle eine wichtige Rolle spielt, wird sie von den Verantwortlichen oft nur mit Widerwillen umgesetzt. Das hat zum Teil verständliche Gründe, birgt jedoch Risiken.

Dokumentation auf der Baustelle: Zeitaufwendig und unterschiedliche Standards als Problem

Es ist kein Geheimnis, dass sorgfältig durchgeführte Dokumentationsarbeiten viel Zeit in Anspruch nehmen. Wertvolle Zeit, die nicht für produktivere Tätigkeiten auf der Baustelle oder im Büro genutzt werden kann. Aus diesem Grund erfolgt sie oft im Schnellverfahren oder nur unvollständig. Das Resultat: Eine Baustellendokumentation mit Lücken und mangelhafter Beweissicherheit.

Ein weiteres Problem: Bei Bauprojekten sind verschiedene Personen und Unternehmen beteiligt. Allerdings räumt nicht jeder der Erfassung von Daten den gleichen Stellenwert ein. Die sorgfältigste Dokumentation zählt nur halb so viel, wenn der Projektpartner es mit seinem Teil nicht so genau nimmt. Ebenso können unterschiedliche Standards bei der Verarbeitung von Informationen zu Mängeln in der Dokumentation führen. Konflikte sind in solchen Fällen vorprogrammiert.

Analoge Baustelledokumentation: Aufwendig und anfällig für Fehler

Dass die Dokumentation am Bau oft eine mühsame Angelegenheit darstellt, liegt auch daran, dass sie häufig noch analog erfolgt. Das Arbeiten mit Stift und Papier ist nicht nur langsam, sondern in mehrerlei Hinsicht auch fehleranfällig. Das gilt nicht nur für das Sammeln von Informationen, sondern auch für die Weiterverarbeitung und die Übermittlung der Daten an andere. Beispiel sind Fehler beim Übertrag der erfassten Informationen von Papier in digitale Form (Excel Listen), oder in Posteingängen verloren gegangene E-Mails.

LESETIPP: Wie Eurobati Aquitaine PlanRadar für die Fernüberwachung von Baustellen einsetzt

Direkte und schnelle Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit

Teamwork wird am Bau großgeschrieben und ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Bauprojekts. Die vollständige Übersicht und direkte Kommunikation zwischen allen mit PlanRadar am Projekt Arbeitenden unterstützt die Zusammenarbeit. Da alle Prozesse und die damit einhergehende Kommunikation völlig offen und transparent erfolgen, kommt es zu weniger Missverständnissen oder Fehlern.

Doch bei Bauvorhaben ist es nicht immer notwendig, dass die gesammelten und verarbeiteten Daten an alle Beteiligten übermittelt werden. Aus diesem Grund legen Sie mittels Zugriffsberechtigungen fest, welche Projektbeteiligten welche Informationen einsehen und bearbeiten können.

LESETIPP: Professionelle Baustellendokumentation bei Sedlak auf Knopfdruck

Erfolgreiche Dokumentation dank der richtigen Software

In diesem Beitrag haben wir die Bedeutung einer sorgfältigen und effizienten Baustellendokumentation unterstrichen. Dabei hat sich ergeben, dass digitale Programme bemerkenswerte Auswirkungen auf die Qualität der Dokumentation und der mit ihr verbundenen Aufwand haben können. Eine erfolgreiche und digitalisierte Dokumentation ist allerdings nur mit der richtigen Software möglich.

Eine professionelle Anwendung, welche explizit für die Bau- und Immobilienbranche programmiert wurde, ist PlanRadar. PlanRadar orientiert sich nach Ihren Bedürfnissen an eine effiziente Baustellendokumentation und unterstützt Sie mit einer intuitiven und leistungsfähigen Benutzeroberfläche. Es verwundert daher nicht, dass PlanRadar zu den populärsten und bestbewerteten Produkten auf seinem Gebiet zählt.

Der entscheidende Vorteil von PlanRadar liegt in der Einfachheit seiner Bedienung, die dennoch zu keinen Abstrichen im Funktionskatalog führt. Dadurch eignet sich PlanRadar sowohl für einzelne Fachpersonen mit wenig digitalen Kenntnissen als auch für Großunternehmen mit besonders spezifischen und anspruchsvollen Anwendungsgebieten.

Welche Vorteile bietet Ihnen PlanRadar?

PlanRadar bietet ein breites Spektrum an relevanten Anwendungsmöglichkeiten für die Baustellendokumentation. Doch mit welchen Vorteilen sticht PlanRadar genau hervor?

Effektives Projektmanagement: PlanRadar ermöglicht eine effektive Planung, Organisation und Überwachung von Bauprojekten durch zentrale Datenverwaltung und -kommunikation. Die BIM-kompatible Software gehört zu den effektivsten und leistungsfähigsten Programmen zur Dokumentation von Baustellen.

Verbesserte Zusammenarbeit: Ein weiterer Punkt, durch den sich PlanRadar von anderen Anbietern abhebt, ist die Teamfähigkeit der Software. PlanRadar wurde dafür geschaffen, alle auf einer Baustelle tätigen Teams und Fachpersonen zu vernetzen und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten zu verbessern. Indem es seinen Nutzenden ermöglicht, Daten in Echtzeit zu teilen, schafft PlanRadar ein Netzwerk für den effizienten und sicheren Informationsaustausch.

Zeit- und Kostenersparnis: Der Hauptgrund, weshalb sich Kunden wie Sedlak für PlanRadar entscheiden, liegt in den messbaren Zeit- und Kostenersparnissen, welche die Plattform bietet. Durch die automatisierte Datenerfassung und -analyse können Zeit und Kosten gespart und damit unnötige Fehler und Verzögerungen vermieden werden.

Baustellendokumentation – So geht’s richtig: Fazit

Obwohl sich die Baustellendokumentation als äußerst ressourcenintensiv gestalten kann, ist sie dennoch unverzichtbar für den langfristigen Erfolg eines Bauvorhabens. Leider wird die Dokumentation der Bauprozesse dennoch oftmals unzureichend ausgeführt, was verheerende Konsequenzen zur Folge haben kann.

Treten etwa Baumängel auf, so können die Gründe und Verantwortlichkeiten ohne ausreichende Baustellendokumentation im Nachhinein nicht mehr zweifelsfrei nachvollzogen werden. Ohne die nötigen Beweise lässt sich die Schuld oftmals nicht nachweisen, wodurch die Verantwortung schlussendlich am falschen Ort angesetzt wird.

Neben der Bedeutung einer sorgfältigen Baustellen Dokumentation sind wir in diesem Beitrag zusätzlich darauf eingegangen, welche Unterlagen relevant für die Dokumentation einer Baustelle sind. Dazu gehören unter anderem die Bezeichnung der Baumaßnahmen, die Dokumentation der durchgeführten Arbeiten, Angaben zum Einsatz von Großgeräten und Angaben zu besonderen Vorkommnissen, wie zum Beispiel Unterbrechungen oder Verzögerungen der Bauarbeiten.

Wenn Sie diese Unterlagen erstellen, lassen sich zahlreiche erfolgsrelevante Probleme und Risiken umgehen. Allerdings frisst der Prozess des Dokumentierens Unmengen an Arbeit und Zeit. Unterschiedliche Standards und die langwierige analoge Verarbeitung machen das Ganze nicht gerade einfacher. Aus diesem Grund setzen immer mehr Baufachpersonen und -Unternehmen auf professionelle Programme zur digitalen und automatisierten Baustellendokumentation. Dank der digitalen Helfer lassen sich Ressourcen sparen, während die Qualität der Protokollierung gleichzeitig steigt.

Eine dieser Softwares ist PlanRadar, welche zu den leistungsfähigsten Produkten in seinem Gebiet zählt und bereits heute bei Kunden auf der ganzen Welt zum Einsatz kommt.

Testen Sie PlanRadar kostenlos

PlanRadar bietet Ihnen eine digitale Rundumbetreuung Ihrer Baustellendokumentation. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen der Plattform und testen Sie PlanRadar noch heute 30 Tage lang kostenlos oder sprechen Sie mit uns bei einem Kennenlerntermin.

• Bauwesen
• Projektmanagement