Bauprotokoll Vorlage kostenlos herunterladen

PlanRadar für Bauunternehmen

4 Praxisbeispiele, wie Sie mit PlanRadar eine hohe Bauqualität und reduzierte Nacharbeit gewährleisten

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Das Bauprotokoll ist ein essenzieller Bestandteil eines jeden Bauvorhabens. Denn es gibt Aufschluss über Rahmenbedingungen, Leistungen und wichtige Vorkommnisse auf dem Bau. Laden Sie sich unsere kostenlose Bauprotokoll Vorlage herunter. Digitalisieren Sie die Vorlage mit PlanRadar und profitieren Sie von noch effizienteren Prozessen.

Hier Bauprotokoll Vorlage kostenlos herunterladen

Hier können Sie sich kostenlos unsere Baustellenprotokoll Vorlage herunterladen. Um das Muster anzufragen, müssen Sie lediglich das folgende Formular ausfüllen. Sie können das Muster in MS Word ganz einfach an Ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse anpassen. So sparen Sie Zeit und Aufwand. Zudem gehen Sie mit unserem Bauprotokoll Muster auf Nummer sicher, dass b keine wichtigen Inhalte vergessen gehen.

Bauprotokoll-Vorlage mit PlanRadar nutzen

Die besten Ergebnisse mit der Vorlage erzielen Sie, wenn Sie sie mit der Nutzung von PlanRadar kombinieren. Denn mit PlanRadar erfolgt die Datenerfassung über die Vorlage digital. Dadurch stehen Informationen sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung, so dass Sie auf Knopfdruck fertige Bauprotokolle erstellen.

So digitalisieren Sie die Vorlage mit PlanRadar:

Schritt 1: Laden Sie unsere kostenlose Baustellenprotokoll-Vorlage herunter.

Schritt 2: Exportieren Sie die Vorlage in eine PDF-Datei.

Schritt 3: Verwenden Sie einen PDF-Editor (z. B. Acrobat Pro oder PDF-XChange Editor), damit Ihre PDF-Datei ausfüllbare Felder verwendet.

Die folgenden Feldtypen werden in PDF-Formularen unterstützt:

• Textfelder
• Dropdown-Menüs
• Radio-Button
• Kontrollkästchen

Wir unterstützen keine Scripting-, Berechnungs- oder Bildfelder.

Schritt 4: Laden Sie Ihre PDF-Datei, die jetzt Formularfelder enthält, in PlanRadar hoch.

Sie wollen mehr über PlanRadar und darüber erfahren, wie Sie Prozesse digitalisieren? Testen Sie PlanRadar jetzt 30 Tage lang kostenlos oder buchen Sie eine unverbindliche Produktpräsentation mit unserem Team.

Was ist ein Baubesprechungsprotokoll? 

Ein Protokoll der Baubesprechungen ist ein essenzieller Bestandteil jedes Bauvorhabens. Die Protokollierung gibt Aufschluss über die Rahmenbedingungen, über die Leistungen und über wichtige Vorkommnisse, die auf dem Bau stattgefunden haben. Im Baubesprechungsprotokoll sind wichtige Besprechungen der Bauleiter:innen, Planer:innen und Handwerker:innen schriftlich festgehalten. Diese Besprechungen können alle möglichen Baurelevanten Inhalte betreffen wie neue Fristen, Planänderungen, technische Details, Ergänzungen und mehr. Damit stellt jedes neue Protokoll einer Baubesprechung die Grundlage für die kommende gemeinsame Tätigkeit auf dem Bau dar. Nur so können zu jeder Zeit alle Schritte schriftlich nachvollzogen und sicher gegangen werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Die Protokollierung dient zudem als Beweismittel, in denen diverse Vereinbarungen im Streitfall zweifelsfrei belegt werden können.

Da die Dokumentation rund um Bauprojekte meist mit viel Aufwand verbunden ist, gilt es hier, die Effizienz zu steigern, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Besonders wenn an einem Projekt viele verschiedene Personen und Unternehmen beteiligt sind, kann es schnell unübersichtlich werden. Eine sorgfältige Protokollierung wird daher umso wichtiger. Mit unserer Baustellenprotokoll Vorlage oder einer professionellen Software gelingt das besonders mühelos.

Welchen Inhalt hat ein Baubesprechungsprotokoll? 

Grundsätzlich gilt bei der Protokollierung von Besprechungen auf dem Bau; je detaillierter, desto besser. Das Bauprotokoll sollte alle wichtigen Punkte objektiv und unverfälscht enthalten. Ziel ist es, dass alle involvierten Parteien mit dem verfassten Inhalt einverstanden sind und korrekt repräsentiert werden. 

Um die Protokollierung einfacher, übersichtlicher und für alle Stakeholder verständlich zu gestalten, lohnt es sich, eine einheitliche Vorlage zu verwenden. Diese Vorlage dient zugleich als Checkliste, mit der Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Punkte vergessen gehen. Nur wenn die Protokollierung der Baubesprechung vollständig ist und keine Punkte weggelassen oder vergessen werden, kann das Protokoll seinen Zweck erfüllen. In den folgenden Abschnitten stellen wir daher vor, was in einer Baubesprechungsprotokoll Vorlage auf keinen Fall fehlen darf.

Formalitäten

Es bestehen einige Formalitäten, die es bei der Protokollierung von Baubesprechungen zu vermerken gibt. Ein Formular zum Ausfüllen dieser Formalitäten sollte unbedingt bei jeder Baustellenprotokoll Vorlage vorhanden sein. Folgende Formalitäten dürfen nicht fehlen:

• Ort und Datum der Besprechung
• Thema der Besprechung
• Themenrückblick
• Anwesende Personen inklusive Funktion 
• Vertreter:innen und eingeladene, aber nicht erschienene Personen
• Bezeichnung des Bauprojektes
• Datum der nächsten geplanten Besprechung
• Weitere vereinbarte Termine und Fristen

Ist ein Protokoll der Baubesprechung Pflicht? 

Die Protokollierung von Baubesprechungen ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. In der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, kurz HOAI, ist die Überwachung der Koordination jedoch ein zentraler Bestandteil. Allerdings wird nicht bestimmt, auf welche Art und in welchem Ausmaß die Besprechungen auf dem Bau protokolliert werden müssen.  

Demzufolge entscheiden sich manche Bauleute dazu, die Details zur Protokollierung der Baubesprechungen im Werkvertrag zu regeln. Sollte dies der Fall sein, müssen sich die unterzeichnenden Parteien während der Bautätigkeit an dieses komplementär vereinbarte Recht halten. Allerdings gibt es andere rechtliche Gründe, ein Protokoll zu führen, auch wenn die Protokollierung gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Alle am Bau beteiligten Parteien profitieren von einer schriftlichen Dokumentation der geführten Baubesprechungen. Welche Gründe das hat, haben wir Ihnen unten stehend detailliert aufgeführt.

Transparenz 

Alle am Bau beteiligten Parteien haben ein Interesse daran, dass alle für den Bauerfolg relevanten getroffen Absprachen transparent in einem Protokoll festgehalten werden. Auf diese Weise können Missverständnisse, Fehlinformationen und ungerechtfertigte Anschuldigungen vermieden werden. Mit dem Protokoll der Baubesprechung wird die Besprechung für alle Beteiligten nochmals zusammengefasst und in schriftlicher Form ausgehändigt. So sind alle am Bau involvierten Personen und Unternehmen auf aktuellem Stand und keine Informationen gehen verloren. Zudem können auch im Nachhinein alle besprochenen Themen transparent nachvollzogen werden. 

Ein Baubesprechungsprotokoll führt darüber hinaus dazu, dass sich die Bau-relevanten Besprechungen nicht im Kreis bewegen. Bereits besprochene und geklärte Punkte können von den Mitgliedern in den Protokollen der vorherigen Sitzungen jederzeit nachgelesen werden. Das spart Zeit, sorgt für Klarheit und schafft Transparenz über alle beteiligten Parteien hinweg.

Informationen teilen

Ein grundlegendes Ziel des Besprechungsprotokolls ist es, eine Besprechung aufzuzeichnen, damit deren Inhalt unverfälscht an andere Personen weitergegeben werden kann. Ohne ein Baubesprechungsprotokoll wären Personen, die bei der Besprechung nicht anwesend waren, auf Informationen aus zweiter Hand angewiesen. Dabei ist es kein Geheimnis, dass eine Information mit jeder Weitergabe etwas verfälscht wird, bis sie irgendwann beinahe völlig unkenntlich wird.

Diese Verfälschung findet oft unterbewusst und ohne böse Absichten statt. Informationen können missverstanden, unklar übermittelt und vergessen werden. Mit einem schriftlichen Protokoll wird dem entgegengewirkt und das Risiko des Informationsverlustes wird vermieden. Die Protokollierung von Besprechungen, um sie mit anderen Personen und Unternehmen zu teilen, ist einer der wichtigsten Gründe, weshalb Baugesprächsprotokolle auf deutschen Baustellen zum Alltag gehören, auch wenn keine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.

Beweismittel

Ein weiterer Vorteil von Baubesprechungsprotokollen ist die Beweissicherung. Wenn es zu Unstimmigkeiten, Rechtsstreitigkeiten oder anderen Problem kommt, dient die Protokollierung der Baubesprechungen dabei, die Angelegenheit objektiv zu analysieren und zu klären. Die Protokolle werden von allen anwesenden Parteien unterzeichnet oder stillschweigend akzeptiert und dienen im Zweifelsfall als Beweismittel. Wenn also Aussage gegen Aussage steht, belegen die Protokolle der Baugespräche schwarz auf weiß, wer wofür verantwortlich war und wer was gesagt hat. Mit den Unterschriften bezeichnen alle anwesenden Personen nach bestem Wissen und Gewissen die Korrektheit des entsprechenden Baubesprechungsprotokolls.

Bauprotokolle enthalten wichtige Informationen zum Geschehen auf der Baustelle. Im Optimalfall enthält es Angaben zu den durchgeführten Leistungen, Arbeitsschritten oder den beteiligten Personen. Eine möglichst genaue Aufzeichnung dieser Daten ist wichtig. Somit lassen sich Sachverhalte auch Jahre nach dem Bau, zum Beispiel im Fall von versteckten Mängeln, nachvollziehen. In solchen Fällen verhindert eine sorgfältig geführte Protokollierung der Baubesprechungen langwierige Prozesse und Konflikte. Die Beweissicherung ist ein Grund, weshalb Baubesprechungsprotokolle aus rechtlicher Sicht einen Sinn ergeben, auch wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben sind. Das gilt sowohl bei Streitereien vor Gericht, als auch bei versicherungstechnischen Fragen im Fall von Schäden, die während oder nach dem Bau auftreten. 

Wer führt das Baubesprechungsprotokoll? 

Das Protokoll einer Baubesprechung wird in der Regel während der Besprechung oder auf Basis eines Transkriptes von einer Person geschrieben, die bei der Besprechung anwesend war. In Deutschland wird diese Aufgabe in vielen Fällen von der Bauleitung, bzw. von einer Vertretung der Bauleitung wahrgenommen. Allerdings muss dies nicht zwingend der Fall sein. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, gibt es keine Vorgaben, wer eine Baubesprechung protokolliert. Theoretisch kann also jede bei der Sitzung anwesende Person die Protokollführung übernehmen.

Da das Protokoll neutral und objektiv sein muss, sollte das Protokoll von einer möglichst unabhängigen Partei geschrieben werden, die bezüglich des Inhalts keine Eigeninteressen verfolgt. Um eine einheitliche und durchgängige Dokumentation zu gewährleisten, empfiehlt es sich, dass das Protokoll des Baues jeweils immer von derselben Person geschrieben wird.

Muss das Protokoll der Baubesprechung unterschrieben werden? 

Oftmals enthält das Protokoll der Baubesprechung die Unterschriften von allen bei der Sitzung involvierten Personen. Mit der Unterschrift bestätigen die anwesenden Personen die Korrektheit des Protokolls. Im Falle von Unklarheiten oder Streitereien können diese Unterschriften Anschuldigungen und Unklarheiten verhindern. Aus rechtlicher Sicht gibt es aber keinen Zwang dazu, dass alle Parteien die Protokollierung der Besprechung unterzeichnen müssen. Die Unterschrift der Protokollführer:in reicht aus, obwohl nicht mal diese explizit vorgeschrieben wird.

In der Praxis verlangt die Person, die das Protokoll schreibt, allerdings meistens eine schriftliche Bestätigung von den anwesenden Personen mit relevanter Funktion. Zwar kommt eine Nichtreaktion einer Zustimmung gleich und wird als stillschweigende Zustimmung gewertet. Vor Gericht hat eine händische Unterschrift meistens dennoch eine größere Wirkung. Falls eine Bestätigung der Korrektheit des Inhalts gefordert ist, entsteht zudem keine stillschweigende Zustimmung, wenn die Unterschrift fehlt.

Kann man gegen das Baubesprechungsprotokoll Einspruch erheben? 

Bei der Protokollierung von Baubesprechungen können Fehler entstehen. Meistens handelt es sich um Missverständnisse ohne böswillige Absichten. Als Baufachperson sollten Sie die Gesprächsprotokolle von Sitzungen, an denen Sie anwesend waren, dennoch immer auf deren Korrektheit überprüfen. Wenn Sie einen Fehler entdecken, müssen Sie umgehend Einspruch erheben und von der Protokollführer:in berichtigen lassen. Wenn Sie den Fehler ignorieren, kann das als stillschweigende Zustimmung gewertet werden, noch schlimmer ist es, wenn Sie den Fehler bemerken, die Korrektheit des Inhalts aber mit Ihrer Unterschrift bestätigen. 

Meistens wird das Protokoll nicht am selben Tag wie die Besprechung fertiggestellt. Die anwesenden Personen können den Inhalt daher oftmals erst einige Tage nach der Besprechung verifizieren. Wenn Sie jetzt einen inhaltlichen Fehler entdecken, sollten Sie keine wertvolle Zeit mehr verstreichen lassen. Handeln Sie zeitnah und lassen Sie den Fehler korrigieren, in dem Sie dem Protokoll schriftlich widersprechen. Behalten Sie eine Kopie dieses Widerspruchs auf. Im Streitfall dient Ihnen der schriftliche Widerspruch als Beweismittel vor Behörden oder Versicherungen.

Digitale Bauprotokolle von PlanRadar schaffen Abhilfe

Die digitale Dokumentation des Baugeschehend mittels Software stellt für Bauherren, Bauleiter und andere Projektbeteiligte eine zeitsparende und ressourcenschonende Möglichkeit zur Datenerfassung am Bau dar.

Ob digitales Bautagebuch, zur Beweissicherung, Mängelprotokolle, oder für andere Aufgaben: Mit PlanRadar dokumentieren und protokollieren Sie sämtliche Vorgänge bei Bauprojekten einfach und direkt vor Ort mit Ihrem mobilen Endgerät. Die Software sichert alle Daten automatisch und chronologisch in der Cloud – keine Information geht verloren und kann auch Jahre später mit wenigen Klicks gesucht und abgerufen werden.

Mit digitales Baubesprechungsprotokoll Vorlage fertige Berichte automatisch erstellen

Dank des praktischen Vorlageneditors von PlanRadar erstellen Sie eine Baubesprechungsprotokoll Vorlage mit wenigen Klicks. Erstellen Sie sich die Vorlage von Grund auf neu oder übernehmen Sie fertige Layouts per Drag and Drop aus Word- oder Excel-Dokumenten. Definieren Sie Datenfelder für Auftraggeber, Besprechungsteilnehmer, Datum, durchgeführte Arbeiten, besondere Vorkommnisse und mehr. Ist die Bauprotokoll Vorlage fertig, führen Sie alle erfassten Daten in lückenlosen Bauprotokollen zusammen.

Alle mit der Software erfassten Informationen werden automatisch in die entsprechenden Felder der Bauprotokoll Vorlage eingefügt. Damit hat das umständliche Zusammenfassen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, oder der mühsame Übertrag von Daten von Papier in elektronische Form ein Ende.

Die Baubesprechungsprotokoll Vorlage kann für beliebig viele Projekte und Bauvorhaben verwendet werden. Da die angelegten Felder von der Software selbstständig befüllt werden, entfällt auch die wiederholte Dateneingabe von Standardinformationen.

Sind alle notwendigen Informationen in der Bauprotokoll Vorlage zusammengeführt, exportieren Sie das fertige Protokoll mit PlanRadar einfach und per Knopfdruck als PDF oder Excel-Bericht. Je nach Wunsch oder Erfordernis können Sie den fertigen Bericht vor dem Export auch digital signieren.

Zeit sparen mit zahlreichen digitalen Vorlagen für Bautagebuch, Bauabnahme, Mängelanzeigen, etc.

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