1×1 der Baudokumentation – Alle Fragen und Antworten

Das digitale Bautagebuch

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Inhalt

• Was ist die Baudokumentation und was gehört hinein?
• Was macht eine gute Baustellendokumentation aus?
• Rechtliche Anforderungen
• Mögliche Folgen einer mangelhaften Baudokumentation
• Ist eine Baudokumentation Pflicht?
• Wer ist verantwortlich?
• Wie Softwares und Apps die Baudokumentation effizienter machen

Was ist die Baudokumentation und was gehört hinein?

Die Baustellendokumentation ist eine Sammlung verschiedener Unterlagen und Informationen und dient dazu, alle Abläufe auf der Baustelle festzuhalten, so dass Sie später nachvollziehbar sind. Dazu zählen zum Beispiel:

• Baupläne, Grundrisse, Skizzen
• Bautagebücher und Bautagesberichte
• Korrespondenzen mit Behörden
• Korrespondenzen zwischen Bauherren und ausführenden Unternehmen
• Mängellisten
• Abnahmeprotokolle
• Sicherheitsunterlagen
• Vertragsdokumente und Nachträge

Die Baudokumentation bietet Transparenz gegenüber dem Bauherrn und dient als rechtssicheres Beweismittel bei Gerichtsstreitigkeiten, sofern sie regelmäßig und umfassend geführt wird.

Was macht eine gute Baustellendokumentation aus?

Eine gute Baudokumentation erfüllt die folgenden Punkte:

1. Korrekt und objektiv: Die Baudokumentation muss präzise, fehlerfrei und neutral sein, um rechtliche und praktische Probleme zu vermeiden. Alle Daten sollten objektiv erfasst werden.

2. Vollständig: Jedes Detail des Bauprozesses muss dokumentiert werden, von den Anfangsplänen bis zu den abschließenden Abnahmeprotokollen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen.

3. Nachvollziehbar: Die Dokumentation sollte alle Schritte des Bauprozesses klar und leicht verständlich aufzeichnen, sodass der Fortschritt und eventuelle Änderungen einfach zu verfolgen sind.

4. Unveränderbar: Die Unterlagen müssen vor nachträglichen Veränderungen geschützt sein, mit einer klaren Änderungshistorie, die jede Änderung dokumentiert.

5. Strukturiert und übersichtlich: Informationen sollten gut organisiert und klar dargestellt werden, um eine schnelle Orientierung und leichte Lesbarkeit zu gewährleisten.

6. Verständlich auch für Dritte: Die Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie nicht nur für Projektbeteiligte, sondern auch für Außenstehende wie Auftraggeber:innen und Nachfolger:innen verständlich ist.

Rechtliche Anforderungen an die Baudokumentation

In Deutschland gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben, die in Bezug auf die Baudokumentation relevant sind.

• Bauordnungen der Bundesländer: Legen die Anforderungen für die Erstellung und Einreichung von Bauunterlagen bei der Beantragung von Baugenehmigungen fest.
• Landesbauordnungen: Spezifizieren die Aufbewahrungspflichten und die bauaufsichtlichen Überprüfungen.
• Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI): Die HOAI definiert die Vergütung sowie die Leistungsphasen für Planer:innen und Architekt:innen und behandelt auch die Erstellung von Unterlagen für die Baudokumentation. 
• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB): Regelt die Vergabe und Durchführung von Bauleistungen und beinhaltet Vorschriften zur Bauunterlagenerstellung und -verwaltung.

Welche Folgen können durch eine fehlende oder mangelhafte Baudokumentation entstehen?

Eine unzureichende Baudokumentation kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, die in der Regel miteinander im Zusammenhang stehen. 

• Schadensersatzansprüche, wenn durch fehlerhafte Bauunterlagen Verzögerungen oder Schäden entstehen, die den Bauherrn finanziell belasten.
• Mängelgewährleistungsansprüche können erhoben werden, falls die Bauausführung aufgrund unzureichender Unterlagen mangelhaft ist.
• Verstößen gegen Bauvorschriften durch fehlerhafte Dokumentation Ordnungswidrigkeiten können geahndet werden
• Auch berufsrechtliche Konsequenzen sind möglich, insbesondere wenn die Mängel berufliche Pflichtverletzungen darstellen.

Ist eine Baustellendokumentation Pflicht?

Nein. Zwar gibt es einzelne Dokumente, die in manchen Ordnungen vorgeschrieben sind (z.B. das Bautagebuch laut HOAI), eine Pflicht für das Erstellen einer Baudokumentation besteht aber per se nicht. Es liegt jedoch im Interesse aller beteiligten Personen und Unternehmen, alle relevanten Informationen festzuhalten – schließlich schützt die Baudokumentation im Schadensfall und dient als Beweismittel.

Wie lange muss die Baustellendokumentation aufbewahrt werden?

In Deutschland müssen Baudokumente im Allgemeinen mindestens bis zum Ablauf der Gewährleistungsfristen aufbewahrt werden. Diese beträgt in der Regel fünf Jahre nach Abnahme der Bauleistung gemäß § 634a BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) und vier Jahre gemäß § 13 Absatz 4 Nr. 1 VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Unabhängig davon sollte die Dokumentation nach Möglichkeit aber länger aufbewahrt werden. In manchen Fällen macht sich eine längere Aufbewahrung der Dokumentation jedoch bezahlt. Ein Beispiel sind Mangelfolgeschäden, bei denen sich die Haftungsdauer von Architekt:innen und Planer:innen über 30 Jahre nach Abschluss der Leistungen erstreckt. Auch für die Verletzung von Nebenpflichten, die Beratung, Verschwiegenheit und Auskunft anbelangen, kann bis zu 30 Jahre später noch in die Haftung genommen werden. 

Wer ist für die Baudokumentation verantwortlich?

Verschiedene Fachleute sind für das Erstellen einer soliden Baudokumentation verantwortlich:

• Architekt:innen und Planer:innen: Verantwortlich für die Erstellung der Entwurfsunterlagen, die den Anforderungen des Bauherrn und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. In manchen Fällen kontrollieren und überwachen sie auch die Bauausführungen vor Ort und führen die entsprechenden Aufzeichnungen durch.

• Ingenieur:innen: Verantwortlich für die Erstellung technischer Unterlagen, einschließlich statischer Berechnungen, technischer Zeichnungen und Spezifikationen für die Gebäudetechnik. Sie erstellen auch Berichte zur Energieeffizienz und anderen technischen Bewertungen.

• Bauleiter:innen: Führen das Bautagebuch, in dem der tägliche Fortschritt, die Anwesenheit von Arbeitskräften, das Wetter und besondere Vorkommnisse aufgezeichnet werden. Sie erstellen auch Statusberichte und dokumentieren die Abnahme der Bauabschnitte.

• Bauherr / Baufrau: Obwohl der Bauherr oder die Baufrau in der Regel keine technischen Dokumente selbst erstellt, sind sie dafür verantwortlich, die von den Architekten, Planern und Ingenieuren erstellten Unterlagen zu überprüfen und zu genehmigen. Sie sammeln und archivieren auch alle abschließenden Dokumente für die Bauabnahme und eventuelle spätere Nachweise.

Darüber hinaus können je nach Bauprojekt auch verschiedene Gewerke, Geometer, Sachverständige und Sicherheitsbeauftragte auch in die Erstellung von Teilen der Baudokumentation eingebunden sein.

Digitale Baudokumentation mit Software und App effizienter machen

Die Nutzung einer Software oder App für die digitale Baudokumentation bietet Anwender:innen zahlreiche Vorteile, die den Bauprozess effizienter und sicherer gestalten können:

• Zeitersparnis: Automatisierte Erfassung von Daten reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Dokumentationsprozess, was zu einer erheblichen Zeitersparnis auf der Baustelle führt.

• Fehlerreduktion: Digitale Tools minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe und sorgen für präzisere und konsistentere Daten.

• Mobiler Zugriff: Bauleiter:innen und Teammitglieder können jederzeit und überall auf wichtige Dokumente zugreifen, was die Kommunikation und Koordination auf der Baustelle verbessert.

• Echtzeit-Updates: Änderungen und Updates können in Echtzeit erfasst und an alle Beteiligten weitergegeben werden.

• Verbesserte Nachverfolgbarkeit: Digitale Dokumentation erleichtert die Nachverfolgung von Projektdetails und Arbeitsfortschritten.

• Sicherheit und Backup: Digitale Dokumente sind gegen physische Schäden wie Feuer oder Wasser geschützt und können leicht in der Cloud gesichert und wieder abgerufen werden.

• Compliance: Digitale Tools helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, indem sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt archiviert werden.

• Kosteneffizienz: Langfristig können durch den Einsatz digitaler Dokumentationstools Kosten gespart werden, indem Papierkosten reduziert und Prozesseffizienzen gesteigert werden.

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Fazit

Die Baudokumentation spielt eine wichtige Rolle im Bauprozess, indem sie als umfassendes Archiv aller relevanten Informationen und Aktivitäten während des Projekts dient. Sie gewährleistet, dass alle Arbeiten und Bauphasen nachvollziehbar, transparent und gemäß den rechtlichen Vorschriften dokumentiert sind. Die Verwendung von Softwares und Apps für die Baudokumentation bringt zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Fehlerminimierung und verbesserte Zugänglichkeit der Daten für alle Projektbeteiligten.

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