Projekte wachsen und Teams verändern sich. Doch klare Abläufe sind unverzichtbar, um Ihre Ziele pünktlich und im Budget zu erreichen. Moderne Aufgabenmanagement-Software und spezialisierte Apps versprechen bessere Übersicht, effizientere Prozesse und zufriedene Teams. Doch welche Lösung eignet sich am besten für Ihr Team? Unser Vergleich zeigt Ihnen , welche Aufgabenmanagement Software oder App die beste Wahl für welche Art von Prozessen ist.
Vergleich: Top 5 Aufgabenmanagement Software und Apps 2025
In der folgenden Auflistung nehmen wir die folgenden Aspekte unter die Lupe: Plattform-Verfügbarkeit, wichtige Funktionen, Vor- und Nachteile, Kosten, sowie Nutzer-Bewertungen.
Da es sich um digitale Produkte handelt können sich Funktionen und Umfang ändern. Beachten Sie daher bitte, dass alle Angaben ohne Gewähr erfolgen!
1. PlanRadar
PlanRadar ist eine Plattform für die Dokumentation, Kommunikation und das Berichtswesen. Ursprünglich für das Bau- und Immobiliengewerbe entwickelt, kommt die Plattform heute auch in zahlreichen anderen Branchen zum Einsatz – von Automotive über Chemie bis hin zum Gesundheitswesen. Nutzer:innen verorten Aufgaben, Fakten und andere Sachverhalte als Tickets direkt auf digitalen 2D-Plänen oder in 3D-Modellen und fügen Notizen, Fotos, Videos, Dokumenten und mehr hinzu. Der Austausch der Informationen erfolgt automatisch und in Echtzeit. So wissen alle Beteiligten, was zu tun ist und sind immer auf dem gleichen Stand. Aufgaben lassen sich so einfach planen, nachverfolgen und dank Statistikfunktion auch auswerten. 89 Prozent der Nutzer:innen sagen, dass PlanRadar den Austausch von Informationen zwischen Teams verbessert.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von PlanRadar
- Aufgabenmanagement (Planung, Nachverfolgung)
- Digitales Berichtswesen
- Dokumentenmanagement
- Gantt-Funktion
- Kalenderfunktion
- Projektmanagement
- Statistik-Dashboards
- Plattform-Übersicht
Vorteile und Nachteile von PlanRadar
✅ Klare Visualisierung von Aufgaben direkt in Plänen und 3D-Modellen
✅ Integration mit über 200 Applikationen ohne Programmieraufwand
❌ Zu Beginn etwas Zeitaufwand für individuelle Einstellungen
Preis
💲 Kostenlose Testversion
💲 Ab € 26 pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 auf dem App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 auf dem Play Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 auf Capterra
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2. Notion
Ursprünglich als Notiz-App entwickelt, hat Notion mittlerweile eine große Fangemeinde, die es auch als Aufgabenmanagement Software und App für Unternehmen nutzt. Notion kombiniert Aufgabenmanagement, Notizen und Wissensverwaltung in einem Tool. Inhalte werden flexibel aus Blöcken erstellt – die als Texte, Bilder, Tabellen oder Listen per Drag-and-drop angeordnet werden können. Teams gestalten dank dieser Funktion ihre Arbeitsbereiche individuell und verknüpfen alle Informationen übersichtlich miteinander.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
💻 Für den Desktop (Windows & macOS)
Wichtige Funktionen von Notion
- Flexible Organisation von Aufgaben per Drag-and-drop
- Datenbanken individuell verknüpfen und sortieren
- Zusammenarbeit in Echtzeit
- Viele Vorlagen für verschiedene Einsatzzwecke
- Integration von externen Anwendungen
Vorteile und Nachteile von Notion
✅ Flexible Anpassung der Arbeitsbereiche
✅ Ein Tool für viele unterschiedliche Aufgaben
❌ Am Anfang etwas Einarbeitungszeit nötig
❌ Offline-Funktion eingeschränkt
Preis
💲 Kostenlos in der Free-Version
💲 Plus-Version ab 7,50 € pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7 auf dem App Store
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7 auf dem Play Store
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7 auf Capterra
3. Trello
Trello ist ein flexibles Aufgabenmanagement-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Mit Boards, Listen und Karten visualisieren Teams ihre Projekte und behalten den Überblick über Aufgaben und Fortschritte. Die Drag-and-Drop-Funktion erlaubt es, Aufgaben einfach zu verschieben und zu priorisieren. Anpassbare Erweiterungen, welche auch die Integration von anderer Software erlauben, erweitern die Funktionalität.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
💻 Für den Desktop (Windows & macOS)
Wichtige Funktionen von Trello
- Visuelle Projektverwaltung mit Boards, Listen und Karten
- Anpassbare Workflows durch flexible Kartenanordnung
- Integration von Drittanbieter-Apps über Power-Ups
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mit Butler
- Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommentarfunktion
Vorteile und Nachteile von Trello
✅ Einfache und intuitive Bedienung
✅ Große Anpassungsfähigkeit an verschiedene Projektanforderungen
❌ In der kostenlosen Version eingeschränkte Funktionen
❌ Für komplexe Projekte zu simpel
Preis
💲 Kostenlose Basisversion verfügbar
💲 Standardversion ab $5 pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐ 4.4 auf dem App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 auf dem Play Store
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.5 auf Capterra
4. Monday.com
Monday.com setzt auf Flexibilität bei der Gestaltung von Projekten und Aufgaben. Nutzer:innen bauen ihre eigenen Workflows und Dashboards, indem sie Felder, Spalten und Widgets individuell kombinieren. So passen Teams die Aufgabenmanagement Software genau an ihre Bedürfnisse an. Automatisierungen sorgen dafür, dass zeitraubende Routineaufgaben wegfallen – etwa Erinnerungen oder Status-Updates. Zusätzlich bietet Monday.com diverse Ansichten, darunter Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Kalender.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
💻 Für den Desktop (Windows & macOS)
Wichtige Funktionen von Monday.com
- Anpassbare Boards für individuelle Workflows
- Automatisierungen zur Reduzierung manueller Aufgaben
- Verschiedene Ansichten: Kanban, Kalender, Gantt-Diagramm
- Integration mit Drittanbieter-Tools wie Slack und Google Drive
- Echtzeit-Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
Vorteile und Nachteile von Monday.com
✅ Hohe Flexibilität durch anpassbare Workflows
✅ Vielfältige Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools
❌ Kostenintensiv bei wachsendem Team
❌ Bei vielen Boards, Automationen und Integrationen kann die Übersicht leiden
Preis
💲 Kostenlose Basisversion verfügbar
💲 Kostenpflichtige Pläne ab $9 pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 auf dem App Store
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 auf dem Play Store
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.6 auf Capterra
5. Openproject
OpenProject ist eine webbasierte Open-Source Aufgabenmanagement App, die speziell für den professionellen Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde. Aufgaben lassen sich nicht nur übersichtlich verwalten, sondern direkt in Gantt-Diagramme integrieren und mit Meilensteinen verknüpfen. Geeignet ist OpenProject im Besonderen für IT-orientierte Teams, da die Software direkte Schnittstellen zu GitHub und GitLab bietet. So werden Entwicklungsprozesse und Aufgabenmanagement gezielt verbunden.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
💻 Auf lokalem Server
Wichtige Funktionen von OpenProject
- Integrierte Gantt-Diagramme für detaillierte Projektplanung
- Agile Boards zur Unterstützung von Scrum und Kanban
- Zeiterfassung und Kostenkontrolle für präzises Budgetmanagement
- Wiki-Funktion zur zentralen Wissenssammlung
- Anpassbare Workflows und Berechtigungen
Vorteile und Nachteile von OpenProject
✅ Open-Source-Lösung ermöglicht individuelle Anpassungen
✅ Umfangreiche Funktionen für klassisches & agiles Projektmanagement
❌ Erfordert eigene Serverinfrastruktur und Wartung
❌ Benutzeroberfläche weniger modern im Vergleich zu anderen Tools
Preis
💲 Kostenlose Community-Version verfügbar
💲 Enterprise-Edition ab 5,95 € pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4,6 auf Capterra
Worauf Sie bei der Auswahl von Aufgabenmanagement Software achten sollten
Die Wahl einer passenden Aufgabenmanagement-Software ist entscheidend für die Effizienz und Transparenz in Projekten. Dabei sollten folgende Aspekte besonders berücksichtigt werden:
1️⃣ Funktionen: Prüfen Sie, ob die Software die für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen unterstützt – etwa Aufgabenverteilung, Fristen, Priorisierungen, Abhängigkeiten, Zeiterfassung oder Automatisierungen. Auch Projektansichten wie Kanban, Gantt oder Kalender sollten den Anforderungen entsprechen.
2️⃣ Bedienbarkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz im Team. Achten Sie auf eine einfache Handhabung, klare Navigation und einen schnellen Einstieg, auch für weniger technikaffine Nutzer.
3️⃣ Integration & Schnittstellen: Die Software sollte sich problemlos mit bestehenden Tools wie E-Mail, Kalender, CRM, ERP oder Dokumentenmanagementsystemen verbinden lassen. APIs oder fertige Integrationen erleichtern den Datenaustausch und reduzieren Doppelarbeit.
4️⃣ Skalierbarkeit: Die Lösung sollte mit Ihrem Team oder Unternehmen mitwachsen können – in Bezug auf Nutzerzahl, Projekte und Funktionen.
5️⃣ Datenschutz & Hosting: Gerade bei sensiblen Unternehmensdaten spielt die Frage nach Serverstandorten und DSGVO-Konformität eine zentrale Rolle.
Welche Vorteile bieten Aufgabenmanagement-Software & -Apps?
Die Digitalisierung von Prozessen wird immer mehr zur Notwendigkeit für wettbewerbsfähiges Projektmanagement. Denn: Effizientes Aufgabenmanagement ist essenziell – besonders wenn Teams dezentral arbeiten oder komplexe Abläufe koordiniert werden müssen. Die folgende Tabelle vergleicht das Aufgabenmanagement mit und ohne Software:
| Prozess | Ohne Software | Mit Aufgabenmanagement Software |
| Aufgabenerfassung | Manuell per E-Mail, Notizzettel, Excel | Zentralisiert und strukturiert im Tool |
| Zuweisung von Aufgaben | Persönlich oder per E-Mail – oft unklar, wer zuständig ist | Klare Verantwortlichkeiten mit automatischer Benachrichtigung |
| Fristen und Deadlines | Mühsam manuell gepflegt, oft übersehen | Automatische Erinnerungen und Kalenderintegration |
| Statusverfolgung | Unübersichtlich, Status muss aktiv abgefragt werden | Echtzeit-Übersicht mit Kanban, Gantt oder Fortschrittsanzeigen |
| Teamkommunikation | Über E-Mail oder Meetings – schwer nachvollziehbar | Kommentarfunktion direkt an Aufgaben, zentrale Kommunikation |
| Priorisierung | Subjektiv, uneinheitlich dokumentiert | Einheitliche Prioritäten im System sichtbar |
| Transparenz für das Management | Hoher Abstimmungsaufwand, kein Gesamtüberblick | Dashboard-Ansichten und Reports auf Knopfdruck |
| Nachverfolgung & Dokumentation | Historie fehlt oder ist verstreut | Lückenlose Dokumentation jeder Änderung und Kommunikation |
| Effizienz im Team | Doppelarbeit, Missverständnisse, Verzögerungen | Klare Abläufe, reduzierte Abstimmung, höhere Produktivität |
Fazit
Ein professionelles Aufgabenmanagement ist heute unerlässlich, um Projekte effizient, transparent und termingerecht umzusetzen. Moderne Softwares sparen nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Zusammenarbeit und Nachverfolgbarkeit im Team. Jede Lösung bietet dabei ihre eigenen Stärken und Schwächen.
Tipp: Wenn Sie nach einer leistungsstarken Plattform suchen, die Sie exakt an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, dann sollten Sie sich PlanRadar genauer ansehen. Testen Sie die Plattform jetzt für 30 Tage kostenlos!
