Papier ist Vergangenheit. Abnahmen mit Zettel und Stift kosten Zeit, bergen Fehlerquellen und erschweren den Nachweis bei Mängeln. Wer rechtssicher und effizient dokumentieren will, braucht digitale Lösungen. Moderne Abnahmeprotokoll Software spart Aufwand, verhindert Streitfälle und sorgt für klare Verhältnisse – auf der Baustelle wie im Büro.
In diesem Artikel zeigen wir fünf Tools, die den Abnahmeprozess deutlich verbessern. Finden Sie die passende Lösung für Ihre Projekte.
Die Top 5 Abnahmeprotokoll-Apps und -Softwares 2025 im Vergleich
Wir bewerten die vorgestellten Lösungen anhand zentraler Kriterien: Plattformverfügbarkeit, Funktionsumfang, Preisgestaltung und Nutzerbewertungen. Bitte beachten Sie, dass alle Angaben ohne Gewähr sind – bei digitalen Produkten können sich Funktionen und Konditionen jederzeit ändern.
1. PlanRadar
PlanRadar ist eine Plattform für die Dokumentation, Kommunikation und das Berichtswesen in Bau- und Immobilienprojekten. Nutzer:innen erstellen fertige Abnahmeprotokolle & Co. auf Knopfdruck aus den erfassten Daten (Notizen, Fotos, Checklisten, Planausschnitte, etc.). So berichten 94 Prozent der Anwender:innen, dass sie mit PlanRadar Zeit beim Erstellen von Berichten sparen. Der Clou: Alle Protokolle und sonstigen Berichten lassen sich völlig frei in Inhalt und Aussehen anpassen. Eigene Berichtsvorlagen, die Einbindung von Kundenlogos, digitale Unterschriften oder Protokolle im firmenspezifischen Design sind mit der Plattform problemlos umsetzbar. Aber auch während der laufenden Arbeiten sorgt PlanRadar für Transparenz. Der Austausch von Informationen erfolgt transparent und in Echtzeit. Alle beteiligten sind immer auf dem gleichen Stand und wissen stets, was zu tun ist.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von PlanRadar
- Aufgabenmanagement
- Berichtswesen mit individuellen und eigenen Vorlagen
- Dokumentenmanagement
- Fotodokumentation mit Zeitstempel
- Mängelmanagement
- Projektmanagement
- Statistikfunktionen
- Plattform-Übersicht
Vorteile und Nachteile von PlanRadar
✅ Einfache Zusammenarbeit mit allen Personen, Daten und Dokumenten auf einer Plattform
✅ Sehr flexibel um Funktionen an Prozesse anzupassen
❌ Individuelle Einrichtung von Formularen, Dashboards und Berichten erfordert etwas Einarbeitung
Preis
💲 Kostenlose Testversion (30 Tage)
💲 Basic-Lizenz ab 26 Euro pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.8 im Apple App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 im Google Play Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 auf Capterra
Der größte Vorteil von PlanRadar für mich ist die Zeitersparnis der Dokumentation im laufenden Baufortschritt. Die Zeitersparnis liegt bei 40% bis 60 % in der Woche, weil Prozesse gebündelt werden können.
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Smino
Smino bietet eine digitale Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Abnahmeprotokollen, die sich vor allem an Bauherrenvertretungen und Projektleitungen richtet. Die Anwendung legt den Fokus auf eine strukturierte Durchführung von Abnahmen direkt vor Ort. Mängel werden per App erfasst, mit Fotos ergänzt und den zuständigen Personen zugewiesen. Vorlagen mit vorausgefüllten Inhalten beschleunigen die Protokollerstellung, insbesondere bei wiederkehrenden Abläufen.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von Smino
- Mängelaufnahme mit Foto und Aufgabenverknüpfung
- Vorausgefüllte Vorlagen und Rollenmanagement
- Digitale Unterschriften
- Export von Protokollen und Mängellisten
Vorteile und Nachteile von Smino
✅ Flexible Rollenzuordnung und Zugriffskontrolle
✅ Strukturierte Protokollerstellung mit hoher Nachvollziehbarkeit
❌ Benutzeroberfläche wirkt in Teilen überladen
❌ Kein Offline-Modus verfügbar
Preis
💲 Individuelle Lizenzmodelle auf Anfrage
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.7 im Apple App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.5 im Google Play Store
BauMaster
BauMaster ist eine Software zur strukturierten Erfassung von Aufgaben, Mängeln und Zuständigkeiten. Einträge inklusive Fotos, Notizen und Fristen lassen sich direkt während der Begehung anlegen. Ampelfunktionen visualisieren den Bearbeitungsstatus, bestehende Protokolle können übernommen werden. Abgeschlossene Protokolle sind archiviert und können digital unterzeichnet werden – VOB- und BGB-konform.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von BauMaster
- Digitale Protokollierung mit Vorlagen
- Mängelmanagement mit Fristen und Zuständigkeiten
- Fotodokumentation und Kommentarfunktion
- Archivierte Protokolle und PDF-Export
Vorteile und Nachteile von BauMaster
✅ Baumaster bietet viele Berichtsvorlagen
✅ Einfaches Handling auf der Baustelle
❌ Berichtsvorlagen können nicht angepasst werden
❌ Wenig Funktionen für Großprojekte
Preis
💲 Ab 79 Euro pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.6 im Apple App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.3 im Google Play Store
smapOne
Mit smapOne erstellen Unternehmen ihre eigene Abnahme-App – per Drag-and-Drop. Das richtet sich vor allem an Betriebe, die spezielle Anforderungen haben oder firmeninterne Prozesse digital abbilden möchten. Formulare lassen sich individuell gestalten, Pflichtfelder definieren, Fotos und Skizzen einbinden. Digitale Unterschriften und Weitergabefunktionen sorgen für reibungslose Abläufe im Team. Protokolle werden direkt auf dem Smartphone oder Tablet erstellt und ins Backoffice übermittelt.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von smapOne
- Eigene Abnahme-Apps per Baukasten
- Digitale Unterschrift und Medienanhang
- Pflichtfelder zur Qualitätssicherung
- Automatischer Export ins Backoffice
Vorteile und Nachteile von smapOne
✅ Hohe Flexibilität bei der Gestaltung von Prozessen
✅ Direkte Übergabe der Daten ohne Medienbruch
❌ Einarbeitung in die App-Erstellung nötig
❌ Nicht speziell für Bauprojekte entwickelt
Preis
💲 Auf Anfrage
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐⭐ 4.5 im Apple App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 im Google Play Store
Craftboxx
Craftboxx ist eine App, die für Handwerksbetriebe mit wenig Schulungsaufwand einsetzbar ist. Die mobile Anwendung ermöglicht es, Abnahmen direkt vor Ort auf dem Smartphone oder Tablet zu erfassen. Unterschriften, Kommentare und Fotos werden digital im Protokoll gesichert und später automatisch ins Büro übermittelt. Auch ohne Netz bleibt die App nutzbar. Daten werden gespeichert und synchronisieren sich, sobald eine Verbindung besteht. Standardtexte lassen sich anpassen, sodass wiederkehrende Inhalte schneller eingefügt sind.
Verfügbarkeit
💻 Online im Webbrowser
Wichtige Funktionen von Craftboxx
- Digitale Abnahmeerfassung
- Offline-Modus mit späterer Synchronisation
- Individuell anpassbare Textbausteine
- Kundensignatur und Kommentaroption
Vorteile und Nachteile von Craftboxx
✅ Schlanke Anwendung für Handwerksbetriebe
✅ Günstig Alternative
❌ Begrenzter Funktionsumfang
❌ Keine Anpassungsmöglichkeiten
Preis
💲 Ab 9,99 Euro pro Monat
Bewertungen
⭐⭐⭐⭐ 4.4 im Apple App Store
⭐⭐⭐⭐ 4.2 im Google Play Store
Prozessvergleich ohne vs. mit Abnahmeprotokoll Software
Die folgende Tabelle veranschaulicht, wie verschiedene Prozesse rund um die Abnahme ohne und mit Software verlaufen.
| Prozess | ohne Software | mit Abnahmeprotokoll Software |
| Erfassen von Mängeln | Handschriftlich auf Papier | Digital mit Notizen, Fotos, Plänen, etc. |
| Dokumentation und Verwaltung von Fristen | Notizen im Kalender oder auf Listen | Automatische Erinnerung und Protokollierung |
| Beteiligtennachweis | Unterschriften vor Ort auf Papier | Digitale Unterschrift ortsunabhängig |
| Protokollversand | Kopie per Post oder eMail | Sofortiger Versand als PDF an alle beteiligten |
| Archivierung und Zugriff | Ordnerablage oder lokal gespeichert | Zentral gespeichert für alle 24/7 abrufbar |
Diese Auflistung zeigt: Wer Prozesse digitalisiert, arbeitet effizienter und spart so Zeit und Geld. Abnahmeprotokoll Software hilft dabei, strukturierte und rechtssichere Protokolle direkt auf der Baustelle zu erstellen – ohne doppelte Arbeit im Büro. Auch bei Teilabnahmen oder laufenden Leistungen wird sie zum zentralen Werkzeug: lückenlose Dokumentation, bessere Übersicht, weniger Abstimmungsaufwand.
Worauf es bei der Wahl der richtigen Abnahmeprotokoll Software und App ankommt
Bevor es um konkrete Funktionen geht, steht eine grundsätzliche Entscheidung an: Soll die Software ausschließlich zur Erstellung von Abnahmeprotokollen dienen (Single-Purpose-Tool)? Oder suchen Sie eine umfassende Lösung, die das Abnahmeprotokoll als Teil eines ganzheitlichen Baumanagement-Systems abbildet?
Darüber hinaus spielen weitere Kriterien eine zentrale Rolle:
1️⃣ Integration in bestehende IT-Systeme: Lässt sich die Software in vorhandene Strukturen einbinden – und ist das überhaupt notwendig oder gewünscht?
2️⃣ Zielgruppen und Nutzerstruktur: Wird die Anwendung nur intern genutzt oder auch von externen Partnern, Subunternehmern oder Auftraggebern?
3️⃣ Einstieg und Bedienbarkeit: Wie intuitiv ist die Nutzung? Genügt eine kurze Einführung oder sind Schulungen erforderlich?
4️⃣ Support und Betreuung: Gibt es verlässliche Ansprechpartner bei Fragen, Problemen oder im laufenden Betrieb?
5️⃣ Datenschutz und Datensicherheit: Erfüllt die Software die Anforderungen an DSGVO-konforme Nutzung? Wo stehen die Server, wie werden Daten gespeichert und gesichert?
6️⃣ Flexibilität und Anpassbarkeit: Reichen Standardprozesse aus oder müssen auch individuelle Workflows abgebildet werden? Wie gut lässt sich die Software an die Realität auf Ihren Baustellen anpassen?
Wer hier zu früh auf eine vermeintlich einfache Lösung setzt, riskiert späteren Mehraufwand. Investieren Sie daher in eine Software, die heute passt – und auch morgen noch mitwachsen kann.
Jetzt testen: Abnahmeprotokoll Software von PlanRadar
PlanRadar macht Ihren Arbeitstag leichter. Die Plattform unterstützt Sie dabei, Abnahmen strukturiert zu erfassen und gibt ihnen dabei maximale Flexibilität:
✅ Protokolle direkt auf der Baustelle erfassen – inklusive Fotos, Checklisten und Planausschnitten.
✅ Vollständig anpassbare Berichtsformate im firmenspezifischen Design.
✅ Einfache Bedienung, auch für externe Partner.
✅ DSGVO-konform mit sicherer Cloud-Infrastruktur.
✅ Teil einer umfassenden Plattform für Bau- und Immobilienprojekte.
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