Schlussrechnung nach VOB/B – das müssen Sie beachten!

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Wie ist die Erstellung der Schlussrechnung nach § 14 VOB/B in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) geregelt, und mit welchen Rechtsfolgen ist zu rechnen, wenn diese, nach deutschem Baurecht, nicht adäquat gestellt wurde? Worauf Sie als Baufrau bzw. als Bauherr Acht geben sollten, erfahren Sie in folgendem Fachbeitrag.

Inhalt

• Wozu dient eine Schlussrechnung?
• Was beinhaltet die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B?
• Wann kann die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B gestellt werden?
• Welche Fristen gelten bei der Schlussrechnung?
• Wann ist eine Schlussrechnung nach § 14 VOB/B nicht „richtig“?
• Wie kann eine „falsche” Schlussrechnung korrigiert werden?
• Was passiert, wenn Auftraggebende nicht bezahlen?
• Was ist die sogenannte Schlussrechnungsreife?
• Wie können Probleme mit der Schlussrechnung nach § 14 VOB/B vermieden werden?

Wozu dient eine Schlussrechnung?

Da als Schlussrechnung die abschließende Rechnung eines Bauvertrages verstanden wird, wird diese grundsätzlich nach Abnahme der Bauleistungen und nach Prüfung durch den Auftraggebenden fällig. In ihr wird das gemeinsame Aufmaß, wie Materialverbrauch und tatsächliche Arbeitszeit, sowie die daraus resultierenden Kosten berechnet und festgesetzt, welches in den vorangegangenen Abschlagszahlungen noch nicht berücksichtigt wurde. Auftraggebende müssen daher möglichst rasch überprüfen, ob alle vereinbarten Vertragspunkte und kostenbezogene Posten mit bedacht wurden, während Auftragnehmende sicherstellen müssen, dass alle möglichen Abweichungen der Subunternehmer:innen und Lieferanten erfasst wurden.

Um die Schlussrechnung anschließend richtig kalkulieren zu können, ist es notwendig, über den gesamten Bauprojektverlauf einen Soll-Ist-Vergleich zu führen. Die Ausführungspläne sowie schriftlich festgehaltene Anweisungen der Auftraggebenden können hierbei als Grundlage dienen. Um jene mit den vertragsgemäßen Posten abgleichen zu können, ist es darüber hinaus sinnvoll, ein Bautagebuch oder eine detaillierte Fotodokumentation zu führen, um den täglichen Baustellenfortschritt zu protokollieren.

LESETIPP: Fotodokumentation auf der Baustelle

Was beinhaltet die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B?

Eine Schlussrechnung nach § 14 VOB/B ist ein wichtiger Teil eines Bauprojekts, da sie die finanzielle Abrechnung aller Leistungen und Kosten zusammenfasst. Die Verdingungsordnung für Bauleistungen (VOB/B) ist auch im Jahr 2023 eine der am häufigsten verwendeten Rechtsnormen für Bauverträge in Deutschland und legt die Regeln für die Abrechnung von Bauprojekten fest. Die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B dient als Nachweis dafür, dass alle Leistungen und Kosten, die im Bauvertrag vereinbart wurden, auch tatsächlich erbracht und bezahlt wurden.

Dieses Dokument enthält eine Übersicht über die veranschlagten Leistungen und Kosten sowie die tatsächlich ausgeführten Leistungen und Kosten. Darüber hinaus beinhaltet sie Informationen über die vereinbarten Preise und die gezahlten Anzahlungen. Wenn es zu Abweichungen zwischen den veranschlagten und den tatsächlichen Kosten kommt, müssen diese in der Schlussrechnung nach § 14 VOB/B ausgewiesen werden.

Diese Grundsätze muss die Schlussrechnung nach VOB/B § 14 erfüllen

Das VOB/B § 14 ist kein Gesetzesartikel, der vorschreibt, wie eine Schlussrechnung auszusehen hat. Vielmehr ist es eine bauspezifische Erweiterung zum BGB, die besagt, inwiefern man ausgeführte Leistungen nachvollziehbar abrechnen muss. 

Hierfür muss die Schlussrechnung nach VOB folgende Grundsätze erfüllen:

• Die Schlussrechnung muss verständlich und übersichtlich sein.
• Veränderungen und Zusätze sollten deutlich markiert oder eigenständig in Rechnung gestellt werden.
• Es muss die Reihenfolge des Leistungsverzeichnisses berücksichtigt werden.
• Die Bezeichnungen in der Schlussrechnung müssen mit den Bezeichnungen im Vertrag übereinstimmen.
• Um die Rechnung korrekt überprüfen zu können, sind notwendige Leistungsnachweise beizufügen. Dazu gehören beispielsweise Aufmaße, Mengenberechnungen, Lieferscheine und Stundennachweise. Diese Unterlagen gewährleisten, dass die Abrechnung valide und korrekt ist.

Zudem muss die Schlussrechnung folgende Elemente berücksichtigen:

• Die ursprünglich im Vertrag festgelegte Gesamtkostensumme.
• Der effektive Verbrauch von Materialien sowie korrigierte Mengenangaben.
• Preisliche Veränderungen durch Marktbedingungen.
• Gegenforderungen oder -gebühren, die häufig bei Geschäften mit Subunternehmern auftreten.
• Jegliche andere Modifikationen, die Einfluss auf den Gesamtpreis nehmen könnten.
• Unvorhergesehene Mehrkosten oder finanzielle Einbußen in Verbindung mit Arbeitsstunden und projektiertem Aufwand.

Wann kann die Schlussrechnung nach § 14 VOB/B gestellt werden?

Grundsätzlich gilt, dass Schlussrechnungen nach Abnahme der getätigten Bauleistungen und nach Prüfung durch den Auftraggebenden gestellt werden können. So besagt Paragraph 14, Nr. 3 der VOB/B, dass eine „Schlussrechnung bei Leistungen mit einer vertraglichen Einreichfrist von höchstens drei Monaten, spätestens zwölf Werktagen nach Fertigstellung eingereicht werden muss und sich diese Frist um je sechs Werktage für weitere drei Monate Ausführungsfrist verlängert, wenn nichts anderes vereinbart ist“. Diese Frist kann sich, in Ausnahmefällen, verlängern, wenn sich die Prüfung der Sachverhalte beispielsweise als sehr kompliziert erweist, zeitaufwendig ist oder spezielle, fachtechnische Kenntnisse erfordert.

Welche Fristen gelten bei der Schlussrechnung?

Rund um die Schlussrechnung gilt es einige wichtige Fristen zu beachten. Dazu gehören die Einreichfrist der Schlussrechnung, die Prüfungsfrist und der Schlussrechnungsvorbehalt.

Einreichungsfrist der Schlussrechnung

Für Auftragnehmer:innen besteht die Pflicht, innerhalb von 12 Werktagen nach Fertigstellung sämtlicher Bau- und Handwerksleistungen die Schlussrechnung an die Auftraggeber:in zu übermitteln. Dies gilt insbesondere, wenn die erbrachten Leistungen in den zurückliegenden drei Monaten ausgeführt wurden.

Prüffrist und Zahlungsziel

Zudem gilt für Auftraggeber:innen die sogenannte Prüfungsfrist. Sie besagt, dass nach Erhalt der Schlussrechnung eine zügige Überprüfung und Zahlung stattfinden sollte. Diese Frist zur Begutachtung und Begleichung der Rechnung läuft parallel und endet 30 Tage, nachdem die Rechnung eingegangen ist. Auch als Zahlungsziel bzw. Zahlungsfrist bezeichnet, kann diese Zeitperiode im gegenseitigen Einvernehmen auf bis zu 60 Tage verlängert werden.

Schlussrechnungsvorbehalt

Beim Schlussrechnungsvorbehalt gibt es klare Zeitvorgaben, die eingehalten werden müssen. Nachdem ein solcher Vorbehalt angemeldet wurde, haben die beteiligten Parteien 28 Tage Zeit, um darauf zu reagieren. In den anschließenden 28 Tagen muss dann eine ausführliche Begründung für den Vorbehalt geliefert werden. Zudem besteht die Möglichkeit, innerhalb dieses Zeitraums eine aktualisierte Rechnung zu erstellen, die speziell die umstrittenen Posten adressiert.

LESETIPP: Gewährleistung Bauleistung VOB – Die wichtigsten Fakten

Wann ist eine Schlussrechnung nach § 14 VOB/B nicht „richtig“?

Es kann vorkommen, dass Auftraggebende Schlussrechnungen als „nicht prüfbar“ zurückweisen, da sie diese nicht nachprüfen können. Obwohl dabei nicht zwischen Prüfbarkeit und inhaltlicher Richtigkeit der Rechnung unterschieden wird, muss dabei beachtet werden, dass die Rechnung nur dann als „nicht prüfbar“ geltend gemacht werden kann, wenn die fehlende Prüfbarkeit auf eine nicht ersichtliche Abrechnung zurückzuführen ist.

Zum Beispiel: Wenn Auftragnehmende nachvollziehbar darlegen, welche Leistungen in welchem Zeitrahmen erbracht werden sollen, dann genügt dies zu der sogenannten „Prüfbarkeit der Rechnung“. Ob die genannten Leistungen tatsächlich erbracht wurden, ist wiederum eine Frage der inhaltlichen Richtigkeit. Diese Unterscheidung spielt insofern eine Rolle, als sie sich auf die Prüfungsfrist bezieht. Denn wie bereits erwähnt, müssen sich Auftraggebende grundsätzlich innerhalb einer zeitlich festgesetzten Frist auf eine etwaige Fehlbarkeit berufen.

Wie kann eine „falsche” Schlussrechnung korrigiert werden?

Wie im vorherigen Abschnitt dargestellt, können Fragen zur Prüfbarkeit oder zur inhaltlichen Richtigkeit einer Schlussrechnung aufkommen. Hier ist es wichtig, dass die Auftragnehmenden, die Auftraggebenden und allfällige Subunternehmer:innen proaktiv miteinander kommunizieren, um Konflikte zu vermeiden. Schlussendlich sollte es das Ziel aller Parteien sein, fair miteinander umzugehen und die geleistete Arbeit zu bezahlen.

Im Normalfall sind nur einzelne Punkte der Schlussrechnung betroffen und über die Mehrheit der Rechnungsposten herrscht Konsens. Aus diesem Grund dürfen Auftraggebende nicht die gesamte Schlussrechnung zurückhalten, wenn sie einzelne Unstimmigkeiten entdecken. Auftraggebende sind dazu verpflichtet, die unstrittigen Leistungen fristgerecht zu bezahlen. Die Zahlungen für Leistungen, bei denen Unstimmigkeiten vermutet werden, dürfen aber zurückgehalten werden, bis eine Einigung erzielt wird.

Es liegt im Interesse aller Beteiligten, Unklarheiten rund um die Schlussrechnung möglichst rasch beiseitezulegen. Dies ist allerdings nur möglich, wenn allen Parteien die strittigen Punkte bekannt sind. Es liegt daher in der Verantwortung aller, klar zu dokumentieren und lösungsorientiert zu handeln.

Was passiert, wenn Auftraggebende nicht bezahlen?

In einem professionellen, fairen und respektvollen Geschäftsverhältnis dürfen Auftragnehmende eine rechtzeitige und vollständige Zahlung erwarten. Leider ist das nicht immer der Fall. Während berechtigte Vorbehalte ein legitimer Grund sind, einen Teil der Rechnung nicht zu bezahlen, sieht das bei der kommentarlosen Missachtung der Zahlungsfrist anders aus.

Wenn Auftraggebende Unstimmigkeiten entdecken, dürfen sie die Rechnung nicht einfach ignorieren. Sie müssen die Auftragnehmenden darüber in Kenntnis setzen, dass eine Unstimmigkeit entdeckt wurde und die Zahlung für die unstimmige Leistung zurückgehalten wird, bis die Angelegenheit in beiderseitigem Einvernehmen geklärt ist.

Das Gleiche gilt dann, wenn Auftraggebende eine auf der Schlussrechnung gelistete Leistung aufgrund mangelnder Prüfbarkeit nicht nachvollziehen können. Hier droht den Auftraggebenden jedoch nach VOB/B §16 der Zahlungsverzug, falls die unbezahlten Leistungen erbracht wurden.

Sollte trotz allem keine Zahlung eintreffen, können sich Auftragnehmende dazu entscheiden, eine Mahnung zu schicken. Manche Auftragnehmende entscheiden sich dazu, es vorerst bei verbalen Informationen zur ausstehenden Zahlung zu belassen und auf Verzugszinsen zu verzichten, um das Vertragsverhältnis nicht zusätzlich zu verschlechtern. Die Auftragnehmenden haben aber ein Anrecht auf die vereinbarte Bezahlung der ausgeführten Leistungen. Wenn weiterhin keine Zahlung eintrifft, bleibt am Ende nur noch der rechtliche Weg.

LESETIPP: Nacharbeit auf deutschen Baustellen: Gründe und Kosten

Was ist die sogenannte Schlussrechnungsreife?

Ein grundsätzlicher Punkt bei der Erstellung der Schlussrechnung ist auch, dass nach Annahme der Schlussrechnung nachträgliche Forderungen häufig nicht mehr zulässig sind. Abschlagsforderungen und Nachträge verfallen dabei mit der sogenannten „Schlussrechnungsreife“. Das bedeutet, dass spätestens mit Fertigstellung und nach Abnahme Auftragnehmende keine Abschlagszahlungen einfordern oder geltend machen können. Das ausständige Entgelt von noch nicht bezahlten Teilrechnungen muss schließlich auf die Schlussrechnung umgelegt werden, dies gilt gleichfalls für die Verzinsung.

Wie können Probleme mit der Schlussrechnung nach § 14 VOB/B vermieden werden?

Mit der Schlussrechnung werden alle ausgeführten Arbeiten zusammengefasst. Damit ist dieses Dokument auch ein Leistungsausweis für Bauunternehmen. Probleme in der Schlussrechnung können ein produktives Vertragsverhältnis zwischen Auftragnehmenden und Auftraggebenden trüben und die Bauerfolge ganz am Schluss in den Schatten stellen.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, wie Probleme mit der Schlussrechnung vermieden werden können.

Möglichkeiten für Auftraggebende

Bei der Gestaltung der Rechnung haben Auftraggebende kaum Einflussmöglichkeiten. Dennoch gibt es Wege, wie Unklarheiten vermieden werden können.

Zum einen sollten sich Auftraggebende darüber im Klaren sein, was in Auftrag gegeben wurde und was nicht. Hier hilft es, Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Pläne ordentlich aufzubewahren. Es lohnt sich zudem, Interesse an den Bautätigkeiten zu zeigen und sich regelmäßig aktiv darum zu kümmern, welche Arbeiten gerade ausgeführt werden.

Bei Erhalt der Rechnung sollten sich Auftraggebende rechtzeitig um die Prüfung der verrechneten Leistungen kümmern und die Rechnung vollständig innerhalb der gesetzten Frist begleichen, falls keine Unstimmigkeiten entdeckt werden. Sollten Fehler auftreten, gilt es schnell zu handeln, offen mit Auftragnehmenden zu kommunizieren und den Rest der Rechnung pünktlich zu bezahlen.

Möglichkeiten für Auftragnehmende

Auftragnehmende sind dafür verantwortlich, Auftraggebenden eine inhaltlich korrekte Rechnung zuzustellen. Sie sollten sich um Ordnung auf der Baustelle und in der Administration kümmern. Dazu gehören funktionierende Prozesse und Systeme, eine vollständige Dokumentation und eine professionelle Kostenabrechnung.

Einwände der Auftraggebenden sollten zudem ernst genommen und beizeiten bearbeitet werden.

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